Enquête importeren en meteen starten met je onderzoek

Vaak bestaan de vragen voor je enquête allang, bijvoorbeeld als Word-bestand van de ledenpeiling die je vereniging vorig jaar hield, als pdf uit een enquêtetool waar je niet meer tevreden over bent of als losse verzameling die jullie met het team in een gedeeld document hebben bijgehouden. Al die vragen nog een keer één voor één overtikken is saai werk en kost tijd die je veel liever in het onderzoek zelf steekt.

Een bestaande enquête importeer je bij empirio.ai door in het dashboard op Nieuwe enquête te klikken, de optie Enquête importeren te kiezen en je document te uploaden als PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV of TXT. De AI leest het bestand, herkent vragen en antwoordmogelijkheden en zet ze één op één over in een digitale vragenlijst.

Wij laten je zien in welke situaties importeren echt tijd scheelt, welke bestanden je kunt uploaden en waar je op let als je een papieren vragenlijst digitaliseert of met je enquête van een ander programma naar empirio.ai overstapt.

📌 Het belangrijkste op een rij

• Met empirio.ai importeer je bestaande enquêtes en documenten in een paar klikken.
• De AI zet vragen en antwoordopties één op één om.
• Je uploadt PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV of TXT tot 10 MB.
• Handig bij een overstap, papieren vragenlijsten en teamconcepten.
• Na het importeren controleer je kort en deel je meteen.

Wanneer het loont om een enquête te importeren

Importeren is vooral handig als je vragen al ergens op papier of in een bestand staan en je geen zin hebt om ze opnieuw te bedenken of in te typen. In de praktijk zien we daarbij steeds dezelfde vier situaties terugkomen, en de kans is groot dat je jezelf in een ervan herkent:

• Je wilt overstappen naar een andere enquêtetool. Je enquête draait al online, maar je huidige programma bevalt niet meer, is te duur geworden of slaat de gegevens op buiten de EU. Dan exporteer je de vragenlijst als pdf of Word-bestand en upload je hem daarna gewoon bij empirio.ai.
• Jullie hebben de vragen samen verzameld. Tijdens een brainstorm met je collega's in het mkb-bedrijf of op de slides van een heidag is vastgelegd welke vragen erin moeten. In plaats van die lijst over te zetten, upload je precies dat document en kun je direct met het onderzoek beginnen.
• Je wilt een papieren vragenlijst digitaliseren. Tot nu toe deelde je je vragen op papier uit, bijvoorbeeld bij de sportvereniging, in de wachtkamer van de huisartsenpraktijk of aan de gasten van je bed and breakfast. Voortaan moet het online, zodat niemand meer kruisjes hoeft te turven en antwoorden hoeft over te typen.
• De vragenlijst ging tot nu toe als bijlage rond. Het jaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek werd als Word-bijlage gemaild en kwam ingevuld terug in je inbox. Met een online enquête komen alle antwoorden vanzelf op één plek terecht, waar je ze meteen kunt analyseren.

Om welke reden je ook importeert, bij empirio.ai upload je je materiaal en maakt onze AI er een digitale vragenlijst van. Elke vraag neemt ze over in de woorden van je eigen document, en bij elke vraag kiest ze het passende vraagtype met de juiste antwoordmogelijkheden.

Wanneer je beter op een andere manier begint

Heb je nog helemaal geen vragen, dan heb je weinig aan importeren, want de AI zet alleen om wat er al staat. In dat geval beschrijf je je plan in een of twee zinnen onder Met AI maken en laat je een eerste opzet schrijven, of je kiest via Sjablonen bekijken een kant-en-klaar sjabloon. Hoe je een goede vragenlijst vanaf nul opzet, lees je in onze gids over een vragenlijst maken.

Welke bestanden je kunt importeren

empirio.ai leest documenten in de formaten PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV en TXT, zolang een bestand niet groter is dan 10 MB. Per import upload je precies één bestand. Hoe duidelijker de vragen erin geformuleerd en van elkaar gescheiden zijn, hoe nauwkeuriger ook de vragenlijst wordt die de AI ervan maakt.

Kan ik van een Word-document een enquête maken?

Een Word-document is een heel gewoon vertrekpunt, omdat veel vragenlijsten juist daar ontstaan. Upload het bestand als DOCX. Het werkt het best als elke vraag op een eigen regel staat en de antwoordmogelijkheden er direct onder volgen, precies zoals je het op een geprinte vragenlijst ook zou doen. Oudere Word-bestanden met de extensie .doc sla je eerst even op als .docx.

Kan ik van een pdf een online enquête maken?

Ook een pdf kun je rechtstreeks uploaden, bijvoorbeeld de export uit je huidige enquêtetool of het drukbestand van een papieren vragenlijst. De AI haalt de vragen uit het document en maakt er een online vragenlijst van die je via een link deelt. Anders dan bij een invulbare pdf hoef je de antwoorden achteraf niet los bij elkaar te zoeken.

Kan ik van een Excel-bestand een enquête maken?

Een Excel-bestand in XLSX-formaat werkt goed als jullie de vragen als lijst hebben verzameld, zoals de vragenbank voor het jaarlijkse medewerkersonderzoek. Overzichtelijk wordt het als elke rij één vraag bevat en de antwoordmogelijkheden in de kolommen ernaast staan.

Kan ik van een PowerPoint-presentatie een enquête maken?

Hebben jullie de vragen tijdens een workshop of kick-off op slides gezet, dan upload je de presentatie gewoon als PPTX. De AI neemt de vragen van de slides over in je vragenlijst, zodat je de inhoud niet eerst naar een ander document hoeft te kopiëren.

Kan ik van een CSV- of tekstbestand een enquête maken?

Ook eenvoudige formaten werken. Een CSV-bestand ligt voor de hand als je vragen uit een ander systeem of spreadsheetprogramma komen. Vragen die je in een notitie-app of een e-mail hebt genoteerd, plak je snel in een TXT-bestand en upload je zonder verdere opmaak.

Wat er bij het importeren niet werkt

• Afbeeldingen, zoals foto's of screenshots van een vragenlijst, kan de import niet verwerken.
• Een link naar een online enquête kan de AI niet openen, dus sla je de enquête op als pdf in plaats van alleen het webadres te plakken.
• Documenten uit online kantoorprogramma's download je eerst als DOCX, XLSX of PPTX.
• Een papieren vragenlijst importeer je het liefst via het oorspronkelijke bestand waaruit hij ooit is geprint, als je dat nog hebt.

Enquête importeren in 3 stappen

Het importeren zelf is in een paar klikken gebeurd, want je kiest in het dashboard voor importeren, uploadt je bestand en krijgt een kant-en-klare vragenlijst terug die je meteen kunt delen of eerst nog in de editor aanpast. Het enige wat je nodig hebt, is een account bij empirio.ai. De schermafbeeldingen hieronder komen uit de Engelstalige versie van empirio.ai, de stappen zijn verder hetzelfde.

Stap 1: in het dashboard voor importeren kiezen

Klik in het dashboard op Nieuwe enquête. Op de pagina Hoe wil je starten? die daarna opent, kies je uit vier manieren: Met AI maken, Enquête importeren, Begin met lege enquête en Sjablonen bekijken. Voor het importeren klik je op de tegel Enquête importeren.

Stap 2: bestand uploaden en de AI laten werken

Sleep je bestand naar het uploadveld Sleep een bestand hierheen of klik of klik erin om het op je computer te kiezen. Met een klik op Enquête maken start je vervolgens de import. De AI analyseert nu je document, herkent vragen, antwoordmogelijkheden en schalen en maakt er stap voor stap je vragenlijst van. Zolang ze bezig is, zie je de melding AI maakt uw enquête.

Stap 3: klaar, controleren en starten

Zodra de AI klaar is, staat je vragenlijst voor je klaar. Je kunt hem direct via een link of met een QR-code delen, of hem eerst in de editor aanpassen door vragen anders te formuleren, de volgorde te wijzigen, een ander vraagtype te kiezen of een ontwerp uit te zoeken. In de voorbeeldweergave zie je steeds hoe de enquête er straks voor je deelnemers uitziet.

Na het importeren: wat je even controleert

De AI zet je vragenlijst weliswaar één op één om, maar ze kent niet elke bedoeling die achter je vragen zit. Het loont dus om het resultaat even door te lopen voordat de link naar je deelnemers gaat. Meestal ben je daar in vijf minuten mee klaar, als je vooral op deze punten let:

• Elke vraag heeft het juiste vraagtype.
• Alle antwoordmogelijkheden zijn volledig overgenomen.
• Schalen hebben de juiste uitersten en labels.
• Verplichte vragen staan alleen waar je ze echt nodig hebt.
• De Welkomstpagina en Eindpagina passen bij je onderzoek.
• Een korte testronde op je telefoon gaat goed.

Het nauwkeurigst kijk je naar de vraagtypen. Op papier staat een beoordeling vaak als een rij hokjes, terwijl het online een schaal moet worden en geen meerkeuzevraag. Welk type bij welke vraag past, zie je in ons overzicht van de vraagtypen in een vragenlijst. Werkte je oude vragenlijst met aanwijzingen als „ga verder met vraag 7”, dan zet je die sprongen online om in logica en vertakkingen, die je vanaf het abonnement Lite kunt gebruiken. Voor een vriendelijke start zorgt de welkomstpagina, en in ons artikel over de welkomsttekst vind je voorbeelden van formuleringen die werken.

Papieren vragenlijst digitaliseren: waar je op let

Een papieren vragenlijst digitaliseer je het makkelijkst via het bestand waaruit hij oorspronkelijk is geprint. Je uploadt het zoals altijd en deelt de vragenlijst daarna als online enquête. De vragen blijven gelijk, alleen het invullen en tellen gebeurt vanaf nu digitaal.

Wil je de nieuwe resultaten vergelijken met eerdere papieren rondes, laat de formulering en de antwoordschalen dan zo veel mogelijk ongemoeid. Het CBS laat zien dat de meetverschillen tussen online en interviewer-ondersteunde waarneming groot kunnen zijn en niet genegeerd mogen worden. Bij papier en online ligt dat gunstiger, omdat mensen beide zelf invullen zonder interviewer, en volgens de GESIS Survey Guidelines over mixed-mode surveys is het risico op mode-effecten bij die combinatie daarom kleiner. Helemaal verdwijnen zulke effecten niet, dus een opvallende sprong bij een enkele vraag lees je met enige voorzichtigheid.

Een paar onderdelen pas je bij de overstap toch beter aan, omdat ze online geen zin meer hebben of op een telefoon in de weg zitten:

• Velden voor naam en handtekening horen meestal niet in een online enquête. Wil je anoniem uitvragen, laat ze dan weg en lees eerst waar het bij een anonieme enquête om draait.
• Grote tabellen met veel rijen zijn op een smartphone lastig in te vullen. Splits ze daarom liever op in een paar korte vragen.
• Invulinstructies zoals „aankruisen wat van toepassing is” of „in blokletters invullen” kun je gewoon schrappen.

Al ingevulde papieren vragenlijsten overzetten

Heb je al ingevulde papieren vragenlijsten uit een lopende ronde liggen, dan neemt de import die antwoorden niet mee, omdat hij alleen de vragenlijst zelf inleest. Je kunt de formulieren wel achteraf via de link van je online enquête invoeren, het ene na het andere, zodat alle antwoorden uiteindelijk in dezelfde analyse terechtkomen. Of een online enquête voor jouw plan beter werkt dan papier, bespreken we in ons artikel over de voor- en nadelen van een online enquête.

Ook deelnemers zonder link bereiken

Wil je ook de mensen blijven bereiken die tot nu toe een papieren formulier in handen kregen, zoals bezoekers van het buurthuis bij een bewonersenquête van de gemeente, dan hang je een poster met een QR-code op of leg je een klein briefje neer. Zo komen ook zij zonder omweg bij de online enquête uit.

Van enquêtetool wisselen: zo verhuis je je vragenlijst

Als je overstapt naar een andere enquêtetool, neem je je vragenlijst gewoon als bestand mee en upload je hem bij empirio.ai opnieuw. Een speciaal exportformaat dat precies bij empirio.ai past, heb je daarvoor niet nodig, want een pdf of Word-bestand is ruim voldoende. Het handigst pak je het in vier stappen aan:

1. Vragenlijst exporteren. Download de vragenlijst in je huidige enquêtetool als pdf of Word-bestand. Heeft het programma geen exportfunctie, dan druk je de voorbeeldweergave gewoon af als pdf.
2. Eerdere resultaten veiligstellen. Download ook de verzamelde antwoorden als Excel- of CSV-bestand, want de import neemt alleen de vragenlijst mee en niet de antwoorden die al binnen zijn.
3. Bij empirio.ai importeren. Via Nieuwe enquête en Enquête importeren upload je het bestand, waarna je het resultaat kort in de editor bekijkt.
4. Links vervangen. Vervang de oude link overal waar hij stond, dus in e-mails, op je website, op posters en in QR-codes. Daarna sluit je de oude enquête, zodat daar niemand meer op reageert.

Loopt je onderzoek op vaste momenten, bijvoorbeeld één keer per jaar, dan wissel je het best tussen twee rondes. Zo voorkom je dat antwoorden uit dezelfde ronde in twee verschillende programma's belanden en je ze later moeizaam moet samenvoegen.

Conclusie

Als de vragen voor je enquête al bestaan, hoef je ze niet nog een keer te schrijven. Je uploadt het document bij empirio.ai, laat de AI er een online vragenlijst van maken en controleert die kort voordat je hem deelt. Ons advies is om voor die controle vijf minuten uit te trekken en een testronde op je telefoon te doen, want dan kan je onderzoek vaak nog dezelfde dag van start.

Zo ga je verder

• Wil je de vragenlijst nog verbeteren? Een vragenlijst maken: uitleg en tips
• Wil je ook mensen buiten je mailinglijst bereiken? Een enquête met QR-code maken
• Plan je een onderzoek binnen je organisatie? Gids voor het medewerkersonderzoek

Je vragenlijst binnen een paar minuten online?

Bij empirio.ai upload je je document en maakt de AI er je enquête van, gratis en met 100% EU-hosting, ook voor de AI.

Gratis een enquête maken