Muchas veces las preguntas de tu encuesta ya existen en algún sitio: en el Word que usó la AMPA para la consulta del curso pasado, en el PDF que exportaste de una herramienta de encuestas con la que ya no estás a gusto o en ese documento compartido donde el equipo de la pyme fue apuntando ideas durante semanas. Volver a teclearlo todo pregunta por pregunta es un trabajo pesado que te quita el tiempo que preferirías dedicar a la encuesta en sí.
Para importar una encuesta en empirio.ai haces clic en Nueva encuesta dentro del panel, eliges Importar encuesta y subes tu documento en PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV o TXT. La IA lee el archivo, reconoce preguntas y opciones de respuesta y las pasa tal cual a un cuestionario online listo para usar.
Te enseñamos en qué situaciones compensa importar, qué archivos puedes subir y en qué conviene fijarse cuando pasas un cuestionario en papel a formato digital o cuando te mudas con tu encuesta desde otra herramienta a empirio.ai.
📌 Lo más importante de un vistazo
- Con empirio.ai importas encuestas y documentos que ya tienes en pocos clics.
- La IA copia preguntas y opciones de respuesta en un cuestionario online.
- Admite PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV y TXT de hasta 10 MB.
- Sirve para cambiar de herramienta, digitalizar papel o aprovechar borradores del equipo.
- Tras importar, revisas el cuestionario un momento y lo compartes.
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Cuándo compensa importar una encuesta
Importar tiene sentido siempre que tus preguntas ya estén escritas en algún sitio y no te apetezca redactarlas ni teclearlas de nuevo. Sobre todo vemos cuatro situaciones que seguramente te suenan:
- Quieres cambiar de herramienta de encuestas. Tu encuesta ya funciona en digital, pero la herramienta que usas ya no te convence, te sale demasiado cara o guarda los datos fuera de la UE. En ese caso exportas el cuestionario en PDF o Word y lo vuelves a subir en empirio.ai.
- Habéis reunido las preguntas en equipo. En una lluvia de ideas o en las diapositivas de un taller fuisteis apuntando qué preguntas debía llevar la encuesta de clientes de la pyme. En lugar de copiar la lista a mano, subes ese mismo documento y te pones en marcha con la encuesta.
- Quieres digitalizar un cuestionario en papel. Hasta ahora repartías las preguntas en papel, por ejemplo en la asociación de vecinos, en la sala de espera de la clínica o entre los huéspedes de tu casa rural. Ahora quieres que la encuesta se haga online para que al final nadie tenga que contar crucecitas ni pasar respuestas a mano.
- El cuestionario se enviaba como archivo adjunto. La encuesta anual que el ayuntamiento manda a las asociaciones del municipio salía como Word adjunto por correo y volvía cumplimentada a tu bandeja de entrada. Como encuesta online, en cambio, todas las respuestas llegan solas a un mismo sitio donde puedes analizarlas al momento.
Sea cual sea el motivo, en empirio.ai subes tus documentos y nuestra IA crea con ellos un cuestionario digital. Mantiene cada pregunta con la redacción exacta de tu documento y le asigna el tipo de pregunta que le corresponde, con sus opciones de respuesta correctas.
Cuándo es mejor empezar de otra forma
Si todavía no tienes ninguna pregunta, importar te servirá de poco, porque la IA solo traslada lo que ya existe. En ese caso describes tu idea en una o dos frases en Crear con IA y dejas que te prepare un primer borrador, o bien empiezas desde una de las plantillas que encontrarás en Ver plantillas. Cómo planificar un buen cuestionario desde cero te lo contamos en nuestra guía para crear un cuestionario.
Qué archivos puedes importar
empirio.ai lee documentos en PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV y TXT siempre que el archivo no pase de 10 MB, y en cada importación subes un único archivo. Cuanto más claras y mejor separadas estén las preguntas, más fiel será el cuestionario que la IA crea a partir de ellas.
¿Puedo crear una encuesta a partir de un documento de Word?
Un documento de Word es el punto de partida más habitual, porque muchísimos cuestionarios nacen justo ahí. Súbelo en formato DOCX y, para que el resultado salga lo mejor posible, deja cada pregunta en su propia línea con las opciones de respuesta justo debajo, igual que harías en una hoja impresa. Si tienes un archivo antiguo con la extensión .doc, guárdalo antes una vez como .docx.
¿Puedo convertir un PDF en una encuesta online?
También puedes subir un PDF directamente, ya sea la exportación de tu herramienta de encuestas actual o el archivo de impresión de un cuestionario en papel. La IA lee las preguntas del documento y las convierte en un cuestionario online que compartes con un enlace, de modo que, a diferencia de lo que pasa con un PDF rellenable, no tienes que ir recogiendo después las respuestas una por una.
¿Puedo crear una encuesta desde una hoja de Excel?
Una hoja de Excel en formato XLSX va muy bien cuando habéis reunido las preguntas en forma de lista, como el banco de preguntas de la encuesta anual de clima laboral de la empresa. Queda más ordenado si cada fila contiene una pregunta y las columnas de al lado recogen sus opciones de respuesta.
¿Puedo crear una encuesta desde una presentación de PowerPoint?
Si en un taller o en una reunión de arranque fuisteis recogiendo las preguntas en diapositivas, sube la presentación tal cual como PPTX. La IA saca las preguntas de las diapositivas y las coloca en tu cuestionario, así que no tienes que copiarlas antes a otro documento.
¿Puedo importar una encuesta desde un archivo CSV o de texto?
Los formatos sencillos también funcionan. Un CSV encaja bien cuando tus preguntas salen de otro sistema o de una hoja de cálculo, y si las tienes apuntadas en una app de notas o en un correo, las copias en un archivo TXT en un momento y lo subes sin darle ningún formato.
Lo que no funciona al importar
- Las imágenes, como fotos o capturas de pantalla de un cuestionario, no se pueden procesar en la importación.
- La IA no puede abrir el enlace de una encuesta online, así que guarda la encuesta como PDF en lugar de pegar solo su dirección.
- Los documentos de programas de ofimática online los descargas antes como DOCX, XLSX o PPTX.
- Un cuestionario en papel se importa mejor desde el archivo original con el que se imprimió, si todavía lo conservas.
Importar una encuesta en 3 pasos
La importación en sí se hace en pocos clics: eliges la opción de importar en el panel, subes tu archivo y recibes un cuestionario listo que puedes compartir enseguida o retocar antes en el editor. Lo único que necesitas es una cuenta en empirio.ai. Ten en cuenta que las capturas muestran la interfaz en inglés, aunque los pasos son los mismos.
Paso 1: elige «Importar encuesta» en el panel
En el panel, haz clic en Nueva encuesta. En la página siguiente, ¿Cómo quieres empezar?, tienes cuatro caminos para elegir: Crear con IA, Importar encuesta, Comenzar con encuesta vacía y Ver plantillas. Para importar, pulsa la tarjeta Importar encuesta.
Paso 2: sube el archivo y deja trabajar a la IA
Arrastra tu archivo a la zona de carga, donde pone Arrastra un archivo aquí o haz clic, o haz clic en ella para buscarlo en tu ordenador. Después inicias la importación con un clic en Crear encuesta. A partir de ahí la IA analiza tu documento, reconoce preguntas, opciones de respuesta y escalas, y va montando tu cuestionario paso a paso. Mientras trabaja verás el aviso La IA está creando tu encuesta.
Paso 3: revisa el cuestionario y empieza
En cuanto la IA termina, tu cuestionario está listo. Puedes compartirlo directamente con un enlace o con un código QR, o bien retocarlo antes en el editor para reformular preguntas, cambiar el orden, elegir otro tipo de pregunta o escoger un diseño. En la vista previa ves en todo momento cómo les aparecerá la encuesta a las personas que la respondan.
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Qué revisar después de importar la encuesta
La IA pasa tu cuestionario tal cual, pero no conoce todas las intenciones que hay detrás de tus preguntas. Por eso merece la pena echar un vistazo rápido al resultado antes de enviar el enlace a quienes van a responder. Normalmente bastan cinco minutos en los que te fijas sobre todo en estos puntos:
- Cada pregunta tiene el tipo de pregunta adecuado.
- Todas las opciones de respuesta se han copiado completas.
- Las escalas tienen los extremos y las etiquetas correctos.
- Solo son obligatorias las preguntas que de verdad lo necesitan.
- La Página de bienvenida y la Página final encajan con tu encuesta.
- Una prueba rápida en el móvil funciona sin problemas.
Donde más atención debes poner es en los tipos de pregunta. En papel, una valoración suele aparecer como una fila de casillas, pero online tiene que convertirse en una escala y no en una pregunta de opción múltiple. Qué tipo encaja con cada pregunta te lo explicamos en nuestro resumen de tipos de preguntas en un cuestionario. Si tu cuestionario antiguo tenía instrucciones como «pase a la pregunta 7», esos saltos los configuras online con lógica y ramificaciones, disponibles a partir del plan Lite por 19 € al mes. Para que el comienzo resulte cercano está la página de bienvenida, y en nuestro artículo sobre el texto de bienvenida encontrarás ejemplos de redacción que puedes adaptar.
Consejo: pide a dos personas que lo prueben
Antes de lanzar la encuesta de forma oficial, manda el enlace de la vista previa a dos personas de tu público objetivo. Muchas veces descubren en pocos minutos cosas que tú, después de leerlo por tercera vez, ya ni ves. Tienes más ideas en nuestros consejos para encuestas online.
Digitalizar un cuestionario en papel: en qué fijarte
La forma más sencilla de digitalizar un cuestionario en papel es partir del archivo con el que se imprimió en su día. Lo subes como cualquier otro documento y después compartes el cuestionario resultante como encuesta online. Las preguntas no cambian, solo que a partir de ahora rellenarlas y contar las respuestas pasa a hacerse en digital.
Si quieres comparar los nuevos resultados con rondas anteriores en papel, conviene que mantengas la redacción y las escalas de respuesta lo más parecidas posible. Un estudio de Vidal Díaz de Rada publicado en la Revista Española de Investigaciones Sociológicas comparó encuestas presenciales, telefónicas y autoadministradas por internet y comprobó que las dos modalidades con encuestador daban respuestas más parecidas entre sí que la encuesta online. Como el cuestionario online y el de papel se rellenan los dos sin entrevistador, las guías de GESIS sobre encuestas mixtas (en inglés) consideran menor el riesgo de efectos de modo en esa combinación que cuando se mezcla con entrevistas. Aun así, esos efectos no desaparecen del todo, de modo que conviene interpretar con prudencia los saltos llamativos en preguntas concretas.
De todas formas, hay algunos puntos que merece la pena ajustar en el cambio, porque online ya no tienen sentido o molestan en el móvil:
- Los campos de nombre y firma normalmente sobran en una encuesta online. Si quieres preguntar de forma anónima, quítalos y lee antes qué hace falta para una encuesta anónima.
- Las tablas grandes con muchas filas cuestan de rellenar en el móvil, así que es mejor dividirlas en varias preguntas cortas.
- Las instrucciones para rellenar, como «marque con una X» o «escriba en mayúsculas», las puedes borrar sin sustituirlas por nada.
Pasar cuestionarios en papel ya rellenados
Si ya tienes cuestionarios en papel rellenados de una ronda en curso, la importación no traslada esas respuestas, porque solo lee el cuestionario en sí. Lo que sí puedes hacer es introducirlas después a través del enlace de tu encuesta online, una hoja tras otra, de forma que al final todas las respuestas acaben juntas en el mismo análisis. Para saber si en tu caso la encuesta online encaja mejor que el papel, echa un vistazo a nuestro artículo sobre las ventajas y desventajas de una encuesta online.
Llegar también a quien no está conectado
Si quieres seguir llegando a las personas que hasta ahora recibían el cuestionario en papel en mano, por ejemplo en el tablón de anuncios del centro cívico o en el mostrador de la clínica, cuelga un cartel con un código QR o deja unas tarjetitas a la vista. Así también ellas llegan a la encuesta online sin rodeos.
Cambiar de herramienta de encuestas: cómo llevarte tu cuestionario
Cuando cambias de herramienta de encuestas, te llevas el cuestionario como archivo y lo vuelves a subir en empirio.ai. No hace falta ningún formato especial, porque con un PDF o un Word tienes de sobra. Lo mejor es hacerlo en cuatro pasos:
- Exporta el cuestionario. Descarga el cuestionario de tu herramienta actual como PDF o Word. Si no ofrece exportación, imprime sin más la vista previa en PDF.
- Guarda los resultados que ya tienes. Descarga también las respuestas recogidas en Excel o CSV, porque la importación solo traslada el cuestionario y no las respuestas que ya han llegado.
- Importa en empirio.ai. Con Nueva encuesta e Importar encuesta subes el archivo y luego echas un vistazo rápido al resultado en el editor.
- Cambia los enlaces. Sustituye el enlace antiguo en todos los sitios donde aparecía, en correos, en tu web, en carteles o en códigos QR. Después cierra la encuesta antigua para que nadie siga respondiendo allí.
Si tu encuesta se repite de forma periódica, por ejemplo una vez al año, lo ideal es cambiar entre dos rondas. Así evitas que las respuestas de una misma ronda acaben repartidas en dos herramientas distintas y tengas que juntarlas luego a mano.
Ojo con la protección de datos
Las respuestas que exportas de tu herramienta antigua suelen contener datos personales, y en España su tratamiento está sujeto al RGPD y a la LOPDGDD. Guárdalas solo en un lugar seguro y bórralas de la herramienta antigua en cuanto dejes de necesitarlas allí. Para dudas concretas, la AEPD, la Agencia Española de Protección de Datos, publica guías y orientaciones, y en nuestro artículo sobre protección de datos en encuestas te explicamos qué conviene tener en cuenta.
Conclusión
Si las preguntas de tu encuesta ya existen, no hace falta que las vuelvas a escribir. Subes el documento a empirio.ai, dejas que la IA cree con él un cuestionario online y lo revisas un momento antes de compartirlo. Nuestro consejo es que dediques cinco minutos a esa revisión y hagas una prueba en el móvil, porque así tu encuesta muchas veces puede arrancar ese mismo día.
Cómo seguir
- ¿Quieres mejorar todavía más el cuestionario? Crear un cuestionario: guía y consejos
- ¿Quieres llegar también a quien no está conectado? Crear una encuesta con código QR
- ¿Preparas una encuesta en tu empresa? Guía para la encuesta a empleados
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