Umfragen importieren und ohne Abtippen direkt loslegen

Vielleicht kennst du das: Die Fragen für deine nächste Befragung gibt es eigentlich längst. Der Vorstand deines Turnvereins hat sie vor der letzten Generalversammlung in ein Word-Dokument geschrieben, aus dem früheren Umfrage-Tool liegt noch ein PDF im Ordner oder ihr habt im Team eine lange Liste in einer gemeinsamen Datei zusammengetragen. Alles noch einmal Frage für Frage abzutippen, wäre reine Fleissarbeit, die dir am Ende für die eigentliche Befragung fehlt.

Um eine Umfrage zu importieren, klickst du im Dashboard von empirio.ai auf Neue Umfrage, wählst die Kachel Umfrage importieren und lädst dein Dokument als PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV oder TXT hoch. Die KI liest dein Dokument, erkennt Fragen samt Antwortmöglichkeiten und überträgt sie 1:1 in einen Online-Fragebogen, den du sofort teilen kannst.

Wir zeigen dir, wann sich der Import wirklich lohnt, welche Dateien empirio.ai verarbeitet und worauf du achten solltest, wenn du einen Papierfragebogen aus dem Verein oder der Praxis digitalisierst oder mit deiner Umfrage von einem anderen Tool zu empirio.ai zügelst.

📌 Das Wichtigste im Überblick

• Mit empirio.ai importierst du bestehende Umfragen und Dokumente in wenigen Klicks.
• Die KI übernimmt Fragen, Antworten und Skalen 1:1 in deinen Fragebogen.
• Erlaubt sind PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV und TXT bis 10 MB.
• Ideal für Toolwechsel, Papierbögen aus Verein oder Praxis und Teamlisten.
• Nach einer kurzen Kontrolle verschickst du die Umfrage per Link.

Wann sich ein Umfrage-Import lohnt

Importieren lohnt sich überall dort, wo deine Fragen schon aufgeschrieben sind und du keine Lust hast, sie neu zu formulieren oder Feld für Feld in ein Formular zu tippen. Bei Vereinen, Gemeinden, Praxen und KMU sehen wir dabei immer wieder vier Ausgangslagen:

• Du wechselst dein Umfrage-Tool. Deine Befragung läuft bereits online, doch das bisherige Tool ist dir zu teuer geworden, passt nicht mehr zu euren Abläufen oder speichert die Antworten auf Servern in Übersee. Dort exportierst du den Fragebogen als PDF oder Word-Datei und lädst ihn anschliessend bei empirio.ai hoch.
• Die Fragen sind im Team entstanden. Der Elternrat der Primarschule oder die Projektgruppe in deinem KMU hat in einer geteilten Datei oder auf den Folien eines Workshops notiert, was in die Umfrage gehört. Genau diese Datei lädst du hoch, statt die Liste noch einmal sauber abzuschreiben.
• Ein Papierfragebogen soll online gehen. Bisher lagen die Bögen im Wartezimmer deiner Physiotherapie-Praxis, am Schalter der Gemeindeverwaltung oder an der Rezeption deines Hotels auf. Künftig sollen die Leute online antworten, damit am Schluss niemand mehr Kreuzchen zählen und Bemerkungen abtippen muss.
• Der Fragebogen ging bisher als Anhang raus. Die jährliche Befragung der Mitarbeitenden wurde als Word-Datei per E-Mail verschickt und kam ausgefüllt, eingescannt oder sogar im Couvert zurück. Als Online-Umfrage sammeln sich sämtliche Antworten automatisch an einem Ort, wo du sie direkt auswerten kannst.

Egal aus welchem Grund du importierst, der Weg ist immer derselbe: Du lädst deine Unterlagen hoch und die KI von empirio.ai macht daraus einen digitalen Fragebogen. Jede Frage behält dabei den Wortlaut aus deinem Dokument und bekommt einen passenden Fragetyp mit den zugehörigen Antwortmöglichkeiten.

Wann du besser anders startest

Fängst du bei null an, bringt dir der Import nichts, denn die KI kann nur übernehmen, was in einer Datei bereits steht. Sinnvoller ist dann die Kachel Mit KI erstellen, in der du dein Vorhaben in ein, zwei Sätzen beschreibst und einen ersten Entwurf erhältst, oder du stöberst unter Templates ansehen in den fertigen Vorlagen. Wie du einen Fragebogen von Grund auf sorgfältig planst, erklärt unsere Anleitung zum Fragebogen erstellen.

Welche Dateien du importieren kannst

empirio.ai nimmt Dateien in sechs Formaten entgegen, nämlich PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV und TXT, jeweils bis zu einer Grösse von 10 MB. Bei jedem Import lädst du genau eine Datei hoch, eine französische oder italienische Fassung deines Fragebogens nimmst du dir also in einem eigenen Durchgang vor. Je sauberer die Fragen im Dokument voneinander getrennt sind, desto genauer fällt der Fragebogen aus, den die KI daraus erstellt.

Wie wird aus einem Word-Dokument eine Umfrage?

In Word entstehen sehr viele Fragebögen, vom Anmeldetalon fürs Vereinsfest bis zum Feedbackbogen der Zahnarztpraxis. Für den Import brauchst du die Datei im Format DOCX. Die KI erkennt die Fragen am zuverlässigsten, wenn jede auf einer eigenen Zeile beginnt und die Antwortmöglichkeiten gleich darunter stehen, wie du es von einem gedruckten Bogen kennst. Eine ältere Datei mit der Endung .doc öffnest du kurz in Word und speicherst sie als .docx.

Klappt der Import auch mit einem PDF?

Ob Export aus deinem bisherigen Umfrage-Tool oder Druckvorlage aus dem Praxisordner, ein PDF lädst du ohne Umweg hoch. Die KI zieht die Fragen heraus und erstellt daraus einen Online-Fragebogen mit eigenem Link, sodass du anders als bei einem ausfüllbaren PDF keine einzelnen Dateien mehr aus dem Posteingang zusammensuchen musst.

Kann ich Fragen aus einer Excel-Tabelle übernehmen?

Habt ihr eure Fragen in Excel als Katalog zusammengetragen, etwa für die jährliche Befragung der Mitarbeitenden, lädst du die Tabelle im Format XLSX hoch. Am besten kommt die KI zurecht, wenn in jeder Zeile genau eine Frage steht und die Antwortmöglichkeiten nebeneinander in den folgenden Spalten.

Lassen sich Folien aus PowerPoint importieren?

An einer Retraite oder einem Kick-off landen die besten Fragen oft auf Folien. Die Präsentation speicherst du als PPTX und lädst sie direkt hoch, worauf die KI die Fragen von den Folien in deinen Fragebogen übernimmt, ohne dass du vorher etwas in ein anderes Dokument kopieren musst.

Was ist mit CSV- und Textdateien?

Kommen deine Fragen aus einem anderen System oder Tabellenprogramm, ist eine CSV-Datei der einfachste Weg. Notizen, die du auf dem Handy oder in einer E-Mail gesammelt hast, fügst du in eine TXT-Datei ein und lädst sie ohne weitere Formatierung hoch, denn auch reiner Text genügt der KI.

Was beim Import nicht funktioniert

• Fotos und Screenshots eines Fragebogens liest der Import nicht, weil er keine Bilder verarbeitet.
• Die Adresse einer Online-Umfrage ruft die KI nicht auf, darum sicherst du die Umfrage vorher als PDF.
• Liegt dein Dokument in einem Online-Office-Programm, lädst du es zuerst als DOCX, XLSX oder PPTX auf deinen Computer herunter.
• Für einen Papierfragebogen suchst du am besten die ursprüngliche Druckdatei hervor, sofern sie noch irgendwo gespeichert ist.

Umfrage importieren in 3 Schritten

Vom Dashboard bis zum fertigen Fragebogen brauchst du nur drei Schritte und ein Konto bei empirio.ai. Danach kannst du die Umfrage sofort teilen oder sie zuerst im Editor nach deinen Wünschen anpassen. Die Screenshots stammen aus der englischen Version von empirio.ai, deshalb nennen wir dir die deutschen Beschriftungen jeweils kursiv im Text.

Schritt 1: Die Kachel «Umfrage importieren» wählen

Zuerst klickst du im Dashboard auf Neue Umfrage, worauf die Seite Wie möchtest du starten? mit vier Kacheln erscheint: Mit KI erstellen, Umfrage importieren, Mit leerer Umfrage starten und Templates ansehen. Für deinen Import entscheidest du dich für Umfrage importieren.

Schritt 2: Datei hineinziehen und die KI arbeiten lassen

Ins Upload-Feld mit dem Hinweis Datei hierher ziehen oder klicken ziehst du deine Datei hinein oder du klickst darauf und wählst sie auf deinem Computer aus. Ein Klick auf Umfrage erstellen startet anschliessend den Import. Die KI analysiert nun dein Dokument, erkennt Fragen, Antwortmöglichkeiten und Skalen und setzt daraus Schritt für Schritt deinen Fragebogen zusammen, während du die Meldung KI erstellt deine Umfrage siehst.

Schritt 3: Durchsehen und Link verschicken

Sobald die KI fertig ist, öffnet sich dein Fragebogen. Du kannst ihn direkt per Link oder mit einem QR-Code verteilen oder ihn vorher im Editor anpassen, indem du Fragen umformulierst, die Reihenfolge änderst, einen anderen Fragetyp wählst oder ein Design aussuchst. Die Vorschau zeigt dir dabei jederzeit, wie die Umfrage später bei deinen Teilnehmenden ankommt.

Nach dem Import: Was du kurz kontrollieren solltest

Auch wenn die KI deinen Fragebogen 1:1 übernimmt, kann sie nicht bei jeder Frage erraten, welche Absicht dahintersteht. Bevor der Link an deine Teilnehmenden geht, nimmst du dir deshalb ein paar Minuten für eine Kontrolle, bei der du vor allem auf diese sechs Punkte schaust:

• Der Fragetyp passt bei jeder Frage zu dem, was du wissen willst.
• Keine Antwortmöglichkeit ist beim Übertragen verloren gegangen.
• Bei Skalen stimmen Endpunkte und Beschriftungen.
• Als Pflichtfrage markiert ist nur, was wirklich nötig ist.
• Willkommensseite und Endseite sprechen deine Zielgruppe an.
• Auf dem Handy lässt sich die Umfrage flüssig durchklicken.

Besonders genau lohnt sich der Blick auf die Fragetypen, weil eine Bewertung auf Papier oft bloss aus einer Reihe Kästchen besteht, die online zur Skala werden soll statt zur Mehrfachauswahl. Welcher Typ zu welcher Frage passt, zeigt dir unser Überblick über Fragetypen und Antworten. Kennt dein alter Bogen Anweisungen wie «Falls Nein, weiter mit Frage 7», setzt du diese Sprünge online mit Logik und Verzweigungen um, die du ab dem Tarif Lite für 19 Euro im Monat nutzen kannst. Für einen herzlichen Einstieg sorgt die Willkommensseite, zu der du im Beitrag über den Begrüssungstext viele Formulierungsideen findest.

Papierfragebogen digitalisieren: Darauf kommt es an

Der bequemste Weg vom Papier ins Internet führt über die Originaldatei, aus der deine Bögen gedruckt wurden. Diese lädst du ganz normal hoch und verteilst den fertigen Fragebogen danach als Online-Umfrage, wobei die Fragen gleich bleiben und sich nur das Ausfüllen und Auszählen ins Digitale verlagern.

Sollen die neuen Zahlen mit den Papierrunden früherer Jahre vergleichbar bleiben, rührst du Wortlaut und Antwortskalen am besten nicht an. Günstig ist, dass Papier und Online beide selbst ausgefüllt werden, ohne dass jemand die Fragen vorliest. Die GESIS Survey Guidelines zu Mixed-Mode-Befragungen halten fest, dass bei dieser Kombination die Gefahr von Moduseffekten kleiner ist als bei einer Mischung mit Interviews, ganz verschwinden die Effekte jedoch nicht. Einzelne Ausreisser nach dem Wechsel deutest du deshalb mit etwas Vorsicht.

Dass Online und Papier auch in der amtlichen Statistik der Schweiz nebeneinander laufen, zeigt die Schweizerische Gesundheitsbefragung: Laut dem Steckbrief des Bundesamts für Statistik (BFS) folgte dort bis 2022 auf das Telefoninterview ein schriftlicher Fragebogen, den die Befragten online oder auf Papier ausfüllen konnten.

Bei einigen Elementen deines alten Bogens lohnt sich beim Umstieg trotzdem eine Anpassung, weil sie online überflüssig sind oder auf dem Handy stören:

• Felder für Name und Unterschrift braucht es in einer Online-Umfrage meist nicht mehr. Möchtest du anonym befragen, streichst du sie und liest vorher nach, worauf es bei einer anonymen Umfrage ankommt.
• Breite Matrixtabellen mit vielen Zeilen und Spalten nerven auf dem kleinen Bildschirm eines Smartphones, darum verteilst du sie lieber auf mehrere kurze Fragen.
• Anweisungen für Stift und Papier wie «Zutreffendes ankreuzen» oder «Bitte gut leserlich schreiben» fallen online einfach weg.

Schon ausgefüllte Papierbögen nachtragen

Antworten von Bögen, die bereits ausgefüllt auf deinem Pult liegen, liest der Import nicht mit ein, weil er sich nur um den Fragebogen kümmert. Stattdessen öffnest du den Link deiner Online-Umfrage und tippst jeden Papierbogen einzeln ein, sodass am Ende Papier- und Online-Antworten gemeinsam ausgewertet werden. Ob die Online-Befragung für dein Projekt grundsätzlich die bessere Wahl ist, beleuchten wir in unserem Beitrag zu den Vorteilen und Grenzen einer Online-Befragung.

Auch Leute ohne Computer erreichen

Möchtest du weiterhin jene Menschen erreichen, denen du bisher den Papierbogen in die Hand gedrückt hast, hängst du am Anschlagbrett im Vereinslokal, im Treppenhaus oder im Wartezimmer einen Aushang mit QR-Code auf oder legst kleine Kärtchen an der Theke aus. Wer den Code mit dem Handy scannt, gelangt ohne Umweg zur Online-Umfrage.

Umfrage-Tool wechseln: Mit dem Fragebogen zügeln

Zügelst du zu einem neuen Umfrage-Tool, kommt dein Fragebogen ganz einfach als Datei mit und wird bei empirio.ai wieder hochgeladen. Ein besonderes Exportformat ist dafür nicht nötig, weil ein PDF oder eine Word-Datei völlig ausreicht. In der Praxis hat sich folgende Reihenfolge bewährt:

1. Fragebogen herunterladen. Exportiere den Fragebogen im bisherigen Tool als PDF oder Word-Datei. Fehlt dort eine Exportfunktion, speicherst du die Vorschau über die Druckfunktion deines Browsers als PDF.
2. Gesammelte Antworten sichern. Auch die bisherigen Ergebnisse holst du dir als Excel- oder CSV-Datei, weil der Import ausschliesslich den Fragebogen mitnimmt und eingegangene Antworten zurücklässt.
3. Datei bei empirio.ai hochladen. Über Neue Umfrage und Umfrage importieren lädst du die Datei hoch und siehst dir das Resultat danach kurz im Editor an.
4. Alte Links ersetzen. Überall, wo der bisherige Link auftaucht, also in E-Mails, auf deiner Website, im Vereinsbulletin, am Anschlagbrett und in QR-Codes, setzt du den neuen ein. Zum Schluss schliesst du die alte Umfrage, damit dort niemand mehr antwortet.

Führst du die Befragung regelmässig durch, zum Beispiel jedes Jahr vor der Generalversammlung, planst du den Wechsel am besten zwischen zwei Runden ein. Auf diese Weise verteilen sich die Antworten einer Runde nicht auf zwei Tools, die du später mühsam zusammenführen müsstest.

Fazit

Liegen die Fragen für deine Umfrage bereits in einer Datei vor, sparst du dir das erneute Schreiben komplett. Nach dem Hochladen erstellt die KI von empirio.ai daraus einen Online-Fragebogen, den du kurz durchsiehst und dann verteilst. Unsere Empfehlung lautet, für diese Durchsicht fünf Minuten einzuplanen und die Umfrage einmal auf dem Handy durchzuklicken, denn dann steht dem Start oft schon am selben Tag nichts mehr im Weg.

Wie es weitergeht

• Möchtest du den Fragebogen inhaltlich verbessern? Fragebogen erstellen mit Anleitung und Tipps
• Sollen auch Leute ohne E-Mail-Adresse mitmachen? Umfrage mit QR-Code verteilen
• Steht eine Befragung in deinem Betrieb an? Ratgeber zur Mitarbeiterbefragung

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