Umfrage importieren und gleich mit der Befragung starten

Ganz oft sind die Fragen für deine Umfrage schon längst geschrieben: Die Gästebefragung deiner Pension liegt noch als Word-Datei vom letzten Sommer am Laptop, der Elternverein hat seine Ideen fürs Schulfest in einem gemeinsamen Dokument gesammelt, oder die Gemeinde hat den Bogen zur Belebung des Ortskerns als PDF aus einem Umfrage-Tool exportiert, mit dem eigentlich niemand mehr arbeiten will. Alles noch einmal Frage für Frage abzutippen, ist mühsam und frisst Zeit, die bei der eigentlichen Befragung viel besser aufgehoben wäre.

Eine Umfrage importieren kannst du bei empirio.ai, indem du im Dashboard auf Neue Umfrage klickst, auf der Seite Wie möchtest du starten? die Kachel Umfrage importieren auswählst und dein Dokument als PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV oder TXT hochlädst. Die KI erkennt darin Fragen, Antwortmöglichkeiten sowie Skalen und überträgt sie 1:1 in deinen Online-Fragebogen.

Wir zeigen dir, wann sich der Import wirklich auszahlt, mit welchen Dateien er klappt und was du beachten solltest, wenn du einen Papierfragebogen digitalisieren oder mit deiner Befragung von einem anderen Tool zu empirio.ai übersiedeln möchtest.

📌 Das Wichtigste im Überblick

• Mit empirio.ai importierst du vorhandene Umfragen und Dokumente mit wenigen Klicks.
• Fragen, Antwortmöglichkeiten und Skalen übernimmt die KI 1:1 in den Online-Fragebogen.
• Unterstützt werden PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV und TXT bis 10 MB.
• Praktisch bei Toolwechsel, Papierbögen aus dem Verein und Entwürfen im Team.
• Nach kurzer Kontrolle teilst du den Fragebogen per Link oder QR-Code.

Wann es sich lohnt, eine Umfrage zu importieren

Ein Import zahlt sich immer dann aus, wenn deine Fragen bereits irgendwo schwarz auf weiß stehen und du keine Lust hast, sie neu zu formulieren oder in ein Formular zu tippen. Aus der Praxis kennen wir vor allem vier Ausgangslagen, in denen du dich vermutlich wiederfindest:

• Du steigst auf ein anderes Umfrage-Tool um. Deine Befragung läuft schon online, doch dein bisheriges Umfrage-Tool ist dir zu teuer oder zu umständlich geworden, oder es speichert die Antworten außerhalb der EU. Den Fragebogen exportierst du dort einfach als PDF oder Word-Datei und lädst ihn danach bei empirio.ai hoch.
• Ihr habt die Fragen gemeinsam gesammelt. Bei der Klausur im Betrieb oder in der Sitzung des Elternvereins sind die Fragen in einem geteilten Dokument oder auf ein paar Präsentationsfolien gelandet. Statt die Liste händisch zu übertragen, lädst du genau diese Datei hoch und kannst mit der Befragung gleich loslegen.
• Dein Fragebogen existiert bisher nur auf Papier. Bei der Freiwilligen Feuerwehr, in der Ordination oder am Gemeindeamt liegen die Bögen zum Ausfüllen auf, bis am Ende jemand stundenlang eine Stricherlliste führt. Online fällt das Auszählen weg, weil jede Antwort sofort in der Auswertung steht.
• Der Bogen ging bisher als Word-Anhang per Mail hinaus. Jedes Jahr im Jänner hast du die Mitgliederbefragung an alle verschickt und die ausgefüllten Dateien danach einzeln aus dem Posteingang gefischt. Als Online-Umfrage laufen sämtliche Antworten automatisch an einer Stelle zusammen.

Egal aus welchem Grund du importierst, bei empirio.ai reicht es, deine Unterlagen hochzuladen, damit unsere KI daraus einen digitalen Fragebogen erstellt. Sie übernimmt jede Frage im Wortlaut deiner Vorlage und weist ihr gleich den passenden Fragetyp samt den richtigen Antwortmöglichkeiten zu.

Wann du besser anders startest

Gibt es noch gar keine Fragen, hilft dir der Import wenig weiter, weil die KI nur überträgt, was in der Datei schon drinsteht. Für diesen Fall beschreibst du dein Vorhaben unter Mit KI erstellen in ein, zwei Sätzen und bekommst einen ersten Entwurf, oder du wählst unter Templates ansehen eine fertige Vorlage als Ausgangspunkt. Wie du einen Fragebogen von null weg sauber planst, erklärt dir unser Leitfaden zum Fragebogen erstellen Schritt für Schritt.

Welche Dateien du importieren kannst

Hochladen kannst du PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV oder TXT, wobei eine Datei maximal 10 MB haben darf und pro Durchgang genau eine Datei verarbeitet wird. Wie gut das Ergebnis wird, hängt vor allem von deiner Vorlage ab: Sind die Fragen klar formuliert und sauber voneinander getrennt, trifft die KI beim Übertragen fast immer ins Schwarze.

Kann ich ein Word-Dokument als Umfrage importieren?

Word ist der klassische Startpunkt, weil dort sehr viele Fragebögen entstehen, vom Feedbackbogen in der Ordination bis zur Mitgliederbefragung im Sportverein. Speicher deine Datei dafür im Format DOCX. Besonders verlässlich klappt es, wenn jede Frage eine eigene Zeile bekommt und ihre Optionen gleich darunter stehen, ungefähr so, wie du es von einem ausgedruckten Bogen kennst. Hast du noch eine alte .doc-Datei, öffnest du sie kurz in Word und sicherst sie neu als .docx.

Kann ich aus einem PDF eine Online-Umfrage machen?

PDFs nimmt der Import genauso an, etwa den Export aus deinem bisherigen Umfrage-Tool oder jene Druckvorlage, von der die Papierbögen stammen. Die KI holt die Fragen heraus und stellt dir einen Online-Fragebogen hin, den du als Link verschickst. Bei einem ausfüllbaren PDF müsstest du jede ausgefüllte Datei extra einsammeln, das entfällt hier komplett.

Lässt sich eine Excel-Tabelle in eine Umfrage umwandeln?

Mit XLSX fährst du gut, wenn eure Fragen ohnehin als Liste vorliegen, beispielsweise als Fragenkatalog für die jährliche Befragung der Belegschaft im Betrieb. Am leichtesten tut sich die KI, wenn jede Zeile eine Frage enthält und die möglichen Antworten rechts daneben in eigenen Spalten stehen.

Funktioniert der Import auch mit einer PowerPoint-Präsentation?

Habt ihr die Fragen bei einem Workshop oder einer Teamklausur auf Folien festgehalten, kommt die Präsentation einfach als PPTX hoch. Die KI holt sich die Fragen direkt von den Folien, sodass du nichts vorher in ein anderes Dokument kopieren musst.

Kann ich eine CSV- oder Textdatei hochladen?

Ganz schlichte Formate gehen ebenso. CSV ist praktisch, wenn deine Fragen aus einer Software oder einem Tabellenprogramm stammen. Hast du dir ein paar Fragen in einer Notiz-App oder einer Mail aufgeschrieben, kopierst du sie rasch in eine TXT-Datei, ganz ohne Formatierung.

Was beim Import nicht funktioniert

• Handyfotos, Scans als Bilddatei oder Screenshots eines Fragebogens kann der Import nicht lesen.
• Einen Link zu einer Online-Umfrage öffnet die KI nicht. Sichere die Umfrage stattdessen als PDF.
• Dateien aus Online-Office-Programmen holst du vorher als DOCX, XLSX oder PPTX auf deinen Rechner.
• Für einen Papierfragebogen nimmst du am besten die Originaldatei, aus der er damals gedruckt wurde, sofern sie noch irgendwo liegt.

Umfrage importieren in 3 Schritten

Der Import selbst ist eine Sache von wenigen Klicks: Du wählst im Dashboard die Import-Option, lädst deine Datei hoch und erhältst einen fertigen Fragebogen, den du gleich teilen oder davor noch im Editor anpassen kannst. Voraussetzung ist lediglich ein Konto bei empirio.ai. Die Screenshots zeigen die englische Oberfläche, die deutschen Bezeichnungen der Schaltflächen findest du jeweils im Text.

Schritt 1: Im Dashboard „Umfrage importieren“ auswählen

Klick im Dashboard auf Neue Umfrage. Auf der nächsten Seite Wie möchtest du starten? hast du vier Möglichkeiten zur Auswahl, nämlich Mit KI erstellen, Umfrage importieren, Mit leerer Umfrage starten und Templates ansehen. Für den Import entscheidest du dich für die Kachel Umfrage importieren.

Schritt 2: Datei hochladen und die KI übernehmen lassen

Zieh deine Datei in das Upload-Feld mit dem Hinweis Datei hierher ziehen oder klicken, oder klick hinein und wähl sie auf deinem Rechner aus. Mit Umfrage erstellen stößt du den Import an. Nun analysiert die KI dein Dokument, erkennt Fragen, Antwortmöglichkeiten und Skalen und setzt daraus nach und nach deinen Fragebogen zusammen. Während sie arbeitet, erscheint der Hinweis KI erstellt deine Umfrage.

Schritt 3: Ergebnis ansehen und Befragung starten

Sobald die KI fertig ist, wartet dein Fragebogen auf dich. Du kannst ihn sofort per Link oder über einen QR-Code verteilen oder ihn vorher im Editor überarbeiten, also Fragen anders formulieren, die Reihenfolge umstellen, einen anderen Fragetyp wählen oder ein Design aussuchen. Die Vorschau zeigt dir jederzeit, wie die Umfrage später bei deinen Teilnehmerinnen und Teilnehmern ankommt.

Nach dem Import kurz prüfen

Die KI überträgt deinen Fragebogen zwar 1:1, sie weiß aber nicht immer, was du mit einer Frage genau bezweckst. Ein kurzer Blick über das Ergebnis lohnt sich deshalb, bevor der Link an deine Zielgruppe hinausgeht. In der Regel genügen dafür fünf Minuten, in denen du vor allem auf folgende Punkte schaust:

• Zu jeder Frage passt der gewählte Fragetyp.
• Sämtliche Antwortmöglichkeiten sind vollständig da.
• Skalen haben die richtigen Endpunkte und Beschriftungen.
• Pflichtfragen stehen nur dort, wo du sie wirklich brauchst.
• Willkommensseite und Endseite passen zu deiner Befragung.
• Ein Testlauf am Handy klappt ohne Hänger.

Am genauesten solltest du die Fragetypen kontrollieren. Am Papier ist eine Bewertung oft nur eine Reihe von Kästchen, online soll daraus aber eine Skala werden und keine Mehrfachauswahl. Welcher Typ zu welcher Frage gehört, siehst du in unserer Übersicht der Fragetypen und Antwortformate. Hat dein alter Bogen mit Hinweisen wie „Weiter bei Frage 7“ gearbeitet, bildest du diese Sprünge online mit Logik und Verzweigungen ab, die es ab dem Tarif Lite gibt. Für einen freundlichen Einstieg sorgt die Willkommensseite, für die dir unser Beitrag zum Begrüßungstext einer Umfrage viele Formulierungsideen liefert.

Papierfragebogen digitalisieren: worauf es ankommt

Am einfachsten digitalisierst du einen Papierfragebogen über die Datei, aus der er ursprünglich gedruckt wurde. Du lädst sie wie gewohnt hoch und verteilst den fertigen Fragebogen anschließend als Online-Umfrage. Die Fragen bleiben gleich, nur Ausfüllen und Auszählen passieren ab sofort digital.

Willst du die neuen Ergebnisse mit den Papierrunden der vergangenen Jahre vergleichen, lass Wortlaut und Antwortskalen so weit wie möglich unverändert. Weil Online- und Papierbögen beide ohne Interviewerin oder Interviewer ausgefüllt werden, ist das Risiko von Moduseffekten bei dieser Mischung laut den GESIS Survey Guidelines zu Mixed-Mode-Befragungen geringer als in Kombination mit Interviews. Ganz verschwinden solche Effekte trotzdem nicht, weshalb du auffällige Sprünge bei einzelnen Fragen eher vorsichtig deuten solltest.

Auch in der amtlichen Statistik in Österreich laufen Papier und Online nebeneinander. Bei der Konsumerhebung von Statistik Austria konnten die Haushalte wählen, ob sie ihr Haushaltsbuch in Papierform oder online führen. Welche Folgen das Kombinieren mehrerer Erhebungswege und speziell Online-Befragungen für die Ergebnisse haben, untersucht eine von Statistik Austria geleitete Arbeitsgruppe zu Mixed-Mode-Erhebungen gemeinsam mit Forschenden aus Linz, Graz und Salzburg.

Ein paar Stellen passt du beim Umstieg trotzdem an, weil sie online keinen Sinn mehr ergeben oder am Handy stören:

• Felder für Name und Unterschrift haben in einer Online-Umfrage meist nichts verloren. Willst du anonym befragen, lässt du sie weg und liest vorher nach, worauf es bei einer anonymen Umfrage ankommt.
• Große Tabellen mit vielen Zeilen sind am Smartphone nur mühsam auszufüllen. Teil sie lieber in mehrere kurze Fragen auf.
• Ausfüllhinweise wie „Zutreffendes bitte ankreuzen“ oder „Bitte in Blockbuchstaben“ streichst du ersatzlos.

Bereits ausgefüllte Papierbögen übertragen

Hast du schon ausgefüllte Bögen aus einer laufenden Runde am Tisch, übernimmt der Import diese Antworten nicht, da er nur den Fragebogen selbst einliest. Du kannst die Bögen aber nachträglich über den Link deiner Online-Umfrage eintragen, einen nach dem anderen, damit am Schluss alle Antworten in derselben Auswertung landen. Ob die Online-Befragung für dein Vorhaben insgesamt besser geeignet ist als Papier, klären wir in unserem Beitrag zu den Vor- und Nachteilen einer Online-Befragung.

Auch offline Teilnehmende erreichen

Möchtest du weiterhin auch jene Leute erreichen, denen bisher der Papierbogen in die Hand gedrückt wurde, hängst du einen Aushang mit QR-Code ans Schwarze Brett, in den Schaukasten der Gemeinde oder in den Warteraum der Ordination. Wer vorbeikommt, scannt den Code mit dem Handy und landet ohne Umweg in deiner Online-Umfrage.

Umfrage-Tool wechseln: mit dem Fragebogen übersiedeln

Wechselst du das Umfrage-Tool, packst du deinen Fragebogen als Datei ein und lädst ihn bei empirio.ai neu hoch. Ein spezielles Exportformat musst du dafür nicht suchen, weil ein gewöhnliches PDF oder eine Word-Datei vollkommen ausreicht. Bewährt hat sich folgende Reihenfolge:

1. Fragebogen exportieren. Hol dir den Fragebogen aus deinem bisherigen Tool als PDF oder Word-Datei. Fehlt dort eine Exportfunktion, druckst du die Vorschau im Browser als PDF aus.
2. Bisherige Ergebnisse sichern. Lade außerdem die gesammelten Antworten als Excel- oder CSV-Datei herunter, weil beim Import ausschließlich die Fragen mitkommen und keine Rückmeldungen, die schon eingelangt sind.
3. Bei empirio.ai importieren. Über Neue Umfrage und Umfrage importieren landet die Datei im System, danach wirfst du einen kurzen Blick in den Editor.
4. Links austauschen. Tausch die alte Adresse überall aus, wo sie bisher zu finden war, also im Newsletter, auf deiner Website, in der Gemeindezeitung, auf Plakaten und in QR-Codes. Zum Schluss schließt du die alte Umfrage, damit dort keine neuen Antworten mehr hereinkommen.

Führst du die Befragung regelmäßig durch, zum Beispiel jedes Frühjahr, legst du den Umstieg am besten in die Pause zwischen zwei Durchgängen. Sonst verteilen sich die Antworten einer Runde auf zwei Systeme und du musst sie hinterher händisch zusammenkopieren.

Fazit

Liegen deine Fragen schon in irgendeiner Datei, sparst du dir das Neuschreiben komplett. Das Dokument kommt bei empirio.ai hoch, die KI verwandelt es in einen Online-Fragebogen und du gehst das Ergebnis einmal in Ruhe durch, bevor der Link hinausgeht. Unsere Empfehlung lautet, für diese Durchsicht fünf Minuten einzuplanen und die Umfrage selbst einmal am Handy auszufüllen, weil deine Befragung dann häufig noch am selben Tag online gehen kann.

Wie es weitergeht

• Soll dein Fragebogen noch besser werden? Fragebogen erstellen: Anleitung und Tipps
• Willst du auch Leute ohne Mail-Adresse erreichen? Umfrage mit QR-Code erstellen
• Steht in deinem Betrieb eine Befragung an? Leitfaden zur Mitarbeiterbefragung

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