Medewerkersonderzoeken: Gids & alles wat je moet weten

Gezondheids-, economische en politieke crises en de daaruit voortvloeiende wens naar beter loon en meer werk-privéleven balans hebben onze werkwereld voorgoed veranderd. In plaats daarvan staan zowel kleine familiebedrijven als grote concerns nu voor de uitdaging om de behoeften van hun medewerkers tijdig te herkennen en dienovereenkomstig op te treden.

Eerlijk feedback van eigen medewerkers is daarbij een belangrijk hulpmiddel om hun motivatie, tevredenheid en uiteindelijk ook de prestaties positief te beïnvloeden. Om dit te bereiken is er nauwelijks een ander alternatief dan de medewerkers naar verschillende aspecten van hun werkdag te vragen.

 

In dit artikel laten we zien hoe een succesvol medewerkersonderzoek eruitziet en welke factoren absoluut in acht moeten worden genomen.

Definitie, functie & inhoud: Wat maakt een succesvol medewerkersonderzoek uit?

Onder een medewerkersonderzoek verstaat men een systematisch onderzoek van medewerkers in opdracht van het bedrijf, dat verschillende informatie verzamelt over hun instellingen, verwachtingen of behoeften met betrekking tot een specifiek aspect van de werkomgeving. Een goed medewerkersonderzoek moet ook mogelijke verbeteringsvoorstellen in overweging nemen.

In de meeste gevallen is het zinvol dat de door medewerkers gekozen ondernemingsraad verantwoordelijk is voor het onderzoek of minstens betrokken is bij de analyse: Dit zorgt niet alleen voor meer acceptatie van de respondenten, maar is ook wettelijk geregeld!

De concrete inhoud van een medewerkersonderzoek hangt weliswaar in de eerste plaats af van de concrete bedrijfsdoelen, maar heeft meestal betrekking op deze onderwerpen:

• Arbeidsorganisatie en arbeidsomstandigheden: Dagelijkse activiteiten (werktijd, arbeidsverdeling, werkprocessen), werkbelasting (stress, overuren, werkvolume), werkplek inrichting (geluid, licht, kamertemperatuur, ergonomie op het werk), totale tevredenheid met het werk in het bedrijf
• Loon en sociale voordelen: Inkomsten vergeleken met andere bedrijven, geschiktheid van de bezoldiging, salariseringswensen, verdere scholingsbehoefte
• Communicatie en samenwerking: Gedrag van leidinggevenden, relatie met leidinggevenden en collega's, vakkundigheid en competentie in het team, wens naar teambuilding activiteiten, bedrijfssfeer
• Inschatting van eigen arbeidsvermogen of -bereidheid: Moeilijkheden bij het uitoefenen van de activiteit, ontplooiingsmogelijkheden, belang van het werk, professioneel ontwikkelingspotentieel, persoonlijke motivatie

 

In de praktijk wordt onderscheid gemaakt tussen een uitgebreid medewerkersonderzoek (= algemene vragen over relatief veel onderwerpen) en een specifiek medewerkersonderzoek (= uitgebreide vragen over slechts één onderwerp). Onafhankelijk van het type moet een onderzoek na 40 tot 50 minuten zijn afgerond en mag circa 60 vragen niet overschrijden, anders daalt de bereidheid van respondenten om de vragenlijst in te vullen.

 

Karakteristieken van een medewerkersonderzoek: Wat maakt het echt uit?

Voor een succesvol medewerkersonderzoek moet het naar mening van Walter Bungard, een van de toonaangevende Duitse onderzoekers op het gebied van bedrijfseconomie-, arbeids- en organisatiepsychologie, onder meer aan de volgende kenmerken voldoen:

• Het onderzoek moet gestandaardiseerd, schriftelijk en doelgericht plaatsvinden: De formulering van de vragenlijst is van cruciaal belang voor de validiteit van de verzamelde gegevens. Wil men weten of medewerkers tevreden zijn, dan is één vraag over tevredenheid onvoldoende. In plaats daarvan moet het onderwerp in verschillende aspecten worden opgesplitst (bijv. door verschillende vragen over stress, werktijd of concrete werkprocessen in het bedrijf).
• Alle medewerkers moeten dezelfde kans krijgen om aan het onderzoek deel te nemen: Dwang mag echter niet voorkomen, want alleen vrijwillige deelname levert betrouwbare resultaten op. Gegarandeerde anonimiteit is de belangrijkste voorwaarde opdat medewerkers eerlijke in plaats van sociaal wenselijke antwoorden geven.
• De resultaten moeten binnen twee tot vier weken worden bepaald en geïnaliseerd: De gegevensanalyse moet idealiter problematische gebieden blootleggen waar vervolgens concrete verbeteringsstappen kunnen worden aangebracht.
• Leidinggevenden of teamleiders moeten de resultaten en oplossingsvoorstellen voor mogelijke problemen in een open ronde met medewerkers bespreken: De daadwerkelijke uitvoering van de voorstellen moet kort daarna plaatsvinden, zodat medewerkers een ander onderzoek ernstig nemen. De doeltreffendheid van veranderingsmaatregelen moet in het volgende medewerkersonderzoek worden gecontroleerd.

 

Lectuurstip: Bungard, Walter et al. (2007). Medewerkersonderzoek – en dan...? MAB en vervolgprocessen succesvol inrichten. Heidelberg: Springer Medizin.
➔ vooral Hoofdstuk 2: Medewerkersonderzoeken plannen en uitvoeren

 

Medewerkersonderzoeken moeten met regelmatige tussenpozen plaatsvinden (bijv. eenmaal per kwartaal), waarbij oudere resultaten altijd met nieuwere moet worden vergeleken. Een succesvol medewerkersonderzoek is dus geen eenmalige speciale actie, maar zou als een voortdurend element van bedrijfsprocessen worden beschouwd!

Voorbereiding, planning & procedure: Wat moet je in acht nemen bij een medewerkersonderzoek?

Om een bedrijfsmedewerkersonderzoek tot bruikbare inzichten te leiden, moet het gehele project gedetailleerd van tevoren worden gepland. Onderzoekers van de onderzoeksgroep Hamburg (F.G.H.), die zich in het kader van hun project intensief met het onderwerp arbeidsorganisatie hebben beziggehouden, stellen het volgende actieplan voor voor het verloop van een medewerkersonderzoek:

 

1. Fase: Organisatorische planning

• Doeldiscussie: De doelen van het onderzoek worden vastgesteld met alle betrokkenen (leidinggevenden, afdelingshoofden, ondernemingsraad). Uit vertegenwoordigers van verschillende bedrijfsonderdelen moet het team worden gevormd dat verantwoordelijk is voor de organisatie van het onderzoek.
• Besluit: Het projectteam maakt een grof concept (inhoud, reikwijdte, doelgroep, inspanning, verloop) en bespreekt dit met de bedrijfsleiding.
• Gedetailleerd concept: Op basis van afspraken met de bedrijfsleiding wordt een gedetailleerd concept voor het gehele voornemen gemaakt (vragenlijst, analyse, uitvoering van de resultaten).

 

2. Fase: Praktische uitvoering

• Marketing: In samenwerking met de marketingafdeling wordt een marketingconcept opgesteld om zoveel mogelijk medewerkers tot deelname aan te sporen. Dit omvat informatiebladen over het doel van het onderzoek, artikelen op het intranet, circulaires enz.
• Onderzoek: De vragenlijst wordt doelgericht verdeeld en het onderzoek wordt anoniem uitgevoerd.
• Resultaatpresentatie: Het onderzoek wordt volgens vooraf vastgestelde criteria geïnaliseerd en vervolgens met de betrokkenen op alle niveaus (leidinggevenden, teamleiders en medewerkers) én gezamenlijk én gefaseerd besproken.

 

3. Fase: Uitvoering van de inzichten

• Actieplanning: Op basis van de resultaten worden concrete maatregelen op het hele bedrijfsniveau bepaald.
• Realisering: Veranderingsprocessen worden in coördinatie met verantwoordelijke afdelingen uitgevoerd.
• Succes controle: Tussenliggende resultaten worden op directieniveau vastgesteld. De doeltreffendheid ervan moet via een ander en op tijd verschoven medewerkersonderzoek worden gecontroleerd.

 

Lectuurstip: Domisch, Michel E./Désirée H. Ladwig (Hrsg.) (2006). Handboek medewerkersonderzoeken. 2de editie. Berlijn/Heidelberg: Springer.
➔ Het gepresenteerde verloop sluit inhoudelijk aan op het actieplan van Domisch/Ladwig (zie afb. 3a, blz. 12 - 14), maar is door ons sterk samengevat en deels aangevuld.

 

Conclusie: Medewerkersonderzoek – een onderschat instrument voor interne communicatie

Zeker in de afgelopen jaren is duidelijk geworden dat bedrijven alleen succesvol kunnen zijn als zij de behoeften van hun medewerkers niet negeren. Een medewerkersonderzoek is de eerste stap en een belangrijk instrument om mogelijke problemen te herkennen en directe uitwisseling in het team te bevorderen.

Uiteindelijk is een medewerkersonderzoek daarom een goed feedbackinstrument omdat daarmee blinde vlekken, die juist in grote organisaties bij leidinggevenden kunnen ontstaan, zichtbaar worden gemaakt. Het succes van een medewerkersonderzoek hangt grotendeels af van hoe bedrijfsleiding en teamleiders met de resultaten omgaan. In die zin zou een dergelijk onderzoek niet alleen problemen moeten identificeren, maar ook de benodigde veranderingen in werking stellen.

 

 

---

---

 

---

 

De volgende onderwerpen kunnen je ook interesseren:

• Hoofdstuk: Kwalitatief en kwantitatief onderzoek: Verschillen en voorbeelden
• Hoofdstuk: Empirisch onderzoek in afstudeerwerken: Verloop, tips en voorbeeld
• Startpagina Empirisch Weten: Vind het juiste hoofdstuk voor je vraag