Umfragen importieren und direkt mit Befragung loslegen

Oft gibt es die Fragen für deine Umfrage längst: als Word-Datei von der Befragung im letzten Jahr, als PDF aus einem Umfrage-Tool, mit dem du nicht mehr glücklich bist, oder als lose Sammlung, die ihr im Team in einem gemeinsamen Dokument zusammengetragen habt. Das alles jetzt noch einmal Frage für Frage abzutippen, ist mühsam und kostet Zeit, die du lieber in die eigentliche Befragung steckst.

Eine bestehende Umfrage importierst du bei empirio.ai, indem du im Dashboard unter Neue Umfrage die Option Umfrage importieren wählst und dein Dokument als PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV oder TXT hochlädst. Die KI liest die Datei aus, erkennt Fragen und Antwortmöglichkeiten und überträgt sie 1:1 in einen digitalen Fragebogen, mit dem du sofort loslegen kannst.

Wir zeigen dir, in welchen Situationen sich der Import besonders lohnt, welche Dateien du hochladen kannst und worauf du achten solltest, wenn du einen Papierfragebogen digitalisierst oder mit deiner Umfrage von einem anderen Tool zu empirio.ai umziehst.

📌 Das Wichtigste im Überblick

• Mit empirio.ai importierst du bestehende Umfragen und Dokumente mit wenigen Klicks.
• Die KI überträgt Fragen und Antwortmöglichkeiten 1:1 in einen Online-Fragebogen.
• Möglich sind PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV und TXT bis 10 MB.
• Der Import eignet sich für Toolwechsel, Papierfragebögen und Team-Entwürfe.
• Nach dem Import prüfst du den Fragebogen kurz und teilst ihn sofort.

Wann sich der Import einer Umfrage lohnt

Der Import lohnt sich immer dann, wenn deine Fragen schon irgendwo aufgeschrieben sind und du sie nicht noch einmal neu formulieren oder eintippen möchtest. In der Praxis begegnen uns dabei vor allem vier Situationen, die dir vielleicht bekannt vorkommen:

• Du willst dein Umfrage-Tool wechseln. Deine Umfrage läuft bereits digital, aber das bisherige Tool gefällt dir nicht mehr, ist dir zu teuer geworden oder speichert die Daten außerhalb der EU. In diesem Fall exportierst du den Fragebogen als PDF oder Word-Datei und lädst ihn bei empirio.ai wieder hoch.
• Ihr habt im Team gesammelt. Beim Brainstorming habt ihr in einem gemeinsamen Dokument oder auf den Folien eines Workshops festgehalten, welche Fragen in die Umfrage gehören. Statt die Liste mühsam zu übertragen, lädst du genau dieses Dokument hoch und kannst direkt mit der Befragung starten.
• Du willst einen Papierfragebogen digitalisieren. Bisher hast du deine Fragen auf Papier gestellt, zum Beispiel im Verein, in der Arztpraxis oder bei den Gästen deiner Pension. Jetzt soll die Befragung online laufen, damit am Ende niemand mehr Kreuzchen zählen und Antworten abtippen muss.
• Der Fragebogen wurde bisher als Datei verschickt. Die jährliche Befragung ging bislang als Word-Anhang per E-Mail an alle raus und kam ausgefüllt in deinem Postfach zurück. Als Online-Umfrage landen sämtliche Antworten dagegen automatisch an einem Ort, wo du sie sofort auswerten kannst.

Egal aus welchem Grund du importierst: Bei empirio.ai lädst du deine Unterlagen einfach hoch und unsere KI erstellt daraus einen digitalen Fragebogen. Dabei übernimmt sie jede Frage im Wortlaut deines Dokuments und ordnet ihr den passenden Fragetyp mit den richtigen Antwortmöglichkeiten zu.

Wann du besser anders startest

Hast du dagegen noch gar keine Fragen, bringt dir der Import wenig, denn die KI überträgt nur, was schon da ist. In diesem Fall beschreibst du dein Vorhaben unter Mit KI erstellen in ein, zwei Sätzen und lässt dir einen ersten Entwurf schreiben, oder du startest mit einer fertigen Vorlage. Wie du einen guten Fragebogen von Grund auf planst, zeigt unser Leitfaden zum Fragebogen erstellen.

Welche Dateien du importieren kannst

empirio.ai liest Dokumente in den Formaten PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV und TXT, solange eine Datei nicht größer als 10 MB ist. Pro Import lädst du genau eine Datei hoch. Je klarer die Fragen darin formuliert und voneinander getrennt sind, desto genauer wird auch der Fragebogen, den die KI daraus erstellt.

Kann ich aus einem Word-Dokument eine Umfrage machen?

Ein Word-Dokument ist ein typischer Ausgangspunkt, denn viele Fragebögen entstehen genau dort. Lade die Datei im Format DOCX hoch. Am besten klappt es, wenn jede Frage in einer eigenen Zeile steht und die Antwortmöglichkeiten direkt darunter folgen, so wie du es auch auf einem gedruckten Bogen machen würdest. Ältere Word-Dateien mit der Endung .doc speicherst du vorher einmal als .docx.

Kann ich aus einem PDF eine Umfrage machen?

Auch ein PDF kannst du direkt hochladen, zum Beispiel den Export aus deinem bisherigen Umfrage-Tool oder die Druckvorlage eines Papierfragebogens. Die KI liest die Fragen aus dem Dokument und macht daraus einen Online-Fragebogen, den du per Link teilst. Anders als bei einem ausfüllbaren PDF musst du die Antworten danach nicht einzeln einsammeln.

Kann ich aus einer Excel-Tabelle eine Umfrage machen?

Eine Excel-Tabelle im Format XLSX eignet sich gut, wenn ihr eure Fragen als Liste gesammelt habt, etwa in einem Fragenkatalog für die jährliche Mitarbeiterbefragung. Übersichtlich wird es, wenn in jeder Zeile eine Frage steht und die Antwortmöglichkeiten in den Spalten daneben.

Kann ich aus einer PowerPoint-Präsentation eine Umfrage machen?

Wenn ihr die Fragen in einem Workshop oder Kick-off auf Folien zusammengetragen habt, lädst du die Präsentation einfach als PPTX hoch. Die KI übernimmt die Fragen von den Folien in deinen Fragebogen, sodass du die Inhalte nicht erst in ein anderes Dokument kopieren musst.

Kann ich aus einer CSV- oder Textdatei eine Umfrage machen?

Auch einfache Formate funktionieren. Eine CSV-Datei bietet sich an, wenn deine Fragen aus einem anderen System oder Tabellenprogramm stammen. Fragen, die du dir in einer Notiz-App oder in einer E-Mail notiert hast, kopierst du schnell in eine TXT-Datei und lädst sie ohne weitere Formatierung hoch.

Was beim Import nicht funktioniert

• Bilder wie Fotos oder Screenshots eines Fragebogens kann der Import nicht verarbeiten.
• Einen Link zu einer Online-Umfrage kann die KI nicht öffnen. Speichere die Umfrage deshalb als PDF, statt nur ihre Adresse einzufügen.
• Dokumente aus Online-Office-Programmen lädst du vorher als DOCX, XLSX oder PPTX herunter.
• Einen Papierfragebogen importierst du am besten über die Originaldatei, aus der er damals gedruckt wurde, sofern es sie noch gibt.

Umfrage importieren in 3 Schritten

Der eigentliche Import ist in wenigen Klicks erledigt: Du wählst im Dashboard den Import aus, lädst deine Datei hoch und bekommst einen fertigen Fragebogen, den du sofort teilen oder vorher noch im Editor anpassen kannst. Alles, was du dafür brauchst, ist ein Konto bei empirio.ai.

Schritt 1: Im Dashboard „Umfrage importieren“ wählen

Klicke im Dashboard auf Neue Umfrage. Auf der folgenden Seite Wie möchtest du starten? stehen dir vier Wege zur Auswahl: Mit KI erstellen, Umfrage importieren, Mit leerer Umfrage starten und Templates ansehen. Für den Import wählst du die Kachel Umfrage importieren.

Schritt 2: Datei hochladen und die KI arbeiten lassen

Ziehe deine Datei in das Upload-Feld oder klicke hinein, um sie auf deinem Rechner auszuwählen. Mit einem Klick auf Umfrage erstellen startest du anschließend den Import. Jetzt analysiert die KI dein Dokument, erkennt Fragen, Antwortmöglichkeiten und Skalen und erstellt daraus Schritt für Schritt deinen Fragebogen. Solange sie arbeitet, siehst du den Hinweis KI erstellt deine Umfrage.

Schritt 3: Fertig, prüfen und loslegen

Sobald die KI fertig ist, steht dein Fragebogen bereit. Du kannst ihn direkt per Link oder mit einem QR-Code teilen oder vorher im Editor anpassen, also Fragen umformulieren, die Reihenfolge ändern, einen anderen Fragetyp wählen oder ein Design aussuchen. In der Vorschau siehst du jederzeit, wie die Umfrage später bei deinen Teilnehmenden aussieht.

Nach dem Import: Was du kurz prüfen solltest

Die KI überträgt deinen Fragebogen zwar 1:1, sie kennt aber nicht jede Absicht, die hinter deinen Fragen steckt. Deshalb lohnt sich ein kurzer Blick über das Ergebnis, bevor der Link an deine Teilnehmenden rausgeht. Meist reichen dafür fünf Minuten, in denen du vor allem auf diese Punkte achtest:

• Jede Frage hat den passenden Fragetyp.
• Alle Antwortmöglichkeiten sind vollständig übernommen.
• Skalen haben die richtigen Endpunkte und Beschriftungen.
• Pflichtfragen sind nur dort gesetzt, wo du sie brauchst.
• Willkommens- und Abschlussseite passen zu deiner Befragung.
• Ein kurzer Testlauf auf dem Handy funktioniert.

Am genauesten solltest du dir die Fragetypen ansehen. Auf Papier steht eine Bewertung oft als Reihe von Kästchen, online soll daraus aber eine Skala werden und keine Mehrfachauswahl. Welcher Typ zu welcher Frage passt, zeigt dir unsere Übersicht der Fragetypen im Fragebogen. Hat dein alter Fragebogen mit Anweisungen wie „Weiter mit Frage 7“ gearbeitet, setzt du diese Sprünge online als Logik und Verzweigungen um, die ab dem Tarif Lite verfügbar sind. Für einen freundlichen Einstieg sorgt die Willkommensseite, für die du in unserem Beitrag zum Begrüßungstext passende Formulierungsbeispiele findest.

Papierfragebogen digitalisieren: Worauf du achten solltest

Einen Papierfragebogen digitalisierst du am einfachsten über die Datei, aus der er ursprünglich gedruckt wurde. Du lädst sie wie gewohnt hoch und teilst den fertigen Fragebogen danach als Online-Umfrage. Die Fragen bleiben dabei gleich, nur das Ausfüllen und Auszählen läuft ab jetzt digital.

Möchtest du die neuen Ergebnisse mit früheren Papierrunden vergleichen, solltest du Wortlaut und Antwortskalen möglichst unverändert lassen. Da Online- und Papierfragebögen beide ohne Interviewer ausgefüllt werden, ist das Risiko von Moduseffekten bei dieser Kombination laut den GESIS Survey Guidelines zu Mixed-Mode-Befragungen geringer als bei einer Kombination mit Interviews. Ganz verschwinden solche Effekte allerdings nicht, weshalb du Sprünge bei einzelnen Fragen mit etwas Vorsicht deuten solltest.

Ein paar Stellen solltest du beim Wechsel trotzdem anpassen, weil sie online keinen Sinn mehr ergeben oder auf dem Handy stören:

• Felder für Name und Unterschrift gehören in eine Online-Umfrage meist nicht hinein. Wenn du anonym befragen möchtest, lässt du sie weg und liest vorher nach, worauf es bei einer anonymen Umfrage ankommt.
• Große Tabellen mit vielen Zeilen lassen sich auf dem Smartphone nur mühsam ausfüllen. Teile sie deshalb lieber in mehrere kurze Fragen auf.
• Hinweise zum Ausfüllen wie „Bitte ankreuzen“ oder „Bitte in Druckbuchstaben“ kannst du ersatzlos streichen.

Bereits ausgefüllte Papierbögen übertragen

Liegen dir schon ausgefüllte Papierbögen aus einer laufenden Runde vor, überträgt der Import diese Antworten nicht, denn er liest nur den Fragebogen selbst ein. Du kannst die Bögen aber über den Link deiner Online-Umfrage nachträglich eingeben, einen nach dem anderen, sodass am Ende alle Antworten gemeinsam in derselben Auswertung landen. Ob die Online-Befragung für dein Vorhaben insgesamt besser passt als Papier, klären wir in unserem Beitrag zu den Vorteilen und Nachteilen einer Online-Befragung.

Auch offline Teilnehmende erreichen

Wenn du auch weiterhin Menschen erreichen möchtest, die bisher den Papierbogen in die Hand gedrückt bekommen haben, hängst du einen Aushang mit QR-Code auf oder legst einen kleinen Zettel aus. So finden auch sie ohne Umweg zur Online-Umfrage.

Umfrage-Tool wechseln: So ziehst du mit deinem Fragebogen um

Wenn du dein Umfrage-Tool wechselst, nimmst du deinen Fragebogen einfach als Datei mit und lädst ihn bei empirio.ai wieder hoch. Ein spezielles Exportformat, das genau zu empirio.ai passt, brauchst du dafür nicht, denn ein PDF oder eine Word-Datei reicht völlig aus. Am besten gehst du in vier Schritten vor:

1. Fragebogen exportieren. Lade den Fragebogen in deinem bisherigen Tool als PDF oder Word-Datei herunter. Bietet das Tool keinen Export an, druckst du die Vorschau einfach als PDF.
2. Bisherige Ergebnisse sichern. Lade auch die gesammelten Antworten als Excel- oder CSV-Datei herunter, denn der Import überträgt nur den Fragebogen und nicht die Antworten, die schon eingegangen sind.
3. Bei empirio.ai importieren. Über Neue Umfrage und Umfrage importieren lädst du die Datei hoch und schaust dir das Ergebnis anschließend kurz im Editor an.
4. Links austauschen. Ersetze den alten Link überall dort, wo er bisher stand, also in E-Mails, auf deiner Website, auf Aushängen und in QR-Codes. Danach schließt du die alte Umfrage, damit dort niemand mehr antwortet.

Läuft deine Befragung regelmäßig, etwa einmal im Jahr, wechselst du am besten zwischen zwei Runden. So vermeidest du, dass Antworten aus derselben Runde in zwei verschiedenen Tools landen und du sie später mühsam zusammenführen musst.

Fazit

Wenn die Fragen für deine Umfrage schon existieren, musst du sie nicht noch einmal schreiben. Du lädst das Dokument bei empirio.ai hoch, lässt die KI daraus einen Online-Fragebogen erstellen und prüfst ihn kurz, bevor du ihn teilst. Unser Rat: Nimm dir für diese Prüfung fünf Minuten Zeit und mach einen Testlauf auf dem Handy, dann kann deine Befragung oft noch am selben Tag starten.

Wie es weitergeht

• Du willst den Fragebogen noch verbessern? Fragebogen erstellen: Anleitung und Tipps
• Du willst auch offline Teilnehmende erreichen? Umfrage mit QR-Code erstellen
• Du planst eine Befragung im Unternehmen? Leitfaden zur Mitarbeiterbefragung

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