Indagini sui dipendenti: Guida e tutto ciò che devi sapere

Crisi sanitarie, economiche e politiche, nonché il conseguente desiderio di migliori salari e maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata, hanno trasformato per sempre il nostro mondo del lavoro. Sono finiti i tempi in cui i dipendenti lavoravano per tutta la vita in un'azienda. Invece, sia le piccole aziende familiari che i grandi gruppi aziendali si trovano attualmente di fronte alla sfida di riconoscere tempestivamente le esigenze dei loro dipendenti e agire di conseguenza.

Il feedback onesto dei dipendenti è uno strumento importante per influenzare positivamente la loro motivazione, soddisfazione e, in ultima analisi, anche le loro prestazioni. Per ottenere questo, non c'è quasi nessuna altra alternativa se non intervistare i dipendenti su vari aspetti della loro vita lavorativa quotidiana.

 

In questo articolo, ti mostriamo come appare un sondaggio riuscito tra i dipendenti e quali fattori devono essere assolutamente considerati.

Definizione, funzione e contenuto: Cosa rende un sondaggio tra dipendenti di successo?

Un sondaggio tra i dipendenti è un'indagine sistematica dei dipendenti per conto dell'azienda che raccoglie varie informazioni sui loro atteggiamenti, aspettative o esigenze in una specifica area dell'ambiente di lavoro. Un buon sondaggio tra i dipendenti dovrebbe includere anche possibili suggerimenti di miglioramento.

Nella maggior parte dei casi, è opportuno che il consiglio aziendale eletto dai dipendenti sia responsabile del sondaggio o almeno coinvolto nella valutazione: Ciò non solo garantisce una maggiore accettazione degli intervistati, ma è anche previsto dalla legge!

Il contenuto concreto di un sondaggio tra dipendenti dipende principalmente dagli obiettivi aziendali specifici, ma si riferisce tipicamente a queste aree tematiche:

• Organizzazione del lavoro e condizioni di lavoro: Attività quotidiane (orario di lavoro, divisione del lavoro, processi lavorativi), carico di lavoro (stress, straordinari, volume di lavoro), design del posto di lavoro (rumore, illuminazione, temperatura ambiente, ergonomia del posto di lavoro), soddisfazione generale del lavoro in azienda
• Stipendio e benefici sociali: Guadagni rispetto ad altre aziende, adeguatezza della retribuzione, desideri salariali, necessità di ulteriore formazione
• Comunicazione e collaborazione: Comportamento dei supervisori, relazione con i supervisori e i colleghi, capacità tecnica e competenza nel team, desiderio di attività di team building, clima aziendale
• Valutazione della propria capacità o disponibilità di prestazioni: Difficoltà nell'esercizio dell'attività, opportunità di sviluppo, importanza del lavoro, potenziale di sviluppo professionale, motivazione personale

 

Nella pratica, si distingue tra un sondaggio completo tra dipendenti (= domande generali su molti argomenti) e un sondaggio specializzato tra dipendenti (= domande dettagliate su un solo argomento). Indipendentemente dal tipo, un sondaggio dovrebbe essere completato entro 40-50 minuti e non dovrebbe superare circa 60 domande, altrimenti diminuisce la disponibilità degli intervistati a completare il questionario.

 

Caratteristiche di un sondaggio tra dipendenti: Cosa conta davvero?

Perché un sondaggio tra i dipendenti abbia successo, secondo Walter Bungard, uno dei principali ricercatori tedeschi nel campo della psicologia economica, del lavoro e organizzativa, deve soddisfare, tra gli altri, le seguenti caratteristiche:

• Il sondaggio dovrebbe essere standardizzato, scritto e mirato: La formulazione del questionario è decisiva per la validità dei dati raccolti. Se si vuole scoprire se i dipendenti sono soddisfatti, una semplice domanda sulla soddisfazione non è sufficiente. Invece, l'argomento dovrebbe essere suddiviso in vari aspetti (ad esempio, attraverso diverse domande su stress, orari di lavoro o processi di lavoro specifici in azienda).
• Tutti i dipendenti devono avere la stessa possibilità di partecipare al sondaggio: Tuttavia, non dovrebbe esserci alcuna coercizione, poiché solo la partecipazione volontaria fornisce risultati affidabili. L'anonimato garantito è la condizione più importante affinché i dipendenti diano risposte oneste piuttosto che socialmente desiderabili.
• I risultati devono essere ottenuti e analizzati entro due o quattro settimane: L'analisi dei dati dovrebbe idealmente identificare aree problematiche in cui possono essere implementate successivamente misure concrete di miglioramento.
• I supervisori o i leader di team dovrebbero discutere i risultati e i suggerimenti di soluzione a possibili problemi in una riunione aperta con i dipendenti: L'implementazione effettiva dei suggerimenti deve avvenire tempestivamente in modo che i dipendenti prendano sul serio il prossimo sondaggio. L'efficacia delle misure di cambiamento deve essere verificata nel successivo sondaggio tra dipendenti.

 

Suggerimento di lettura: Bungard, Walter et al. (2007). Mitarbeiterbefragung – was dann...? MAB und Folgeprozesse erfolgreich gestalten. Heidelberg: Springer Medizin.
➔ soprattutto il capitolo 2: Pianificazione e conduzione di sondaggi tra dipendenti

 

I sondaggi tra dipendenti dovrebbero avvenire a intervalli regolari (ad esempio, una volta al trimestre), con i risultati più vecchi sempre confrontati con i più recenti. Un sondaggio di successo tra i dipendenti non è quindi un'azione una tantum, ma dovrebbe essere considerato come un elemento continuo dei processi aziendali!

Preparazione, pianificazione e procedura: Cosa bisogna considerare in un sondaggio tra dipendenti?

Affinché un sondaggio aziendale tra dipendenti porti a risultati utili, l'intero progetto deve essere pianificato in dettaglio. I ricercatori del gruppo di ricerca di Amburgo (F.G.H.), che hanno affrontato intensamente il tema dell'organizzazione del lavoro nel loro progetto, suggeriscono il seguente piano d'azione per il procedimento di un sondaggio tra dipendenti:

 

Fase 1: Pianificazione organizzativa

• Discussione degli obiettivi: Gli obiettivi del sondaggio sono stabiliti con tutte le parti interessate (dirigenti, capi dipartimento, consiglio aziendale). Da rappresentanti di varie aree aziendali, deve essere costituito il team responsabile dell'organizzazione del sondaggio.
• Decisione: Il team del progetto crea un concetto approssimativo (contenuto, ambito, pubblico di destinazione, sforzo, procedura) e lo discute con la gestione.
• Concetto dettagliato: Sulla base della discussione con la gestione, viene sviluppato un concetto dettagliato per l'intero progetto (questionario, valutazione, implementazione dei risultati).

 

Fase 2: Implementazione pratica

• Marketing: In collaborazione con il dipartimento di marketing, viene creato un concetto di marketing per motivare il maggior numero possibile di dipendenti a partecipare. Questo include fogli informativi sullo scopo del sondaggio, articoli sulla intranet, circolari, ecc.
• Sondaggio: Il questionario viene distribuito in modo mirato e il sondaggio viene condotto in modo anonimo.
• Presentazione dei risultati: Il sondaggio viene valutato secondo criteri predeterminati e quindi discusso con i partecipanti di tutti i livelli (dirigenti, leader di team e dipendenti) insieme o in modo scalonato.

 

Fase 3: Implementazione dei risultati

• Piani d'azione: Sulla base dei risultati, vengono stabilite misure concrete a livello aziendale.
• Realizzazione: I processi di cambiamento vengono effettuati in coordinamento con i dipartimenti responsabili.
• Verifica del successo: I risultati intermedi vengono registrati a livello gestionale. L'efficacia delle misure deve essere verificata mediante un ulteriore sondaggio tra dipendenti sfasato nel tempo.

 

Suggerimento di lettura: Domisch, Michel E./Désirée H. Ladwig (Hrsg.) (2006). Handbuch Mitarbeiterbefragung. 2. Auflage. Berlin/Heidelberg: Springer.
➔ La procedura presentata si basa sostanzialmente sul piano d'azione di Domisch/Ladwig (vedi Fig. 3a, p. 12 - 14), ma è stata notevolmente riassunta da noi e parzialmente integrata.

 

Conclusione: Sondaggio tra dipendenti – uno strumento sottovalutato per la comunicazione interna

Proprio negli ultimi anni, è diventato chiaro che le aziende possono avere successo solo se non ignorano le esigenze dei loro dipendenti. Un sondaggio tra i dipendenti è il primo passo e uno strumento importante per identificare possibili problemi e promuovere lo scambio diretto all'interno del team.

In ultima analisi, un sondaggio tra i dipendenti è un buon strumento di feedback perché rende visibili i punti ciechi che possono svilupparsi nei leader in grandi organizzazioni. Il successo di un sondaggio tra dipendenti dipende in gran parte da come la gestione aziendale e i leader di team gestiscono i risultati. In questo senso, un tale sondaggio non dovrebbe solo identificare i problemi, ma anche avviare i cambiamenti necessari.

 

 

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