Cambios sanitarios, económicos y políticos, así como el deseo resultante de mejores salarios y mayor equilibrio entre trabajo y vida han transformado nuestro mundo laboral para siempre. Terminaron los tiempos en los que los empleados trabajaban toda la vida en una empresa. En cambio, tanto las pequeñas empresas familiares como los grandes conglomerados enfrentan actualmente el desafío de reconocer las necesidades de sus empleados a tiempo y actuar en consecuencia.
La retroalimentación honesta de los propios empleados es una herramienta importante para influir positivamente en su motivación, satisfacción y, en última instancia, su desempeño. Para obtenerla, apenas hay alternativa que no sea hacer preguntas a los empleados sobre varios aspectos de su vida laboral cotidiana.
En este artículo mostramos cómo se ve una encuesta de empleados exitosa y qué factores deben considerarse absolutamente.
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Definición, función y contenido: ¿Qué hace exitosa una encuesta de empleados?
Una encuesta de empleados se entiende como una encuesta sistemática de empleados encargada por la empresa, que recopila información sobre sus actitudes, expectativas o necesidades en un área específica del entorno laboral. Una buena encuesta de empleados también debe considerar posibles mejoras.
En la mayoría de los casos, es apropiado que el consejo de trabajadores elegido por los empleados sea responsable de la encuesta o al menos esté involucrado en la evaluación: esto no solo proporciona mayor aceptación de los encuestados, sino que también está regulado legalmente.
El contenido específico de una encuesta de empleados depende en primer lugar de los objetivos operacionales específicos, pero generalmente se relaciona con estas áreas temáticas:
- Organización del trabajo y condiciones laborales: Actividades diarias (horario laboral, división del trabajo, procesos de trabajo), carga laboral (estrés, horas extra, volumen de trabajo), diseño del lugar de trabajo (ruido, luz, temperatura ambiente, ergonomía en el lugar de trabajo), satisfacción general con el trabajo en la empresa
- Salario y prestaciones sociales: Ingresos en comparación con otras empresas, adecuación de la compensación, deseos de salario, necesidades de formación continua
- Comunicación y colaboración: Comportamiento de la dirección, relación con supervisor y compañeros, capacidad técnica y competencia en el equipo, deseo de actividades de formación de equipos, clima empresarial
- Evaluación de la propia capacidad o disposición de desempeño: Dificultades en el desempeño de la actividad, oportunidades de desarrollo, importancia del trabajo, potencial de desarrollo profesional, motivación personal
En la práctica, se distingue entre una encuesta de empleados integral (preguntas generales sobre muchos temas) y una encuesta de empleados especial (preguntas detalladas sobre un solo tema). Independientemente de su tipo, una encuesta debe completarse en 40 a 50 minutos y no debe exceder aproximadamente 60 preguntas, de lo contrario disminuye la disposición de los encuestados a completar el cuestionario.
Características de una encuesta de empleados: ¿Qué es lo que realmente importa?
Para que una encuesta de empleados sea exitosa, según Walter Bungard, uno de los principales investigadores alemanes en psicología económica, laboral y organizacional, debe cumplir con las siguientes características, entre otras:
- La encuesta debe ser estandarizada, escrita y orientada a objetivos: La formulación del cuestionario es decisiva para la validez de los datos recopilados. Si se quiere saber si los empleados están satisfechos, una simple pregunta sobre satisfacción no es suficiente. En cambio, el tema debe dividirse en diferentes aspectos (por ejemplo, a través de diferentes preguntas sobre estrés, horario laboral o procesos de trabajo específicos en la empresa).
- Todos los empleados deben tener la misma oportunidad de participar en la encuesta: Sin embargo, no puede haber coerción, ya que solo la participación voluntaria proporciona resultados confiables. El anonimato garantizado es la condición más importante para que los empleados den respuestas honestas en lugar de respuestas socialmente deseables.
- Los resultados deben determinarse y evaluarse dentro de dos a cuatro semanas: El análisis de datos debe revelar, idealmente, áreas problemáticas donde posteriormente se pueden tomar pasos de mejora específicos.
- Los supervisores o líderes de equipo deben discutir los resultados y propuestas de solución para posibles problemas en una sesión abierta con los empleados: La implementación real de las propuestas debe ocurrir en un corto período de tiempo para que los empleados tomen en serio una encuesta adicional. La efectividad de las medidas de cambio debe verificarse en la siguiente encuesta de empleados.
Sugerencia de lectura: Bungard, Walter et al. (2007). Mitarbeiterbefragung – was dann...? MAB y procesos posteriores diseñados exitosamente. Heidelberg: Springer Medizin.
➔ especialmente Capítulo 2: Planificación y realización de encuestas de empleados
Las encuestas de empleados deben realizarse a intervalos regulares (por ejemplo, una vez por trimestre), con resultados anteriores siempre comparados con resultados más recientes. ¡Una encuesta de empleados exitosa, por lo tanto, no es una acción única, sino que debe considerarse como un elemento continuo de los procesos empresariales!
Preparación, planificación y proceso: ¿Qué se debe considerar en una encuesta de empleados?
Para que una encuesta de empleados empresarial conduzca a conocimientos útiles, todo el proyecto debe planificarse en detalle. Los investigadores del Grupo de Investigación Hamburgo (F.G.H.), que se han ocupado intensamente con el tema de la organización del trabajo, proponen el siguiente plan de acción para el curso de una encuesta de empleados:
1. Fase: Planificación organizacional
- Discusión de objetivos: Los objetivos de la encuesta se establecen con todos los involucrados (directivos, jefes de departamento, consejo de trabajadores). Un equipo responsable de la organización de la encuesta debe formarse con representantes de diferentes áreas empresariales.
- Decisión: El equipo del proyecto elabora un concepto aproximado (contenido, alcance, grupo objetivo, esfuerzo, proceso) y lo analiza con la dirección.
- Concepto detallado: Debido a la consulta con la dirección, se elabora un concepto detallado para todo el proyecto (cuestionario, evaluación, implementación de resultados).
2. Fase: Implementación práctica
- Marketing: En colaboración con el departamento de marketing, se crea un concepto de marketing para motivar a tantos empleados como sea posible a participar. Esto incluye hojas informativas sobre el propósito de la encuesta, artículos en la intranet, circulares, etc.
- Encuesta: El cuestionario se distribuye de manera dirigida y la encuesta se realiza de forma anónima.
- Presentación de resultados: La encuesta se evalúa según criterios previamente establecidos y luego se discute con los involucrados en todos los niveles (directivos, líderes de equipo y empleados) ya sea conjuntamente o de forma escalonada.
3. Fase: Implementación de hallazgos
- Planes de acción: Sobre la base de los resultados, se especifican medidas específicas a nivel empresarial.
- Realización: Los procesos de cambio se llevan a cabo en coordinación con los departamentos especializados responsables.
- Control de éxito: Los resultados intermedios se registran a nivel de dirección. La efectividad de las medidas debe verificarse mediante una encuesta de empleados adicional y separada en el tiempo.
Sugerencia de lectura: Domisch, Michel E./Désirée H. Ladwig (Ed.) (2006). Manual de encuestas de empleados. 2. Edición. Berlín/Heidelberg: Springer.
➔ El procedimiento presentado sigue en contenido el plan de acción de Domisch/Ladwig (ver Fig. 3a, págs. 12-14), pero fue significativamente abreviado y parcialmente expandido por nosotros.
Conclusión: Encuesta de empleados – un instrumento subestimado para la comunicación interna
Especialmente en los últimos años, ha quedado claro que las empresas solo pueden tener éxito si no ignoran las necesidades de sus empleados. Una encuesta de empleados es el primer paso e instrumento importante para identificar problemas posibles y fomentar un intercambio directo en el equipo.
En última instancia, una encuesta de empleados es una buena herramienta de retroalimentación porque revela puntos ciegos que pueden surgir en organizaciones grandes entre los directivos. El éxito de una encuesta de empleados depende significativamente de cómo la dirección de la empresa y los líderes de equipo manejan los resultados. En este sentido, una encuesta no solo debe identificar problemas, sino también impulsar los cambios necesarios.
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