Mitarbeiterbefragungen: Leitfaden & alles Wissenswerte

Gesundheitliche, wirtschaftliche und politische Krisen sowie der daraus resultierende Wunsch nach besserer Bezahlung und mehr Work-Life-Balance haben unsere Arbeitswelt für immer verändert. Vorbei sind die Zeiten, in denen die Mitarbeiter ihr ganzes Leben lang in einem Unternehmen tätig waren. Stattdessen stehen sowohl kleine Familienbetriebe als auch große Konzerne derzeit vor der Herausforderung, die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter rechtzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln.

Ehrliches Feedback von eigenen Mitarbeitern ist dabei ein wichtiges Tool, um ihre Motivation, Zufriedenheit und damit letztendlich auch die Leistung positiv zu beeinflussen. Um dieses zu erhalten, gibt es kaum eine andere Alternative als die Mitarbeiter in Bezug auf verschiedene Aspekte ihres Arbeitsalltags zu befragen.

 

In diesem Beitrag zeigen wir, wie eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung aussieht und welche Faktoren dabei unbedingt berücksichtigt werden müssen.

Definition, Funktion & Inhalt: Was macht eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung aus?

Unter einer Mitarbeiterbefragung versteht man eine systematische Befragung von Mitarbeitern im Auftrag des Unternehmens, die verschiedene Informationen über ihre Einstellungen, Erwartungen oder Bedürfnisse zu einem konkreten Bereich der Arbeitsumgebung sammelt. Eine gute Mitarbeiterbefragung sollte auch mögliche Verbesserungsvorschläge berücksichtigen.

In den meisten Fällen ist es sinnvoll, dass der von Mitarbeitern gewählte Betriebsrat für die Befragung zuständig ist oder zumindest in die Auswertung involviert sein muss: Das sorgt nicht nur für eine höhere Akzeptanz der Befragten, sondern ist sogar gesetzlich geregelt!

Der konkrete Inhalt einer Mitarbeiterbefragung hängt zwar vordergründig von den konkreten betrieblichen Zielen ab, bezieht sich aber typischerweise auf diese Themenbereiche:

• Arbeitsorganisation und Arbeitsbedingungen: Tägliche Tätigkeiten (Arbeitszeit, Arbeitsteilung, Arbeitsprozesse), Arbeitsbelastung (Stress, Überstunden, Arbeitsvolumen), Arbeitsplatzgestaltung (Lärm, Licht, Raumtemperatur, Ergonomie am Arbeitsplatz), Gesamtzufriedenheit mit der Arbeit im Unternehmen
• Gehalt und Sozialleistungen: Verdienst im Vergleich zu anderen Unternehmen, Angemessenheit der Bezahlung, Gehaltswünsche, Weiterbildungsbedarf
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Vorgesetztenverhalten, Beziehung zum Vorgesetzten und Kollegen, fachliche Fähigkeit und Kompetenz im Team, Wunsch nach Teambildungsmaßnahmen, Betriebsklima
• Einschätzung der eigenen Leistungsfähigkeit oder -bereitschaft: Schwierigkeiten beim Ausüben der Tätigkeit, Entfaltungsmöglichkeiten, Wichtigkeit der Arbeit, berufliches Entwicklungspotenzial, persönliche Motivation

 

In der Praxis wird zwischen einer umfassenden Mitarbeiterbefragung (= generelle Fragen zu relativ vielen Themen) und einer speziellen Mitarbeiterbefragung (= ausführliche Fragen zu nur einem Thema). Unabhängig von ihrer Art sollte eine Befragung nach 40 bis 50 Minuten abgeschlossen sein und ca. 60 Fragen nicht überschreiten, sonst sinkt die Bereitschaft der Befragten, den Fragebogen auszufüllen.

 

Eigenschaften einer Mitarbeiterbefragung: Worauf kommt es wirklich an?

Damit eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich ist, muss sie laut Walter Bungard, einem der führenden deutschen Forscher im Bereich der Wirtschafts-, Arbeits- und Organisationspsychologie, unter anderem folgenden Merkmalen gerecht werden:

• Die Befragung sollte standardisiert, schriftlich und zielgerichtet erfolgen: Die Formulierung des Fragebogens ist für die Validität der erhobenen Daten entscheidend. Möchte man erfahren, ob die Mitarbeiter zufrieden sind, reicht eine bloße Frage nach Zufriedenheit nicht aus. Stattdessen sollte das Thema auf verschiedene Aspekte aufgeteilt werden (z.B. durch verschiedene Fragen zu Stress, Arbeitszeit oder konkreten Arbeitsprozessen im Unternehmen).
• Alle Mitarbeiter müssen die gleiche Chance bekommen, an der Befragung teilzunehmen: Einen Zwang darf es dennoch nicht geben, denn nur eine freiwillige Teilnahme liefert zuverlässige Ergebnisse ab. Garantierte Anonymität ist die wichtigste Voraussetzung, damit die Mitarbeiter ehrliche statt sozial erwünschte Antworten geben.
• Die Ergebnisse müssen innerhalb von zwei bis vier Wochen ermittelt und ausgewertet werden: Die Datenanalyse sollte im Idealfall solche Problembereiche aufdecken, wo anschließend konkrete Verbesserungsschritte angesetzt werden können.
• Die Vorgesetzten oder Teamleiter sollten die Ergebnisse sowie Lösungsvorschläge zu möglichen Problemen in einer offenen Runde mit den Mitarbeitern diskutieren: Eine tatsächliche Umsetzung der Vorschläge muss zeitnah erfolgen, damit die Mitarbeiter eine weitere Befragung ernst nehmen. Die Effektivität von Veränderungsmaßnahmen sollte in der darauffolgenden Mitarbeiterbefragung überprüft werden.

 

Literaturtipp: Bungard, Walter et al. (2007). Mitarbeiterbefragung – was dann...? MAB und Folgeprozesse erfolgreich gestalten. Heidelberg: Springer Medizin.
➔ vor allem Kapitel 2: Mitarbeiterbefragungen planen und durchführen

 

Mitarbeiterbefragungen sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden (z.B. einmal im Quartal), wobei ältere Ergebnisse stets mit den neueren verglichen werden müssen. Eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung ist also keine einmalige Sonderaktion, sondern sollte als kontinuierliches Element der Unternehmensprozesse betrachtet werden!

Vorbereitung, Planung & Ablauf: Was ist bei einer Mitarbeiterbefragung zu beachten?

Damit eine betriebliche Mitarbeiterbefragung zu brauchbaren Erkenntnissen führt, muss das gesamte Projekt detailliert vorausgeplant werden. Forschende der Forschungsgruppe Hamburg (F.G.H.), die sich im Rahmen ihres Projekts intensiv mit dem Thema der Arbeitsorganisation auseinandergesetzt haben, schlagen folgenden Aktionsplan für den Ablauf einer Mitarbeiterbefragung vor:

 

1. Phase: Organisatorische Planung

• Zieldiskussion: Ziele der Befragung werden mit allen Beteiligten (Führungskräfte, Abteilungsleiter, Betriebsrat) festgelegt. Aus Vertretern verschiedener Unternehmensbereiche muss das für die Organisation der Befragung zuständige Team gebildet werden.
• Entscheidung: Das Projektteam erstellt ein grobes Konzept (Inhalt, Umfang, Zielgruppe, Aufwand, Ablauf) und bespricht dieses mit der Geschäftsleitung.
• Detailkonzept: Aufgrund des Absprache mit der Geschäftsleitung wird ein detailliertes Konzept für das Gesamtvorhaben ausgearbeitet (Fragebogen, Auswertung, Umsetzung der Ergebnisse).

 

2. Phase: Praktische Durchführung

• Marketing: In Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung wird ein Marketingkonzept erstellt, um so viele Mitarbeiter wie möglich zur Teilnahme zu motivieren. Dazu zählen Informationsblätter zum Zweck der Befragung, Artikel im Intranet, Rundschreiben usw.
• Befragung: Der Fragebogen wird gezielt verteilt und die Befragung wird anonym durchgeführt.
• Ergebnisdarstellung: Die Befragung wird nach vorher festgelegten Kriterien ausgewertet und anschließend mit den Beteiligten aus allen Ebenen (Führungskräfte, Teamleiter und Mitarbeiter) entweder gemeinsam oder gestaffelt diskutiert.

 

3. Phase: Umsetzung der Erkenntnisse

• Aktionspläne: Aufgrund der Ergebnisse werden konkrete Maßnahmen auf der gesamten Unternehmensebene festgelegt.
• Realisierung: Veränderungsprozesse werden in Koordination mit zuständigen Fachbereichen durchgeführt.
• Erfolgskontrolle: Zwischenergebnisse werden auf der Führungsebene festgehalten. Die Erfolgswirksamkeit muss durch eine erneute und zeitlich versetzte Mitarbeiterumfrage überprüft werden.

 

Literaturtipp: Domisch, Michel E./Désirée H. Ladwig (Hrsg.) (2006). Handbuch Mitarbeiterbefragung. 2. Auflage. Berlin/Heidelberg: Springer.
➔ Der vorgestellte Ablauf orientiert sich inhaltlich an dem Aktionsplan von Domisch/Ladwig (siehe Abb. 3a, S. 12 - 14), wurde aber von uns stark zusammengefasst und teilweise ergänzt.

 

Fazit: Mitarbeiterumfrage – ein unterschätztes Instrument für die interne Kommunikation

Gerade in den letzten Jahren ist es deutlich geworden, dass Unternehmen nur dann erfolgreich sein können, wenn sie die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter nicht ignorieren. Eine Mitarbeiterumfrage ist der erste Schritt und ein wichtiges Instrument, um mögliche Probleme zu erkennen und einen direkten Austausch im Team zu fördern.

Letztendlich ist eine Mitarbeiterumfrage deswegen ein gutes Feedbackinstrument, weil damit blinde Flecken, die gerade in großen Organisationen bei den Führungskräften entstehen können, sichtbar gemacht werden. Der Erfolg einer Mitarbeiterumfrage hängt dabei maßgeblich davon ab, wie Unternehmensführung und Teamleiter mit den Ergebnissen umgehen. In diesem Sinn sollte eine solche Umfrage nicht nur Probleme identifizieren, sondern auch die benötigten Veränderungen anstoßen.