Protección de datos y RGPD en encuestas: Guía y plantillas

¿Le darías a un extraño en la calle datos personales como tu nombre, edad, profesión o información sobre tu estado de salud? Probablemente no sin una buena razón y solo si sabes exactamente qué sucede con tus datos. Con toda razón, la protección de datos en Alemania y especialmente en la ciencia siempre ha sido un tema importante.

Desde que entró en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) el 25 de mayo de 2018, todas las empresas, organizaciones y operadores de sitios web deben ocuparse seriamente de cómo procesan los datos personales de sus usuarios. Si deseas crear una encuesta para tu trabajo de investigación, ocuparse de los requisitos actuales del RGPD es inevitable.

 

Breve descripción general: datos personales y protección de datos

En las encuestas en línea, la investigación se lleva a cabo típicamente basándose en los datos personales de los encuestados. De conformidad con la Ley Federal de Protección de Datos, esto se refiere a información que se refiere a cualquier persona física y que permite conclusiones sobre su identidad física, fisiológica, genética, psicológica, económica, cultural o social.

La recopilación, el procesamiento o el uso de dichos datos están sujetos a las disposiciones de protección de datos para proteger a las personas afectadas del abuso de datos.

Según la ley, los siguientes datos pertenecen a los datos personales:

• Datos personales generales: nombre, edad, dirección, profesión, nivel de educación, lugar de nacimiento, dirección de correo electrónico
• Características físicas: sexo, color de piel, peso, estatura, color de cabello y ojos
• Números de identificación: documento de identidad, seguro de salud, cuenta, seguro social o número de identificación fiscal
• Datos de clientes y perfiles: datos de aplicaciones, historial de motores búsqueda, historial de pedidos, direcciones IP

 

Legalmente, la investigación con datos personales es posible en principio solo si tales datos se recopilan de forma anónima o si existe consentimiento explícito de las personas afectadas.

Además, existe otro grupo de datos personales que son particularmente sensibles. Las llamadas categorías especiales de datos personales incluyen:

• Información sobre pertenencia étnica, religiosa o política
• Información sobre orientación sexual
• Datos genéticos, sanitarios y biométricos

 

En este caso, la recopilación y el procesamiento solo es posible con el consentimiento de los encuestados.

En ambos casos se aplica: aquellos que no cumplen con las disposiciones legales requeridas de protección de datos al tratar datos personales pueden enfrentar multas sustanciales u otras sanciones. Las disposiciones legales también se aplican cuando los datos personales no están en forma de texto sino de material fotográfico, de audio o de vídeo.

Protección de datos en una encuesta: manejo de datos personales

En las encuestas, las personas son interrogadas en entrevistas abiertas (= encuestas cualitativas) o con cuestionarios estandarizados (= encuestas cuantitativas) sobre sus puntos de vista, actitudes o condiciones de vida. Estas personas no deben ser perjudicadas por la encuesta, razón por la cual aquí se aplica el derecho fundamental a la autodeterminación informativa.

Para que tu encuesta cumpla con las disposiciones legales de protección de datos, debes seguir las siguientes reglas:

• Los datos personales solo pueden ser recopilados con un propósito específico, y las personas afectadas deben consentir explícitamente a este propósito.
• Los datos personales deben ser eliminados cuando ya no sean necesarios para fines de investigación o cuando lo soliciten los encuestados.
• Los datos personales están sujetos al secreto de datos y no pueden ser divulgados a terceros sin el consentimiento de los encuestados.

 

Las disposiciones del RGPD europeo se basan en un principio legal según el cual una acción determinada está fundamentalmente prohibida a menos que se otorgue explícitamente un permiso (= prohibición con reserva de permiso). En la mayoría de los casos, necesitas una declaración de consentimiento escrita para trabajar con datos personales en encuestas.

Al utilizar herramientas de encuestas, también debes asegurarte de que cumplan con las regulaciones europeas de protección de datos y no vendan ilegalmente los datos de tus participantes a terceros. Con servicios con servidores fuera de la UE, debes tener cuidado: se aplica la regulación de protección de datos correspondiente.

 

Declaración de consentimiento en encuestas: una lista de verificación

Una declaración de consentimiento se presenta en la mayoría de las encuestas directamente al principio. De esta manera, estás protegido legalmente y señalas a tus participantes que respetas su privacidad.

Una buena declaración de consentimiento debe contener la siguiente información:

• Identidad e información de contacto de los investigadores
• Propósito específico de la recopilación, procesamiento y uso de datos personales (por ejemplo, proyecto de investigación específico)
• Tipo de procesamiento (por ejemplo, una encuesta)
• Nota sobre trato confidencial de datos personales
• Nota sobre la voluntariedad y la posibilidad de revocar el consentimiento

 

Una declaración de consentimiento no tiene que ser complicada. Lo más importante es que tus participantes sean conscientes de qué datos se recopilan y para qué.

Atención: Algunas ramas científicas, por ejemplo en investigación médica o psicológica, pueden bajo circunstancias especiales usar datos personales sin consentimiento. Las excepciones legales se rigen por la Ley Fundamental sobre libertad de investigación.

En general, el derecho fundamental a la autodeterminación informativa se aplica al procesar datos. Una declaración de consentimiento es a menudo la única forma legalmente segura si deseas trabajar con datos personales.

 

Encuesta anónima: ¿Es posible en absoluto?

El RGPD generalmente solo se aplica si recopila datos personales en absoluto. Existe un concepto de anonimización en la ley de protección de datos que permite que los datos personales se recopilen en investigación sin una declaración de consentimiento. Solo se habla de anonimización completa si se excluye completamente que los datos recopilados puedan atribuirse a una persona identificable.

Sin embargo, es controvertido si tal anonimización completa es posible. Si bien existen procedimientos para anonimizar características de identificación, son laboriosos y costosos y, la mayoría de las veces, no son 100% confiables. Por lo tanto, las encuestas completamente anónimas son poco probables.

En la mayoría de los casos, se trabaja con seudonimización o encriptación de datos, que está sujeta a las disposiciones de protección de datos. Además, el examen de datos personales es esencial para muchos propósitos de investigación, especialmente si se necesitan datos demográficos para comparar respuestas.

 

RGPD en la ciencia: ¿Protección significativa de la privacidad?

En el curso de la digitalización, los datos personales se almacenan en la mayoría de las áreas socialmente relevantes. En muchos campos de investigación, esto ha hecho posible procesos más rápidos y precisos en la recopilación, almacenamiento, evaluación y análisis de grandes volúmenes de datos como nunca antes.

Las leyes europeas aseguran que se cree una base uniforme y vinculante para que los datos recopilados no puedan ser mal utilizados. Aunque ocuparse de la protección de datos y la declaración de consentimiento en el contexto de una encuesta científica puede parecer tedioso, estas medidas legales son en última instancia beneficiosas para todos los involucrados.

Finalmente, esto asegura que la investigación sea segura y justa, sin que los encuestados tengan que preocuparse por el comercio de datos y direcciones ni por el robo de identidad. En la ciencia, donde el ser humano y sus necesidades son lo primero, los investigadores siempre han estado interesados en proteger la privacidad de sus participantes.

 

Lectura complementaria

Scharler, Thomas (2019). Protección de datos compacta: RGPD para operadores de sitios web. Norderstedt: Books on Demand.

Solmecke, Christian/Sibel Kocatepe (2018). RGPD para operadores de sitios web: tu guía para implementación segura. Bonn: Rheinwerk Verlag.

Voigt, Paul/Axel von dem Bussche (2018). Reglamento General de Protección de Datos: manual práctico. Berlin: Springer.

Watteler, Oliver/Thomas Ebel (2019). "Protección de datos en gestión de investigación." Gestión de datos de encuestas. Opladen/Berlin/Toronto: Verlag Barbara Budrich.

 

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