Microsoft Forms alternatief: empirio.ai vergeleken 2026

Microsoft Forms zit al in elk Microsoft-account, en in een organisatie met Microsoft 365 kost het feitelijk niets extra. Voor een aanmelding, een datumuitvraag of een korte quiz staat het formulier binnen vijf minuten klaar, en het sluit naadloos aan op Teams, Outlook en Excel.

We hebben Microsoft Forms en empirio.ai uitgebreid getest en zetten ze hier eerlijk tegenover elkaar: eerst de overeenkomsten, dan de verschillen, dan de sterke en zwakke punten van allebei. Beide tools lossen dezelfde taak op, maar zijn voor verschillende eisen gebouwd, en op meerdere punten wint Microsoft Forms deze vergelijking duidelijk: bij het aantal reacties in een werkaccount, bij de quiz met automatische beoordeling en bij de talen.

Uiteindelijk moet je zelf kunnen beslissen welke van de twee bij jouw plan past. Daarom staat in elke tabel ook vanaf welk pakket een functie bij empirio.ai beschikbaar is, en niet alleen een vinkje.

📌 Kort samengevat

• Microsoft Forms: gratis in elk Microsoft-account, met een werk- of schoolaccount tot vijf miljoen reacties per formulier, naadloos in Teams, Outlook en Excel.
• empirio.ai: gespecialiseerde enquêtetool met moderne vragenlijsten, een eenvoudige editor inclusief AI-ondersteuning en hosting in de EU, geschikt voor veel soorten onderzoek.
• Met een privé Microsoft-account is er geen verwerkersovereenkomst en geen toezegging over de opslaglocatie in de EU, en ligt de grens bij 200 reacties per formulier.

Prijzen, limieten en functies van Microsoft Forms hebben we op 21 augustus 2026 rechtstreeks in de documentatie van Microsoft en op de prijspagina van Microsoft 365 gecontroleerd. Juist bij de gratis pakketten veranderen de voorwaarden in deze categorie vaak, en Microsoft heeft de zakelijke prijzen per 1 juli 2026 verhoogd. Valt je iets op dat niet meer klopt, laat het ons weten: we corrigeren het nog dezelfde dag.

Microsoft Forms of empirio.ai: wat past bij jou?

De overeenkomsten zijn groter dan de meeste vergelijkingen toegeven. Beide tools maken online enquêtes, beide laten zich op een website plaatsen, beide leveren een QR-code en beide blijven blijvend gratis. Wie een eenvoudige uitvraag nodig heeft, komt met allebei aan de finish.

De verschillen beginnen bij het doel:

• Microsoft Forms is een formulierentool uit de Microsoft 365-familie. Gebouwd voor aanmeldingen, uitvragen, quizzen en snelle feedback, nauw verweven met Teams, Outlook en Excel. Los kopen kan niet: alles voorbij de gratis grens hangt aan een Microsoft 365-abonnement.
• empirio.ai is een gespecialiseerde enquêtetool. Meer dan 35 vraagtypen, waaronder matrix, ranking en NPS, een AI die de vragenlijst schrijft en de antwoorden analyseert, en EU-hosting. De prijs daarvoor is een contingent: 50 deelnemers per maand in het gratis pakket, terwijl een werkaccount bij Microsoft Forms vijf miljoen reacties per formulier toestaat.

Stand: augustus 2026.

Let op:

• empirio.ai: veel functies zijn gratis te proberen, ook die uit de betaalde pakketten. Je betaalt pas wanneer een daarvan in een gepubliceerde enquête wordt ingeschakeld. Alle pakketten zijn maandelijks opzegbaar.
• Microsoft Forms: het is niet los te koop. Voor organisaties is Business Basic vanaf 6,07 euro excl. btw per gebruiker per maand bij een jaarabonnement de instap, een prijs die exclusief btw wordt vermeld. Je betaalt daar per gebruiker, niet per enquête.

De talenrij gaat duidelijk naar Microsoft. Meer dan 80 talen in de interface haalt geen enkele gespecialiseerde enquêtetool, en wie in een internationaal concern werkt, merkt dat meteen.

Dat de rij met zwakke punten zo hoog staat, is bewust. Een vergelijking die bij de eigen tool alleen sterke punten kent, is geen vergelijking: wie een quiz met automatische beoordeling nodig heeft, is bij Microsoft Forms beter af, en wie toch al een Microsoft 365-pakket betaalt, krijgt daar een formulierentool zonder extra kosten.

Wat is gratis bij Microsoft Forms en empirio.ai?

Beide tools zijn blijvend gratis te gebruiken, maar ze trekken de grens op heel verschillende plekken. Bij Microsoft Forms beslist je accounttype, bij empirio.ai het aantal deelnemers per maand.

Stand: augustus 2026.

De rij met de deelnemers per maand is het punt waarop bijna iedereen zich verrekent. Het zijn geen 200 reacties per maand, maar 200 per formulier, en wie een nieuw formulier aanmaakt, begint weer bij nul. Met een Microsoft 365-abonnement gaat de grens omhoog, en met een werk- of schoolaccount komt hij op vijf miljoen per formulier, een getal dat in de praktijk niemand opmaakt.

De twee privacyrijen vormen de tegenhanger. Met een privé Microsoft-account is er geen verwerkersovereenkomst en geen toezegging over de opslaglocatie in de EU. Zodra achter de enquête een vereniging, een praktijk of een klein bedrijf staat, is de gratis variant daarmee nauwelijks bruikbaar. Wat dat precies betekent, zet het artikel over privacy bij enquêtes op een rij.

Enquête maken: welke editor kan meer?

Bij het maken laat zich het verschil zien tussen een formulierentool en een gespecialiseerde enquêtetool. Microsoft noemt in de eigen documentatie acht vraagtypen, empirio.ai brengt er meer dan 35 mee. De AI-functies van beide tools staan verderop in een eigen hoofdstuk. De tabel is gesorteerd op de pakketten van empirio.ai, van gratis tot Enterprise.

Stand: augustus 2026.

De acht vraagtypen bij Microsoft Forms heten keuze, tekst, beoordeling, datum, rangschikking, Likert, bestand uploaden en NPS, en daar komen secties bij om het formulier in te delen. Sommige laten zich variëren: tekst kent korte en lange antwoorden, en de beoordeling is met sterren, bekers of andere tekens weer te geven. Daarmee zijn de standaardgevallen gedekt. Maar zodra een vragenlijst meerdere matrixvragen, schalen met eigen labels of speciale typen nodig heeft, is de grens snel bereikt.

De tekstopmaak bij Microsoft Forms omvat vet, cursief, onderstreept, kleur, grootte en lijsten. Een eigen subdomein bestaat niet: een formulier loopt altijd via de domeinen van Microsoft.

Twee rijen verdienen een tweede blik, omdat ze in de praktijk meer tijd kosten dan al het andere. De eerste is het uploaden van bestanden: dat werkt alleen als de deelnemers een werk- of schoolaccount uit dezelfde wereld hebben. Voor een openbare enquête valt de functie daarmee weg.

De tweede is de meertaligheid, en hier loont het om twee getallen uit elkaar te houden. De interface van Microsoft Forms bestaat in meer dan 80 talen. Een afzonderlijk formulier ondersteunt volgens Microsoft daarentegen ‘tot 11 talen, inclusief je hoofdtaal’, je kunt deelnemers dus tien extra talen aanbieden. Dat is meer dan de meesten verwachten. Alleen vertaal je elke vraag zelf. Bij empirio.ai doet de AI dat vanaf het pakket Pro met één druk op de knop. Wie een vragenlijst met 30 vragen in vier talen nodig heeft, bespaart daarmee een halve werkdag.

Hoe een goede vragenlijst is opgebouwd, staat in het artikel vragenlijst maken.

Enquête analyseren: waar Microsoft Forms ophoudt

De basis beheersen ze allebei: antwoorden een voor een doornemen, resultaten als grafiek bekijken, cijfers realtime zien binnenkomen. Het verschil begint bij alles wat verder gaat. Microsoft Forms levert een samenvatting en stuurt je daarna naar Excel. empirio.ai brengt de analyse mee die anders in een tweede tool zou moeten ontstaan. De tabel is gesorteerd op de pakketten van empirio.ai.

Stand: augustus 2026.

Vijf rijen achter elkaar met ❌ zijn in een eerlijke vergelijking ongebruikelijk, en ze beschrijven precies de plek waar Microsoft Forms ophoudt: zodra je antwoorden per groep wilt scheiden, twee metingen naast elkaar wilt leggen of wilt achterhalen bij welke vraag deelnemers afhaken, loopt de weg via Excel. Dat kan, maar het kost elke keer handwerk.

Het uitvalpercentage bespaart in de praktijk de meeste tijd. Het laat zien bij welke vraag deelnemers afhaken en is daarmee de snelste manier om een vragenlijst in te korten. Wat de AI bij de analyse daarnaast overneemt, staat in het volgende hoofdstuk.

Welke tool heeft de betere AI-functies?

Microsoft Forms heeft AI, maar die hangt aan een extra licentie. Copilot maakt en herschrijft vragenlijsten en vat resultaten samen, alleen pas zodra de licentie is afgenomen. Bij empirio.ai horen vier van de zeven AI-functies bij het gratis pakket.

Stand: augustus 2026.

Het verschil zit hier minder in de functie dan in de toegang. Wie in een organisatie met Copilot-licenties werkt, krijgt bij Microsoft Forms bruikbare AI-ondersteuning bij het maken. Wie de licentie niet heeft, krijgt helemaal niets, en de licentie kost meer dan een compleet pakket van empirio.ai.

Twee rijen verdienen een tweede blik. De AI-analyse van open antwoorden neemt het werk over dat anders betekent dat je zelf 200 opmerkingen leest en in categorieën sorteert; de woordwolk van Microsoft telt daarvoor alleen frequenties. En de MCP-server gaat nog een stap verder: daarmee kunnen taalmodellen zoals ChatGPT of Claude een enquête volledig zelfstandig maken, bewerken en analyseren, zonder dat iemand de interface opent. Hoe dat werkt, laat het artikel over de MCP-server van empirio.ai zien.

Delen en beheren: wie mag meedoen, wie mag meewerken?

Bij het verspreiden en het beheren liggen beide tools dichter bij elkaar dan de rest van de vergelijking doet vermoeden. Microsoft Forms profiteert hier van het Microsoft-account en van Entra ID, empirio.ai ervan dat een enquête ook met toegangsbeperking anoniem kan blijven. Gesorteerd op de pakketten van empirio.ai.

Stand: augustus 2026.

Dit is de groep waarin Microsoft Forms er het best voorstaat, en dat heeft een eenvoudige reden: alles wat met accounts, rechten en aanmelden te maken heeft, regelt Entra ID, en dat staat in veel organisaties toch al klaar.

Eén rij verdient toch een tweede blik, omdat ze het medewerkersonderzoek raakt. Microsoft Forms kan de deelnemerskring tot de eigen organisatie beperken en daarbij het vastleggen van namen uitzetten, en dat is meer dan Google Forms kan. De beperking hangt echter aan het werk- of schoolaccount: wie mensen buiten de organisatie wil bevragen en de kring toch wil beperken, heeft die mogelijkheid niet. Bij empirio.ai is de deelnemerskring daar los van te beperken, zonder de anonimiteit op te geven.

Koppelingen en integraties: wat valt er aan te sluiten?

De meeste enquêtes hebben geen koppeling nodig. Maar zodra de antwoorden automatisch ergens moeten belanden, in het CRM, in het ticketsysteem of in een automatiseringsworkflow, wordt dit punt het belangrijkste van de hele lijst. En hier liggen de twee tools verder uit elkaar dan het in eerste instantie lijkt.

Stand: augustus 2026.

Microsoft Forms wint de laatste rij duidelijk, en voor veel organisaties is die de belangrijkste. Power Automate start bij elke nieuwe reactie een flow, maakt een taak aan, schrijft in een lijst of stuurt een bericht in Teams. Wie toch al in die wereld werkt, heeft daarmee de kortste weg van reactie naar handeling.

Daarboven ligt echter een grens die zelden wordt genoemd: Microsoft Forms heeft geen openbare programmeerinterface voor formulierinhoud of antwoorden. De enige bestaande Graph-koppeling leest instellingen op tenantniveau, niet de gegevens zelf, en staat als bèta gemarkeerd. Wie een eigen toepassing wil aansluiten in plaats van een kant-en-klare flow te klikken, komt daardoor weer bij de Excel-export uit.

Bij empirio.ai is het andersom. Kant-en-klare koppelingen naar n8n, Zapier of Make zijn er tot nu toe niet. Daar staat tegenover dat een webhook elke nieuwe reactie meteen meldt op een adres naar keuze, en dat je met de REST API enquêtes en resultaten rechtstreeks ophaalt. Allebei horen bij het pakket Pro.

Alle functies vergeleken

De volledige tegenoverstelling, 55 criteria in één tabel: eerst de basis, dan gesorteerd op de pakketten van empirio.ai van gratis via Lite, Plus en Pro tot Enterprise, daarna wat empirio.ai niet biedt, en tot slot de prijs.

Stand: augustus 2026, wijzigingen voorbehouden. De reactielimiet van Microsoft Forms geldt per formulier, niet per maand, en hangt aan het accounttype. Waar Microsoft geen getal publiceert, staat dat zo in de tabel in plaats van een schatting.

Waarom empirio.ai in plaats van Microsoft Forms?

Prijzen

Microsoft Forms is niet los te koop. Wie voorbij de gratis grens wil, neemt geen formulierentool af, maar een Microsoft 365-abonnement. Voor organisaties is Business Basic vanaf 6,07 euro excl. btw per gebruiker per maand bij een jaarabonnement de instap. Dat is voordelig wanneer het pakket er toch al is, en duur wanneer het alleen voor de enquête wordt aangeschaft, want je betaalt per gebruiker, niet per enquête.

Bij empirio.ai zijn 50 deelnemers per maand gratis. Lite kost 19 euro per maand en brengt 100 deelnemers, complexe logicasprongen en de data-export. Plus kost 39 euro en brengt 1.000 deelnemers, een eigen logo, kruistabellen en de AI-analyse. Pro kost 69 euro en brengt 3.000 deelnemers, meertalige enquêtes en de koppelingen. Alle pakketten zijn maandelijks opzegbaar, en bij jaarlijkse betaling zijn twee maanden gratis.

Design van de vragenlijst

Een enquête wordt vaker afgemaakt wanneer ze er goed uitziet. empirio.ai scoort hier met moderne sjablonen: 21 kant-en-klare vragenlijsten in het gratis pakket, meer exclusieve vanaf Lite, plus acht designopties en vanaf Plus eigen kleuren en het eigen logo.

Microsoft Forms biedt zes lay-outs, een hexkleur en een achtergrondafbeelding. Een eigen logo is op de designpagina niet gedocumenteerd. Voor een interne uitvraag is dat genoeg. Voor een klantonderzoek dat bij het merk moet passen, is het het punt waarop de meesten gaan zoeken.

Editor

De editor van empirio.ai maakt de vragenlijst desgewenst met AI, zonder extra licentie. Je beschrijft het doel in één zin, de AI stelt vragen voor, en jij wijzigt volgorde en formulering met drag-and-drop. Losse vragen laat je door de AI herschrijven wanneer ze te lang of sturend zijn uitgevallen.

Microsoft Forms bouwt de vragenlijst vraag voor vraag via keuzemenu's op. Dat is overzichtelijk en binnen vijf minuten te begrijpen. Dezelfde AI-ondersteuning bestaat daar ook, maar pas met een Copilot-licentie, en die kost per gebruiker meer dan een compleet pakket van empirio.ai.

Functies

empirio.ai brengt meer dan 35 vraagtypen mee, Microsoft Forms acht. Voor een aanmelding is dat ruim voldoende, voor een onderzoek met meerdere matrixvragen en eigen schalen niet. Na het versturen is de afstand groter dan ervoor: vergelijkingsmodus en uitvalpercentage vanaf Lite, kruistabellen en filters vanaf Plus, terwijl Microsoft Forms een samenvatting levert en je voor al het andere naar Excel stuurt.

Privacy

empirio.ai host in elk pakket in de EU, en de verwerkersovereenkomst hoort al bij het gratis pakket. Bij Microsoft Forms hangen die twee aan het Microsoft 365-contract: met een privé Microsoft-account is er geen toezegging over de opslaglocatie in de EU en geen verwerkersovereenkomst.

Voor verenigingen, praktijken en kleine bedrijven is dat het beslissende punt. De gratis variant van Microsoft Forms is daarmee niet per se ontoelaatbaar, maar zonder deze twee bouwstenen is ze nauwelijks netjes te onderbouwen. Welke plichten daaruit volgen, zet het artikel over privacy bij enquêtes op een rij. Dit artikel vervangt geen juridisch advies.

Hoe maak ik een gratis enquête met empirio.ai?

Bij empirio.ai ontstaat een enquête in vier stappen: doel beschrijven, vragen aanpassen, link delen, resultaten analyseren. Een Microsoft-account heb je daarvoor niet nodig. De volledige editor kun je vooraf uitproberen, ook met de functies uit de betaalde pakketten. De upgrade wordt pas nodig zodra je er een inschakelt in een gepubliceerde enquête.

1. Doel beschrijven. Eén zin volstaat, bijvoorbeeld ‘de tevredenheid van medewerkers met het nieuwe roostermodel meten’. De AI-enquête-editor maakt daar een eerste vragenlijst van. Je kunt ook met een lege enquête of met een kant-en-klaar sjabloon beginnen.
2. Vragen aanpassen. Volgorde met drag-and-drop wijzigen, overbodige vragen verwijderen, aanvullen uit meer dan 35 vraagtypen. Hoe een goede vragenlijst is opgebouwd, staat in ons artikel vragenlijst maken.
3. Link delen. Enquête publiceren en de link versturen, als QR-code uitgeven of op de eigen website insluiten.
4. Resultaten analyseren. Direct in de tool met de AI-functies, kruistabellen en filters, of als export naar Excel, PowerPoint, Word en PDF.

Nu gratis een enquête maken

Microsoft Forms alternatief: wat pleit voor empirio.ai?

Zes punten maken in de praktijk het verschil. Ze hangen bijna allemaal samen met het feit dat empirio.ai een enquêtetool is en Microsoft Forms een formulierentool.

• Analyse in plaats van export. Kruistabellen, filters, vergelijkingsmodus en uitvalpercentage zitten er ingebouwd in. Bij Microsoft Forms begint op dit punt het werk in Excel, en wel bij elke nieuwe golf reacties opnieuw.
• Modern design. Acht designopties tegen zes lay-outs, plus een eigen logo vanaf Plus dat Microsoft Forms helemaal niet kent. Een enquête die bij het merk past, wordt vaker afgemaakt.
• AI zonder extra licentie. Vragenlijst maken, vragen optimaliseren, het geheel controleren: bij empirio.ai in het gratis pakket, bij Microsoft Forms alleen met een Copilot-licentie erbovenop.
• Meer dan 35 vraagtypen in plaats van acht. Microsoft dekt de standaardgevallen af, inclusief Likert, rangschikking en NPS. Alles daarbuiten bestaat daar niet.
• Privacy zonder contractpakket. Verwerkersovereenkomst en EU-hosting horen bij empirio.ai bij het gratis pakket. Bij Microsoft Forms hangen ze allebei aan een Microsoft 365-contract, met een privéaccount zijn ze er niet.
• Eigen koppelingen. REST API, CLI en webhooks vanaf Pro, waarmee je ook automatiseringsdiensten aansluit. Microsoft Forms biedt daarvoor Power Automate, maar geen openbare koppeling voor de gegevens zelf.

Welke tool bij welk plan past, laat zich in vijf regels samenvatten:

Wil je je vooraf een beeld van de hele markt vormen, dan helpt het artikel Enquêtetools vergeleken, en wil je eerst het budget helder hebben, dan het artikel Wat kosten enquêtes.

Conclusie

Microsoft Forms is geen zwakke tool, het is een ingebouwde tool. Wie Microsoft 365 toch al betaalt, krijgt een formulierentool zonder extra kosten, met vijf miljoen reacties per formulier en een flow in Power Automate. Zolang de enquête eenvoudig blijft en de analyse in Excel doorloopt, is er geen reden om over te stappen. Zodra je per groep wilt analyseren of zonder Microsoft-contract werkt, houdt het voordeel precies daar op waar empirio.ai begint.

Eén punt geldt bovendien ongeacht welke tool je kiest. Zodra een enquête niet puur privé is maar loopt voor een bedrijf, een vereniging, een hogeschool of een praktijk, worden persoonsgegevens in opdracht verwerkt. Daarvoor is een verwerkersovereenkomst met de aanbieder van de tool nodig (art. 28 AVG); de Autoriteit Persoonsgegevens stelt daarbij dat beide partijen in overtreding zijn als die overeenkomst ontbreekt (geraadpleegd op 21 augustus 2026). In het Verenigd Koninkrijk geldt dezelfde plicht op grond van de UK GDPR, in Zwitserland verlangt art. 9 van de nieuwe privacywet een overeenkomst voor verwerking in opdracht.

Puur privéonderzoek in de familie- en vriendenkring valt er niet onder. Een enquête voor je scriptie telt niet als privé, en daar gelden bovendien de regels van je opleiding. Wie beslist of jouw geval eronder valt: in een organisatie de functionaris voor gegevensbescherming, op de hogeschool je begeleider.

Precies op dat punt gaan de twee tools uit elkaar, en wel anders dan velen verwachten. Microsoft levert een verwerkersovereenkomst als onderdeel van de standaardvoorwaarden zodra er een commercieel Microsoft 365-contract is, en voert Microsoft Forms als dienst binnen de Europese datagrens. Voor het gratis gebruik met een privé Microsoft-account geldt geen van beide: daar verwijst Microsoft naar de gebruiksvoorwaarden. Wie dus zonder Microsoft 365-contract enquêteert, heeft bij Microsoft Forms geen overeenkomst en geen toezegging over de opslaglocatie. Bij empirio.ai horen ze allebei bij het gratis pakket.

Hoe je verder komt

• Vergelijk je met de andere grote formulierentool? Google Forms alternatief vergeleken
• Wil je ze rechtstreeks tegen elkaar zien? Google Forms vs Microsoft Forms rechtstreeks vergeleken
• Zoek je het overzicht van alle aanbieders? Enquêtetools vergeleken
• Wil je anoniem enquêteren? Anonieme enquête maken
• Heb je vragen over privacy? Privacy bij enquêtes

Klaar voor je enquête?

Bij empirio.ai, een online enquêtetool uit Duitsland, maak je je eerste enquête gratis, met AI-ondersteuning en 50 deelnemers per maand.