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Microsoft Forms Alternative: empirio.ai im Vergleich 2026

empirio.ai ist die kostenlose Microsoft Forms Alternative mit modernen Fragebögen, einfachem Umfrage-Editor und Hosting in der EU.

Autor bei empirio.ai - Marco Warzecha, Co-Gründervon Marco WarzechaAktualisiert am 21. August 2026Lesezeit 22 Min.

Zusammenfassen mit

ChatGPTClaudePerplexityGoogle AI ModeGrok

Microsoft Forms ist bei jedem Microsoft-Konto schon dabei, und in einer Organisation mit Microsoft 365 kostet es effektiv nichts extra. Für eine Anmeldung, eine Terminabfrage oder ein kurzes Quiz ist das Formular in fünf Minuten fertig, und es fügt sich nahtlos in Teams, Outlook und Excel ein.

Wir haben Microsoft Forms und empirio.ai ausgiebig getestet und stellen sie hier fair gegenüber: erst die Gemeinsamkeiten, dann die Unterschiede, dann die Stärken und Schwächen von beiden. Beide Tools lösen dieselbe Aufgabe, sind aber für unterschiedliche Ansprüche gebaut, und an mehreren Stellen gewinnt Microsoft Forms diesen Vergleich klar: bei der Zahl der Antworten im Arbeitskonto, beim Quiz mit automatischer Bewertung und bei den Sprachen.

Am Ende sollst du selbst entscheiden können, welches der beiden zu deinem Vorhaben passt. Deshalb steht in jeder Tabelle auch, ab welchem Tarif eine Funktion bei empirio.ai verfügbar ist, und nicht nur ein Häkchen.


📌 Kurz zusammengefasst

  • Microsoft Forms: kostenlos in jedem Microsoft-Konto, mit Arbeits- oder Schulkonto bis zu fünf Millionen Antworten je Formular, nahtlos in Teams, Outlook und Excel.
  • empirio.ai: spezialisiertes Umfrage-Tool mit modernen Fragebögen, einfachem Editor samt KI-Unterstützung und Hosting in der EU, passend für viele verschiedene Befragungsarten.
  • Mit einem privaten Microsoft-Konto gibt es weder einen Auftragsverarbeitungsvertrag noch eine Zusage zum Speicherort in der EU, und die Grenze liegt bei 200 Antworten je Formular.

Preise, Limits und Funktionen zu Microsoft Forms haben wir am 21. August 2026 direkt in Microsofts eigener Dokumentation und auf der Microsoft-365-Preisseite geprüft. Gerade bei den kostenlosen Tarifen ändern sich die Konditionen in dieser Kategorie häufig, und Microsoft hat die Geschäftskundenpreise zuletzt zum 1. Juli 2026 angehoben. Wenn dir etwas auffällt, das nicht mehr stimmt, schreib uns kurz, wir korrigieren es noch am selben Tag.

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Microsoft Forms oder empirio.ai: Was passt zu dir?

Die Gemeinsamkeiten sind größer, als die meisten Vergleiche zugeben. Beide Tools erstellen Online-Umfragen, beide lassen sich auf einer Website einbetten, beide bringen einen QR-Code mit, und beide sind dauerhaft kostenlos nutzbar. Wer eine einfache Abfrage braucht, kommt mit jedem von beiden ans Ziel.

Die Unterschiede beginnen beim Zweck:

  • Microsoft Forms ist ein Formular-Werkzeug aus der Microsoft-365-Familie. Gebaut für Anmeldungen, Abfragen, Quiz und schnelle Rückmeldungen, eng verzahnt mit Teams, Outlook und Excel. Einzeln kaufen lässt es sich nicht: Alles jenseits der Gratisgrenze hängt an einem Microsoft-365-Abo.
  • empirio.ai ist ein spezialisiertes Umfrage-Tool. 35+ Fragetypen inklusive Matrix, Ranking und NPS, eine KI, die den Fragebogen erstellt und die Antworten auswertet, und EU-Hosting. Der Preis dafür ist ein Kontingent: 50 Teilnehmer pro Monat im kostenlosen Tarif, während ein Arbeitskonto bei Microsoft Forms fünf Millionen Antworten je Formular erlaubt.
empirio.aiMicrosoft Forms
Perfekt fürAlle Befragungsarten: Kundenfeedback, Mitarbeitende, Marktforschung, StudienFormulare und Quiz im Microsoft-Umfeld: Anmeldungen, Abfragen, Wissenstests
StärkenModernes Design, einfache Bedienung, großes kostenloses Angebot, große Auswahl an KI-Tools, EU-HostingMit Arbeits- oder Schulkonto bis zu fünf Millionen Antworten je Formular, über 80 Sprachen, Quiz mit Punkten, nahtlos in Teams, Outlook und Excel
SchwächenKein Quiz-ModusKeine öffentliche Schnittstelle, ohne Microsoft 365 nur 200 Antworten je Formular, weiterführende Umfrage-Funktionen fehlen
Sprachen✅ 9 Länderfassungen in 6 Sprachen✅ über 80 Sprachen
EU-Hosting✅ bereits im kostenlosen Tarif❌ erst mit Microsoft 365 und Tenant in der EU oder EFTA
Auftragsverarbeitungsvertrag✅ bereits im kostenlosen Tarif❌ erst ab dem ersten Microsoft-365-Vertrag
PreisKostenlos, Lite 19 €, Plus 39 €, Pro 69 € pro MonatKostenlos mit Microsoft-Konto; Microsoft 365 Single 10 € im Monat; für Organisationen Business Basic ab 6,07 € netto je Nutzer und Monat

Stand: August 2026.

Hinweise:

  • empirio.ai: Viele Funktionen sind kostenlos testbar, auch die aus den Bezahltarifen. Bezahlt wird erst, wenn eine davon in der veröffentlichten Umfrage aktiviert wird. Alle Tarife sind monatlich kündbar.
  • Microsoft Forms: Es ist nicht einzeln kaufbar. Wer als Privatperson über 200 Antworten hinauskommen will, braucht Microsoft 365 Single für 10 Euro im Monat und landet damit bei 1.000 Antworten je Formular. Für Organisationen ist Business Basic ab 6,07 Euro je Nutzer und Monat im Jahresabo der Einstieg, ausgewiesen zuzüglich Mehrwertsteuer. Bezahlt wird dort je Nutzer, nicht je Umfrage.

Die Zeile zu den Sprachen geht klar an Microsoft. Über 80 Sprachen in der Oberfläche erreicht kein spezialisiertes Umfrage-Tool, und wer in einem internationalen Konzern arbeitet, merkt das sofort.

Die Schwächen-Zeile steht bewusst weit oben. Ein Vergleich, der beim eigenen Tool nur Stärken kennt, ist kein Vergleich: Wer ein Quiz mit automatischer Bewertung braucht, ist bei Microsoft Forms besser aufgehoben, und wer ohnehin ein Microsoft-365-Paket bezahlt, bekommt dort ein Formular-Werkzeug ohne zusätzliche Kosten.

Was ist bei Microsoft Forms und empirio.ai kostenlos?

Beide Tools lassen sich dauerhaft kostenlos nutzen, aber sie ziehen die Grenze an völlig unterschiedlichen Stellen. Bei Microsoft Forms entscheidet dein Kontotyp, bei empirio.ai die Zahl der Teilnehmenden pro Monat.

empirio.aiMicrosoft Forms
Anzahl Umfragen✅ unbegrenzt✅ 400 je Konto
Fragen pro Umfrage✅ unbegrenzt✅ 200
Teilnehmer pro Monat50 kostenlos, 1.000 ab Plus200 je Formular
Ohne Anmeldung erstellen❌❌ Testen ohne Konto möglich, Veröffentlichen nur mit Microsoft-Konto
Sprachen✅ 9 Länderfassungen in 6 Sprachen, kostenlos✅ über 80 Sprachen
EU-Hosting✅ bereits im kostenlosen Tarif❌ erst mit Microsoft 365 und Tenant in der EU oder EFTA
Auftragsverarbeitungsvertrag✅ bereits im kostenlosen Tarif❌ erst ab dem ersten Microsoft-365-Vertrag
PreisKostenlos, Lite 19 €, Plus 39 €, Pro 69 € pro MonatKostenlos mit Microsoft-Konto · Microsoft 365 Single 10 € im Monat · Business Basic ab 6,07 € netto je Nutzer und Monat
Kostenlose HighlightsMCP-Server, KI-Umfrage-Editor inklusive Import von FragebögenQuiz mit Punkten und Musterlösung, Export nach Excel

Stand: August 2026.

Die Zeile zu den Teilnehmern pro Monat ist der Punkt, an dem sich fast jeder verrechnet. Es sind nicht 200 Antworten im Monat, sondern 200 je Formular, und wer ein neues Formular anlegt, fängt wieder bei null an. Mit Microsoft 365 Single für 10 Euro im Monat sind es 1.000, mit einem Arbeits- oder Schulkonto fünf Millionen je Formular, eine Zahl, die in der Praxis niemand ausreizt.

Die beiden Datenschutzzeilen sind das Gegenstück dazu. Mit einem privaten Microsoft-Konto gibt es weder einen Auftragsverarbeitungsvertrag noch eine Zusage zum Speicherort in der EU. Sobald hinter der Umfrage ein Verein, eine Praxis oder ein kleines Unternehmen steht, ist die kostenlose Variante damit kaum einsetzbar. Was das im Einzelnen bedeutet, ordnet der Beitrag zum Datenschutz bei Umfragen ein.

Umfrage erstellen: Welcher Editor kann mehr?

Beim Erstellen zeigt sich der Unterschied zwischen einem Formular-Werkzeug und einem spezialisierten Umfrage-Tool. Microsoft nennt in der eigenen Dokumentation acht Fragetypen, empirio.ai bringt mehr als 35 mit. Die KI-Funktionen beider Tools stehen in einem eigenen Kapitel weiter unten. Die Tabelle ist nach den Tarifen von empirio.ai sortiert, von kostenlos bis Enterprise.

Funktionempirio.aiMicrosoft Forms
Fragetypen✅ 35+, kostenlos✅ 8
Matrix, Ranking und NPS✅ kostenlos✅ alle drei als eigene Fragetypen
Drag-and-Drop-Editor✅ kostenlosnicht dokumentiert
Im Entwurf bearbeiten, ohne die laufende Umfrage zu ändern✅ kostenlos❌ nur der Schalter „Antworten annehmen“
Textformatierung✅ kostenlos✅
Datei-Uploads✅ kostenlos✅ nur mit Arbeits- oder Schulkonto der Teilnehmer
Mit Vorlage starten✅ 21 Vorlagen, kostenlos✅ 40+ Vorlagen
Designoptionen✅ 8, davon 4 kostenlos✅ 6 Layouts
Fragebogen exportieren✅ als Word und PDF❌ nur Drucken des leeren Formulars
Komplexe Logik-Sprünge✅ ab Lite✅ je Frage und Abschnitt, nur vorwärts
Exklusive Vorlagen✅ ab Lite❌
Eigene Farben und Logo✅ ab Plus✅ Hex-Farbe und Hintergrundbild, Logo nicht dokumentiert
Mehrsprachige Umfragen✅ ab Pro, mit automatischer Übersetzung✅ bis 11 Sprachen je Formular, von Hand
Anbieter-Branding entfernen✅ ab Pronicht dokumentiert
Eigene Subdomain✅ Enterprise❌
Quiz mit automatischer Bewertung❌✅ Punkte und Musterlösung

Stand: August 2026.

Die acht Fragetypen bei Microsoft Forms heißen Auswahl, Text, Bewertung, Datum, Rangfolge, Likert, Datei hochladen und NPS, dazu kommen Abschnitte zur Gliederung. Einige davon lassen sich variieren: Text kennt kurze und lange Antworten, und die Bewertung lässt sich mit Sternen, Pokalen oder anderen Zeichen darstellen. Das deckt die Standardfälle ab. Sobald ein Fragebogen aber mehrere Matrixfragen, Skalen mit eigener Beschriftung oder Spezialtypen braucht, ist die Grenze schnell erreicht.

Die Textformatierung bei Microsoft Forms umfasst fett, kursiv, unterstrichen, Farbe, Größe und Listen. Eine eigene Subdomain gibt es nicht, ein Formular läuft immer über die Microsoft-Domains.

Zwei Zeilen verdienen einen zweiten Blick, weil sie in der Praxis mehr Zeit kosten als alles andere. Die erste sind die Datei-Uploads: Sie funktionieren nur, wenn die Teilnehmenden ein Arbeits- oder Schulkonto derselben Welt haben. Für eine öffentliche Umfrage fällt die Funktion damit weg.

Die zweite ist die Mehrsprachigkeit, und hier lohnt es sich, zwei Zahlen auseinanderzuhalten. Die Oberfläche von Microsoft Forms gibt es in über 80 Sprachen. Ein einzelnes Formular dagegen unterstützt laut Microsoft „bis zu 11 Sprachen, einschließlich deiner Hauptsprache“, du kannst Teilnehmenden also zehn weitere anbieten. Das ist mehr, als die meisten erwarten. Nur übersetzt du jede Frage selbst. Bei empirio.ai übernimmt das ab dem Tarif Pro die KI auf Knopfdruck. Wer einen Fragebogen mit 30 Fragen in vier Sprachen braucht, spart sich damit einen halben Arbeitstag.

Wie ein guter Fragebogen überhaupt aufgebaut ist, steht im Beitrag Fragebogen erstellen.

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Umfrage auswerten: Wo Microsoft Forms aufhört

Die Grundlagen beherrschen beide: Antworten einzeln durchgehen, Ergebnisse als Diagramm ansehen, Zahlen in Echtzeit mitlaufen sehen. Der Unterschied beginnt bei allem, was darüber hinausgeht. Microsoft Forms liefert eine Zusammenfassung und schickt dich danach nach Excel. empirio.ai bringt die Auswertung mit, die sonst in einem zweiten Werkzeug entstehen müsste. Sortiert ist die Tabelle nach den Tarifen von empirio.ai.

Funktionempirio.aiMicrosoft Forms
Analyse-Werkzeuge✅ kostenlos✅ Zusammenfassung
Antworten einzeln auswerten✅ kostenlos✅
Auswertung als Diagramme✅ kostenlos✅
Echtzeit-Aktualisierung✅ kostenlos✅
Download der Rohdaten einzeln✅ CSV und Excel, ab Lite✅ Excel
Vergleichsmodus✅ ab Lite❌
Abbruchquote✅ ab Lite❌
Download der Ergebnisse✅ JSON und SPSS, ab Lite❌
Kreuztabellen und Filter✅ ab Plus❌
Export in Präsentationsformate✅ PowerPoint, Word, PDF, ab Plus❌

Stand: August 2026.

Fünf Zeilen hintereinander mit ❌ sind in einem fairen Vergleich ungewöhnlich, und sie beschreiben genau die Stelle, an der Microsoft Forms endet: Sobald du Antworten nach Gruppen trennen, zwei Erhebungen nebeneinanderlegen oder herausfinden willst, an welcher Frage die Teilnehmenden aussteigen, führt der Weg über Excel. Das geht, kostet aber jedes Mal Handarbeit.

Die Abbruchquote spart in der Praxis die meiste Zeit. Sie zeigt, an welcher Frage Teilnehmende aussteigen, und ist damit der schnellste Weg, einen Fragebogen zu kürzen. Was die KI bei der Auswertung zusätzlich übernimmt, steht im nächsten Kapitel.

Welches Tool hat die besseren KI-Funktionen?

Microsoft Forms hat KI, aber sie hängt an einer zusätzlichen Lizenz. Copilot erstellt und überarbeitet Fragebögen und fasst Ergebnisse zusammen, nur eben erst, wenn die Lizenz gebucht ist. Bei empirio.ai gehören vier der sieben KI-Funktionen zum kostenlosen Tarif.

KI-Funktionempirio.aiMicrosoft Forms
KI erstellt den Fragebogen✅ kostenlos✅ nur mit Copilot-Lizenz
KI optimiert einzelne Fragen✅ kostenlos✅ nur mit Copilot-Lizenz
KI prüft den ganzen Fragebogen✅ kostenlos✅ nur mit Copilot-Lizenz
MCP-Server für KI-Agenten✅ kostenlos❌
KI fasst Ergebnisse zusammen✅ ab Plus✅ nur mit Copilot-Lizenz
Freitexte mit KI auswerten✅ ab Plus✅ Wortwolke ohne Lizenz
Automatisch mit KI übersetzen✅ ab Pro❌

Stand: August 2026.

Der Unterschied ist hier weniger die Funktion als der Zugang. Wer in einer Organisation mit Copilot-Lizenzen arbeitet, bekommt bei Microsoft Forms eine brauchbare KI-Unterstützung beim Erstellen. Wer die Lizenz nicht hat, bekommt gar keine, und die Lizenz kostet mehr als ein kompletter empirio.ai-Tarif.

Zwei Zeilen verdienen einen zweiten Blick. Die KI-Auswertung von Freitexten übernimmt die Arbeit, die sonst bedeutet, 200 Kommentare selbst zu lesen und in Kategorien zu sortieren; Microsofts Wortwolke zählt dafür nur Häufigkeiten. Und der MCP-Server geht noch einen Schritt weiter: Über ihn können Sprachmodelle wie ChatGPT oder Claude eine Umfrage komplett allein erstellen, bearbeiten und auswerten, ohne dass jemand die Oberfläche öffnet. Wie das abläuft, zeigt der Beitrag zum MCP-Server von empirio.ai.

Teilen und verwalten: Wer darf mitmachen, wer darf mitarbeiten?

Beim Verteilen und bei der Verwaltung liegen beide Tools näher beieinander, als der Rest des Vergleichs vermuten lässt. Microsoft Forms profitiert hier vom Microsoft-Konto und von Entra ID, empirio.ai davon, dass eine Umfrage auch mit Zugriffsbeschränkung anonym bleiben kann. Sortiert nach den Tarifen von empirio.ai.

Funktionempirio.aiMicrosoft Forms
Teilen per Link✅ kostenlos✅
Vorschaulink✅ kostenlos❌ nicht dokumentiert
Umfrage einbetten✅ kostenlos✅ nicht in den Government-Tarifen
QR-Code-Generator✅ kostenlos✅
Zwei-Faktor-Authentifizierung✅ kostenlos✅ über Microsoft Entra ID
Personen einladen (Leser, Bearbeiter)✅ ab Plus✅ bis 100 Mitautoren
Zugriffsbeschränkung✅ ab Plus✅ nur mit Arbeits- oder Schulkonto
Zugriffsbeschränkung mit anonymen Antworten✅ ab Plus✅ „Namen erfassen“ lässt sich abwählen
E-Mail-Versand✅ ab Pro✅ bis 100 Empfänger je Versand
Single Sign-On✅ Enterprise✅ über Microsoft Entra ID

Stand: August 2026.

Das ist die Gruppe, in der Microsoft Forms am besten dasteht, und das hat einen einfachen Grund: Alles, was mit Konten, Rechten und Anmeldung zu tun hat, erledigt Entra ID, und das ist in vielen Organisationen ohnehin eingerichtet.

Eine Zeile lohnt trotzdem den zweiten Blick, weil sie die Mitarbeiterbefragung betrifft. Microsoft Forms kann den Teilnehmerkreis auf die eigene Organisation begrenzen und dabei die Namenserfassung abschalten, das ist mehr, als Google Forms kann. Die Beschränkung hängt aber am Arbeits- oder Schulkonto: Wer Menschen außerhalb der Organisation befragen und den Kreis trotzdem begrenzen will, hat diese Möglichkeit nicht. Bei empirio.ai ist der Teilnehmerkreis unabhängig davon begrenzbar, ohne die Anonymität aufzugeben.

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Schnittstellen und Integrationen: Was lässt sich anbinden?

Die meisten Umfragen brauchen keine Schnittstelle. Sobald die Antworten aber automatisch irgendwo landen sollen, im CRM, im Ticketsystem oder in einem Automatisierungs-Workflow, wird dieser Punkt zum wichtigsten der ganzen Liste. Und hier liegen die beiden Tools weiter auseinander, als es zunächst aussieht.

Funktionempirio.aiMicrosoft Forms
REST API✅ ab Pro❌ keine öffentliche Schnittstelle für Inhalte oder Antworten
CLI✅ ab Pro❌
Webhooks✅ ab Pro❌
Integrationen zu Automatisierungsdiensten❌ keine fertigen Konnektoren, Anbindung über Webhooks und REST API ab Pro✅ Power Automate

Stand: August 2026.

Microsoft Forms gewinnt die letzte Zeile deutlich, und für viele Organisationen ist sie die wichtigste. Power Automate startet bei jeder neuen Antwort einen Ablauf, legt eine Aufgabe an, schreibt in eine Liste oder schickt eine Nachricht in Teams. Wer ohnehin in dieser Welt arbeitet, hat damit den kürzesten Weg von der Antwort zur Handlung.

Darüber liegt allerdings eine Grenze, die selten benannt wird: Microsoft Forms hat keine öffentliche Programmierschnittstelle für Formularinhalte oder Antworten. Die einzige vorhandene Graph-Schnittstelle liest Einstellungen auf Mandantenebene, nicht die Daten selbst, und sie ist als Beta gekennzeichnet. Wer eine eigene Anwendung anbinden will, statt einen fertigen Ablauf zu klicken, endet deshalb wieder beim Excel-Export.

Bei empirio.ai ist es umgekehrt. Fertige Konnektoren zu n8n, Zapier oder Make gibt es bisher nicht. Dafür meldet ein Webhook jede neue Antwort sofort an eine Adresse deiner Wahl, und über die REST API holst du dir Umfragen und Ergebnisse direkt ab. Beides gehört zum Tarif Pro.

Vergleich aller Funktionen

Die vollständige Gegenüberstellung, 55 Kriterien in einer Tabelle: erst die Grundlagen, dann sortiert nach den Tarifen von empirio.ai von kostenlos über Lite, Plus und Pro bis Enterprise, danach das, was empirio.ai nicht anbietet, zum Schluss der Preis.

Funktionempirio.aiMicrosoft Forms
Anzahl Umfragen✅ unbegrenzt✅ 400 je Konto
Fragen pro Umfrage✅ unbegrenzt✅ 200
Teilnehmer pro Monat50 kostenlos, 1.000 ab Plus200 je Formular
Ohne Anmeldung erstellen❌❌ Testen ohne Konto möglich, Veröffentlichen nur mit Microsoft-Konto
Sprachen✅ 9 Länderfassungen in 6 Sprachen, kostenlos✅ über 80 Sprachen
EU-Hosting✅ bereits im kostenlosen Tarif❌ erst mit Microsoft 365 und Tenant in der EU oder EFTA
Auftragsverarbeitungsvertrag✅ bereits im kostenlosen Tarif❌ erst ab dem ersten Microsoft-365-Vertrag
Fragetypen✅ 35+, kostenlos✅ 8
Matrix, Ranking und NPS✅ kostenlos✅ alle drei als eigene Fragetypen
Drag-and-Drop-Editor✅ kostenlosnicht dokumentiert
Im Entwurf bearbeiten, ohne die laufende Umfrage zu ändern✅ kostenlos❌ nur der Schalter „Antworten annehmen“
Textformatierung✅ kostenlos✅
Datei-Uploads✅ kostenlos✅ nur mit Arbeits- oder Schulkonto der Teilnehmer
Mit Vorlage starten✅ 21 Vorlagen, kostenlos✅ 40+ Vorlagen
Designoptionen✅ 8, davon 4 kostenlos✅ 6 Layouts
Fragebogen exportieren✅ als Word und PDF❌ nur Drucken des leeren Formulars
KI erstellt den Fragebogen✅ kostenlos✅ nur mit Copilot-Lizenz
KI optimiert einzelne Fragen✅ kostenlos✅ nur mit Copilot-Lizenz
KI prüft den ganzen Fragebogen✅ kostenlos✅ nur mit Copilot-Lizenz
MCP-Server für KI-Agenten✅ kostenlos❌
Analyse-Werkzeuge✅ kostenlos✅ Zusammenfassung
Antworten einzeln auswerten✅ kostenlos✅
Auswertung als Diagramme✅ kostenlos✅
Echtzeit-Aktualisierung✅ kostenlos✅
Teilen per Link✅ kostenlos✅
Vorschaulink✅ kostenlos❌ nicht dokumentiert
Umfrage einbetten✅ kostenlos✅ nicht in den Government-Tarifen
QR-Code-Generator✅ kostenlos✅
Zwei-Faktor-Authentifizierung✅ kostenlos✅ über Microsoft Entra ID
Komplexe Logik-Sprünge✅ ab Lite✅ je Frage und Abschnitt, nur vorwärts
Exklusive Vorlagen✅ ab Lite❌
Vergleichsmodus✅ ab Lite❌
Abbruchquote✅ ab Lite❌
Download der Rohdaten einzeln✅ CSV und Excel, ab Lite✅ Excel
Download der Ergebnisse✅ JSON und SPSS, ab Lite❌
Kreuztabellen und Filter✅ ab Plus❌
Eigene Farben und Logo✅ ab Plus✅ Hex-Farbe und Hintergrundbild, Logo nicht dokumentiert
KI fasst Ergebnisse zusammen✅ ab Plus✅ nur mit Copilot-Lizenz
Freitexte mit KI auswerten✅ ab Plus✅ Wortwolke ohne Lizenz
Export in Präsentationsformate✅ PowerPoint, Word, PDF, ab Plus❌
Personen einladen (Leser, Bearbeiter)✅ ab Plus✅ bis 100 Mitautoren
Zugriffsbeschränkung✅ ab Plus✅ nur mit Arbeits- oder Schulkonto
Zugriffsbeschränkung mit anonymen Antworten✅ ab Plus✅ „Namen erfassen“ lässt sich abwählen
E-Mail-Versand✅ ab Pro✅ bis 100 Empfänger je Versand
Mehrsprachige Umfragen✅ ab Pro, mit automatischer Übersetzung✅ bis 11 Sprachen je Formular, von Hand
Automatisch mit KI übersetzen✅ ab Pro❌
Anbieter-Branding entfernen✅ ab Pronicht dokumentiert
REST API✅ ab Pro❌ keine öffentliche Schnittstelle für Inhalte oder Antworten
CLI✅ ab Pro❌
Webhooks✅ ab Pro❌
Eigene Subdomain✅ Enterprise❌
Single Sign-On✅ Enterprise✅ über Microsoft Entra ID
Integrationen zu Automatisierungsdiensten❌ keine fertigen Konnektoren, Anbindung über Webhooks und REST API ab Pro✅ Power Automate
Quiz mit automatischer Bewertung❌✅ Punkte und Musterlösung
PreisKostenlos, Lite 19 €, Plus 39 €, Pro 69 € pro MonatKostenlos mit Microsoft-Konto · Microsoft 365 Single 10 € im Monat · Business Basic ab 6,07 € netto je Nutzer und Monat

Stand: August 2026, Änderungen möglich. Das Antwortlimit von Microsoft Forms gilt je Formular, nicht je Monat, und hängt am Kontotyp. Wo Microsoft keine Zahl veröffentlicht, steht das so in der Tabelle statt einer Schätzung.

Warum empirio.ai statt Microsoft Forms?

Preise

Microsoft Forms ist nicht einzeln kaufbar. Wer über die Gratisgrenze hinaus will, bucht kein Formular-Werkzeug, sondern ein Microsoft-365-Abo. Als Privatperson ist das Microsoft 365 Single für 10 Euro im Monat, und damit steigt die Grenze von 200 auf 1.000 Antworten je Formular. Für Organisationen ist Business Basic ab 6,07 Euro netto je Nutzer und Monat im Jahresabo der Einstieg. Das ist günstig, wenn das Paket ohnehin da ist, und teuer, wenn es allein wegen der Umfrage angeschafft wird, denn bezahlt wird je Nutzer, nicht je Umfrage.

Bei empirio.ai sind 50 Teilnehmer pro Monat kostenlos. Lite kostet 19 Euro im Monat und bringt 100 Teilnehmer, komplexe Logik-Sprünge und den Datenexport. Plus kostet 39 Euro und bringt 1.000 Teilnehmer, eigenes Logo, Kreuztabellen und die KI-Auswertung. Pro kostet 69 Euro und bringt 3.000 Teilnehmer, mehrsprachige Umfragen und die Schnittstellen. Alle Tarife sind monatlich kündbar, bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate geschenkt.

Design des Fragebogens

Eine Umfrage wird eher zu Ende ausgefüllt, wenn sie nach etwas aussieht. empirio.ai punktet hier mit modernen Vorlagen: 21 fertige Fragebögen im kostenlosen Tarif, weitere exklusive ab Lite, dazu acht Designoptionen und ab Plus eigene Farben und das eigene Logo.

Microsoft Forms bietet sechs Layouts, eine Hex-Farbe und ein Hintergrundbild. Ein eigenes Logo ist auf der Design-Seite nicht dokumentiert. Für eine interne Abfrage reicht das. Für eine Kundenbefragung, die zur Marke passen soll, ist es der Punkt, an dem die meisten anfangen zu suchen.

Editor

Der Editor von empirio.ai erzeugt den Fragebogen auf Wunsch per KI, ohne Zusatzlizenz. Du beschreibst das Ziel in einem Satz, die KI schlägt Fragen vor, du änderst Reihenfolge und Formulierung per Drag-and-Drop. Einzelne Fragen lassen sich von der KI überarbeiten, wenn sie zu lang oder suggestiv geraten sind.

Microsoft Forms baut den Fragebogen Frage für Frage über Auswahlmenüs. Das ist übersichtlich und in fünf Minuten verstanden. Dieselbe KI-Unterstützung gibt es dort auch, aber erst mit einer Copilot-Lizenz, und die kostet je Nutzer mehr als ein kompletter empirio.ai-Tarif.

Funktionen

empirio.ai bringt 35+ Fragetypen mit, Microsoft Forms acht. Für eine Anmeldung reicht das völlig, für eine Befragung mit mehreren Matrixfragen und eigenen Skalen nicht. Nach dem Versand ist der Abstand größer als davor: Vergleichsmodus und Abbruchquote ab Lite, Kreuztabellen und Filter ab Plus, während Microsoft Forms eine Zusammenfassung liefert und dich für alles Weitere nach Excel schickt.

Datenschutz

empirio.ai hostet in jedem Tarif in der EU, und der Auftragsverarbeitungsvertrag gehört bereits zum kostenlosen Tarif. Bei Microsoft Forms hängt beides am Microsoft-365-Vertrag: Mit einem privaten Microsoft-Konto gibt es weder eine Zusage zum Speicherort in der EU noch einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Für Vereine, Praxen und kleine Unternehmen ist das der entscheidende Punkt. Die kostenlose Variante von Microsoft Forms ist damit nicht per se unzulässig, aber sie lässt sich ohne diese beiden Bausteine kaum sauber begründen. Welche Pflichten daraus folgen, ordnet der Beitrag zum Datenschutz bei Umfragen ein. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

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Wie erstelle ich mit empirio.ai eine kostenlose Umfrage?

Eine Umfrage entsteht bei empirio.ai in vier Schritten: Ziel beschreiben, Fragen anpassen, Link teilen, Ergebnisse auswerten. Ein Microsoft-Konto brauchst du dafür nicht. Der komplette Editor lässt sich vorher ausprobieren, auch mit den Funktionen aus den Bezahltarifen. Das Upgrade wird erst fällig, wenn du eine davon in der veröffentlichten Umfrage aktivierst.

  1. Ziel beschreiben. Ein Satz genügt, etwa „Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit dem neuen Schichtmodell messen“. Der KI-Umfrage-Editor macht daraus einen ersten Fragebogen. Alternativ startest du mit einer leeren Umfrage oder einer fertigen Vorlage.
  2. Fragen anpassen. Reihenfolge per Drag-and-Drop ändern, überflüssige Fragen löschen, aus 35+ Fragetypen ergänzen. Wie ein guter Fragebogen aufgebaut ist, steht im Beitrag Fragebogen erstellen.
  3. Link teilen. Umfrage veröffentlichen und den Link verschicken, als QR-Code ausgeben oder auf der eigenen Website einbetten.
  4. Ergebnisse auswerten. Direkt im Tool mit den KI-Werkzeugen, Kreuztabellen und Filtern, oder als Export nach Excel, PowerPoint, Word und PDF.

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Microsoft Forms Alternative: Was spricht für empirio.ai?

Sechs Punkte machen in der Praxis den Unterschied. Sie hängen fast alle daran, dass empirio.ai ein Umfrage-Tool ist und Microsoft Forms ein Formular-Werkzeug.

  • Auswertung statt Export. Kreuztabellen, Filter, Vergleichsmodus und Abbruchquote sind eingebaut. Bei Microsoft Forms beginnt an dieser Stelle die Arbeit in Excel, und zwar bei jeder neuen Antwortwelle erneut.
  • Modernes Design. Acht Designoptionen gegen sechs Layouts, dazu ein eigenes Logo ab Plus, das Microsoft Forms gar nicht kennt. Eine Umfrage, die zur Marke passt, wird eher zu Ende ausgefüllt.
  • KI ohne Zusatzlizenz. Fragebogen erstellen, Fragen optimieren, den ganzen Bogen prüfen: bei empirio.ai im kostenlosen Tarif, bei Microsoft Forms nur mit einer Copilot-Lizenz obendrauf.
  • 35+ Fragetypen statt acht. Microsoft deckt die Standardfälle ab, inklusive Likert, Rangfolge und NPS. Alles darüber hinaus gibt es dort nicht.
  • Datenschutz ohne Vertragspaket. Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Hosting gehören bei empirio.ai zum kostenlosen Tarif. Bei Microsoft Forms hängen beide an einem Microsoft-365-Vertrag, mit privatem Konto gibt es sie nicht.
  • Eigene Schnittstellen. REST API, CLI und Webhooks ab Pro, mit denen sich auch Automatisierungsdienste anbinden lassen. Microsoft Forms bietet dafür Power Automate, aber keine öffentliche Schnittstelle für die Daten selbst.

Welches Tool zu welchem Vorhaben passt, lässt sich in fünf Zeilen zusammenfassen:

Dein FallPassendes Tool
Bachelorarbeit oder Masterarbeitempirio.ai
Kundenbefragung, die nach Gruppen ausgewertet werden sollempirio.ai
Umfrage für einen Verein oder eine Praxis, ohne Microsoft-365-Vertragempirio.ai
Quiz mit automatischer Bewertung, oder ein Ablauf in Power AutomateMicrosoft Forms
Sehr große Befragung in einer Organisation, die Microsoft 365 ohnehin bezahltMicrosoft Forms

Wenn du dir vorher einen Überblick über den ganzen Markt verschaffen willst, hilft der Beitrag Umfrage-Tools im Vergleich, und wenn du zuerst das Budget klären willst, der Beitrag Was kosten Umfragen.

Fazit

Microsoft Forms ist kein schwaches Werkzeug, es ist ein eingebautes. Wer Microsoft 365 ohnehin bezahlt, bekommt ein Formular-Tool ohne Zusatzkosten, mit fünf Millionen Antworten je Formular und einem Ablauf in Power Automate. Solange die Umfrage einfach bleibt und die Auswertung in Excel weiterläuft, gibt es keinen Grund zu wechseln. Sobald du nach Gruppen auswerten willst oder ohne Microsoft-Vertrag arbeitest, endet der Vorteil genau dort, wo empirio.ai anfängt.

Ein Punkt entscheidet in der Praxis häufiger, als er in Vergleichen vorkommt. Sobald eine Umfrage nicht rein privat ist, sondern für ein Unternehmen, einen Verein, eine Hochschule oder eine Praxis läuft, werden personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet. Dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter des Tools (Art. 28 DSGVO). In Großbritannien gilt dieselbe Pflicht nach UK GDPR, in der Schweiz verlangt Art. 9 revDSG einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung. Wie so ein Vertrag aussieht, zeigt die Mustervereinbarung des BfDI (Version 2.1, abgerufen am 21. August 2026).

Ausgenommen sind rein private Umfragen im Familien- und Bekanntenkreis. Eine Befragung für die Bachelorarbeit zählt nicht dazu, dort gilt zusätzlich die Vorgabe deiner Hochschule. Ob dein konkreter Fall unter die Pflicht fällt, entscheidet die oder der Datenschutzbeauftragte deiner Organisation, an der Hochschule die Betreuung.

Genau an dieser Stelle trennen sich die beiden Tools, und zwar anders, als viele erwarten. Microsoft liefert einen Auftragsverarbeitungsvertrag als Teil der Standardbedingungen, sobald ein kommerzieller Microsoft-365-Vertrag besteht, und führt Microsoft Forms als Dienst innerhalb der EU-Datengrenze. Für die kostenlose Nutzung mit einem privaten Microsoft-Konto gilt beides nicht, dort verweist Microsoft auf die Nutzungsbedingungen. Wer also ohne Microsoft-365-Vertrag befragt, hat bei Microsoft Forms keinen Vertrag und keine Zusage zum Speicherort. Bei empirio.ai gehört beides zum kostenlosen Tarif.

Wie es weitergeht

  • Du vergleichst mit dem anderen großen Formular-Werkzeug? Google Forms Alternative im Vergleich
  • Du willst die beiden direkt gegeneinander sehen? Google Forms vs Microsoft Forms im direkten Vergleich
  • Du suchst den Überblick über alle Anbieter? Umfrage-Tools im Vergleich
  • Du willst anonym befragen? Anonyme Umfrage erstellen
  • Du hast Fragen zum Datenschutz? Datenschutz bei Umfragen

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