Zo maak je met empirio.ai AVG-proof online enquêtes

Zodra je in een enquête vraagt naar meningen, ervaringen of persoonlijke gegevens, gaat het al snel over privacy en in veel gevallen over de AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming. Je deelnemers vertrouwen je namelijk hun antwoorden toe en jij bent verantwoordelijk voor wat daarmee gebeurt. Of je enquête aan de privacyregels voldoet, hangt niet alleen af van wat je vraagt en hoe je met de antwoorden omgaat. Ook de techniek op de achtergrond telt mee, oftewel de enquêtetool.

empirio.ai is de perfecte enquêtetool als je AVG-proof enquêtes wilt maken. De software is niet alleen modern, maar besteedt ook veel aandacht aan privacy, zoals de verwerkersovereenkomst, hosting in de EU en kant-en-klare privacyteksten voor je enquêtes. In de volgende zes punten laten we je zien waarom empirio.ai een heel goede keuze is voor moderne enquêtes die tegelijk aan de AVG voldoen.

Welke regels er in het algemeen gelden voor enquêtes en waar je zelf nog op moet letten, leggen we uitgebreid uit in onze gids over privacy bij enquêtes.

Privacy en AVG bij empirio.ai in één oogopslag

Enquêtes draaien altijd om vertrouwen, en zorgvuldig omgaan met gegevens stond bij ons vanaf het begin voorop. Daarom speelt privacy bij empirio.ai altijd al een hoofdrol. Dat is ook een reden waarom sinds 2018 meer dan 100.000 mensen hun enquêtes aan ons toevertrouwen. De belangrijkste privacyvoordelen van empirio.ai op een rij:

1. De verwerkersovereenkomst zit meteen bij je registratie
2. Verwerking en opslag van de gegevens in de EU
3. Ook de AI-assistenten draaien in de EU
4. Deelnemers kunnen anoniem meedoen aan enquêtes
5. De privacypagina en toestemming met één klik
6. Veiligheid en volledige controle over je gegevens

Hieronder lopen we deze zes punten één voor één met je door, zodat je precies weet wat er achter elk voordeel zit en hoe je het voor je eigen enquêtes gebruikt.

1. De verwerkersovereenkomst zit meteen bij je registratie

Zodra een enquêtetool in jouw opdracht antwoorden verwerkt die tot een persoon te herleiden zijn, is de aanbieder een verwerker en ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Volgens de AVG heb je dan een verwerkersovereenkomst nodig, en wel voordat het eerste antwoord binnenkomt. Daarin staat dat de aanbieder de gegevens alleen volgens jouw instructies verwerkt, ze goed beveiligt en niet voor eigen doeleinden gebruikt.

Bij veel tools moet je de verwerkersovereenkomst eerst aanvragen, een formulier invullen of een duurder abonnement nemen. Bij empirio.ai is hij onderdeel van onze algemene voorwaarden, waarmee je bij je registratie akkoord gaat. Zo geldt hij vanaf de eerste dag, ook in het gratis abonnement. Je hoeft niets te ondertekenen en nergens op te wachten.

De volledige overeenkomst, met de technische en organisatorische maatregelen en de lijst van onze subverwerkers, kun je altijd nalezen: verwerkersovereenkomst van empirio.ai. Voor je eigen documentatie, zoals het verwerkingsregister, kun je er direct naar verwijzen of hem als pdf downloaden als je hem wilt bewaren.

2. Verwerking en opslag van de gegevens in de EU

Alle gegevens van je enquêtes, dus ook de antwoorden van je deelnemers, worden verwerkt en opgeslagen op servers in de Europese Unie. Daardoor valt alles onder het Europese privacyrecht en hoef je voor de opgeslagen antwoorden geen doorgifte buiten de EU te beoordelen of in je privacyverklaring uit te leggen.

Welke dienstverleners we inzetten voor de website en het platform en waar die gevestigd zijn, maken we openbaar. Je vindt alles in onze privacyverklaring en in de bijlage bij de verwerkersovereenkomst. Juist als je enquêtes houdt voor een hogeschool of universiteit, een vereniging of je bedrijf, is die transparantie belangrijk. Tegenover je deelnemers ben jij uiteindelijk degene die verantwoordelijk is.

3. Ook de AI-assistenten draaien in de EU

Veel enquêtetools bieden inmiddels AI aan, bijvoorbeeld om een vragenlijst op te stellen of open antwoorden te analyseren. Meestal zit daar een taalmodel achter dat bij een aanbieder in de Verenigde Staten draait. Voor jou betekent dat: zodra je antwoorden die tot personen te herleiden zijn door de AI haalt, gaan die gegevens de EU uit.

Bij empirio.ai gaat dat anders. De AI-functies die we zelf aanbieden, verwerken inhoud uitsluitend op infrastructuur binnen de Europese Unie. Je invoer en enquêtegegevens worden daarbij natuurlijk niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Dat ook de AI in de EU draait, is bij enquêtetools tot nu toe de uitzondering. Bovendien bepaal je altijd zelf of je AI voor je enquête gebruikt of niet. Er gaat niets automatisch naar AI-modellen.

Eén ding moet je nog weten. empirio.ai biedt veel integraties, waarmee je de enquêtetool kunt koppelen aan andere software, maar ook aan AI-modellen. Verbind je empirio.ai bijvoorbeeld met Claude, ChatGPT of een andere assistent, dan kies je bewust voor die dienst. Dan gelden de voorwaarden en serverlocaties van die aanbieder, niet die van ons. Let er dan op dat de aanbieder je invoer niet gebruikt om zijn AI te trainen. Of je laat je daar bewust alleen helpen bij het opstellen van de vragenlijst.

Wil je op zeker spelen, gebruik dan een van de vele AI-functies van empirio.ai. Ze helpen je bij het maken, bewerken en analyseren van je enquêtes en alles wordt voor 100% in de EU verwerkt.

Waarom de locatie in de EU zoveel uitmaakt

Een enquêtetool met servers in de Verenigde Staten is niet automatisch verboden. Sinds juli 2023 geldt het EU-VS Data Privacy Framework, waardoor Amerikaanse bedrijven die zich daarbij hebben aangesloten gegevens uit de EU mogen ontvangen. Of dit besluit standhoudt, is op dit moment nog niet zeker. Blijven je gegevens en de AI-verwerking in de EU, dan ben je daar niet van afhankelijk. Dat maakt het gebruik binnen je organisatie makkelijker en versterkt meteen de digitale soevereiniteit van Europa.

4. Deelnemers kunnen anoniem meedoen aan enquêtes

Wie aan je enquête meedoet, heeft bij empirio.ai geen account en geen login nodig. Je deelnemers openen de link, beantwoorden de vragen en zijn klaar. Een naam of e-mailadres verzamel je alleen als je daar zelf om vraagt.

Dat is meer dan een kwestie van gemak. Een echt anonieme enquête valt strikt genomen helemaal niet onder de regels van de AVG, omdat er geen persoonsgegevens ontstaan. Belangrijk is wel dat ook indirect niemand te herkennen is. Vraag daarom alleen wat je echt gaat analyseren en houd demografische vragen bij kleine groepen grof. Zo krijg je meteen ook eerlijkere antwoorden.

5. De privacypagina en toestemming met één klik

Zodra je persoonsgegevens verzamelt, horen een privacyverklaring en meestal ook een toestemming aan het begin van je enquête. In veel tools maak je daarvoor los een tekstvraag en een vinkje aan en moet je er zelf aan denken om het vinkje verplicht te maken. Juist daar ontstaan de gaten.

Bij empirio.ai is de privacypagina een eigen paginatype in de editor. Tekst en toestemming via een vinkje horen bij elkaar. De toestemming is automatisch verplicht en wordt samen met het antwoord opgeslagen.

1. Privacypagina toevoegen. Kies in de editor de privacypagina en zet die vóór alle andere vragen.
2. Tekst controleren en eventueel aanpassen. Er wordt automatisch een passende tekst voor de privacyverklaring en het vinkje gemaakt, die je naar wens nog kunt aanpassen.
3. Klaar. Nu kun je je AVG-proof enquête versturen.

Let op de volgorde. Een toestemming die pas na de eerste vragen komt, is te laat, want dan heb je de antwoorden al verzameld.

6. Veiligheid en volledige controle over je gegevens

Privacy betekent ook dat niemand zonder toestemming bij je resultaten kan en dat jij zelf bepaalt wanneer gegevens verdwijnen.

• De verbinding tussen browser en server is versleuteld.
• Tweefactorauthenticatie voor je account zit in alle abonnementen.
• Je gegevens worden dagelijks geback-upt, zodat er niets verloren gaat.
• Antwoorden en complete enquêtes kun je op elk moment zelf exporteren of verwijderen.

Verwijderde enquêtegegevens halen we na 14 dagen definitief uit onze systemen. Zo kun je de bewaartermijn die je in je privacyverklaring noemt ook echt nakomen.

Checklist voor je AVG-proof enquête

empirio.ai zorgt ervoor dat je technisch gezien AVG-proof enquêtes kunt maken. Er zijn wel een paar dingen die geen enkele enquêtetool je uit handen kan nemen. Die houd je als verwerkingsverantwoordelijke zelf in de gaten, welke tool je ook gebruikt:

• Privé of niet: Vraag je alleen iets binnen je familie- of vriendenkring, dan geldt de AVG meestal niet. Zodra je vraagt voor een vereniging, een hogeschool of universiteit of een bedrijf, geldt hij wel.
• Toestemming vragen: Meestal is het genoeg als je deelnemers vóór de eerste vraag toestemming geven. Bij enquêtes onder medewerkers of studenten is dat niet altijd genoeg, omdat toestemming daar niet altijd echt vrij is.
• Alleen vragen wat je nodig hebt: Elke vraag die je later niet analyseert, kun je schrappen.
• Voorzichtig met gevoelige vragen en antwoordopties: Vragen over gezondheid, religie of politieke opvattingen gaan over bijzondere persoonsgegevens, en die zijn extra beschermd. Ook antwoordopties zoals afdeling of leeftijdsgroep kunnen in kleine groepen verraden wie er heeft geantwoord.

Meer hierover, ook over de grondslag en de bewaartermijn, lees je in onze gids privacy bij enquêtes. Deze tekst is geen juridisch advies. In Nederland houdt de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) toezicht op de AVG en de Uitvoeringswet AVG (UAVG), en op haar website vind je veel uitleg. Twijfel je, vraag het dan aan de privacyfunctionaris van je hogeschool of universiteit of aan de functionaris gegevensbescherming (FG) van je organisatie.

Wil je meteen aan de slag, dan kun je hier je enquête maken. Alles wat we hier hebben beschreven, zit bij empirio.ai al in het gratis abonnement.