Google Forms vs Microsoft Forms: ¿cuál es la diferencia?

Google Forms y Microsoft Forms son las dos herramientas de formularios con las que la mayoría de la gente se topa primero, y no porque sean las mejores, sino porque ya están ahí: Google Forms en cualquier cuenta de Google, Microsoft Forms en cualquier cuenta de Microsoft. Las dos son gratis para empezar y las dos funcionan en el navegador. Justo por eso la pregunta vuelve a la mesa en cuanto en el equipo o en clase hace falta una encuesta.

La diferencia entre Google Forms y Microsoft Forms está menos en el conjunto de funciones que en el entorno: Google Forms recoge respuestas sin límite y las escribe en Google Sheets; Microsoft Forms limita las respuestas según el tipo de cuenta y las escribe en Excel. Hemos leído los dos centros de ayuda uno al lado del otro en agosto de 2026, hemos revisado las interfaces y aquí los comparamos con los mismos 55 criterios que en el resto de nuestras comparativas.

📌 Lo esencial de un vistazo

• Google Forms recoge respuestas sin límite; Microsoft Forms no.
• Microsoft ramifica hacia preguntas concretas; Google, solo hacia secciones enteras.
• Microsoft trae matriz, ranking y NPS como tipos de pregunta propios y casi el doble de plantillas; Google, ninguno de esos tipos de pregunta.
• Solo Google tiene una API pública; solo Microsoft, un camino listo hacia la automatización.
• El contrato de encargo de tratamiento solo existe de pago en ambos casos.

Google Forms y Microsoft Forms de un vistazo

Antes de ir a las diferencias, conviene mirar qué son en realidad Google Forms y Microsoft Forms. Porque ninguno de los dos es un producto independiente, sino un añadido a una gran suite de oficina, y eso explica buena parte de lo que después aparece en las tablas.

Google Forms

Google Forms es la herramienta de formularios de Google Workspace. Está en cualquier cuenta de Google, no cuesta nada y no conoce ningún tope de respuestas. El editor construye el cuestionario pregunta a pregunta con menús de selección y los resultados van, si quieres, directamente a Google Sheets. Está pensado para inscripciones, consultas y comentarios rápidos, no para grandes estudios.

Microsoft Forms

Microsoft Forms es la contraparte de Microsoft 365. Forma parte de cualquier cuenta de Microsoft, se engrana con Teams, Outlook y Excel y es el único de los dos que trae un modo test con corrección automática. Cuántas respuestas puedes recoger no depende aquí del plan, sino del tipo de cuenta: 200 por formulario con una cuenta privada, cinco millones con una cuenta profesional o educativa.

Google Forms y Microsoft Forms comparten el mismo límite, y no se nota hasta que llegan las respuestas: el análisis termina en gráficos y en una exportación a la hoja de cálculo. Quien quiera ir más allá acaba en una herramienta de encuestas especializada. Qué cambia eso en concreto está en nuestras comparativas Alternativa a Google Forms y Alternativa a Microsoft Forms.

Google Forms o Microsoft Forms: ¿cuál encaja contigo?

La respuesta corta cabe en una tabla. Contiene los cuatro puntos por los que se pregunta primero — idiomas, alojamiento en la UE, contrato de encargo de tratamiento y precio — y además para qué está pensado cada uno.

Datos de agosto de 2026, sujetos a cambios.

Dos observaciones de esta tabla sostienen todo el artículo. La primera: los dos ganan en sitios distintos, y ninguno gana las dos filas que se revisan primero en un uso profesional; ni Google Forms ni Microsoft Forms ofrece alojamiento en la UE o un contrato de encargo de tratamiento en la cuenta gratuita.

La segunda aparece igual en las dos celdas de puntos débiles: faltan funciones de encuesta avanzadas. Los dos son herramientas de formularios, no herramientas de encuestas. Tablas cruzadas, tasa de abandono, modo comparación, una exportación a formatos de presentación: nada de eso existe en ninguno de los dos. Quien solo necesita un formulario no lo nota nunca. Quien quiere analizar un estudio lo nota la semana siguiente al envío.

¿Qué es gratis en Google Forms y en Microsoft Forms?

Los dos son gratis para empezar, pero ponen el límite en sitios distintos. Google no limita las respuestas en absoluto; Microsoft las ata al tipo de cuenta. Y ninguno de los dos vende la protección de datos por separado, sino solo como parte del paquete grande.

Datos de agosto de 2026, sujetos a cambios.

La fila decisiva es la tercera, y casi en todas partes se lee mal. Google Forms no cuenta respuestas. Microsoft Forms sí, y el límite vale por formulario y no por mes: 200 con una cuenta de Microsoft gratuita, 1.000 con una cuenta privada de pago y cinco millones con una cuenta profesional o educativa. Haz por eso el cálculo de tu lista de envío antes de empezar. Si la cifra esperada supera 200 y no hay licencia, la pregunta está resuelta antes de abrir el primer editor.

En las dos filas de protección de datos hay dos cruces rojas una al lado de la otra, y no es casualidad. Los dos proveedores atan el alojamiento en la UE y el contrato de encargo de tratamiento a un contrato de pago sobre la suite que los rodea. Para una encuesta privada entre amigos eso da igual, porque ahí rige la excepción doméstica del RGPD. En cuanto una encuesta se hace para una asociación, una empresa, una universidad o un trabajo de fin de grado, esa excepción deja de valer y hace falta un contrato con el proveedor. Hasta dónde llega eso en tu caso concreto lo decide tu autoridad de control competente. En empirio.ai, el alojamiento en la UE y el contrato de encargo de tratamiento van incluidos en el plan gratuito; en este punto los dos grandes proveedores empatan por abajo.

Crear una encuesta: ¿qué ofrece cada editor?

Aquí es donde más claramente se separan los dos. Microsoft tiene la caja de preguntas más rica, la lógica más fina y más plantillas; Google, el diseño más libre.

Datos de agosto de 2026, sujetos a cambios.

Dos filas deciden aquí más que todas las demás. La primera es matriz, ranking y NPS: Microsoft Forms trae los tres como tipos de pregunta propios; Google Forms, ninguno de ellos. Quien quiera montar un estudio de satisfacción con una matriz de Likert tiene que componerla en Google a partir de preguntas sueltas y pierde por el camino el análisis que hace útil a una matriz. La segunda es la lógica: Microsoft ramifica hacia una pregunta concreta, Google solo hacia una sección entera; a cambio, Microsoft no conoce los saltos hacia atrás.

En el arranque, Microsoft también va por delante: unas cuarenta plantillas frente a diecisiete en Google. Quien no quiera empezar con un formulario en blanco encuentra allí algo adecuado más a menudo. Microsoft, eso sí, no publica un catálogo contado, así que la cifra puede cambiar. Cómo está construida una buena plantilla lo muestran nuestras plantillas de cuestionario.

En el diseño el balance se invierte, pero a un nivel modesto. Google deja cambiar la tipografía, el fondo y la imagen de cabecera; Microsoft ofrece seis diseños de página, un color hexadecimal y una imagen de fondo; un logotipo propio no está documentado en la página de diseño. Un formulario que parezca tu propia marca no sale de ninguno de los dos. En empirio.ai hay ocho diseños para eso, cuatro de ellos gratis, y los colores y el logotipo propios desde el plan Plus.

Una fila va a los dos por igual, y sorprende a la mayoría: ni Google Forms ni Microsoft Forms se deja editar en borrador mientras la encuesta está activa. En Google los cambios se ven al instante; en Microsoft solo queda el interruptor «Aceptar respuestas».

Analizar la encuesta: ¿quién ofrece más que un gráfico de tarta?

Esta tabla es la respuesta más corta a la pregunta de por qué existen herramientas de encuestas especializadas.

Datos de agosto de 2026, sujetos a cambios.

Las cuatro primeras filas están en verde; las seis últimas cuentan la historia de verdad. Las dos herramientas muestran las mismas cuatro cosas: un resumen, las respuestas individuales, gráficos y todo en tiempo real. Y a las dos les falta lo mismo en cuanto alguien hace una pregunta que va más allá de leer. Las tablas cruzadas, es decir, la pregunta «¿responden distinto los menores de 30 que los mayores de 50?», no existen en ninguna de las dos. Tampoco una tasa de abandono que muestre en qué pregunta se marcha la gente.

La salida es la misma en ambos casos: exportar los datos y seguir trabajando en la hoja de cálculo, en Google hacia Sheets y en Microsoft hacia Excel. Funciona, pero cuesta exactamente el tiempo que una herramienta de análisis debería ahorrar. En empirio.ai, las tablas cruzadas y los filtros van incluidos desde el plan Plus, el modo comparación y la tasa de abandono desde Lite, y la IA resume las respuestas abiertas en lugar de soltarlas como una columna de texto.

¿Qué herramienta tiene mejores funciones de IA?

Aquí gana Microsoft, pero solo con una licencia que se paga aparte.

Datos de agosto de 2026, sujetos a cambios.

Google Forms no tiene en agosto de 2026 ninguna función de IA dentro del propio formulario. Microsoft Forms tiene cinco, pero cuatro de ellas exigen una licencia de Copilot que se paga además de la suscripción a Microsoft 365. Sin licencia queda la nube de palabras para las respuestas abiertas: bonita de ver y de poco valor como análisis, porque cuenta frecuencias y no afirmaciones.

Las dos últimas filas están en rojo en ambos casos. Traducir automáticamente no lo sabe hacer ninguno de los dos, y un servidor MCP con el que un modelo de lenguaje como ChatGPT o Claude cree y analice la encuesta por su cuenta tampoco lo tiene ninguno. En empirio.ai, los asistentes de IA acompañan todo el recorrido — desde redactar el cuestionario hasta el análisis — y forman parte del plan gratuito, sin licencia adicional.

Compartir y gestionar: ¿quién puede participar y quién colaborar?

Al repartir y al trabajar en equipo los dos van muy parejos. Las diferencias son pequeñas, pero se notan en el día a día.

Datos de agosto de 2026, sujetos a cambios.

Dos filas merecen una lectura más atenta. El código QR se lo lleva Microsoft: Google Forms no tiene generador y el código hay que crearlo a mano a partir del enlace. Quien planee carteles, expositores de mesa o folletos se ahorra un paso con Microsoft.

Más importante es la fila de debajo: acceso restringido con respuestas anónimas. Los dos pueden limitar el círculo de participantes a la propia organización. Solo Microsoft permite desactivar la opción «Registrar el nombre», de modo que se comprueba quién puede participar sin dejar constancia de quién ha respondido qué. En Google Forms las dos cosas van unidas. Para una encuesta anónima en una empresa esa es la diferencia decisiva, y uno de los pocos puntos en los que Microsoft Forms gana claramente a Google Forms.

Interfaces e integraciones: ¿qué se puede conectar?

La mayoría de las encuestas no necesita ninguna interfaz. Pero en cuanto las respuestas tienen que llegar automáticamente a algún sitio — a un CRM, a una herramienta de tickets o a un proceso —, este punto se vuelve el más importante de toda la lista. Y aquí los dos resuelven la misma tarea desde extremos opuestos.

Datos de agosto de 2026, sujetos a cambios.

Google Forms tiene una API pública: con la API de Google Forms se pueden leer y escribir formularios y respuestas por programa, siempre que haya un proyecto de Google Cloud. Microsoft Forms no tiene eso. Quien necesite las respuestas de Microsoft Forms en una aplicación propia no llega a los datos directamente.

Justo al revés ocurre con el camino listo hacia el flujo de trabajo. Microsoft Forms va unido a Power Automate, y con ello el trayecto de la respuesta a la acción no necesita ni una línea de código: entra una respuesta, sale un mensaje de Teams, se añade una fila a una lista, arranca una aprobación. En Google Forms el camino comparable pasa por Google Apps Script, es decir, por código que escribes tú, o por los conectores de los servicios de automatización habituales.

La regla práctica: Google, si los datos tienen que ir a otro sitio. Microsoft, si de la respuesta tiene que salir algo. En empirio.ai, la API REST, la CLI y los webhooks van incluidos desde el plan Pro; conectores listos hacia n8n, Zapier o Make, en cambio, todavía no hay.

Comparación de todas las funciones

El cara a cara completo, 55 criterios en una tabla, en el orden de los capítulos de arriba: primero las bases, después crear, analizar, la IA, compartir y gestionar y, al final, las interfaces.

Datos de agosto de 2026, sujetos a cambios. El límite de respuestas de Microsoft Forms se aplica por formulario, no por mes, y depende del tipo de cuenta. Donde Microsoft no publica ninguna cifra, la tabla lo indica así en lugar de una estimación.

¿Por qué empirio.ai en lugar de Google Forms o Microsoft Forms?

Una aclaración previa en causa propia: empirio.ai es nuestro. Por eso no aparece a propósito en las tablas de arriba: quien compara dos herramientas ajenas y se apunta a sí mismo en cada fila pierde justo la credibilidad por la que se lee la comparativa. Solo son interesantes los puntos en los que las dos tablas muestran el mismo hueco.

Protección de datos. El alojamiento en la UE y el contrato de encargo de tratamiento están, en Google Forms y en Microsoft Forms, detrás de un contrato de pago sobre la suite que los rodea. En empirio.ai los dos forman parte del plan gratuito, expresamente también para el Reino Unido y Suiza.

Análisis. Tablas cruzadas, modo comparación, tasa de abandono y una exportación a formatos de presentación faltan por completo en las dos tablas. En empirio.ai, el modo comparación y la tasa de abandono forman parte del plan Lite; las tablas cruzadas y los filtros, desde Plus.

Diseño del cuestionario. Google tiene un diseño, Microsoft seis diseños de página, y un logotipo propio no sale de ninguno de los dos. En empirio.ai hay ocho diseños modernos, cuatro de ellos gratis, y colores y logotipo propios desde Plus.

IA. Google Forms no tiene IA en el formulario; Microsoft, cuatro funciones detrás de una licencia de Copilot. En empirio.ai los asistentes de IA redactan, revisan y traducen a lo largo de todo el recorrido — del cuestionario al análisis — y empezar no cuesta nada.

Lo que empirio.ai no es. No está pensado para estudios de panel con control de cuotas, no hay conectores listos hacia n8n, Zapier o Make, y la exportación de datos empieza en el plan Lite. Quien solo necesita un formulario de inscripción para el próximo desayuno de equipo está bien servido con la herramienta que ya tiene en su cuenta.

¿Qué herramienta encaja contigo?

La decisión rara vez se toma por la lista de funciones, sino por dos preguntas: ¿en qué casa trabajas de todos modos y cuántas respuestas esperas?

• Microsoft 365 en uso y encuesta hacia dentro: Microsoft Forms.
• Más de 200 respuestas sin licencia: Google Forms.
• Cuestionario con lógica de salto fina, matriz o test: Microsoft Forms.
• Las respuestas deben ir a una aplicación propia: Google Forms.
• De la respuesta tiene que salir algo automáticamente: Microsoft Forms.
• El formulario debe encajar con la marca o analizarse a fondo: ninguno de los dos.

Si queda ese último caso, el camino lleva a una herramienta especializada. Cómo se ordenan las herramientas en conjunto está en Las 5 mejores herramientas de encuestas en 2026 comparadas.

Un punto aparece en la práctica muchas veces tarde: la lista de envío. Calcula antes por encima cuánta gente recibirá el enlace y cuántos de ellos responden por experiencia. Si el resultado pasa de 200, con una cuenta de Microsoft gratuita la pregunta ya está decidida, por muy bien que caiga el editor.

Conclusión

Google Forms y Microsoft Forms resuelven la misma tarea con los mismos medios, y la elección se decide casi siempre por el entorno. Quien tiene Microsoft 365 se queda en Microsoft Forms y consigue a cambio la lógica de salto más fina, matriz, ranking y NPS como tipos de pregunta propios y el modo test. Quien pregunta en abierto y espera muchas respuestas coge Google Forms, porque allí no hay ningún límite incorporado y los datos son accesibles mediante una API pública. En diseño y en análisis los dos se quedan cortos por igual, y los dos chocan contra el mismo muro en cuanto la encuesta tiene que salir hacia fuera o analizarse a fondo.

Un punto pertenece al final de la comparativa y no a una nota al margen: una encuesta que no sea puramente privada exige, en la UE, en el Reino Unido y en Suiza, un contrato de encargo de tratamiento con el proveedor. El caso normal es, por tanto, el contrato; la excepción es la encuesta privada en el círculo de amigos o de la familia, a la que se aplica la excepción doméstica del RGPD. Hasta dónde llega eso en tu caso concreto lo decide la AEPD, tu autoridad de control competente. Ni Google Forms ni Microsoft Forms entrega ese contrato en la cuenta gratuita; en empirio.ai va incluido.

Cómo seguir

• ¿Buscas otra cosa? Alternativa a Microsoft Forms
• ¿Vienes de Google? Alternativa a Google Forms
• ¿Quieres que tu encuesta sea anónima? Cómo crear una encuesta anónima
• ¿Buscas una visión de todos los proveedores? Herramientas de encuestas comparadas

¿Ni Google ni Microsoft?

Con empirio.ai, una herramienta de encuestas en línea de Alemania, creas el cuestionario con ayuda de IA, con un diseño moderno y con los datos en la UE. Probar gratis