¿Necesitas un formulario de contacto para tu web, la inscripción a un taller o una candidatura con el currículum adjunto? Herramientas de formularios hay muchas y, a primera vista, todas hacen lo mismo. La diferencia aparece cuando alguien sube el primer archivo, llega la inscripción número cien o alguien pregunta dónde se guardan los datos.
La mejor herramienta para formularios online en 2026 depende de tres preguntas: cuántos envíos siguen siendo gratis, si incluye subida de archivos y pagos, y dónde se guardan los datos. empirio.ai, una herramienta de Alemania para encuestas, formularios, quiz y votaciones en directo, guarda los datos en la UE ya en el plan gratuito, y Tally y Google Forms apenas ponen límites de respuestas.
Hemos puesto seis herramientas de formularios una al lado de otra: empirio.ai, Tally, Google Forms, Jotform, Microsoft Forms y Typeform. Al terminar sabrás qué herramienta encaja con tu formulario y en qué punto empieza a costar dinero.
📌 Lo esencial de un vistazo
- empirio.ai permite subir archivos gratis, con servidores en la UE.
- Tally permite gratis formularios y respuestas ilimitados, con uso razonable.
- Google Forms es totalmente gratuito, sin límite de respuestas.
- Jotform acepta gratis 100 respuestas al mes en cinco formularios.
- Typeform solo da 10 respuestas gratis al mes en total.
Crear encuesta gratis
Con empirio.ai creas una encuesta en línea moderna en pocos minutos — con alojamiento en la UE.
- Encuesta creada con IA
- Ajusta con arrastrar y soltar
- Análisis en tiempo real
Qué importa de verdad en una herramienta de formularios
Una herramienta de formularios es un software con el que creas un formulario en línea, lo compartes por enlace o lo insertas en tu web y reúnes todos los envíos en un mismo sitio. A diferencia de una encuesta, casi nunca se trata de opiniones, sino de datos concretos: nombre, fecha, archivo, pedido. Eso cambia lo que conviene mirar al comparar.
En la práctica, seis puntos deciden si una herramienta de formularios te sigue sirviendo tres meses después. La mayoría no aparece en grande en la portada de los proveedores, sino en la letra pequeña de la tabla de planes.
- Límite de respuestas: ¿cuántos envíos son gratis, y el proveedor cuenta por formulario, por mes o sumando todos los formularios?
- Subida de archivos: currículum, foto, justificante. ¿Cuesta aparte y qué tamaño puede tener cada archivo?
- Selección de fecha y cita: en inscripciones y peticiones de cita te ahorra el ir y venir de correos.
- Inserción en la web: un formulario que está dentro de tu página se rellena más a menudo que un enlace que se abre en otra pestaña. Te explicamos la parte técnica en la guía para insertar contenido en tu propia web.
- Pagos y firmas: si los necesitas, una parte de las herramientas queda descartada al momento.
- Protección de datos: ¿dónde se guardan los envíos y te dan un contrato de encargo de tratamiento? Con datos de contacto y candidaturas no es un detalle menor.
Por cierto, un formulario con tres campos claros gana a cualquier formulario de quince, sea cual sea la herramienta. Cada campo que quitas aumenta la probabilidad de que la persona llegue hasta el botón de enviar.
Las 6 mejores herramientas para formularios online 2026 en detalle
Seis herramientas cubren casi todos los casos del mercado español de formularios online: empirio.ai, Tally, Google Forms, Jotform, Microsoft Forms y Typeform. El orden no es un ranking, sigue el caso de uso.
Un apunte en nuestro propio interés: empirio.ai es nuestro. Por eso nuestra herramienta aparece primero, para que nadie descubra en el último párrafo que somos parte interesada. Lo que empirio.ai no sabe hacer aparece igual de claro que lo que sí sabe.
empirio.ai: crea formularios online modernos con IA y alojamiento 100 % en la UE
empirio.ai, una herramienta de Alemania para encuestas, formularios, quiz y votaciones en directo, cubre formularios de contacto, inscripción, candidatura y feedback. En una frase: diseño moderno, manejo sencillo, una oferta gratuita amplia, muchas herramientas de IA, alojamiento en la UE. La IA crea el primer borrador a partir de una descripción, y los formularios en PDF o Word se importan sin copiarlos a mano.
En empirio.ai combinas como quieras campos obligatorios, preguntas de seguimiento condicionales, campos de contacto, preguntas de selección y texto libre. Como novedad, hay subida de archivos y selección de fecha o cita, las dos gratis. El formulario se comparte por enlace o se inserta en tu web con un código copiado. Según el plan, cada envío nuevo te llega como aviso por correo y quien rellenó el formulario recibe una confirmación.
Gratis reúnes hasta 50 participaciones al mes entre todos tus formularios y encuestas, y las más de 100 plantillas son gratis. Los precios son: Gratis, Lite 19 €, Plus 39 €, Pro 69 € al mes (cancelable mes a mes). Los envíos y el procesamiento con IA se quedan en servidores de la UE. El contrato de encargo de tratamiento ya forma parte del plan gratuito (a fecha de noviembre de 2026).
Perfecta para: inscripciones, candidaturas y formularios de contacto con datos personales.
Puntos fuertes
- La IA te ayuda desde el primer borrador hasta el análisis terminado.
- Subida de archivos y selección de cita ya en el plan gratuito.
- Importa formularios en PDF o Word.
- Servidores en la UE y contrato de encargo ya en el plan gratuito.
- Todos los planes se cancelan mes a mes.
Límites
- Gratis hasta 50 participaciones al mes.
- No acepta pagos dentro del formulario.
- Lógica compleja y exportación a Excel o CSV solo desde Lite.
Tally: el plan gratuito generoso
Tally es una herramienta de formularios de Bélgica que funciona como un documento de texto: escribes y cada línea se convierte en un campo. El plan gratuito permite formularios y respuestas ilimitados dentro de sus normas de uso razonable. Lógica, cálculos, subida de archivos de hasta 10 MB por archivo, firmas y pagos ya vienen incluidos gratis.
En Tally solo pagas cuando quieres que el formulario lleve tu propia imagen. Pro cuesta 29 € al mes con pago mensual y quita la marca de Tally, añade dominio propio, trabajo en equipo y el registro de respuestas parciales. Business cuesta 89 € al mes, y todos los planes están en la página de precios de Tally. Tally aloja los datos en la UE y el contrato de encargo de tratamiento está incluido en todos los planes, también en el gratuito (a fecha de noviembre de 2026).
Perfecta para: formularios de contacto, inscripciones, candidaturas y pedidos con poco presupuesto.
Puntos fuertes
- Formularios y respuestas ilimitados en el plan gratuito, con uso razonable.
- Pagos, firmas y lógica ya gratis.
- Alojamiento en la UE y contrato de encargo en todos los planes.
Límites
- La marca de Tally solo se quita desde Pro.
- Respuestas parciales y trabajo en equipo solo desde Pro.
- Subida de archivos gratis limitada a 10 MB por archivo.
Google Forms: gratis y sin límite de respuestas
Google Forms, la herramienta de formularios gratuita de Google, no pone límite ni a los formularios ni a las respuestas. Los envíos llegan directamente a Google Sheets o se descargan como CSV. Si ya trabajas con una cuenta de Google, tienes un formulario en línea en dos minutos.
Google Forms se queda corto en todo lo que va más allá de preguntar. No hay pagos ni firmas digitales, el diseño apenas se puede adaptar y los formularios en varios idiomas no están previstos. La ramificación solo salta a secciones y solo funciona en preguntas de tipo Varias opciones y Desplegable. El contrato de encargo de tratamiento solo existe con un plan de pago de Google Workspace, no con una cuenta privada de Google (a fecha de noviembre de 2026).
Perfecta para: formularios sencillos sin datos sensibles, como la lista de quién trae qué a la paella de la asociación de vecinos.
Puntos fuertes
- Totalmente gratuita, sin límite de respuestas.
- Las respuestas llegan directamente a Google Sheets.
- Ya incluida en cualquier cuenta de Google.
Límites
- Sin pagos ni firmas digitales.
- Diseño poco adaptable y sin formularios multilingües.
- Contrato de encargo solo con un plan de pago de Workspace.
Jotform: muchas plantillas, pagos y firmas
Jotform es el creador de formularios con la mayor selección de plantillas de esta comparativa y está pensado para quien gestiona muchos formularios distintos. Pagos y firmas digitales funcionan ya en el plan gratuito Starter, cada uno con límites mensuales. El almacenamiento en la UE lo eliges en la configuración de la cuenta, y el contrato de encargo de tratamiento está incluido.
El plan gratuito de Jotform es, a cambio, estrecho: cinco formularios, 100 respuestas al mes y 500 respuestas guardadas en total, además de la marca de Jotform. Bronce cuesta 39 € al mes e incluye 25 formularios, 1.000 respuestas al mes y un formulario sin marca. Plata cuesta 49 € y Oro 129 €. Las organizaciones sin ánimo de lucro y los centros educativos consiguen, si lo solicitan, un 50 % de descuento en Bronce, Plata y Oro, según la página de precios de Jotform (a fecha de noviembre de 2026).
Perfecta para: asociaciones, colegios y empresas con muchos formularios, pagos o firmas.
Puntos fuertes
- Una selección de plantillas muy amplia.
- Pagos y firmas también gratis, con límites mensuales.
- Almacenamiento en la UE configurable en la cuenta, contrato de encargo incluido.
Límites
- Gratis, solo cinco formularios y 100 respuestas al mes.
- Solo 500 respuestas guardadas en total en el plan gratuito.
- Marca de Jotform en el plan gratuito.
Microsoft Forms: incluido en el paquete de Microsoft 365
Microsoft Forms viene en los planes Business y Education de Microsoft 365, y no existe una suscripción propia solo para Forms. Con una cuenta gratuita de Microsoft, un formulario acepta hasta 200 respuestas; con una suscripción personal de Microsoft 365, hasta 1.000. Las respuestas llegan directamente a Excel y se comparten cómodamente a través de Teams.
Para consultas internas en la empresa, Microsoft Forms suele ser la solución más sencilla, porque nadie tiene que introducir una herramienta nueva. Eso sí, la ramificación solo salta hacia delante, el diseño deja poco margen y los pagos no están previstos. En cuentas de empresa de la UE los datos se guardan en la UE, y el contrato de encargo de tratamiento va ligado al primer contrato comercial de Microsoft 365 (a fecha de noviembre de 2026).
Perfecta para: consultas internas e inscripciones en equipos que trabajan con Microsoft 365.
Puntos fuertes
- Gratis con cuenta de Microsoft y ya incluido en Microsoft 365.
- Respuestas directamente en Excel, se comparte por Teams.
- Almacenamiento en la UE con cuentas de empresa de la UE.
Límites
- Gratis, como máximo 200 respuestas por formulario.
- La ramificación solo salta hacia delante.
- Poco margen en el diseño y sin pagos.
Typeform: una pregunta por pantalla
Typeform es el proveedor moderno de España, con sede en Barcelona, y destaca en solicitudes de contacto y captación de leads. Cada pregunta tiene su propia pantalla y el diseño se mantiene tranquilo, algo que a quien lo rellena le parece más cuidado que una larga lista de campos. La creación de formularios con IA ya es gratis, igual que las conexiones con Google Sheets y Slack.
El punto débil de Typeform es el cupo. Gratis son 10 respuestas al mes, contadas entre todos los formularios, y la subida de archivos solo llega con un plan de pago. Basic cuesta 35 € al mes con 100 respuestas y se puede ampliar hasta 750 respuestas. A partir de la respuesta 751, Typeform pasa la cuenta al plan Plus, que cuesta desde unos 70 € al mes e incluye de forma fija tres puestos. Pese a la sede en Barcelona, los datos se guardan en servidores de Virginia, en Estados Unidos (a fecha de noviembre de 2026).
Perfecta para: equipos de marketing que captan leads y solicitudes con un diseño cuidado.
Puntos fuertes
- Diseño moderno, una pregunta por pantalla.
- Creación de formularios con IA ya en el plan gratuito.
- Muchas integraciones listas para usar.
Límites
- Gratis, solo 10 respuestas al mes entre todos los formularios.
- Subida de archivos solo desde Basic.
- Servidor principal en Virginia, sin alojamiento en la UE demostrado.
Herramientas de formularios en comparación directa
Para una preselección de herramientas de formularios bastan dos preguntas: hasta dónde llega el plan gratuito y dónde está la trampa. Las dos respuestas están en la tabla, los detalles los decide tu formulario.
Las cifras proceden de las páginas de precios y de ayuda de los proveedores. Los límites cambian sin aviso y en parte varían según el país, así que mirar la página de precios antes de empezar nunca sobra.
| Herramienta | Gratis hasta | La trampa principal |
|---|---|---|
| empirio.ai | 50 participaciones al mes | sin pagos dentro del formulario |
| Tally | ilimitado, con uso razonable | la marca solo se quita desde Pro |
| Google Forms | respuestas ilimitadas | contrato de encargo solo con un plan de pago de Workspace |
| Jotform | 100 respuestas al mes | solo cinco formularios en el plan gratuito |
| Microsoft Forms | 200 respuestas por formulario | la ramificación solo salta hacia delante |
| Typeform | 10 respuestas al mes | subida de archivos solo con plan de pago |
A fecha de noviembre de 2026, sujeto a cambios.
¿Qué herramienta de formularios encaja contigo?
Qué herramienta de formularios encaja contigo depende de tres cosas: qué tiene que pasar en el formulario, cuántos envíos esperas y lo sensibles que sean los datos. La tabla ordena los casos más frecuentes.
Busca la fila más cercana a tu situación. Si encajan dos, decide la que tenga los datos más sensibles.
| Tu caso | Qué importa entonces | Qué significa para la elección |
|---|---|---|
| Candidatura con currículum | subida de archivos y protección de datos | empirio.ai ofrece subida y alojamiento en la UE ya gratis |
| Inscripción a un taller o a la carrera popular del barrio | selección de fecha y confirmación | empirio.ai ofrece selección de cita, y la confirmación según el plan |
| Pedido con pago | pago dentro del formulario | Tally y Jotform aceptan pagos ya en el plan gratuito |
| Formulario de contacto en la web | inserción y pocos campos | Las seis herramientas se pueden insertar, Typeform cobra desde la respuesta 11 |
| Consulta interna en la empresa | ninguna herramienta adicional | Microsoft Forms viene con Microsoft 365 |
| Lista para la paella de la asociación de vecinos | gratis, sin datos sensibles | Google Forms no pone límite de respuestas |
| Captación de leads en marketing | diseño y tasa de finalización | Typeform está pensado justo para estos formularios |
Tienes formularios ya hechos para contacto, inscripción y candidatura en las plantillas de formularios de empirio.ai, todas gratis. Si lo que buscas son opiniones más que datos, una encuesta es el formato más adecuado, y entonces te ayuda nuestra comparativa de las mejores herramientas de encuestas.
Crear encuesta gratis
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Herramientas de formularios gratuitas: dónde están los límites
Las herramientas de formularios gratuitas se diferencian menos en los tipos de campo que en tres límites: cuántos envíos cuentan, qué funciones quedan detrás del plan de pago y si el logo del proveedor se queda en el formulario. El abanico va de 10 respuestas al mes en Typeform a ningún límite en Google Forms.
La unidad de cuenta es lo decisivo, porque cada proveedor cuenta de forma distinta. Typeform suma entre todos los formularios, Jotform cuenta por mes y además durante toda la vida de la cuenta, Microsoft Forms por formulario y empirio.ai por mes entre todos los formularios y encuestas. En una inscripción que sigue abierta durante semanas, esa diferencia lo decide todo.
Subida de archivos y selección de cita
Para candidaturas y justificantes, la subida de archivos es el campo más importante de todos. En empirio.ai y Tally es gratis, y Tally la limita a 10 MB por archivo en el plan gratuito. Typeform solo activa la subida en el plan de pago. Una selección de fecha o de calendario como respuesta ahorra en las inscripciones el ir y venir de correos, y empirio.ai la incluye gratis en el formulario desde noviembre de 2026.
Pagos y firmas dentro del formulario
Quien quiere cobrar dentro del formulario acaba en Tally o en Jotform. Las dos gestionan pagos y firmas ya en el plan gratuito, Jotform con límites mensuales. Google Forms, Microsoft Forms y empirio.ai no ofrecen pagos en el formulario. Para una inscripción con cuota, eso significa: o eliges una de esas dos herramientas, o mandas en la confirmación los datos para pagar por transferencia o Bizum.
El logo del proveedor en el formulario
Casi todos los planes gratuitos muestran el logo del proveedor en el formulario. En Tally desaparece desde Pro por 29 € al mes, en Jotform desde Bronce por 39 €, en Typeform desde Plus por unos 70 € y en empirio.ai desde Pro por 69 €. En un formulario interno da igual, pero en tu propia web se nota. Valora si te compensa el sobreprecio o si te basta con poner tu propio logo en el formulario, algo que empirio.ai permite desde Plus.
Errores típicos al elegir una herramienta de formularios
La mayoría de los problemas con una herramienta de formularios no surgen al crear el formulario, sino semanas después, cuando ya está publicado en la web. Tres errores aparecen una y otra vez.
Los tres tienen en común que, en ese momento, cambiar de herramienta sale caro. Los envíos se pueden exportar, pero los enlaces, las inserciones y las automatizaciones dependen de la herramienta antigua y hay que rehacerlos.
Error 1: mirar el límite en el sitio equivocado
Un formulario de contacto que recibe diez consultas al mes cabe en casi cualquier plan gratuito. La inscripción a un taller que reúne 80 envíos en un solo día, no. Antes de empezar, calcula cuántos envíos son realistas en la semana más fuerte y comprueba si el proveedor cuenta por formulario, por mes o sumando todos los formularios. Si no, el formulario se cierra justo cuando más falta hace.
Error 2: aclarar la protección de datos después de insertar el formulario
Un formulario de contacto recoge nombres, correos y a menudo teléfonos, y uno de candidatura incluso currículums. Son datos personales, y para tratarlos necesitas por regla general un contrato de encargo de tratamiento con el proveedor y una política de privacidad adecuada. En España se aplican el RGPD y la LOPDGDD, con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) como autoridad de control. Qué se aplica exactamente lo contamos en nuestra guía sobre protección de datos en encuestas. Acláralo antes de que el formulario esté en línea, no después.
Error 3: demasiados campos obligatorios
Cada campo obligatorio es un punto en el que alguien abandona. Teléfono, empresa, cargo y tratamiento como obligatorios convierten una consulta rápida en un papeleo digno de Hacienda. Pregunta en el primer paso solo lo que de verdad necesitas para responder y deja el resto para la conversación. Las preguntas de seguimiento condicionales ayudan, porque solo muestran un campo cuando de verdad se aplica a esa persona.
Consejo
Antes de publicar, rellena tu formulario completo una vez en el móvil, con un archivo real en el campo de subida. Después manda un segundo envío de prueba con datos erróneos a propósito. En cinco minutos sabrás si los mensajes de error se entienden y si el aviso te llega.
Conclusión
La mejor herramienta para formularios online es aquella cuyo límite alcanzas solo después del último envío. Si necesitas subida de archivos, selección de cita y datos guardados en la UE, con empirio.ai te basta el plan gratuito. Si quieres cobrar dentro del formulario, mira Tally o Jotform.
Hay un punto que decide más a menudo de lo que aparece en las comparativas. En cuanto un formulario no es puramente privado y funciona para una empresa, una asociación, un colegio, una universidad o una consulta médica, se tratan datos personales por encargo. Para eso hace falta un contrato de encargo de tratamiento con el proveedor de la herramienta (artículo 28 del RGPD), y en España se suma la LOPDGDD. En el Reino Unido rige la misma obligación según el UK GDPR, y en Suiza el artículo 9 de la Ley Federal de Protección de Datos exige un contrato equivalente. Cómo es un contrato así lo explican las directrices de la AEPD para elaborar contratos entre responsables y encargados del tratamiento (consultadas el 20 de octubre de 2026).
Los formularios puramente privados, en familia o entre amigos, quedan fuera. Si tu caso concreto entra en esta obligación lo decide la persona delegada de protección de datos de tu organización, y en la universidad tu tutor o tutora. Este artículo no sustituye a un asesoramiento jurídico.
En esta comparativa, el contrato separa claramente a las seis herramientas. empirio.ai, Tally, Jotform y Typeform lo ofrecen, y empirio.ai, Tally y Typeform ya en el plan gratuito. En Google Forms depende de un plan de pago de Workspace, y en Microsoft Forms del primer contrato comercial de Microsoft 365. Respecto al almacenamiento, empirio.ai y Tally guardan los datos en la UE, en Jotform eliges la UE en la cuenta y Typeform usa servidores de Virginia.
Cómo seguir
- ¿Quieres poner el formulario en tu web? Cómo insertarlo en tu web paso a paso
- ¿Buscas una alternativa a Google Forms? Alternativas a Google Forms comparadas
- ¿Typeform te sale demasiado caro? Alternativa a Typeform
- ¿Quieres evaluar conocimientos en lugar de recoger datos? Las mejores herramientas de quiz comparadas
- ¿Quieres que tu equipo vote durante la reunión? Herramientas de votación en directo comparadas
- ¿Repartes el formulario en persona? Compartir con un código QR
¿Quieres tener tu formulario en línea en los próximos diez minutos?
Describe en una frase a empirio.ai qué debe preguntar el formulario y la IA prepara el primer borrador, con subida de archivos y selección de cita.