En cuanto una encuesta pregunta por opiniones, experiencias o datos personales, entra en juego la protección de datos y, en muchos casos, el RGPD junto con la LOPDGDD, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. La razón es sencilla: quienes participan te confían sus respuestas y tú respondes de lo que pase con ellas. Para que tu encuesta cumpla la normativa cuenta lo que preguntas y cómo tratas las respuestas, pero también la tecnología que hay detrás, es decir, la herramienta de encuestas.
empirio.ai es la herramienta de encuestas ideal si quieres crear encuestas conformes al RGPD. No solo es un software moderno, también se toma muy en serio temas como el contrato de encargo del tratamiento, el alojamiento en la UE y los textos de privacidad listos para tus encuestas. En los seis puntos siguientes te enseñamos por qué empirio.ai es una muy buena elección para encuestas modernas que además respetan la protección de datos.
Qué reglas se aplican a las encuestas en general y qué tienes que tener en cuenta tú lo explicamos con detalle en nuestra guía sobre protección de datos en encuestas.
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Protección de datos y RGPD en empirio.ai de un vistazo
Una encuesta siempre es una cuestión de confianza, y cuidar los datos ha sido nuestra prioridad desde el primer día. Por eso la protección de datos siempre ha tenido un papel clave en empirio.ai. Es también una de las razones por las que, desde 2018, más de 100.000 personas nos confían sus encuestas. Estas son las principales ventajas de empirio.ai en protección de datos:
- El contrato de encargo del tratamiento viene incluido desde el registro
- Tratamiento y almacenamiento de los datos en la UE
- También los asistentes de IA funcionan en la UE
- Los participantes pueden responder de forma anónima
- Página de privacidad y consentimiento con un clic
- Seguridad y control total sobre tus datos
A continuación te explicamos estos seis puntos uno por uno, para que sepas exactamente qué hay detrás de cada ventaja y cómo aprovecharla en tus encuestas.
1. El contrato de encargo del tratamiento viene incluido desde el registro
En cuanto una herramienta de encuestas trata por encargo tuyo respuestas con datos personales, el RGPD exige un contrato de encargo del tratamiento. Y tiene que existir antes de que llegue la primera respuesta. Tú eres el responsable del tratamiento y el proveedor es el encargado: el contrato fija que solo trata los datos siguiendo tus instrucciones, que los protege y que no los usa para fines propios.
En muchas herramientas tienes que solicitar el contrato aparte, rellenar un formulario o contratar un plan más caro. En empirio.ai forma parte de nuestras Condiciones Generales, que aceptas al registrarte. Así rige desde el primer día, también en el plan gratuito. El contrato tiene que constar por escrito, pero el formato electrónico es válido, así que no tienes que firmar nada ni esperar a nadie.
Puedes consultar en cualquier momento el contrato completo, con las medidas técnicas y organizativas y la lista de nuestros subencargados: contrato de encargo del tratamiento de empirio.ai. Para tu propia documentación, por ejemplo el registro de actividades de tratamiento, puedes remitir directamente a él o descargarlo en PDF si quieres guardarlo.
En resumen
Con empirio.ai tienes un contrato de encargo del tratamiento válido desde el primer día, gratis y sin papeleo.
2. Tratamiento y almacenamiento de los datos en la UE
Todos los datos de tus encuestas, incluidas las respuestas de tus participantes, se tratan y se almacenan en servidores de la Unión Europea. Así, en todo momento se les aplica el derecho europeo de protección de datos y no tienes que analizar ni explicar en tu aviso de privacidad ninguna transferencia internacional de las respuestas guardadas.
Somos transparentes sobre qué proveedores usamos para que funcionen la web y la plataforma y dónde están. Lo encuentras todo en nuestra política de privacidad y en el anexo del contrato de encargo. Si haces encuestas para una universidad, una asociación o tu empresa, esta transparencia es importante, porque al final eres tú quien responde ante tus participantes.
En resumen
Quien crea encuestas con empirio.ai trata y almacena sus datos de encuesta en la UE y no tiene que justificar ninguna transferencia a Estados Unidos.
3. También los asistentes de IA funcionan en la UE
Cada vez más herramientas de encuestas ofrecen IA, por ejemplo para crear un cuestionario o analizar respuestas abiertas. Normalmente detrás hay un modelo de lenguaje que se ejecuta en los servidores de un proveedor de Estados Unidos. Para ti eso significa que, en cuanto pasas por la IA respuestas con datos personales, esos datos salen de la UE.
En empirio.ai no es así. Las funciones de IA que ofrecemos nosotros tratan el contenido exclusivamente en infraestructura dentro de la Unión Europea y, por supuesto, tus entradas y tus datos de encuesta no se usan para entrenar modelos de IA. Que la IA también funcione en la UE sigue siendo la excepción entre las herramientas de encuestas. Además, siempre decides tú si usas IA en tu encuesta o no. No hay ninguna transferencia automática a modelos de IA.
Hay algo más que conviene tener en cuenta: empirio.ai ofrece muchas integraciones con las que puedes conectar la herramienta de encuestas con otras aplicaciones y también con modelos de IA. Si conectas empirio.ai, por ejemplo, con Claude, ChatGPT u otro asistente, eliges ese servicio de forma consciente. Entonces se aplican sus condiciones y la ubicación de sus servidores, no las nuestras. Comprueba que ese proveedor no use tus entradas para entrenar su IA. Otra opción es usarlo solo como ayuda para redactar el cuestionario.
Si quieres ir sobre seguro, usa una de las muchas funciones de IA de empirio.ai. Te ayudan a crear, editar y analizar tus encuestas, y todo se trata al 100 % en la UE.
Por qué la UE como ubicación marca tanta diferencia
Una herramienta de encuestas con servidores en Estados Unidos no está prohibida sin más. Desde 2023, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Data Privacy Framework) permite que las empresas estadounidenses certificadas reciban datos de la UE. Si esa decisión se mantendrá a largo plazo todavía está por ver. Si tus datos y el tratamiento con IA se quedan en la UE, no dependes de ello. Eso facilita el uso en la empresa y, de paso, refuerza la soberanía digital de la UE.
En resumen
Con las herramientas de IA de empirio.ai, tus entradas y tus datos de encuesta se quedan en la UE y no se usan para entrenar modelos de IA. Si conectas empirio.ai mediante nuestras integraciones con tus propios sistemas o con modelos de IA externos, toma precauciones: que no entrenen con tus datos y, en caso de duda, usa la IA externa solo para crear el cuestionario y no para analizar las respuestas con herramientas de las que no sabes cómo tratan los datos.
Crear encuesta gratis
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4. Los participantes pueden responder de forma anónima
Quien responde a tu encuesta en empirio.ai no necesita cuenta ni inicio de sesión. Abre el enlace, contesta las preguntas y listo. Solo recoges un nombre o un correo electrónico si tú lo preguntas.
Esto es algo más que comodidad. Una encuesta anónima de verdad queda, en sentido estricto, fuera de las normas de protección de datos del RGPD, porque no se generan datos personales. Lo decisivo es que tampoco se pueda reconocer a nadie de forma indirecta. Por eso pregunta solo lo que de verdad vas a analizar y, en grupos pequeños, mantén las preguntas demográficas en rangos amplios. De paso, recibirás respuestas más sinceras.
En resumen
Con empirio.ai puedes crear encuestas anónimas en las que nadie necesita una cuenta para participar.
5. Página de privacidad y consentimiento con un clic
En cuanto recoges datos personales, al principio de tu encuesta van un aviso de privacidad y, en la mayoría de los casos, un consentimiento. En muchas herramientas tienes que crear por separado una pregunta de texto y una casilla, y acordarte tú de hacer obligatoria la casilla. Justo ahí aparecen los huecos.
En empirio.ai, la página de privacidad es un tipo de página propio en el editor. El texto y la casilla de consentimiento van juntos. El consentimiento es obligatorio automáticamente y se guarda junto con la respuesta.
- Añade la página de privacidad. Elige la página de privacidad en el editor y colócala antes de todas las demás preguntas.
- Revisa el texto y adáptalo si hace falta. Se crea automáticamente un texto adecuado para el aviso de privacidad y la casilla, que puedes ajustar si quieres.
- Listo. Ya puedes enviar tu encuesta conforme a la protección de datos.
Fíjate en el orden. Un consentimiento que llega después de las primeras preguntas llega tarde, porque para entonces ya has recogido las respuestas.
En resumen
Con la página de privacidad lista de empirio.ai obtienes el consentimiento de tus participantes con un clic, sin tener que pensar en el texto adecuado.
6. Seguridad y control total sobre tus datos
Protección de datos también significa que nadie sin autorización llegue a tus resultados y que tú decidas cuándo desaparecen los datos.
- La transmisión entre el navegador y el servidor está cifrada.
- La autenticación en dos factores para tu cuenta está incluida en todos los planes.
- Tus datos se copian a diario para que no se pierda nada.
- Puedes exportar o eliminar tú mismo respuestas y encuestas completas en cualquier momento.
Los datos de encuesta que eliminas los borramos definitivamente de nuestros sistemas a los 14 días. Así puedes cumplir de verdad el plazo de conservación que indicas en tu aviso de privacidad.
En resumen
Con empirio.ai tus datos de encuesta están cifrados, cuentan con copias de seguridad y puedes eliminarlos tú mismo en cualquier momento.
Lista de verificación para tu encuesta conforme al RGPD
empirio.ai se encarga de que, desde el punto de vista técnico, puedas crear encuestas conformes al RGPD. Pero hay cosas que ninguna herramienta de encuestas puede hacer por ti y que tienes que vigilar tú, uses la herramienta que uses:
- Privado o no: si solo preguntas a tu familia o a tus amistades, por regla general no se aplica el RGPD. En cuanto preguntas para una asociación, una universidad o una empresa, sí se aplica.
- Pedir el consentimiento: en la mayoría de los casos basta con que tus participantes lo acepten antes de la primera pregunta. En encuestas en el trabajo o en la universidad no siempre es suficiente, porque donde hay una relación de dependencia el consentimiento rara vez es del todo libre.
- Pregunta solo lo que necesitas: cualquier pregunta que no vayas a analizar después la puedes quitar.
- Cuidado con las preguntas y opciones de respuesta delicadas: las preguntas sobre salud, religión u opiniones políticas son categorías especiales de datos y tienen una protección reforzada. La LOPDGDD añade que, si el fin principal es identificar la ideología, la religión, las creencias, la afiliación sindical, la orientación sexual o el origen étnico, el consentimiento por sí solo no basta. Y opciones de respuesta como el departamento o la franja de edad pueden delatar en grupos pequeños quién ha respondido.
Encontrarás más información, también sobre la base jurídica y el plazo de conservación, en nuestra guía sobre protección de datos en encuestas. Este texto no sustituye un asesoramiento jurídico. En caso de duda te pueden ayudar la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), el delegado de protección de datos (DPD) de tu universidad o el de tu empresa, si lo tiene.
Si quieres empezar ya, puedes crear tu encuesta aquí. Todo lo que hemos descrito está incluido en empirio.ai desde el plan gratuito.