Begrüssungstext für Umfragen: Vorlage und Beispiele

Dein Fragebogen steht und du möchtest ihn verschicken. Es fehlen nur noch die wenigen Zeilen davor: der Text, den alle lesen, bevor die erste Frage erscheint.

Von diesen Zeilen hängt ab, wie viele überhaupt beginnen. Sie sind weder Vorwort noch Höflichkeitsformel. Hier entscheidet sich, ob jemand mitmacht oder das Fenster gleich wieder schliesst. Das Problem: Die meisten Begrüssungstexte sind zu lang und zugleich zu vage.

Je nach Umfrage gehören bis zu sechs Angaben in den Begrüssungstext: eine kurze Begrüssung, wer die Umfrage durchführt, worum es geht, wie lange das Ausfüllen dauert, was mit den Antworten geschieht und dass die Teilnahme freiwillig ist, sowie ein Satz dazu, weshalb sich das Mitmachen lohnt. Dafür genügen drei bis fünf Sätze.

📌 Das Wichtigste im Überblick

• Für einen Begrüssungstext genügen drei bis fünf Sätze.
• Der Zweck gehört in die ersten zwei Sätze.
• Die angegebene Dauer ist ein Versprechen und keine Schätzung.
• Anonymität versprichst du nur, wenn dein Tool sie auch gewährleistet.
• Datenschutzhinweis und Einwilligung folgen auf einer separaten Seite.
• In empirio.ai schaltest du die Willkommensseite mit einem Klick ein.

Was ist ein Begrüssungstext und worin unterscheidet er sich von der Einladung?

Der Begrüssungstext steht in einer Umfrage vor der ersten Frage. Er erfüllt genau eine Aufgabe: Aus einem geöffneten Link soll eine begonnene Umfrage werden. Was dazu nichts beiträgt, kann gestrichen werden.

Wer den Link öffnet, stellt sich in diesem Moment drei Fragen. Wer möchte das von mir wissen? Wie viel Zeit kostet mich das? Und kann ich hier ehrlich antworten, ohne dass es auf mich zurückfällt? Beantwortet der Text diese drei Fragen, hat er seine Arbeit getan.

Die Einleitung dieser Mitarbeitendenbefragung beantwortet alle drei Fragen: Die eigene Firma fragt, das Ausfüllen dauert zehn bis zwölf Minuten und ausgewertet wird anonym.

Entscheidend ist die Reihenfolge. Der Zweck steht in den ersten zwei Sätzen. Wer erst im dritten Satz erfährt, worum es geht, ist bis dahin oft schon ausgestiegen. Ein Einstieg wie «Im Rahmen einer internen Bedarfsabklärung möchten wir …» sagt auch nach zwei Sätzen noch nichts aus. «Wir planen die Vereinstreffen fürs nächste Jahr neu und möchten wissen, welcher Termin dir passt» bringt es sofort auf den Punkt.

Nicht dasselbe wie die Einladung

Der Begrüssungstext steht in der Umfrage selbst. Die Einladung kommt vorher und sorgt dafür, dass überhaupt jemand auf den Link klickt. Auf welchem Weg die Leute zu deiner Umfrage gelangen, bestimmt, wie viel die Einladung bereits erklären kann:

• Per E-Mail oder Nachricht: In der Einladung ist Platz für Absender, Zweck, Dauer und Frist. Der Begrüssungstext kann dann kürzer ausfallen, weil vieles schon bekannt ist.
• Innerhalb eines Online-Ablaufs: zum Beispiel nach dem Kauf im Onlineshop, im Kundenkonto oder über einen Hinweis auf der Website. Hier besteht die Einladung oft nur aus einem Satz und einem Button. Die wichtigsten Angaben muss deshalb der Begrüssungstext liefern.
• Per QR-Code: auf einem Plakat, einem Flyer oder auf dem Tisch im Restaurant. Neben dem Code steht meist nur eine Zeile. Hier trägt der Begrüssungstext deshalb beinahe alles.

Als Faustregel gilt: Je weniger die Einladung erklärt, desto mehr muss der Begrüssungstext leisten, und umgekehrt.

Ein Beispiel: Du erstellst eine Umfrage und teilst den Link in einem WhatsApp-Chat. In deiner Nachricht erklärst du, worum es geht und weshalb es wichtig ist, dass alle mitmachen. In der Umfrage selbst brauchst du dann keinen ausführlichen Begrüssungstext mehr. Ein kurzer Satz zur Dauer genügt oder du beginnst direkt mit den Fragen. So kommen alle rasch zum eigentlichen Thema.

Anders sieht es aus, wenn der Link auch ohne deine Nachricht die Runde machen kann, etwa weil jemand ihn weiterleitet. Dann gehören die Kernangaben trotzdem an den Anfang der Umfrage: wer fragt, worum es geht und wie lange es dauert.

6 Angaben, die in einen Begrüssungstext gehören

Welche Angaben dein Begrüssungstext genau braucht, hängt von der Art der Umfrage ab und davon, wie die Leute zu ihr gelangen. Eine kurze Abstimmung im WhatsApp-Chat kommt fast nur mit der Dauer aus. Eine Mitarbeitendenbefragung muss dagegen genau erklären, wer die Antworten zu sehen bekommt.

Aus den drei Fragen, welche die Teilnehmenden beschäftigen, ergeben sich höchstens sechs Angaben. Wähle davon diejenigen aus, die deine Umfrage braucht. Zusätzliche Angaben machen den Text nicht glaubwürdiger, nur länger.

• Eine Begrüssung in einem Satz, ohne Titel und ohne Floskel.
• Wer fragt, mit dem Namen der Person oder der Organisation.
• Worum es geht, in einem Satz und ohne Fachausdrücke.
• Wie lange es dauert, als Zahl in Minuten.
• Was mit den Antworten geschieht und dass die Teilnahme freiwillig ist.
• Weshalb sich die Teilnahme lohnt, konkret und ohne Übertreibung.

Zwei dieser Punkte wiegen am schwersten. Die Dauer, weil sie über Abbrüche entscheidet. Und die Angabe, was mit den Antworten geschieht, weil davon abhängt, wie ehrlich die Leute antworten.

Ein Datenschutzhinweis ist nicht dasselbe wie der Satz «deine Antworten werden anonym ausgewertet». Sobald ein Verein, eine Hochschule oder eine Firma hinter der Umfrage steht, braucht es zusätzlich einen Datenschutzhinweis und eine Einwilligung. Beides gehört nicht in den Begrüssungstext, sondern auf eine separate Seite direkt danach, also vor die erste inhaltliche Frage. Mehr dazu weiter unten.

Vier Begrüssungstexte zum Anpassen

Die folgenden vier Beispiele decken die Situationen ab, in denen am häufigsten Umfragen verschickt werden. Jedes ist so kurz wie möglich gehalten. Du kannst sie unverändert übernehmen und ersetzt nur die Angaben in eckigen Klammern.

Allen vier gemeinsam: keine Anrede mit Titel, kein langer Anlauf vor dem eigentlichen Anliegen und eine Zahl bei der Dauer. Unterschiedlich ist der Grund zum Mitmachen. Er hängt davon ab, wer von den Resultaten profitiert.

Kundenbefragung

Bei der Kundenbefragung zählt vor allem die Kürze. Wer gerade etwas gekauft hat, möchte keine zusätzliche Aufgabe erledigen. Mehr als zwei Minuten sollten es nicht sein. Die Anonymität gehört ausdrücklich in den Text, sonst schreibt kaum jemand Kritik auf. Genau um diese Kritik geht es aber bei der Befragung. Alles andere kann warten.

Hallo,

wir sind [Name] und möchten wissen, was bei uns gut funktioniert und was nicht. Die Umfrage umfasst zehn Fragen und dauert rund zwei Minuten.

Wir werten deine Antworten anonym aus. Einzelne Rückmeldungen lassen sich also niemandem zuordnen.

Vielen Dank, dass du dir Zeit nimmst!

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Eine fertige Umfrage dazu findest du in unserer Vorlage für Kundenbefragungen.

Mitarbeitendenbefragung

Bei der Mitarbeitendenbefragung ist nicht die Länge der heikle Punkt, sondern das Vertrauen. Der Text muss sagen, wer die Antworten zu sehen bekommt und ab welcher Gruppengrösse ausgewertet wird. Fehlen diese beiden Angaben, antwortet ein Teil des Teams sicherheitshalber neutral. Dann liefert die Befragung ausgerechnet dort keine Erkenntnisse, wo es eigentlich darauf ankommt.

Hallo,

wir vom HR möchten wissen, wie zufrieden du mit deinem Arbeitsalltag bist und wo es klemmt. Die Befragung dauert etwa zehn Minuten und ist freiwillig.

Wir werten deine Antworten anonym aus. Deine vorgesetzte Person sieht keine einzelnen Antworten. Resultate gibt es nur für Gruppen ab fünf Personen.

Wir stellen die Resultate allen vor und erarbeiten daraus gemeinsam Massnahmen.

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Passende Fragen für den Hauptteil enthält bereits die Vorlage zur Mitarbeitendenzufriedenheit.

Umfrage für die Bachelor- oder Masterarbeit

Bei einer Umfrage für die Bachelor- oder Masterarbeit fragt eine einzelne Person und das darf man dem Text auch anmerken. Hochschule und Thema schaffen Vertrauen. Der Hinweis, dass die Daten nach der Abgabe gelöscht werden, nimmt die Sorge, sie könnten irgendwo liegen bleiben. Die eigene E-Mail-Adresse am Schluss kostet nichts und wirkt verbindlicher als jede Beteuerung.

Hallo,

ich schreibe an der [Hochschule] meine Bachelorarbeit über [Thema] und bin dafür auf deine Einschätzung angewiesen. Die Umfrage umfasst 18 Fragen und dauert rund vier Minuten.

Ich werte alle Antworten anonym aus und lösche sie nach der Abgabe der Arbeit.

Falls du Fragen hast, erreichst du mich unter [E-Mail-Adresse].

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Wie der übrige Fragebogen wissenschaftlich sauber aufgebaut wird, zeigt die Vorlage für Bachelor- und Masterarbeiten.

Vereins- oder Gruppenbefragung

Hier liegt der Grund zum Mitmachen bei den Befragten selbst und genau das gehört in den Text. Wer weiss, dass über den eigenen Termin entschieden wird, hat einen besseren Grund zu klicken als jemand, dem bloss ein Gutschein winkt. Dazu passt die Angabe, wann und wo die Resultate präsentiert werden. Sie macht das Versprechen überprüfbar.

Hallo zusammen,

wir planen die monatlichen Treffen fürs nächste Jahr neu und möchten das nicht über eure Köpfe hinweg entscheiden. Zwölf Fragen, rund drei Minuten.

Die Resultate präsentieren wir an der Generalversammlung. Je mehr von euch mitmachen, desto besser passt der neue Termin für die meisten.

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Für eine umfangreichere Befragung im Verein eignet sich die Vorlage für Mitgliederbefragungen.

Am stärksten unterscheiden sich die vier Texte im Grund zum Mitmachen. Bei der Kundenbefragung ist es die Aussicht, dass Kritik ankommt und sich etwas verbessert, bei der Vereinsbefragung die Mitsprache beim eigenen Termin. Wer diesen Grund verfehlt, schreibt einen höflichen Satz, der niemanden bewegt.

Wie lang der Begrüssungstext sein darf

Drei bis fünf Sätze, und zwar so, dass der ganze Text auf dem Handy ohne Scrollen zu sehen ist. Das ist keine Frage des Stils. Füllt der Text auf dem Handy den halben Bildschirm, wird er übersprungen statt gelesen. Mit ihm gehen die Angabe zur Dauer und der Hinweis auf die Anonymität verloren.

Wer mehr zu sagen hat, tut das an anderer Stelle. Ausführliche Erklärungen zum Thema oder zu wichtigen Begriffen kommen auf eine eigene Seite nach der Begrüssung, die Angaben zur Bearbeitung der Daten in den Datenschutzhinweis.

Ein Test, der sich immer bewährt: Lies den Text laut vor. Dauert das länger als zwanzig Sekunden, ist er zu lang. Und wo du beim Vorlesen ins Stocken gerätst, formulierst du den Satz neu, statt ihn zu rechtfertigen.

Typische Fehler im Begrüssungstext

Die folgenden fünf Fehler begegnen einem immer wieder. Die meisten sind schnell behoben, bevor du den Link verschickst.

Sie haben eines gemeinsam: Sie entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus guter Absicht. Wer die Dauer kleinredet, möchte niemanden abschrecken. Gerade deshalb fallen diese Fehler beim eigenen Korrekturlesen selten auf.

Die Dauer ist geschätzt und nicht gemessen

«Dauert nur zwei Minuten» stimmt bei 30 Fragen nicht. Abgebrochen wird dann mitten im Fragebogen. Füll ihn einmal selbst aus, miss die Zeit und schlag die Hälfte dazu. Wer den eigenen Fragebogen kennt, liest schneller als alle anderen und taugt deshalb am wenigsten als Massstab für die Dauer.

Die Angabe zu beschönigen hilft übrigens auch nicht. Mirta Galesic und Michael Bosnjak haben gezeigt, dass eine länger angekündigte Bearbeitungsdauer zu weniger Starts und weniger vollständig ausgefüllten Fragebögen führt (Galesic und Bosnjak 2009, Public Opinion Quarterly). Die richtige Folgerung daraus ist ein kürzerer Fragebogen und keine geschönte Zahl im Text.

Nenne ausserdem die Anzahl Fragen und nicht nur die Minuten. «Zwölf Fragen, rund drei Minuten» lässt sich überprüfen, «dauert nur kurz» nicht. Die Zahl wirkt verbindlicher, weil sie sich beim Ausfüllen bestätigt oder eben nicht.

Anonymität wird versprochen, aber nicht umgesetzt

Im Text steht «selbstverständlich anonym», während das Tool im Hintergrund IP-Adressen speichert und der Fragebogen nach Abteilung und Alter fragt. Prüf die Einstellungen, bevor du dieses Wort verwendest. Was anonym wirklich bedeutet, erklärt der Beitrag zur anonymen Umfrage.

Der Text beschreibt die Methode statt den Zweck

«Im Rahmen einer quantitativen Erhebung mittels standardisierten Fragebogens» sagt den Teilnehmenden gar nichts. Sie möchten wissen, worüber entschieden wird, und nicht, mit welchem Verfahren. Solche Sätze stammen meist aus dem Methodenkapitel der Arbeit und sind dort am richtigen Ort. In der Begrüssung kosten sie die halbe Aufmerksamkeit und liefern keinerlei Information.

Ein Grund zum Mitmachen fehlt

Ohne Grund bleibt nur die Höflichkeit und die genügt bei einer Umfrage selten. Der Grund muss keine Verlosung sein. «Die Resultate präsentieren wir an der Generalversammlung» wirkt bei Vereinsmitgliedern stärker als ein Gutschein, weil die Teilnahme dann sichtbar etwas bewirkt. Ein Anreiz von aussen kann das nicht ersetzen.

Begrüssung und Fragen sprechen die Leute unterschiedlich an

Duzt du in der Begrüssung und siezt in den Fragen, klingt das nach zwei verschiedenen Absendern. Entscheide dich einmal und bleib dabei, auch bei den Antwortoptionen und auf der letzten Seite. Meist passiert der Wechsel, wenn Fragen aus einer älteren Umfrage übernommen und nicht noch einmal durchgelesen werden.

Den Begrüssungstext in die Umfrage einfügen

In den meisten Umfrage-Tools ist der Begrüssungstext keine Frage, sondern eine separate Seite vor dem Fragenteil. Das spielt eine Rolle: Eine Textfrage ohne Antwortmöglichkeit kann in der Auswertung als unbeantwortete Frage erscheinen und die Abschlussquote verzerren.

In empirio.ai aktivierst du diese Startseite im Editor mit dem Schalter für die Willkommensseite zuoberst in der Seitenleiste. Anschliessend bearbeitest du Titel und Text direkt in der Vorschau und kannst bei Bedarf ein Bild hinzufügen. Der Start-Button ist bereits vorhanden.

Danach gehören noch zwei Handgriffe dazu. Öffne die Vorschau auf dem Handy und prüf, ob der Text ohne Scrollen sichtbar ist. Und lies ihn jemandem vor, der das Thema nicht kennt, und frag anschliessend, worum es in der Umfrage geht.

Was ausser der Begrüssung in die Einleitung gehört

Der Begrüssungstext macht den grössten Teil der Einleitung aus, aber nicht die ganze. Je nach Befragung kommen zu Beginn der Umfrage noch zwei weitere Elemente hinzu, jeweils auf einer eigenen Seite nach der Begrüssung:

• Datenschutzhinweis und Einwilligung (falls nötig): Steht ein Verein, eine Hochschule oder eine Firma hinter der Umfrage, informierst du darüber, was mit den Daten geschieht, und holst die Einwilligung per Häkchen ein. Beides kommt vor die erste inhaltliche Frage.
• Zusätzliche Erklärungen (optional): Braucht das Thema mehr Hintergrund, erklärst du nach der Begrüssung, worum es genau geht und was du mit wichtigen Begriffen meinst. In einer Mitarbeitendenbefragung könnte das etwa so lauten: «Mit Führungsperson ist deine direkte Teamleitung gemeint, nicht die Geschäftsleitung.»

So bleibt die Begrüssung kurz und trotzdem wissen alle Befragten dasselbe, bevor sie antworten. Wie Startseite, Datenschutzseite und Erklärungen zusammenwirken, zeigt der Beitrag zum Aufbau einer Umfrage.

Fazit

Ein guter Begrüssungstext fällt knapper aus, als die meisten erwarten, und konkreter, als man sich zunächst zutraut. Drei bis fünf Sätze, eine Zahl bei der Dauer, ein ehrlicher Satz zu den Antworten und ein Grund, der für die Befragten zählt und nicht für dich. Jeder weitere Satz kostet Teilnehmende.

Bist du unsicher, ob ein Satz noch hineingehört, streich ihn und teste den Text an einer Person, die das Thema nicht kennt. Weiss sie nach zwanzig Sekunden, worum es geht, ist dein Text fertig.

Wie es weitergeht

• Du möchtest wissen, was nach der Einleitung kommt? Aufbau einer Umfrage
• Dir fehlt noch der Text zum Datenschutz? Datenschutz bei Umfragen
• Du brauchst noch den Text für die letzte Seite? Ende der Umfrage: Dank und Abschlusstext
• Du suchst noch Teilnehmende? Umfrageteilnehmer finden

Willkommensseite, Fragen und Abschluss in einem Zug erstellen?

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