So erstellst du mit empirio.ai revDSG-konforme Umfragen

Sobald du in einer Umfrage nach Meinungen, Erfahrungen oder Angaben zur Person fragst, geht es schnell um Datenschutz. In der Schweiz ist dafür das revidierte Datenschutzgesetz massgebend, kurz revDSG oder nDSG. Deine Teilnehmenden vertrauen dir ihre Antworten an und du bist dafür verantwortlich, was mit ihnen passiert. Damit deine Umfrage datenschutzkonform ist, zählt neben dem, was du fragst und wie du mit den Antworten umgehst, auch die Technik im Hintergrund, also das Umfrage-Tool.

empirio.ai ist das passende Umfrage-Tool, wenn du datenschutzkonforme Umfragen erstellen willst. Die Software ist modern und legt grossen Wert auf Datenschutz-Themen wie den Vertrag zur Auftragsbearbeitung, das Hosting in der EU und eine fertige Datenschutzseite für deine Umfragen. In den folgenden sechs Punkten zeigen wir dir, warum empirio.ai eine sehr gute Wahl für moderne und zugleich datenschutzkonforme Umfragen ist.

Welche Regeln für Befragungen in der Schweiz allgemein gelten und was du persönlich noch beachten musst, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag zum Datenschutz bei Umfragen nach revDSG.

Datenschutz & revDSG bei empirio.ai auf einen Blick

Umfragen haben immer mit Vertrauen zu tun und ein sorgsamer Umgang mit den Daten war für uns von Anfang an das oberste Gebot. Daher spielt der Datenschutz bei empirio.ai schon immer eine entscheidende Rolle. Das ist auch ein Grund, warum uns seit 2018 mehr als 100'000 Personen ihre Umfragen anvertrauen. Die wichtigsten Datenschutz-Vorteile von empirio.ai im Überblick:

1. Der Vertrag zur Auftragsbearbeitung ist direkt bei der Registrierung dabei
2. Bearbeitung und Speicherung der Daten in der EU
3. Auch die KI-Assistenten werden in der EU betrieben
4. Teilnehmende können anonym an Umfragen teilnehmen
5. Die Datenschutzseite mit Zustimmung per Klick
6. Sicherheit und volle Kontrolle über deine Daten

Im Folgenden erklären wir dir diese sechs Punkte nacheinander, damit du genau weisst, was hinter jedem Vorteil steckt und wie du ihn für deine Umfragen nutzt.

1. Der Vertrag zur Auftragsbearbeitung ist direkt bei der Registrierung dabei

Sobald ein Umfrage-Tool Antworten mit Personenbezug in deinem Auftrag bearbeitet, ist der Anbieter nach dem revDSG dein Auftragsbearbeiter. Das ist erlaubt, wenn die Bearbeitung vertraglich geregelt ist, der Anbieter die Daten nur so bearbeitet, wie du es selbst dürftest, und du dich vergewisserst, dass er die Datensicherheit gewährleistet. Die Verantwortung gegenüber deinen Teilnehmenden bleibt bei dir. Deshalb sollte der Vertrag stehen, bevor die erste Antwort eingeht.

Bei vielen Tools musst du einen solchen Vertrag erst anfordern, ein Formular ausfüllen oder einen teureren Tarif buchen. Bei empirio.ai ist er Teil unserer AGB, denen du bei der Registrierung zustimmst. Damit gilt er vom ersten Tag an, auch im kostenlosen Tarif. Du musst nichts unterschreiben und auf nichts warten.

Weil empirio.ai ein Anbieter aus Deutschland ist, heisst das Dokument bei uns nach EU-Sprachgebrauch Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AVV. Er ist so formuliert, dass er soweit anwendbar auch das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz umfasst. Den vollständigen Vertrag mit den technischen und organisatorischen Massnahmen und der Liste unserer Unterauftragsbearbeiter kannst du jederzeit nachlesen: Auftragsverarbeitungsvertrag von empirio.ai. Für deine eigene Dokumentation, etwa ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, kannst du direkt darauf verweisen oder ihn als PDF herunterladen, wenn du ihn abspeichern möchtest.

2. Bearbeitung und Speicherung der Daten in der EU

Alle Umfragedaten, also auch die Antworten deiner Teilnehmenden, werden auf Servern in der Europäischen Union bearbeitet und gespeichert. Aus Schweizer Sicht ist das ein klarer Vorteil. Der Bundesrat führt die Staaten der EU auf seiner Liste der Länder mit angemessenem Datenschutz. Personendaten dürfen deshalb ohne zusätzliche Garantien wie Standarddatenschutzklauseln dorthin bekanntgegeben werden und für die gespeicherten Antworten musst du keine Bekanntgabe in die USA oder in ein anderes Land ohne angemessenen Schutz absichern.

Eine Sache bleibt trotzdem deine Aufgabe: Das revDSG verlangt, dass du deine Teilnehmenden informierst, in welchen Staat Personendaten bekanntgegeben werden. Welche Dienstleister wir für den Betrieb von Website und Plattform einsetzen und wo diese sitzen, legen wir offen. Du findest alles in unseren Datenschutzhinweisen und im Anhang des AVV. Gerade wenn du Umfragen für eine Hochschule, einen Verein oder dein Unternehmen machst, ist diese Transparenz wichtig, weil du am Ende gegenüber deinen Teilnehmenden in der Verantwortung stehst.

3. Auch die KI-Assistenten werden in der EU betrieben

Viele Umfrage-Tools bieten inzwischen KI an, etwa um einen Fragebogen zu erstellen oder offene Antworten auszuwerten. Meist steckt dahinter ein Sprachmodell, das bei einem Anbieter in den USA läuft. Für dich bedeutet das: Sobald du Antworten mit Personenbezug durch die KI schickst, gehen diese Daten in die USA.

Bei empirio.ai ist das anders. Die KI-Funktionen, die wir selbst anbieten, verarbeiten Inhalte ausschliesslich auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union und selbstverständlich werden deine Eingaben und Umfragedaten dabei nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Dass auch die KI in der EU läuft, ist bei Umfrage-Tools bislang die Ausnahme. Ausserdem entscheidest du immer selbst, ob du KI für deine Umfrage einsetzt oder nicht. Eine automatische Übertragung an KI-Modelle findet nicht statt.

Eine Sache solltest du noch beachten: empirio.ai bietet eine Vielzahl an Integrationen an, über die sich das Umfrage-Tool mit anderen IT-Anwendungen, aber auch mit KI-Modellen verbinden lässt. Wenn du empirio.ai zum Beispiel mit Claude, ChatGPT oder einem anderen Assistenten verbindest, entscheidest du dich bewusst für diesen Dienst. Dann gelten dessen Bedingungen und Serverstandorte, nicht unsere. Achte hier darauf, dass der Anbieter deine Eingaben nicht zum Training seiner KI nutzt. Alternativ lässt du dich dort bewusst nur bei der Erstellung des Fragebogens unterstützen.

Wenn du auf Nummer sicher gehen möchtest, nutzt du eine der vielen KI-Funktionen von empirio.ai. Sie unterstützen dich beim Erstellen, Bearbeiten und Auswerten deiner Umfragen und alles wird zu 100 % in der EU verarbeitet.

Warum der Standort EU so viel ausmacht

Ein Umfrage-Tool mit Servern in den USA ist nicht automatisch verboten. Seit dem 15. September 2024 stuft der Bundesrat US-Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, als Empfänger mit angemessenem Datenschutz ein. Bei Anbietern ohne diese Zertifizierung braucht es weiterhin zusätzliche Garantien. Dazu kommt, dass die entsprechende Regelung zwischen der EU und den USA noch vor Gericht angefochten ist. Ob solche Lösungen auf Dauer halten, ist derzeit also offen. Bleiben deine Daten und die KI-Verarbeitung in der EU, hängst du davon nicht ab. Das macht den Einsatz im Unternehmen leichter und stärkt nebenbei die digitale Souveränität Europas.

4. Teilnehmende können anonym an Umfragen teilnehmen

Wer an deiner Umfrage teilnimmt, braucht bei empirio.ai weder einen Account noch einen Login. Die Teilnehmenden öffnen den Link, beantworten die Fragen und sind fertig. Einen Namen oder eine E-Mail-Adresse erhebst du nur, wenn du selbst danach fragst.

Das ist mehr als eine Komfortfrage. Eine wirklich anonyme Umfrage fällt streng genommen gar nicht unter das Schweizer Datenschutzgesetz, weil keine Personendaten entstehen. Entscheidend ist, dass sich auch indirekt niemand erkennen lässt. Frag deshalb nur, was du wirklich auswertest. Halte demografische Fragen bei kleinen Gruppen grob. Dann bekommst du nebenbei auch ehrlichere Antworten.

5. Die Datenschutzseite mit Zustimmung per Klick

Sobald du Personendaten erhebst, musst du deine Teilnehmenden nach dem revDSG vorher informieren: wer die Umfrage verantwortet, wozu du die Daten brauchst, wer sie erhält und in welchen Staat sie gehen. Diese Datenschutzerklärung gehört an den Anfang deiner Umfrage. Eine Einwilligung brauchst du in der Schweiz dagegen meist nicht. Nötig ist sie in bestimmten Fällen, etwa wenn du nach besonders schützenswerten Personendaten wie Gesundheit oder Religion fragst. Dann muss sie ausdrücklich sein. Auch bei Forschungsprojekten mit freiwilliger Teilnahme und wenn du Personen in der EU befragst, ist eine Einwilligung oft der richtige Weg.

In vielen Tools baust du dafür eine Textfrage und ein Häkchen einzeln und musst selbst daran denken, das Häkchen verpflichtend zu machen. Genau dort entstehen die Lücken.

Bei empirio.ai ist die Datenschutzseite ein eigener Seitentyp im Editor. Text und Zustimmung per Häkchen gehören zusammen. Die Zustimmung ist automatisch Pflicht und wird mit der Antwort gespeichert. So kannst du zeigen, dass deine Teilnehmenden die Information gesehen haben. Brauchst du eine Einwilligung, ist sie gleich mit dabei.

1. Datenschutzseite hinzufügen. Wähle im Editor die Datenschutzseite aus und setze sie vor alle anderen Fragen.
2. Text prüfen und gegebenenfalls anpassen. Es wird automatisch ein passender Text für die Datenschutzerklärung und die Checkbox erstellt, den du optional noch anpassen kannst. Achte darauf, dass der Staat genannt ist, in dem die Daten bearbeitet werden.
3. Fertig. Jetzt kannst du deine datenschutzkonforme Umfrage verschicken.

Achte auf die Reihenfolge. Information und Zustimmung, die erst nach den ersten Fragen kommen, sind zu spät, weil du die Antworten dann schon erhoben hast.

6. Sicherheit und volle Kontrolle über deine Daten

Datenschutz heisst auch, dass niemand Unbefugtes an deine Ergebnisse kommt und dass du selbst bestimmst, wann Daten verschwinden.

• Die Übertragung zwischen Browser und Server ist verschlüsselt.
• Die Zwei-Faktor-Authentifizierung für dein Konto ist in allen Tarifen enthalten.
• Deine Daten werden täglich gesichert, damit nichts verloren geht.
• Antworten und ganze Umfragen kannst du jederzeit selbst exportieren oder löschen.

Gelöschte Umfragedaten entfernen wir nach 14 Tagen endgültig aus unseren Systemen. Damit kannst du die Aufbewahrungsdauer, die du in deiner Datenschutzerklärung angibst, auch wirklich einhalten.

Checkliste für deine datenschutzkonforme Umfrage nach revDSG

empirio.ai sorgt dafür, dass du aus technischer Sicht datenschutzkonforme Umfragen erstellen kannst. Es gibt aber ein paar Dinge, die dir kein Umfrage-Tool abnehmen kann und die du selbst im Blick behalten musst, egal welches Tool du nutzt:

• Privat oder nicht: Fragst du als Privatperson nur für deinen persönlichen Gebrauch, etwa im Familien- oder Freundeskreis, gilt das revDSG nicht. Sobald du für einen Verein, eine Hochschule oder ein Unternehmen fragst, gilt es.
• Vorher informieren: Sag deinen Teilnehmenden vor der ersten Frage, wer fragt, wozu und in welchen Staat die Daten gehen. Eine Einwilligung brauchst du nur in bestimmten Fällen, zum Beispiel bei besonders schützenswerten Personendaten, bei Forschungsprojekten oder wenn Personen aus der EU mitmachen und damit auch die DSGVO gilt.
• Nur fragen, was du brauchst: Jede Frage, die du später nicht auswertest, kannst du streichen.
• Vorsicht bei heiklen Fragen und Antwortoptionen: Fragen zu Gesundheit, Religion oder politischer Meinung, aber auch zu Strafverfahren oder Sozialhilfe betreffen besonders schützenswerte Personendaten. Hier brauchst du in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung. Auch Antwortoptionen wie Abteilung oder Altersgruppe können in kleinen Gruppen verraten, wer geantwortet hat.

Mehr dazu, auch zur Informationspflicht und zur Aufbewahrung, findest du in unserem Beitrag Datenschutz bei Umfragen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Im Zweifel helfen dir die Informationen des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), die Datenschutzstelle deiner Hochschule oder die für Datenschutz zuständige Person in deinem Unternehmen.

Wenn du direkt loslegen willst, kannst du hier deine Umfrage erstellen. Alles, was wir hier beschrieben haben, ist bei empirio.ai ab dem kostenlosen Tarif enthalten.