Datenschutz bei Umfragen: Das revDSG in der Praxis

Würdest du einer wildfremden Person auf der Strasse dein Alter, deinen Beruf und deinen Gesundheitszustand nennen? Vermutlich nur, wenn du genau wüsstest, wer fragt und was mit den Antworten passiert. Genau darum geht es beim Datenschutz bei Umfragen. In der Schweiz gilt dafür seit dem 1. September 2023 das revidierte Datenschutzgesetz und es funktioniert anders als die DSGVO.

Deine Umfrage ist dann revDSG-konform, wenn du vor der ersten Frage angemessen über Verantwortliche, Zweck und Empfängerstaat informierst, nur die Personendaten erhebst, die du wirklich auswertest, bei besonders schützenswerten Daten ausdrücklich einwilligen lässt und ein Tool mit Auftragsbearbeitungsvertrag nutzt, das in der Schweiz oder der EU bearbeitet.

Bei empirio.ai, einem Online-Umfrage-Tool aus Deutschland, gibt es den Auftragsbearbeitungsvertrag bereits im kostenlosen Tarif. Die Rechtsaussagen in diesem Beitrag haben wir am 3. November 2026 am Gesetzestext und an den Erläuterungen des EDÖB nachgeprüft.

📌 Das Wichtigste im Überblick

• Das revDSG kennt kein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt.
• Eine Einwilligung brauchst du seltener, als viele annehmen.
• Bei Bekanntgabe ins Ausland nennst du den Empfängerstaat.
• Die IP-Adresse allein ist kein Nachweis der Einwilligung.
• Mit empirio.ai liegt der Auftragsbearbeitungsvertrag im kostenlosen Tarif.

So sieht das aus, wenn es richtig gemacht ist: eine eigene Datenschutzseite mit Zustimmung per Häkchen, die du an den Anfang deiner Umfrage stellst.

Privat oder geschäftlich: Gilt das DSG für deine Umfrage?

Für rein private Umfragen gilt das Datenschutzgesetz nicht. Artikel 2 Absatz 2 Buchstabe a DSG nimmt Personendaten aus, die von einer natürlichen Person ausschliesslich zum persönlichen Gebrauch bearbeitet werden. Wer im Familienchat abstimmen lässt, wann das Grillfest stattfindet, braucht weder Einwilligung noch Datenschutzhinweis.

Beachte den Wortlaut: Das DSG spricht vom „persönlichen Gebrauch“, die DSGVO von „persönlichen oder familiären Tätigkeiten“. Gemeint ist beides Mal dasselbe enge Verständnis, und die Ausnahme gilt nur für natürliche Personen. Ein Verein ist eine juristische Person und fällt damit heraus, auch wenn er rein ehrenamtlich arbeitet.

Ein zweiter Punkt ist für Schweizer Befragungen zentral: Sobald du Menschen in der EU befragst, kann zusätzlich die DSGVO gelten. Sie richtet sich nicht nach deinem Sitz, sondern danach, wessen Daten du bearbeitest. Eine Umfrage einer Zürcher Hochschule unter Studierenden in Deutschland und Österreich fällt damit unter beide Regelwerke, und dann gilt der jeweils strengere Massstab.

Studierende sind ein Sonderfall, der oft unterschätzt wird. Eine Umfrage für die Bachelorarbeit ist keine private Tätigkeit, sondern Teil eines Studiums, und viele Hochschulen haben eigene Vorgaben dazu. Was das für die Planung bedeutet, steht bei der Umfrage für Bachelorarbeit und Masterarbeit.

Personendaten in Umfragen: was wirklich dazugehört

Personendaten sind nach Artikel 5 Buchstabe a DSG alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Zwei Wörter darin tragen die ganze Praxis: „bestimmbar“ und „natürliche“. Seit der Revision sind Daten juristischer Personen nicht mehr erfasst, das Gesetz schützt nur noch Menschen.

Bestimmbar heisst, dass sich über die Angabe eine Person erreichen lässt, notfalls über Umwege. Das Alter allein ist in einer Befragung mit 400 Teilnehmenden keine Personenangabe. In einem Team mit sieben Leuten kann die Kombination aus Alter, Geschlecht und Abteilung dagegen ausreichen, um eine einzelne Person zu erkennen. Personenbezug haftet also nicht der Angabe an, er entsteht aus dem Zusammenhang.

Die letzte Zeile unterschätzen viele. Ein offenes Feld mit der Bitte um Anmerkungen bringt regelmässig Sätze wie „Das Problem liegt bei Frau Müller aus der Buchhaltung“. Damit hast du Personendaten einer Person bearbeitet, die an deiner Befragung gar nicht teilgenommen hat. Wer offene Fragen stellt, sollte im Feld darüber bitten, keine Namen zu nennen, und die Antworten vor der Auswertung durchsehen.

Ein Begriff aus Artikel 5 lohnt einen zweiten Blick: das Profiling. Wer aus Umfrageantworten automatisiert persönliche Aspekte bewertet, betreibt Profiling, und beim Profiling mit hohem Risiko verlangt das Gesetz eine ausdrückliche Einwilligung.

Besonders schützenswerte Daten: die sechs Kategorien

Besonders schützenswerte Personendaten sind in Artikel 5 Buchstabe c DSG abschliessend aufgezählt, und die Liste weicht von der DSGVO ab. Sie umfasst sechs Ziffern, und zwei davon kennt das europäische Recht in dieser Form nicht.

Wer eine Umfrage erstellt, sollte die Liste einmal gelesen haben, weil an ihr die Form der Einwilligung hängt.

• Daten über religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Ansichten oder Tätigkeiten
• Daten über die Gesundheit, die Intimsphäre oder die Zugehörigkeit zu einer Rasse oder Ethnie
• genetische Daten
• biometrische Daten, die eine natürliche Person eindeutig identifizieren
• Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen
• Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe

Die letzten beiden Ziffern sind der Schweizer Sonderweg. Eine Befragung, die nach Betreibungen, Vorstrafen oder dem Bezug von Sozialhilfe fragt, bewegt sich hier im streng geregelten Bereich, obwohl dieselbe Frage unter der DSGVO nicht unter Artikel 9 fiele. Wer Fragebögen aus dem EU-Raum übernimmt, sollte genau darauf achten.

Die Folge steht in Artikel 6 Absatz 7 DSG: Die Einwilligung muss ausdrücklich erfolgen für die Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten, für ein Profiling mit hohem Risiko durch eine private Person und für ein Profiling durch ein Bundesorgan. Ausdrücklich heisst laut EDÖB, dass die betroffenen Personen ihr Einverständnis explizit zum Ausdruck bringen. Praktisch also eine eigene Zeile mit eigenem Häkchen, nicht ein Sammelhäkchen für alles.

Brauchst du überhaupt eine Einwilligung?

In den meisten Fällen nicht. Das ist der grösste Unterschied zur DSGVO, und er wird in Ratgebern regelmässig übersehen, weil viele Texte aus Deutschland übernommen werden. Das schweizerische Recht kennt für Private kein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt, sondern ein Verbot der widerrechtlichen Persönlichkeitsverletzung.

Die Systematik des Gesetzes zeigt das deutlich. Artikel 34 DSG verlangt nur für Bundesorgane ausdrücklich eine gesetzliche Grundlage. Eine entsprechende Norm für Private gibt es nicht. Stattdessen sagt Artikel 30 Absatz 1: Wer Personendaten bearbeitet, darf die Persönlichkeit der betroffenen Personen nicht widerrechtlich verletzen.

Eine Verletzung liegt nach Artikel 30 Absatz 2 insbesondere dann vor, wenn gegen die Grundsätze aus Artikel 6 verstossen wird, wenn entgegen dem ausdrücklichen Willen der betroffenen Person bearbeitet wird oder wenn Dritten besonders schützenswerte Daten bekanntgegeben werden. Und Artikel 31 Absatz 1 nennt drei Rechtfertigungsgründe: die Einwilligung, ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse oder das Gesetz.

Der EDÖB wird für Vereine sehr konkret: Personendaten von Vereinsmitgliedern können weiterhin auch ohne Einwilligung bearbeitet werden, wenn die Bearbeitung beispielsweise zur Erfüllung des Vereinszwecks erforderlich ist. Wichtig sei, dass die Daten nur zu dem Zweck bearbeitet werden, für den sie erhoben wurden, und dass dieser Zweck für die betroffene Person erkennbar ist.

Für die Forschung nennt Artikel 31 Absatz 2 Buchstabe e ein eigenes überwiegendes Interesse, allerdings mit drei Bedingungen: Die Daten werden anonymisiert, sobald es der Zweck erlaubt, besonders schützenswerte Daten werden Dritten nur so bekanntgegeben, dass die Personen nicht bestimmbar sind, und die Ergebnisse werden so veröffentlicht, dass die betroffenen Personen nicht bestimmbar sind. Der EDÖB hält zugleich fest, dass bei freiwilliger Teilnahme an einem Forschungsprojekt die Einwilligung erforderlich ist und widerrufen werden kann. Massgeblich ist im Zweifel die Einschätzung des EDÖB oder deiner Hochschule, dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Einwilligung bei Umfragen: die Checkliste

Ist eine Einwilligung erforderlich, so ist sie nach Artikel 6 Absatz 6 DSG nur gültig, wenn sie für eine oder mehrere bestimmte Bearbeitungen nach angemessener Information freiwillig erteilt wird. Der Satz beginnt mit einem „Ist“, und genau das ist der Punkt: Das Gesetz geht davon aus, dass sie oft gar nicht nötig ist.

Wenn du sie einholst, dann richtig. Die drei Bedingungen aus dem Gesetz sind bestimmte Bearbeitungen, angemessene Information und Freiwilligkeit. Eine Einwilligung für „alles Weitere“ erfüllt die erste Bedingung nicht, eine Einwilligung ohne vorherige Information nicht die zweite.

Was in die Einwilligung gehört

Die folgenden Angaben sind das Minimum. Sie passen zusammen in fünf Sätze und müssen in klarer, einfacher Sprache formuliert sein.

• Wer die Befragung verantwortet, mit Name und Kontakt.
• Zu welchem Zweck die Daten bearbeitet werden.
• Welche Art von Daten erhoben wird.
• Dass die Teilnahme freiwillig ist.
• Ob Daten ins Ausland bekanntgegeben werden und in welchen Staat.

Eine Schriftform verlangt das DSG nicht, und der EDÖB hält für die Information ausdrücklich fest, dass das Gesetz keine Formvorschriften vorsieht. Eine aktiv angeklickte Checkbox genügt also. Ein bereits gesetztes Häkchen erfüllt die Anforderung dagegen nicht, weil dann keine Willensäusserung der betroffenen Person vorliegt. Ihren Platz hat die Checkbox ganz vorne, noch bevor die erste inhaltliche Frage kommt, also in der Einleitung, dem ersten der vier Bestandteile einer Umfrage.

Ein Hinweis zum Widerruf: Ein ausdrückliches Widerrufsrecht steht nicht im Wortlaut von Artikel 6 DSG. Der EDÖB geht in seinen Erläuterungen zur Forschung aber davon aus, dass eine erteilte Einwilligung widerrufen werden kann. Plane den Widerruf deshalb ein und nenne in deinem Hinweis eine Adresse dafür.

Wie du die Einwilligung nachweist

Eine eigene Nachweisregel, wie sie Artikel 7 Absatz 1 DSGVO aufstellt, enthält das DSG nicht. Praktisch läuft es trotzdem auf dasselbe hinaus: Wer sich auf die Einwilligung als Rechtfertigungsgrund nach Artikel 31 DSG beruft, muss zeigen können, dass sie erteilt wurde. Nachzuweisen ist dabei die konkrete Einwilligungserklärung jeder einzelnen betroffenen Person, und zwar vollständig dokumentiert.

Das blosse Abspeichern einer IP-Adresse samt der Behauptung, von dieser Adresse sei die Einwilligung gekommen, genügt dafür nicht. Die deutschen Aufsichtsbehörden lehnen das für den Bereich der DSGVO ausdrücklich ab (Stand: 23.09.2026) und für eine schweizerische Befragung gilt derselbe praktische Einwand: Eine IP-Adresse zeigt nicht, welchem Text jemand zugestimmt hat. Gehören der gezeigte Zustimmungstext und das gesetzte Häkchen zusammen in den Datensatz der Antwort, ist der Nachweis erbracht.

Und wenn die Einwilligung unwirksam war, lässt sie sich nicht nachträglich gegen einen anderen Rechtfertigungsgrund tauschen. Ein willkürliches Wechseln berührt die Fairness und die Transparenz der Bearbeitung. Die Grundlage muss also vorher stimmen und nicht hinterher gefunden werden.

Wenn Minderjährige an deiner Umfrage teilnehmen

Das schweizerische Recht nennt für die Einwilligung keine feste Altersgrenze. Es kommt auf die Urteilsfähigkeit an, also darauf, ob die oder der Minderjährige Zweck und Folgen der Bearbeitung versteht. Das lässt sich nicht pauschal beantworten, es hängt vom Alter ab, von der Frage und davon, wie weit die Daten reichen.

Die Grenze aus Artikel 8 DSGVO, das vollendete 16. Lebensjahr für Dienste der Informationsgesellschaft, gilt nur, soweit die DSGVO überhaupt anwendbar ist, also vor allem bei Teilnehmenden in der EU. Praktisch folgen daraus zwei Dinge. Bei Befragungen in Schulen holst du die Einwilligung der Erziehungsberechtigten ein und klärst die Erhebung vorher mit der Schulleitung, die dafür oft eigene Vorgaben hat. Und je jünger die Zielgruppe, desto einfacher muss die Sprache sein, denn eine Einwilligung, die niemand versteht, ist nicht nach angemessener Information erteilt.

Datenschutzhinweis für deine Umfrage: ein Muster zum Anpassen

Die Informationspflicht aus Artikel 19 DSG trifft dich fast immer, auch dann, wenn du keine Einwilligung brauchst. Der Verantwortliche informiert die betroffene Person angemessen über die Beschaffung von Personendaten, und zwar auch dann, wenn die Daten nicht bei ihr selbst beschafft werden. Das ist neu gegenüber dem alten Recht, wo die Pflicht nur bei besonders schützenswerten Daten galt.

Artikel 19 Absatz 2 nennt die Mindestangaben: die Identität und die Kontaktdaten des Verantwortlichen, den Bearbeitungszweck und gegebenenfalls die Empfänger. Absatz 4 enthält die schweizerische Besonderheit. Werden Personendaten ins Ausland bekanntgegeben, so teilst du auch den Staat mit und gegebenenfalls die Garantien. Der EDÖB betont diesen Unterschied ausdrücklich: Anders als in der DSGVO müssen auch Informationen über den Empfängerstaat bereitgestellt werden.

Verantwortlich für diese Befragung ist [Name, E-Mail-Adresse]. Bearbeitet werden [Angaben], um [Zweck] zu untersuchen. Die Teilnahme ist freiwillig, du kannst sie jederzeit abbrechen. Die Antworten werden bis [Zeitpunkt] aufbewahrt und danach gelöscht oder anonymisiert. Die Daten werden auf Servern in [Staat] bearbeitet. Eine Bekanntgabe an weitere Dritte findet nicht statt. Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung deiner Daten sowie die Möglichkeit, dich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten zu wenden.

Zwei Stellen darin verdienen Aufmerksamkeit. Der Aufbewahrungszeitpunkt sollte ein konkretes Datum oder ein nachvollziehbares Kriterium sein, denn Artikel 6 Absatz 4 verlangt Vernichtung oder Anonymisierung, sobald die Daten für den Zweck nicht mehr erforderlich sind. Und der Empfängerstaat gehört wirklich hinein, auch wenn es die EU ist.

Was neben diesen Pflichtangaben auf die erste Seite gehört, also ein paar persönliche Worte, der Anlass und die ehrliche Dauer, klärt der Beitrag zum Begrüssungstext deiner Umfrage.

Anonym, pseudonym oder doch bestimmbar?

Eine anonyme Umfrage fällt gar nicht unter das DSG. Der EDÖB formuliert das eindeutig: Das Gesetz ist nicht anwendbar auf die Bearbeitung anonymisierter Daten, wenn eine Re-Identifikation durch Dritte unmöglich ist oder mit unverhältnismässigem Aufwand verbunden wäre. Wer wirklich anonym erhebt, braucht weder Einwilligung noch Aufbewahrungskonzept.

Der Haken liegt im Wort „wirklich“. Massgeblich ist der Begriff „bestimmbar“ aus Artikel 5 Buchstabe a. Eine Umfrage ohne Namensfeld, die im Hintergrund IP-Adressen protokolliert und nach Abteilung fragt, ist nach diesem Massstab nicht anonym.

Dazwischen liegt die Pseudonymisierung, und sie wird oft mit Anonymität verwechselt. Bei einem Pseudonym bleibt eine Zuordnung möglich, sie erfordert nur zusätzliche Informationen, etwa eine Codeliste. Pseudonyme Daten sind deshalb weiterhin Personendaten und unterliegen dem DSG vollständig. Sie sind eine Schutzmassnahme, kein Ausstieg aus dem Gesetz.

Für die meisten kleinen Befragungen ist echte Anonymität trotzdem erreichbar, wenn du drei Dinge zusammen machst: keine E-Mail-Adresse und kein Login erfassen, die IP-Speicherung im Tool abschalten und demografische Fragen so grob halten, dass keine Zelle mit weniger als fünf Personen entsteht. Wie das im Einzelnen aussieht, steht ausführlich bei der anonymen Umfrage, und welche demografischen Fragen du dabei streichen kannst, ist eine eigene Abwägung.

Planst du trotzdem eine Verlosung, holst du die E-Mail-Adresse erst nach der letzten Frage und getrennt von den Antworten ein, so wie es der Beitrag zum Abschluss einer Umfrage vorführt.

Was der Europäische Gerichtshof zur Pseudonymisierung entschieden hat

Wie weit die Pseudonymisierung trägt, hat der Europäische Gerichtshof am 4. September 2025 geklärt (Rechtssache C-413/23 P). Das Urteil bindet die Schweiz nicht. Einschlägig wird es, sobald du Teilnehmende in der EU befragst oder die DSGVO über das Marktortprinzip greift. Und weil es eine Frage beantwortet, die das DSG mit dem Wort „bestimmbar“ genauso stellt, lohnt der Blick ohnehin.

Die Kernaussage: Ob Daten personenbezogen sind, hängt davon ab, welche zusätzlichen Informationen derjenige hat, der sie in der Hand hält. Solange du die Codeliste hast, bleiben die Antworten Personendaten, daran ändert die Pseudonymisierung nichts. Für einen Dritten, bei dem eine erneute Zuordnung wirksam ausgeschlossen ist, können dieselben Daten dagegen nicht personenbezogen sein. Das Gericht hat zugleich klargestellt, dass eine geäusserte Meinung immer ein personenbezogenes Datum ist, ohne dass man ihren Inhalt erst prüfen müsste. Für Freitextantworten in Umfragen ist das die wichtigere Hälfte des Urteils.

Ein zweiter Punkt ist für die Praxis entscheidend. Die Informationspflicht wird aus der Sicht des Verantwortlichen im Zeitpunkt der Beschaffung beurteilt. Du kannst die Information also nicht mit dem Argument weglassen, dass du später sowieso anonymisierst. Bei der ersten Antwort liegen Personendaten vor und genau dann muss der Hinweis stehen. Artikel 19 DSG sagt dasselbe, er knüpft die Pflicht ausdrücklich an die Beschaffung.

Ob du IP-Adressen speichern darfst

Die IP-Adresse ist in der Regel ein Personendatum, auch wenn sie dynamisch vergeben wird. Sie zu speichern ist deshalb nicht verboten, sie braucht aber einen erkennbaren Zweck, über den du informierst. Ein naheliegender Zweck ist der Schutz vor Mehrfachteilnahme oder vor automatisierten Antworten, und dann gehört er in den Datenschutzhinweis.

Zwei Grenzen gelten trotzdem. Wer Anonymität zusagt, darf die IP-Adresse nicht mitschreiben, sonst ist die Zusage falsch. Und die IP-Adresse ist kein Nachweis für eine Einwilligung. Die Faustregel lautet deshalb: Brauchst du die Adresse nicht für einen Zweck, den du benennen kannst, schalte ihre Speicherung ab, bevor der erste Link hinausgeht.

Anonym ist eine Umfrage erst dann, wenn auch du selbst die Zuordnung nicht mehr herstellen könntest.

Woran du ein datenschutzkonformes Umfrage-Tool erkennst

Ein datenschutzkonformes Umfrage-Tool erkennst du nicht am Werbeversprechen auf der Startseite, sondern an fünf prüfbaren Punkten. Sobald du ein Tool nutzt, bearbeitet der Anbieter die Daten deiner Teilnehmenden als Auftragsbearbeiter. Verantwortlich bleibst du, auch wenn der Fehler beim Anbieter passiert.

Der wichtigste Punkt ist deshalb ein Auftragsbearbeitungsvertrag, der Zweck, Umfang und Aufbewahrung regelt. Er sollte vorliegen, bevor die erste Antwort eingeht. Bei vielen Anbietern hängt er am Tarif: Im kostenlosen Zugang gibt es ihn dann nicht, erst ein bezahltes Konto schaltet ihn frei.

Stand: November 2026, Anbieterangaben ändern sich.

Was im Auftragsbearbeitungsvertrag stehen muss

Das DSG regelt die Auftragsbearbeitung in Artikel 9 und bleibt dabei knapp. Du darfst die Bearbeitung übertragen, wenn der Auftragsbearbeiter die Daten nur so bearbeitet, wie du selbst es dürftest, und keine Geheimhaltungspflicht die Übertragung verbietet. Du musst dich vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann. Und einen Dritten darf er nur mit deiner vorherigen Genehmigung beiziehen. Genau diese drei Punkte gehören in den Vertrag, sonst kannst du sie nicht belegen.

Befragst du zusätzlich Menschen in der EU, kommt der deutlich längere Pflichtenkatalog aus Artikel 28 Absatz 3 DSGVO dazu: Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Bearbeitung, die Art der Daten und die Kategorien der betroffenen Personen, die Weisungsbindung, die Vertraulichkeit, die Sicherheitsmassnahmen nach Artikel 32, die Unterstützung bei Auskunfts- und Löschanfragen und das, was am Ende mit den Daten passiert, Rückgabe oder Löschung. Nach Artikel 28 Absatz 2 braucht jeder weitere Unterauftragsverarbeiter deine vorherige Genehmigung und eine Änderung muss dir vorher mitgeteilt werden.

Der Vertrag ist schriftlich abzufassen, was auch in einem elektronischen Format geschehen kann, eine Bestätigung im Konto genügt also. Und er erklärt, warum die Liste der Unterauftragnehmer mehr ist als eine Pflichtangabe: Du haftest für die gesamte Kette. Bearbeitet ein Anbieter die Daten für eigene Zwecke und entgegen deiner Weisung, gilt er dafür nach Artikel 28 Absatz 10 DSGVO selbst als Verantwortlicher und trägt die Folgen.

Warum das Siegel „DSGVO-konform“ allein nichts sagt

Fast jeder Anbieter schreibt irgendwo auf seine Seite, er sei DSGVO-konform oder revDSG-konform. Das ist eine Selbstauskunft und kein Nachweis. Eine behördliche Konformitätsbestätigung für Software gibt es nicht. Artikel 13 DSG kennt freiwillige Zertifizierungen, Artikel 42 DSGVO ebenfalls, und beide beziehen sich auf einen festgelegten Vorgang und nicht auf ein allgemeines Prädikat für ein ganzes Produkt.

Prüfbar ist stattdessen das, was in der Tabelle oben steht, und zwar in dieser Reihenfolge. Liegt der Auftragsbearbeitungsvertrag in genau dem Tarif vor, den du nutzen willst, und kommst du selbst an ihn heran? Nennt der Anbieter den Ort der Bearbeitung oder nur den Ort der Speicherung? Steht die Liste der Unterauftragnehmer öffentlich? Lässt sich die Speicherung der IP-Adresse abschalten? Kannst du Antworten selbst löschen?

Fünf Fragen, und auf alle fünf antwortet ein Anbieter entweder mit einem Link auf ein Dokument oder er antwortet nicht. Das ist der Unterschied zwischen einer Zusage und einem Werbesatz. Welche Anbieter welche dieser Punkte erfüllen, vergleicht der Überblick zu den Umfrage-Tools.

Serverstandort: Speicherung ist nicht Bearbeitung

Der Serverstandort hat in der Schweiz eine eigene Bedeutung. Weil du nach Artikel 19 Absatz 4 den Empfängerstaat nennen musst, brauchst du eine belastbare Auskunft darüber, wo bearbeitet wird und nicht nur, wo gespeichert wird. Manche Anbieter garantieren eine Datenregion ausschliesslich für ruhende Daten, nicht für die Bearbeitung und nicht für den Zugriff aus dem Support, und oft erst ab einem bestimmten Tarif. Wie du das an einem konkreten Tool nachprüfst, steht im Beitrag dazu, ob du Google Forms datenschutzkonform nutzen kannst.

Liegt die Bearbeitung in den USA, kommt ein zweiter Punkt dazu. Der Bundesrat hat die USA für Datenübermittlungen unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework als angemessen anerkannt, und zwar nur für Unternehmen, die dort selbst zertifiziert sind. Prüfe also nicht das Land, sondern den Anbieter.

Als Faustregel: Fragst du nach Gesundheit, Vorstrafen oder Sozialhilfe oder befragst du Angestellte, nimm ein europäisches Umfrage-Tool mit Bearbeitung in der Schweiz oder der EU und abschaltbarer IP-Speicherung. Geht es um eine Terminabfrage im Freundeskreis, reicht jedes Tool, solange keine Personendaten anfallen.

So erstellst du mit empirio.ai eine datenschutzkonforme Umfrage

empirio.ai ist ein kostenloses Umfrage-Tool, bei dem die Datenschutzseite ein eigener Seitentyp ist und kein Textblock, den du selbst zusammenstellst. Du fügst sie im Editor hinzu und entscheidest selbst, an welcher Stelle der Umfrage sie steht. Die Zustimmung per Häkchen gehört zu dieser Seite dazu, genau die Seite aus dem Bild oben entsteht so.

Der Unterschied zu einer selbst zusammengestellten Lösung liegt darin, dass Text und Häkchen zusammengehören. Wer den Hinweis als gewöhnliche Textfrage nachstellt, muss die Zustimmung separat abfragen und die Pflicht separat setzen, und genau dort entstehen die Lücken.

Vier Schritte, danach steht der Datenschutzteil deiner Umfrage.

1. Datenschutzseite hinzufügen. Im Editor als eigenen Seitentyp auswählen und an den Anfang setzen. Dafür brauchst du ein kostenloses Konto.
2. Text anpassen. Das Muster aus dem Kapitel oben eintragen und die eckigen Klammern ersetzen.
3. Häkchen beschriften. Der Text neben der Checkbox ist frei wählbar, etwa „Ich habe die Hinweise gelesen und bin einverstanden“.
4. Auf Pflicht stellen. Ohne gesetztes Häkchen geht es dann nicht weiter und die Zustimmung wird mit der Antwort gespeichert.

Bei mehrsprachigen Befragungen lässt sich auch die Beschriftung des Häkchens je Sprache hinterlegen. In einem viersprachigen Land ist das kein Randfall: Eine Einwilligung, die jemand auf Deutsch bestätigt, obwohl er den Fragebogen auf Französisch ausfüllt, ist nicht nach angemessener Information erteilt. Wie eine mehrsprachige Umfrage angelegt wird, steht im eigenen Beitrag.

Damit sind drei der fünf Kriterien aus dem Kapitel davor abgedeckt: Der Auftragsbearbeitungsvertrag liegt bereits im kostenlosen Tarif vor, die Bearbeitung findet in der EU statt und die Datenschutzseite mit Zustimmung ist ein eigener Seitentyp statt einer Eigenkonstruktion. Wie empirio.ai den Datenschutz im Einzelnen umsetzt, zeigen wir dir im Beitrag So erstellst du mit empirio.ai revDSG-konforme Umfragen. Was kein Tool abnimmt, ist die Entscheidung davor: ob deine Fragen besonders schützenswerte Daten betreffen und ob du damit eine ausdrückliche Einwilligung brauchst. Diesen Teil kann keine Software für dich prüfen.

Datenschutz bei Umfragen: die vier typischen Fehler

Die folgenden vier Fehler tauchen in Befragungen von Vereinen, Studierenden und kleinen Teams besonders häufig auf. Alle vier lassen sich vor dem Versand beheben.

Gemeinsam ist ihnen, dass sie nicht aus Nachlässigkeit entstehen, sondern aus einer plausibel klingenden Annahme. Genau deshalb fallen sie beim Gegenlesen selten auf.

Deutsche Vorlagen werden ungeprüft übernommen

Ein Mustertext aus Deutschland nennt Artikel 6 DSGVO als Rechtsgrundlage und verschweigt den Empfängerstaat. Beides passt für eine rein schweizerische Befragung nicht: Das DSG kennt diese Rechtsgrundlagen nicht, verlangt dafür aber die Nennung des Staates. Wer eine Vorlage übernimmt, sollte sie gegen Artikel 19 DSG gegenlesen.

Anonymität wird versprochen, aber nicht hergestellt

„Die Befragung ist natürlich anonym“ steht in der Einladung, während das Tool IP-Adressen protokolliert und nach Abteilung, Alter und Geschlecht fragt. Damit ist die Zusage falsch, und bei kleinen Gruppen ist sie auch praktisch widerlegbar. Prüfe die Einstellungen im Tool, bevor du das Wort anonym benutzt.

Mehr abgefragt als ausgewertet wird

Artikel 6 Absatz 2 DSG verlangt Verhältnismässigkeit, Absatz 3 die Zweckbindung. Eine Frage nach dem genauen Geburtsdatum, obwohl du am Ende in Altersgruppen auswertest, verstösst gegen beides. Streiche jede Angabe, für die du keine geplante Auswertung nennen kannst.

Die Daten bleiben nach dem Projekt liegen

Artikel 6 Absatz 4 verlangt, dass Personendaten vernichtet oder anonymisiert werden, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Das ist keine Empfehlung, sondern ein Grundsatz. Trage dir den Zeitpunkt in den Kalender ein, sonst liegen die Rohdaten in drei Jahren noch im Tool.

Quellen und weiterführende Literatur

Die Rechtsaussagen in diesem Beitrag stützen sich auf den Gesetzestext, auf die Erläuterungen des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten und, für den Teil mit EU-Bezug, auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Alles davon ist frei zugänglich.

• Bundesgesetz über den Datenschutz (Datenschutzgesetz, DSG), SR 235.1, in Kraft seit 1. September 2023, abrufbar über Fedlex. Zitiert werden hier die Artikel 2, 5, 6, 9, 13, 19, 30, 31 und 34.
• EDÖB: Informationspflicht.
• EDÖB: Datenschutz in Vereinen.
• EDÖB: Datenschutz in der Forschung.
• Europäischer Gerichtshof, Urteil vom 4. September 2025, Rechtssache C-413/23 P (Europäischer Datenschutzbeauftragter gegen Einheitlicher Abwicklungsausschuss), zur Frage, wann pseudonymisierte Daten personenbezogen sind.
• Datenschutzkonferenz der deutschen Aufsichtsbehörden (2026): Kurzpapier Nr. 20, Einwilligung nach der DS-GVO, Stand 23.09.2026.
• Datenschutzkonferenz der deutschen Aufsichtsbehörden (2018): Kurzpapier Nr. 13, Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DS-GVO, Stand 17.12.2018.
• Verordnung (EU) 2016/679, insbesondere die Artikel 6, 7, 8, 28, 32 und 42.

Unser Hinweis für alle, die grenzüberschreitend befragen: Sobald Teilnehmende in der EU sitzen, kommt die Verordnung (EU) 2016/679 hinzu. Die beiden Regelwerke widersprechen sich nicht, sie verlangen aber Unterschiedliches. Wer beides bedienen muss, orientiert sich am strengeren Massstab und nennt zusätzlich eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO. Die Kurzpapiere der Datenschutzkonferenz sind dabei eine deutsche Auslegungshilfe, sie binden den EDÖB nicht.

Fazit

Datenschutz bei Umfragen ist in der Schweiz einfacher, als viele denken, weil das revDSG für Private keine Rechtsgrundlage verlangt. Dafür ist die Informationspflicht breiter: Wer vorher sagt, wer fragt, wozu und wohin die Daten gehen, nur das erhebt, was er auswertet, und nach dem Projekt löscht, hat den weitaus grössten Teil erledigt. Bei besonders schützenswerten Daten kommt die ausdrückliche Einwilligung dazu.

Wie es weitergeht

• Du willst die Umfrage insgesamt besser anlegen? 8 Tipps für eine erfolgreiche Online-Umfrage
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Umfrage starten, ohne beim Datenschutz nachbessern zu müssen?

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