Formular-Tools 2026: die 6 besten im Vergleich

Die Maturaklasse nimmt Kartenreservierungen für den Ball entgegen, die Firma will Bewerbungen nicht länger als lose Mail-Anhänge sammeln und der Elternverein sucht einen einfachen Weg, Anmeldungen für den Schikurs einzuholen. Für all das gibt es Formular-Tools und auf ihren Startseiten versprechen sie ziemlich genau dasselbe. Ob eines wirklich taugt, zeigt sich meist erst, wenn jemand ein Zeugnis hochlädt oder an einem Abend achtzig Anmeldungen hereinkommen.

Welches Tool für Online-Formulare 2026 das richtige ist, entscheiden drei Punkte: wie viele Einträge gratis bleiben, ob Datei-Upload und Bezahlung im Formular möglich sind und wo die Daten liegen. empirio.ai, ein Tool aus Deutschland für Umfragen, Formulare, Quizze und Live-Abstimmungen, speichert schon kostenlos in der EU, Tally und Google Forms kennen kaum Antwortgrenzen.

Wir haben die Tarif- und Hilfeseiten von sechs Formular-Tools nebeneinandergelegt: empirio.ai, Tally, Google Forms, Jotform, Microsoft Forms und Typeform. Danach weißt du, welches davon zu deinem Formular passt, ab wann es etwas kostet und was das österreichische Datenschutzrecht dabei von dir erwartet.

📌 Das Wichtigste im Überblick

• empirio.ai nimmt Dateien schon gratis an und speichert in der EU.
• Tally erlaubt kostenlos unbegrenzte Formulare und Antworten, mit Fair-Use-Regel.
• Google Forms kostet nichts und kennt keine Antwortgrenze.
• Jotform nimmt gratis 100 Antworten monatlich an, maximal fünf Formulare.
• Typeform zählt gratis 10 Antworten pro Monat über alle Formulare.

Was ein gutes Formular-Tool ausmacht

Ein Formular-Tool ist eine Software, mit der du ein Formular im Browser erstellst, per Link verschickst oder auf deiner Website einbindest und alle Einträge gesammelt an einem Ort bekommst. Im Unterschied zur Umfrage fragt ein Formular selten nach Meinungen. Gefragt sind Angaben wie Name, Wunschtermin, Lebenslauf oder Bestellung. Deshalb schaust du beim Vergleich auf andere Dinge.

Sechs Kriterien zeigen im Alltag, ob ein Formular-Tool auch nach dem ersten Quartal noch zu dir passt. Groß beworben wird davon kaum etwas, das meiste findest du erst in der Tarifübersicht ganz unten.

• Antwortlimit: Wie viele Einträge bekommst du gratis und rechnet der Anbieter pro Formular, pro Monat oder für das ganze Konto?
• Datei-Upload: Maturazeugnis, Foto, Lebenslauf. Kostet das einen Aufpreis und wie groß darf eine einzelne Datei sein?
• Termin- und Datumsauswahl: Bei Anmeldungen und Terminanfragen erspart sie dir das Nachtelefonieren.
• Einbinden in die Website: Ein Formular direkt auf deiner Seite fühlt sich für Besucherinnen und Besucher vertrauter an als ein Link, der einen neuen Tab öffnet. Wie du das technisch umsetzt, erklären wir im Beitrag übers Einbinden auf der eigenen Website.
• Zahlungen und Unterschriften: Musst du Kursbeiträge kassieren oder eine Unterschrift einholen, scheidet ein Teil der Tools gleich aus.
• Datenschutz: Wo landen die Einträge und bekommst du vom Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Bei Kontaktdaten und Bewerbungen ist das Pflichtprogramm.

Ein kurzes Formular mit drei klaren Feldern schlägt übrigens jedes Formular mit fünfzehn, ganz egal mit welchem Tool. Mit jedem Feld weniger steigt die Chance, dass jemand bis zum Absenden durchhält.

Die 6 besten Formular-Tools 2026 im Einzelnen

Sechs Tools decken in Österreich die allermeisten Formular-Fälle ab: empirio.ai, Tally, Google Forms, Jotform, Microsoft Forms und Typeform. Alle sechs funktionieren hierzulande ohne Einschränkung, die Reihenfolge richtet sich nach dem Einsatzzweck und ist keine Rangliste.

Gleich vorweg: empirio.ai ist unser eigenes Produkt. Es steht deshalb an erster Stelle, damit du nicht erst am Ende draufkommst, dass wir Partei sind. Die Schwächen von empirio.ai findest du genauso wie die Stärken.

empirio.ai: moderne Online-Formulare mit KI erstellen, inklusive 100% EU-Hosting

empirio.ai, ein Tool aus Deutschland für Umfragen, Formulare, Quizze und Live-Abstimmungen, ist für Kontakt-, Anmelde-, Bewerbungs- und Feedbackformulare gemacht. Kurz gesagt: Modernes Design, einfache Bedienung, großes kostenloses Angebot, viele KI-Tools, EU-Hosting. Du beschreibst in einem Satz, was das Formular abfragen soll, und die KI erstellt dir den ersten Entwurf. Liegt das Anmeldeblatt schon als PDF oder Word-Datei vor, importierst du es einfach, statt alles neu abzutippen.

Pflichtfelder, bedingte Folgefragen, Kontaktfelder, Auswahlfragen und Freitext lassen sich beliebig mischen. Seit November 2026 kommen Datei-Uploads und eine Kalender- bzw. Terminauswahl als Antwortmöglichkeit dazu, beide kostenlos. Verteilt wird per Link oder du kopierst einen Code und bettest das Formular in deine Website ein. Je nach Tarif schickt empirio.ai dir bei jedem neuen Eintrag eine E-Mail und der ausfüllenden Person eine Bestätigung.

Gratis sind bis zu 50 Einträge pro Monat, verteilt auf beliebig viele Formulare und Umfragen, dazu alle 100+ Vorlagen. Die Tarife lauten: Kostenlos, Lite 19 €, Plus 39 €, Pro 69 € pro Monat, jeweils monatlich kündbar. Gespeichert wird auf Servern in der EU, auch die KI-Verarbeitung läuft dort. Den Auftragsverarbeitungsvertrag bekommst du bereits im kostenlosen Tarif (Stand: November 2026).

Perfekt für: Anmeldungen, Bewerbungen und Kontaktformulare, in denen personenbezogene Daten stehen.

Vorteile

• Die KI hilft vom ersten Entwurf bis zur fertigen Auswertung.
• Datei-Upload und Terminauswahl gibt es schon gratis.
• Bestehende PDF- und Word-Formulare lassen sich importieren.
• EU-Server und Auftragsverarbeitungsvertrag ab dem Gratistarif.
• Jeder Tarif ist monatlich kündbar.

Nachteile

• Gratis bis 50 Einträge pro Monat.
• Keine Bezahlfunktion im Formular.
• Komplexe Logiksprünge sowie Export nach Excel oder CSV erst ab Lite.

Tally: viel Formular für null Euro

Tally, ein Formular-Tool aus Belgien mit großzügigem Gratistarif, Zahlungen und Unterschriften schon kostenlos, fühlt sich an wie ein Textdokument. Du tippst einfach los und jede Zeile wird zu einem Feld. Im Gratistarif sind Formulare und Antworten unbegrenzt, solange du dich an die Fair-Use-Regeln hältst. Logik, Berechnungen, Datei-Uploads bis 10 MB je Datei, Unterschriften und Zahlungen kosten nichts.

Tally verlangt erst Geld, wenn das Formular dein eigenes Gesicht bekommen soll. Pro kostet bei monatlicher Zahlung 29 € pro Monat, nimmt das Tally-Branding heraus und bringt eine eigene Domain, Zusammenarbeit im Team und das Speichern von Teilantworten. Business liegt bei 89 € im Monat, alle Details stehen auf der Tarifseite von Tally. Tally hostet in der EU und stellt den Auftragsverarbeitungsvertrag in jedem Tarif bereit, auch im kostenlosen (Stand: November 2026).

Perfekt für: Anmeldungen, Bestellungen und Kontaktformulare, wenn das Budget knapp ist.

Vorteile

• Unbegrenzt Formulare und Antworten gratis, im Rahmen fairer Nutzung.
• Bezahlung, Unterschrift und Logik ohne Aufpreis.
• In jedem Tarif EU-Hosting und Auftragsverarbeitungsvertrag.

Nachteile

• Das Tally-Branding verschwindet erst ab Pro.
• Teamarbeit und Teilantworten gibt es erst ab Pro.
• Uploads im Gratistarif maximal 10 MB pro Datei.

Google Forms: gratis und ohne Antwortgrenze

Google Forms, das kostenlose Formular-Tool von Google, ist ideal für alle mit Google Workspace und für sehr einfache Formulare ohne Antwortlimit. Weder bei der Zahl der Formulare noch bei den Antworten gibt es eine Obergrenze. Die Einträge landen direkt in Google Sheets oder kommen als CSV-Datei. Mit einem Google-Konto steht ein Formular in wenigen Minuten online.

Google Forms stößt an Grenzen, sobald ein Formular mehr können soll als Fragen stellen. Bezahlung und digitale Unterschrift fehlen, beim Design bleibt wenig Spielraum und mehrsprachige Formulare sind nicht vorgesehen. Verzweigungen führen nur zu Abschnitten und hängen an Multiple-Choice- und Drop-down-Fragen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es nur mit einem bezahlten Workspace-Tarif, mit einem privaten Google-Konto nicht (Stand: November 2026).

Perfekt für: einfache Formulare ohne heikle Daten, zum Beispiel die Liste, wer welche Mehlspeise zum Pfarrfest mitbringt.

Vorteile

• Ganz kostenlos, ohne Antwortgrenze.
• Antworten fließen direkt in Google Sheets.
• Mit jedem Google-Konto sofort nutzbar.

Nachteile

• Weder Zahlungen noch digitale Unterschriften.
• Kaum Designfreiheit, keine Mehrsprachigkeit.
• Auftragsverarbeitungsvertrag nur im bezahlten Workspace-Tarif.

Jotform: Vorlagenvielfalt mit Zahlungen und Unterschriften

Jotform, ein Formular-Baukasten mit sehr großer Vorlagenauswahl, Zahlungen und Unterschriften, hat von den sechs Tools die meisten fertigen Vorlagen und passt zu allen, die viele unterschiedliche Formulare verwalten. Schon im kostenlosen Starter-Tarif sammelst du Zahlungen und digitale Unterschriften ein, jeweils mit Monatslimit. Den EU-Speicherort wählst du in den Kontoeinstellungen, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist dabei.

Der Gratistarif von Jotform ist dafür knapp bemessen: fünf Formulare, 100 Antworten pro Monat, 500 gespeicherte Antworten insgesamt und das Jotform-Logo im Formular. Bronze kostet 39 € im Monat und erlaubt 25 Formulare, 1.000 Antworten monatlich und ein Formular ohne Branding. Silber kostet 49 €, Gold 129 €. Gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen wie Schulen oder Unis bekommen auf Antrag 50 Prozent Nachlass auf Bronze, Silber und Gold, nachzulesen auf der Preisseite von Jotform (Stand: November 2026).

Perfekt für: Vereine, Schulen und Firmen, die viele Formulare pflegen oder Zahlungen und Unterschriften brauchen.

Vorteile

• Riesige Auswahl an Vorlagen.
• Zahlungen und Unterschriften gratis, mit Monatslimits.
• EU-Speicherort wählbar, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.

Nachteile

• Gratis nur fünf Formulare und 100 Antworten pro Monat.
• Im Gratistarif insgesamt höchstens 500 gespeicherte Antworten.
• Das Jotform-Logo bleibt im kostenlosen Tarif sichtbar.

Microsoft Forms: steckt schon in Microsoft 365

Microsoft Forms ist ideal für alle, die ohnehin ein Microsoft-Paket haben, denn es steckt in den Business- und Education-Tarifen von Microsoft 365. Ein eigenes Forms-Abo gibt es nicht. Mit einem kostenlosen Microsoft-Konto nimmt ein Formular bis zu 200 Antworten an, mit einem privaten Microsoft-365-Abo bis zu 1.000. Die Antworten wandern direkt nach Excel, verteilt wird das Formular bequem über Teams.

Microsoft Forms ist für interne Abfragen in der Firma oft der einfachste Weg, weil niemand ein neues Programm einführen muss. Verzweigungen springen allerdings nur nach vorne, beim Design gibt es wenig Spielraum und Zahlungen sind nicht vorgesehen. Bei Geschäftskonten in der EU bleiben die Daten in der EU, der Auftragsverarbeitungsvertrag hängt am ersten kommerziellen Microsoft-365-Vertrag (Stand: November 2026).

Perfekt für: interne Abfragen und Anmeldungen in Teams, die mit Microsoft 365 arbeiten.

Vorteile

• Gratis mit Microsoft-Konto und in Microsoft 365 enthalten.
• Antworten direkt in Excel, Teilen über Teams.
• Daten in der EU bei Geschäftskonten in der EU.

Nachteile

• Gratis höchstens 200 Antworten pro Formular.
• Verzweigungen nur nach vorne.
• Wenig Designfreiheit, keine Zahlungen.

Typeform: jede Frage auf einem eigenen Bildschirm

Typeform, der moderne Anbieter aus Spanien, ist stark bei Kontaktanfragen und Leadstrecken. Jede Frage bekommt ihren eigenen Bildschirm, das Layout bleibt aufgeräumt und wirkt auf Interessenten wertiger als eine lange Liste von Feldern. Die KI-Formularerstellung ist schon im Gratistarif dabei, ebenso die Anbindung an Google Sheets und Slack.

Typeform hat einen Haken beim Kontingent. Gratis sind 10 Antworten pro Monat, gezählt über alle Formulare zusammen, und Datei-Uploads gibt es nur im Bezahltarif. Basic kostet 35 € im Monat für 100 Antworten und lässt sich bis 750 Antworten aufstocken. Kommt die 751. Antwort, stuft Typeform das Konto in Plus hoch, das ab rund 70 € kostet und immer drei Plätze enthält. Obwohl Typeform in Barcelona sitzt, liegen die Daten auf Servern in Virginia in den USA (Stand: November 2026).

Perfekt für: Marketing-Teams, die Leads und Anfragen mit ansprechendem Design einsammeln.

Vorteile

• Modernes Design mit einer Frage pro Bildschirm.
• KI erstellt Formulare schon im Gratistarif.
• Viele fertige Integrationen.

Nachteile

• Gratis nur 10 Antworten pro Monat für alle Formulare.
• Datei-Upload erst ab Basic.
• Hauptserver in Virginia, kein belegtes EU-Hosting.

Formular-Tools im direkten Vergleich

Für eine erste Auswahl genügen zwei Fragen: Wie weit kommst du mit dem Gratistarif und wo liegt der Haken? Die Tabelle beantwortet beides, den Rest entscheidet dein konkretes Formular.

Alle Werte stammen von den Tarif- und Hilfeseiten der sechs Anbieter. Limits können sich ohne Vorwarnung ändern und je Land unterscheiden, ein kurzer Blick auf die Preisseite vor dem Start zahlt sich also aus.

Stand: November 2026, Änderungen vorbehalten.

Welches Formular-Tool passt zu deinem Vorhaben?

Welches Formular-Tool zu deinem Vorhaben passt, hängt an drei Fragen: was im Formular passieren soll, wie viele Einträge du erwartest und wie heikel die Daten sind. Die Tabelle ordnet typische Fälle aus dem österreichischen Alltag zu.

Nimm die Zeile, die deinem Fall am nächsten kommt. Treffen zwei zu, gibt die mit den sensibleren Daten den Ausschlag.

Fertige Vorlagen für Kontakt, Anmeldung und Bewerbung findest du unter den Formular-Vorlagen von empirio.ai, alle gratis. Willst du eher Meinungen einholen als Angaben, ist eine Umfrage das bessere Format. Dann hilft dir unser Überblick über die besten Umfrage-Tools.

Kostenlose Formular-Tools: wo die Grenzen verlaufen

Kostenlose Formular-Tools unterscheiden sich kaum bei den Feldtypen, aber deutlich bei drei Grenzen: wie Einträge gezählt werden, welche Funktionen erst im Bezahltarif kommen und ob das Logo des Anbieters im Formular sichtbar bleibt. Die Bandbreite reicht von 10 Antworten pro Monat bei Typeform bis zu gar keiner Obergrenze bei Google Forms.

Die Bezugsgröße wiegt dabei schwerer als die Zahl selbst, weil jeder Anbieter anders rechnet. Typeform zählt über alle Formulare gemeinsam, Jotform pro Monat und zusätzlich über die gesamte Laufzeit, Microsoft Forms pro Formular und empirio.ai pro Monat über alle Formulare und Umfragen. Bleibt eine Anmeldung von Jänner bis März offen, entscheidet genau das, ob sie bis zum Schluss durchhält.

Datei-Upload und Terminauswahl im Gratistarif

Der Datei-Upload ist für Bewerbungen und Nachweise das wichtigste Feld überhaupt. empirio.ai und Tally bieten ihn gratis an, Tally mit maximal 10 MB pro Datei. Typeform schaltet Uploads erst im Bezahltarif frei. Eine Termin- oder Kalenderauswahl als Antwort erspart dir bei Anmeldungen viele Rückfragen, empirio.ai hat sie seit November 2026 kostenlos im Formular.

Zahlungen und Unterschriften im Formular

Zahlungen im Formular gibt es unter den sechs Tools nur bei Tally und Jotform. Beide wickeln Zahlungen und Unterschriften schon gratis ab, Jotform mit Monatslimits. Google Forms, Microsoft Forms und empirio.ai haben keine Bezahlfunktion. Für eine Anmeldung mit Kursbeitrag heißt das: Entweder du nimmst eines der beiden Tools oder du schreibst IBAN und Verwendungszweck in die Bestätigung, so wie man es vom Erlagschein kennt.

Das Logo des Anbieters im Formular

Das Logo des Anbieters zeigt fast jeder Gratistarif im Formular an. Bei Tally verschwindet es ab Pro für 29 €, bei Jotform ab Bronze für 39 €, bei Typeform ab Plus für rund 70 € und bei empirio.ai ab Pro für 69 €. In einem internen Formular stört das niemanden, auf der eigenen Firmenwebsite fällt es auf. Überleg dir, ob dir das den Aufpreis wert ist oder ob dein eigenes Logo im Formular schon genügt, das empirio.ai ab Plus anbietet.

Typische Fehler bei der Auswahl eines Formular-Tools

Die meisten Probleme mit Formular-Tools tauchen nicht beim Erstellen auf, sondern Wochen danach, wenn das Formular längst auf der Website steht. Drei Fehler begegnen uns dabei immer wieder.

Alle drei machen einen späteren Wechsel teuer. Die Einträge kannst du zwar exportieren, Links, Einbettungen und Automatisierungen hängen aber am alten Tool und müssen neu eingerichtet werden.

Fehler 1: Das Antwortlimit an der falschen Stelle prüfen

Ein Kontaktformular mit zehn Anfragen im Monat kommt mit fast jedem Gratistarif aus. Die Anmeldung zum Schnuppertag, die am ersten Abend 80 Einträge bekommt, nicht. Schätz vor dem Start ab, wie viele Einträge in der stärksten Woche realistisch sind, und prüf, ob der Anbieter pro Formular, pro Monat oder über alle Formulare zählt. Sonst macht das Formular genau dann zu, wenn du es am dringendsten brauchst.

Fehler 2: Den Datenschutz erst nach dem Einbinden klären

Ein Kontaktformular erfasst Namen, E-Mail-Adressen und oft Telefonnummern, ein Bewerbungsformular sogar ganze Lebensläufe. Das alles sind personenbezogene Daten. In Österreich gelten dafür die DSGVO und das Datenschutzgesetz (DSG) nebeneinander, die Aufsicht führt die Datenschutzbehörde. In aller Regel brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und eine passende Datenschutzerklärung. Welche Punkte dabei zählen, erklärt unser Leitfaden zum Datenschutz bei Online-Befragungen. Kläre das, bevor das Formular online geht, nicht hinterher.

Fehler 3: Zu viele Pflichtfelder

Jedes Pflichtfeld ist eine Stelle, an der jemand aufgibt. Telefonnummer, Firma, Funktion und Anrede als Pflicht machen aus einer schnellen Anfrage einen Amtsweg. Frag im ersten Schritt nur, was du für deine Antwort wirklich brauchst, und hol den Rest im Gespräch nach. Bedingte Folgefragen helfen dabei, weil sie ein Feld nur dann einblenden, wenn es die Person auch betrifft.

Fazit

Das beste Tool für Online-Formulare ist jenes, dessen Grenze du erst nach dem letzten Eintrag erreichst. Brauchst du Datei-Uploads, Terminauswahl und Datenhaltung in der EU, reicht empirio.ai im Gratistarif. Willst du im Formular Geld einsammeln, sieh dir Tally oder Jotform an.

Ein Punkt entscheidet im Alltag öfter, als er in Vergleichen vorkommt. Sobald ein Formular nicht rein privat ist, sondern für eine Firma, einen Verein, eine Schule, eine Uni oder eine Ordination läuft, verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag. Dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter des Tools (Art. 28 DSGVO). In Österreich gilt die DSGVO unmittelbar und wird vom Datenschutzgesetz ergänzt, zuständig ist die Datenschutzbehörde. Was so ein Vertrag mindestens regeln muss, listet die Datenschutzbehörde auf ihrer Seite zu den Pflichten von Auftragsverarbeitern auf (abgerufen am 20. Oktober 2026).

Ausgenommen sind rein private Vorhaben im Familien- und Freundeskreis. Ob dein Fall unter die Pflicht fällt, beurteilt die oder der Datenschutzbeauftragte deiner Organisation, an der Uni oder FH die Betreuung. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Bei den sechs Tools in diesem Vergleich trennt dieser Vertrag die Anbieter klar. empirio.ai, Tally, Jotform und Typeform stellen ihn bereit, empirio.ai, Tally und Typeform schon im Gratistarif. Bei Google Forms gibt es ihn nur mit bezahltem Workspace-Tarif, bei Microsoft Forms mit dem ersten kommerziellen Microsoft-365-Vertrag. Beim Speicherort liegen empirio.ai und Tally in der EU, bei Jotform wählst du die EU im Konto aus und Typeform speichert auf Servern in Virginia.

Wie es weitergeht

• Du willst das Formular direkt auf deiner Website zeigen? Auf der eigenen Website einbetten: so geht's
• Google Forms reicht dir nicht mehr? Google Forms Alternative im Vergleich
• Typeform ist dir zu teuer? Typeform Alternative
• Du willst Wissen prüfen statt Daten sammeln? Quiz-Tools im Vergleich
• Im Meeting soll gleich abgestimmt werden? Live-Abstimmungstools im Vergleich
• Du verteilst die Anmeldung vor Ort, etwa auf einem Aushang? Umfrage oder Anmeldung per QR-Code teilen

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Beschreib bei empirio.ai in einem Satz, was abgefragt werden soll, und die KI erstellt dir den ersten Entwurf, auf Wunsch mit Datei-Upload und Terminauswahl.

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