Die 6 besten Tools für Online-Formulare 2026 im Vergleich

Die Helferliste fürs Dorffest, die Anmeldung zum Weiterbildungskurs oder die Bewerbung für eine Lehrstelle mit Zeugnissen im Anhang: Früher oder später brauchst du ein Online-Formular. Anbieter gibt es reichlich, und auf den ersten Blick wirken sie austauschbar. Wie gut ein Tool wirklich ist, merkst du erst, wenn jemand ein PDF hochlädt, die achtzigste Anmeldung hereinkommt oder der Vorstand wissen will, wo die Einträge gespeichert sind.

Welches Tool für Online-Formulare 2026 zu dir passt, entscheiden drei Punkte: wie viele Einträge gratis bleiben, ob Datei-Upload und Zahlungen inbegriffen sind und in welchem Land die Daten liegen. empirio.ai, ein Tool aus Deutschland für Umfragen, Formulare, Quizze und Live-Abstimmungen, hostet schon im Gratistarif in der EU, während Tally und Google Forms bei den Antworten fast keine Grenze ziehen.

Wir haben empirio.ai, Tally, Google Forms, Jotform, Microsoft Forms und Typeform mit Schweizer Brille verglichen: Preise in Franken, wo es sie gibt, das revidierte Datenschutzgesetz und die Frage, wann du einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung brauchst. Danach weisst du, welches Tool zu deinem Formular passt und ab welchem Punkt du zahlst.

📌 Das Wichtigste im Überblick

• empirio.ai nimmt Datei-Uploads kostenlos an und speichert in der EU.
• Tally erlaubt gratis unbegrenzt Formulare und Antworten, bei fairer Nutzung.
• Google Forms kostet nichts und kennt keine Antwortgrenze.
• Jotform nimmt gratis 100 Antworten im Monat an, bei fünf Formularen.
• Typeform zählt gratis nur 10 Antworten im Monat, kontoweit.

Was ein gutes Formular-Tool ausmacht

Ein Formular-Tool ist ein Programm, mit dem du online Eingabefelder zusammenstellst, das fertige Formular per Link verschickst oder auf deiner Website einbettest und alle Einträge gesammelt an einem Ort vorfindest. Im Unterschied zur Umfrage fragst du damit selten Meinungen ab, sondern Fakten: Name, Wunschtermin, Dokument, Bestellmenge. Darum zählen beim Vergleich andere Dinge.

Ob ein Formular-Tool auch nach einem Quartal noch passt, hängt in der Praxis an sechs Punkten. Die wenigsten davon stehen prominent auf der Startseite der Anbieter, du findest sie meist erst ganz unten in der Tarifübersicht.

• Kontingent: Wie viele Einträge sind gratis, und rechnet der Anbieter pro Formular, pro Monat oder für das ganze Konto?
• Datei-Upload: Zeugnis, Foto, Arztzeugnis. Kostet das Feld extra, und wo liegt die Grenze für die Dateigrösse?
• Datum und Termin: Bei Anmeldungen und Terminanfragen erspart dir eine Datumsauswahl das Nachfragen per Mail.
• Einbindung in die Website: Ein Formular direkt auf deiner Seite wird eher ausgefüllt als ein Link, der einen neuen Tab öffnet. Wie das genau funktioniert, zeigen wir dir im Beitrag zum Einbetten auf der eigenen Website.
• Zahlungen und Unterschriften: Sind sie Pflicht, scheiden mehrere Tools sofort aus.
• Datenschutz: Wo werden die Einträge gespeichert, und bekommst du einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung? Bei Bewerbungen und Kontaktdaten ist das keine Nebensache, das revidierte Datenschutzgesetz regelt genau diesen Fall.

Übrigens bringt ein Formular mit drei klaren Feldern mehr Einträge als eines mit fünfzehn, ganz egal, welches Tool dahintersteckt. Jedes Feld, das du streichst, macht es wahrscheinlicher, dass die Person bis zum Absenden dranbleibt.

Die 6 besten Tools für Online-Formulare 2026 im Porträt

Für die allermeisten Formulare in der Schweiz reichen sechs Tools: empirio.ai, Tally, Google Forms, Jotform, Microsoft Forms und Typeform. Alle sechs sind hierzulande verfügbar, und die Reihenfolge folgt dem Einsatzzweck, nicht einer Wertung.

Damit es keine Überraschung gibt: empirio.ai ist unser eigenes Produkt. Darum steht es ganz oben, und du weisst von Anfang an, dass wir hier nicht neutral sind. Die Grenzen von empirio.ai nennen wir genauso offen wie die Stärken.

empirio.ai: moderne Online-Formulare mit KI erstellen, inkl. 100% EU-Hosting

empirio.ai, ein Tool aus Deutschland für Umfragen, Formulare, Quizze und Live-Abstimmungen, deckt Kontakt-, Anmelde-, Bewerbungs- und Feedbackformulare ab. In einem Satz: Modernes Design, einfache Bedienung, grosses kostenloses Angebot, viele KI-Tools, EU-Hosting. Du beschreibst kurz, was das Formular erfassen soll, und die KI erstellt daraus den ersten Entwurf. Liegt dein Anmeldeformular schon als PDF oder Word-Datei vor, importierst du es, statt alles neu abzutippen.

Im Formular-Editor von empirio.ai kombinierst du Pflichtfelder, bedingte Folgefragen, Kontaktfelder, Auswahlfragen und Freitext. Neu dazugekommen sind Datei-Uploads und eine Kalender- bzw. Terminauswahl als Antwortmöglichkeit, beides gratis. Geteilt wird das Formular per Link, oder du kopierst einen Code und bettest es in deine Website ein. Je nach Tarif bekommst du bei jedem neuen Eintrag eine E-Mail, und wer das Formular ausgefüllt hat, erhält eine Bestätigung.

Im Gratistarif sammelt empirio.ai bis zu 50 Einträge pro Monat über beliebig viele Formulare und Umfragen, und alle 100+ Vorlagen sind kostenlos. Die Preise lauten: Kostenlos, Lite 19 CHF, Plus 39 CHF, Pro 69 CHF pro Monat (monatlich kündbar). Gespeichert werden die Einträge auf Servern in der EU, die KI-Verarbeitung läuft ebenfalls dort. Den Vertrag zur Auftragsbearbeitung gibt es schon im kostenlosen Tarif (Stand: November 2026).

Perfekt für: Anmeldungen, Bewerbungen für Lehrstellen und Kontaktformulare mit Personendaten.

Vorteile

• Die KI hilft vom ersten Entwurf bis zur fertigen Auswertung.
• Datei-Upload und Terminauswahl sind schon gratis dabei.
• Bestehende PDF- und Word-Formulare lassen sich importieren.
• EU-Server und Vertrag zur Auftragsbearbeitung ab dem Gratistarif.
• Jeder Tarif lässt sich monatlich kündigen.

Nachteile

• Gratis bis 50 Einträge im Monat.
• Zahlungen kann das Formular nicht abwickeln.
• Komplexe Logik-Sprünge sowie Export nach Excel oder CSV erst ab Lite.

Tally: grosszügig im Gratistarif

Tally, ein Formular-Tool aus Belgien mit grosszügigem Gratistarif, funktioniert ähnlich wie ein Textdokument: Du tippst, und jede Zeile wird zu einem Feld. Kostenlos sind unbegrenzt viele Formulare und Antworten erlaubt, solange die Fair-Use-Regeln eingehalten werden. Schon im Gratistarif enthalten sind Logik, Berechnungen, Datei-Uploads bis 10 MB pro Datei, Unterschriften und Zahlungen.

Tally kostet erst Geld, wenn das Formular dein eigenes Erscheinungsbild tragen soll. Der Tarif Pro entfernt das Tally-Branding und bringt eine eigene Domain, Teamarbeit und das Speichern von Teilantworten, darüber liegt Business. Bezahlen kannst du monatlich oder günstiger jährlich, die Beträge in deiner Währung prüfst du am besten direkt auf der Preisseite von Tally. Tally hostet in der EU, und den Vertrag zur Auftragsbearbeitung gibt es in jedem Tarif, auch im kostenlosen (Stand: November 2026).

Perfekt für: Kontaktformulare, Anmeldungen, Bewerbungen und Bestellungen mit schmalem Budget.

Vorteile

• Gratis unbegrenzt viele Formulare und Antworten, bei fairer Nutzung.
• Zahlungen, Unterschriften und Logik kosten nichts.
• EU-Hosting und Vertrag zur Auftragsbearbeitung in jedem Tarif.

Nachteile

• Das Tally-Branding verschwindet erst mit Pro.
• Teilantworten und Teamarbeit gibt es erst ab Pro.
• Gratis-Uploads sind auf 10 MB pro Datei begrenzt.

Google Forms: gratis und ohne Antwortgrenze

Google Forms, das kostenlose Formular-Tool von Google, begrenzt weder die Zahl der Formulare noch die der Antworten. Die Einträge fliessen direkt in Google Sheets oder lassen sich als CSV herunterladen. Wer bereits ein Google-Konto hat, stellt ein einfaches Formular in wenigen Minuten online.

Google Forms stösst an Grenzen, sobald ein Formular mehr können soll als Fragen stellen. Zahlungen und digitale Unterschriften fehlen, das Design lässt sich kaum anpassen, und mehrsprachige Formulare sind nicht vorgesehen. In der Schweiz fällt der letzte Punkt besonders auf, wenn dieselbe Anmeldung auf Deutsch und auf Französisch laufen soll. Verzweigungen führen nur zu Abschnitten und funktionieren nur bei Multiple-Choice- und Drop-down-Fragen. Einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung bekommst du nur mit einem bezahlten Workspace-Tarif, mit einem privaten Google-Konto nicht (Stand: November 2026).

Perfekt für: einfache Formulare ohne heikle Daten, etwa die Kuchenliste für den Vereinsbazar.

Vorteile

• Kostet nichts, keine Grenze bei den Antworten.
• Einträge landen direkt in Google Sheets.
• Steckt in jedem Google-Konto.

Nachteile

• Weder Zahlungen noch digitale Unterschriften.
• Kaum Spielraum beim Design, keine mehrsprachigen Formulare.
• Vertrag zur Auftragsbearbeitung nur mit bezahltem Workspace-Tarif.

Jotform: riesige Vorlagenauswahl, Zahlungen und Unterschriften

Jotform, ein Formular-Baukasten mit sehr grosser Vorlagenauswahl, Zahlungen und Unterschriften, eignet sich für alle, die viele unterschiedliche Formulare verwalten. Schon im Gratistarif Starter lassen sich Zahlungen abwickeln und Unterschriften einholen, beides mit Monatslimits. Den Speicherort in der EU wählst du in den Kontoeinstellungen, ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung ist inbegriffen.

Jotform ist im Gratistarif dafür knapp bemessen: fünf Formulare, 100 Antworten im Monat und insgesamt 500 gespeicherte Antworten, dazu das Jotform-Logo. Bronze kostet 39 Euro im Monat und bringt 25 Formulare, 1.000 Antworten im Monat und ein Formular ohne Branding, Silber kostet 49 Euro, Gold 129 Euro. Jotform rechnet laut Preisseite in Europa in Euro ab, auch für Kundschaft aus der Schweiz, nicht in Franken. Für einen direkten Vergleich mit den Frankenpreisen von empirio.ai musst du deshalb selbst umrechnen, und das gilt genauso für Typeform. Gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen erhalten auf Antrag 50 Prozent Rabatt auf Bronze, Silber und Gold, so steht es auf der Preisseite von Jotform (Stand: November 2026).

Perfekt für: Vereine, Schulen und KMU mit vielen Formularen, Zahlungen oder Unterschriften.

Vorteile

• Riesige Auswahl an Vorlagen.
• Zahlungen und Unterschriften auch gratis, mit Monatslimits.
• EU-Speicherort einstellbar, Vertrag zur Auftragsbearbeitung inbegriffen.

Nachteile

• Gratis nur fünf Formulare und 100 Antworten im Monat.
• Im Gratistarif höchstens 500 gespeicherte Antworten insgesamt.
• Jotform-Logo im kostenlosen Tarif.
• Preise in Euro, also Wechselkursrisiko.

Microsoft Forms: Teil von Microsoft 365

Microsoft Forms ist Bestandteil der Business- und Education-Tarife von Microsoft 365, separat kaufen lässt es sich nicht. Ein Formular nimmt mit einem kostenlosen Microsoft-Konto bis zu 200 Antworten an, mit einem privaten Microsoft-365-Abo bis zu 1.000. Die Antworten landen direkt in Excel, und über Teams ist das Formular rasch an alle verteilt.

Microsoft Forms ist für interne Abfragen in der Firma oft der bequemste Weg, weil kein neues Tool eingeführt werden muss. Verzweigungen springen allerdings nur vorwärts, beim Design gibt es wenig Spielraum, und Zahlungen fehlen ganz. Bei Geschäftskonten mit einem Tenant in der EU oder der EFTA, also auch in der Schweiz, bleiben die Daten in Europa, und der Vertrag zur Auftragsbearbeitung gehört ab dem ersten kommerziellen Microsoft-365-Vertrag dazu (Stand: November 2026).

Perfekt für: interne Abfragen und Anmeldungen in Firmen, die mit Microsoft 365 arbeiten.

Vorteile

• Gratis mit Microsoft-Konto, in Microsoft 365 schon enthalten.
• Antworten direkt in Excel, verteilt über Teams.
• Speicherung in Europa bei Geschäftskonten mit Tenant in EU oder EFTA.

Nachteile

• Gratis höchstens 200 Antworten pro Formular.
• Verzweigungen springen nur vorwärts.
• Wenig Spielraum beim Design, keine Zahlungen.

Typeform: jede Frage auf einem eigenen Bildschirm

Typeform ist der moderne Anbieter aus Spanien, stark bei Kontaktanfragen und Leadstrecken. Jede Frage erscheint auf einem eigenen Bildschirm, das Layout bleibt aufgeräumt, und das wirkt auf Interessierte wertiger als eine lange Liste von Feldern. Formulare per KI anlegen geht schon gratis, ebenso die Anbindung an Google Sheets und Slack.

Typeform hat seinen Haken beim Kontingent. Gratis sind 10 Antworten im Monat, gezählt über alle Formulare zusammen, und Datei-Uploads gibt es erst im Bezahltarif. Basic kostet 35 Euro im Monat mit 100 Antworten und lässt sich bis 750 Antworten aufstocken. Kommt die 751. Antwort, verschiebt Typeform das Konto in den Tarif Plus, der ab rund 70 Euro kostet und fix drei Plätze enthält. Trotz Firmensitz in Barcelona liegen die Daten auf Servern in Virginia, USA (Stand: November 2026).

Perfekt für: Marketing-Teams, die Offertanfragen und Leads mit ansprechendem Design sammeln.

Vorteile

• Modernes Design, eine Frage pro Bildschirm.
• KI-Formularerstellung schon im Gratistarif.
• Viele fertige Integrationen.

Nachteile

• Gratis nur 10 Antworten im Monat über alle Formulare.
• Datei-Uploads erst ab Basic.
• Hauptserver in Virginia, kein belegtes EU-Hosting.

Formular-Tools im direkten Vergleich

Formular-Tools lassen sich mit zwei Fragen vorsortieren: Wie weit kommst du gratis, und wo liegt der Haken? Die Tabelle beantwortet beides, die Details klärt dein konkretes Formular.

Alle Werte stammen von den Tarif- und Hilfeseiten der Anbieter. Grenzen können sich ohne Vorankündigung ändern und je nach Land abweichen, deshalb lohnt sich vor dem Start ein kurzer Blick auf die Preisseite.

Stand: November 2026, Änderungen möglich.

Welches Formular-Tool passt zu deinem Vorhaben?

Welches Formular-Tool zu deinem Vorhaben passt, hängt an drei Fragen: Was soll im Formular passieren, wie viele Einträge kommen herein, und wie heikel sind die Daten? Die Tabelle ordnet typische Situationen aus dem Schweizer Alltag zu.

Nimm die Zeile, die deinem Fall am nächsten kommt. Treffen zwei zu, gibt die Zeile mit den heikleren Daten den Ausschlag.

Bei empirio.ai findest du gratis Vorlagen für Kontakt, Anmeldung und Bewerbung, die du nur noch anpassen musst. Willst du eher Meinungen einholen als Angaben sammeln, ist eine Umfrage das bessere Format, und dann hilft dir unser Vergleich der besten Umfrage-Tools.

Kostenlose Formular-Tools: wo die Gratis-Grenzen liegen

Kostenlose Formular-Tools unterscheiden sich kaum bei den Feldtypen, dafür deutlich an drei Grenzen: wie die Einträge gezählt werden, welche Funktionen erst im Bezahltarif kommen und ob das Logo des Anbieters sichtbar bleibt. Die Spanne reicht von 10 Antworten im Monat bei Typeform bis zu gar keiner Obergrenze bei Google Forms.

Entscheidend ist, worauf sich die Zahl bezieht, denn jeder Anbieter rechnet anders. Typeform zählt kontoweit über alle Formulare, Jotform pro Monat und zusätzlich über die ganze Nutzungsdauer, Microsoft Forms pro Formular und empirio.ai pro Monat über alle Formulare und Umfragen zusammen. Bei einer Anmeldung fürs Skilager, die sechs Wochen offen bleibt, ist genau das der springende Punkt.

Datei-Upload und Terminauswahl im Gratistarif

Der Datei-Upload ist bei Bewerbungen und Nachweisen das wichtigste Feld im ganzen Formular. empirio.ai und Tally bieten ihn kostenlos an, Tally mit einer Grenze von 10 MB pro Datei im Gratistarif. Typeform gibt Uploads erst im Bezahltarif frei. Eine Termin- oder Kalenderauswahl als Antwort erspart dir bei Anmeldungen das Hin und Her per Mail, und empirio.ai hat sie seit November 2026 kostenlos im Formular.

Zahlungen und Unterschriften im Formular

Zahlungen direkt im Formular wickeln von den sechs Tools nur Tally und Jotform ab, beide schon im kostenlosen Tarif, Jotform mit Monatslimits. Bei Unterschriften sieht es gleich aus. Google Forms, Microsoft Forms und empirio.ai nehmen im Formular kein Geld entgegen. Für eine Anmeldung mit Kursgebühr heisst das: Entweder du wählst eines der beiden Tools, oder du schickst die Zahlungsangaben mit der Bestätigung, in der Schweiz etwa als QR-Rechnung.

Das Logo des Anbieters im Gratistarif

Das Logo des Anbieters erscheint in fast jedem Gratistarif im Formular. Tally entfernt es ab dem Tarif Pro, Jotform ab Bronze für 39 Euro, Typeform ab Plus für rund 70 Euro und empirio.ai ab Pro für 69 CHF. In einem internen Formular stört das niemanden, auf der eigenen Website fällt es dagegen auf. Überleg dir, ob dir das den Aufpreis wert ist oder ob dein eigenes Logo im Formular schon genügt, das es bei empirio.ai ab Plus gibt.

Häufige Fehler bei der Wahl des Formular-Tools

Ärger mit einem Formular-Tool entsteht selten beim Erstellen, sondern meist Wochen später, wenn das Formular längst auf der Website steht. Drei Fehler begegnen uns dabei immer wieder.

Gemeinsam ist ihnen, dass ein Wechsel dann teuer wird. Die Einträge kannst du zwar exportieren, aber Links, eingebettete Formulare und Automatisierungen hängen am bisherigen Tool und müssen neu eingerichtet werden.

Fehler 1: Das Gratis-Limit an der falschen Stelle prüfen

Ein Kontaktformular mit zehn Anfragen im Monat kommt in fast jedem Gratistarif durch. Die Anmeldung für den Firmenlauf, die an einem einzigen Abend 80 Einträge sammelt, dagegen nicht. Schätz vor dem Start ab, wie viele Einträge in der stärksten Woche realistisch sind, und prüfe, ob der Anbieter pro Formular, pro Monat oder für das ganze Konto zählt. Sonst schliesst das Formular genau dann, wenn sich alle anmelden wollen.

Fehler 2: Den Datenschutz erst nach dem Aufschalten klären

Ein Kontaktformular erfasst Namen, Mailadressen und oft Telefonnummern, ein Bewerbungsformular sogar Lebensläufe und Zeugnisse. Das sind Personendaten im Sinne des revidierten Datenschutzgesetzes, und lässt du sie von einem Tool-Anbieter bearbeiten, brauchst du in aller Regel einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung und eine passende Datenschutzerklärung. Was dabei im Einzelnen gilt, steht in unserem Leitfaden zum Datenschutz bei Online-Umfragen. Kläre das, bevor du das Formular aufschaltest, nicht hinterher.

Fehler 3: Zu viele Pflichtfelder im Formular

Jedes Pflichtfeld ist eine Stelle, an der jemand aufgibt. Wer Telefonnummer, Firma, Funktion und Anrede zur Pflicht macht, verwandelt eine kurze Anfrage in einen Gang aufs Amt. Frag im ersten Schritt nur, was du für deine Antwort wirklich brauchst, und kläre den Rest im Gespräch. Bedingte Folgefragen helfen dabei, weil sie ein Feld nur dann einblenden, wenn es für die Person auch zutrifft.

Fazit

Das beste Tool für Online-Formulare ist jenes, dessen Grenze du erst nach dem letzten Eintrag erreichst. Brauchst du Datei-Uploads, eine Terminauswahl und Datenhaltung in der EU, kommst du mit empirio.ai gratis ans Ziel. Willst du im Formular Geld einziehen, lohnt sich ein Blick auf Tally oder Jotform.

Ein Punkt entscheidet in der Praxis öfter, als er in Vergleichen auftaucht. Sobald ein Formular nicht rein privat ist, sondern für eine Firma, einen Verein, eine Schule, eine Hochschule oder eine Praxis läuft, lässt du Personendaten vom Anbieter des Tools im Auftrag bearbeiten. In der Schweiz verlangt Art. 9 revDSG dafür einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung, die Verantwortung für den Datenschutz bleibt trotzdem bei dir. Greift zusätzlich die DSGVO, etwa weil sich dein Formular gezielt an Personen in der EU richtet, muss der Vertrag auch Art. 28 DSGVO erfüllen, und in Grossbritannien gilt dieselbe Pflicht nach UK GDPR. Worauf du bei der Auslagerung achten musst, erklärt der EDÖB auf seiner Seite zur Auftragsdatenbearbeitung (abgerufen am 20. Oktober 2026).

Ausgenommen sind rein private Vorhaben im Familien- und Bekanntenkreis. Ob dein konkreter Fall unter die Pflicht fällt, entscheidet die Datenschutzberaterin oder der Datenschutzberater deiner Organisation, an der Hochschule die Betreuung. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Genau an diesem Vertrag trennen sich die sechs Tools deutlich. empirio.ai, Tally, Jotform und Typeform stellen ihn bereit, empirio.ai, Tally und Typeform sogar im kostenlosen Tarif. Bei Google Forms hängt er an einem bezahlten Workspace-Tarif, bei Microsoft Forms am ersten kommerziellen Microsoft-365-Vertrag. Gespeichert wird bei empirio.ai und Tally in der EU, bei Jotform stellst du die EU im Konto ein, und Typeform nutzt Server in Virginia. Für Schweizer Organisationen ist die EU der kürzere Weg: Die EU-Staaten stehen auf der Liste des Bundesrats mit angemessenem Datenschutz, die Daten dürfen also ohne zusätzliche Garantien dorthin.

Wie es weitergeht

• Du willst das Formular direkt auf deiner Website zeigen? Einbetten auf der Website Schritt für Schritt
• Google Forms reicht dir nicht mehr? Google Forms Alternative im Vergleich
• Typeform wird dir zu teuer? Typeform Alternative
• Du willst Wissen prüfen statt Angaben sammeln? Quiz-Tools im Vergleich
• Du willst in der Sitzung abstimmen lassen? Live-Abstimmungstools im Vergleich
• Du verteilst das Formular an einem Anlass vor Ort? Link per QR-Code verteilen

Soll dein Formular in zehn Minuten online sein?

Beschreib bei empirio.ai in einem Satz, was dein Formular abfragen soll, und die KI erstellt dir einen ersten Entwurf, inklusive Datei-Upload und Terminauswahl.

Online-Formular mit empirio.ai erstellen