Die 6 besten Tools für Online-Formulare 2026 im Vergleich

Du brauchst ein Kontaktformular für deine Website, eine Anmeldung für den Workshop oder ein Bewerbungsformular mit Lebenslauf im Anhang? Formular-Tools gibt es viele, und auf den ersten Blick können sie alle dasselbe. Der Unterschied zeigt sich, wenn die erste Datei hochgeladen wird, die hundertste Anmeldung eingeht oder jemand fragt, wo die Daten eigentlich liegen.

Das beste Tool für Online-Formulare hängt 2026 an drei Fragen: wie viele Einträge kostenlos bleiben, ob Datei-Upload und Zahlungen dabei sind und wo die Daten gespeichert werden. empirio.ai, ein Tool aus Deutschland für Umfragen, Formulare, Quizze und Live-Abstimmungen, speichert schon kostenlos in der EU, Tally und Google Forms setzen kaum Antwortgrenzen.

Wir haben sechs Formular-Tools nebeneinandergelegt: empirio.ai, Tally, Google Forms, Jotform, Microsoft Forms und Typeform. Am Ende weißt du, welches Tool zu deinem Formular passt und an welcher Stelle es Geld kostet.

📌 Das Wichtigste im Überblick

• Mit empirio.ai erstellst du Formulare mit Datei-Upload kostenlos und EU-gehostet.
• Tally erlaubt gratis unbegrenzt viele Formulare und Antworten, bei fairer Nutzung.
• Google Forms ist komplett kostenlos, ohne Grenze bei den Antworten.
• Jotform nimmt gratis 100 Antworten im Monat an, bei fünf Formularen.
• Typeform zählt gratis nur 10 Antworten im Monat über alle Formulare.

Worauf es bei einem Formular-Tool wirklich ankommt

Ein Formular-Tool ist eine Software, mit der du online ein Formular baust, es per Link teilst oder in deine Website einbindest und die Einträge an einer Stelle sammelst. Anders als bei einer Umfrage geht es meist nicht um Meinungen, sondern um Angaben: Name, Termin, Datei, Bestellung. Das verschiebt, worauf du beim Vergleich achten solltest.

Sechs Punkte entscheiden in der Praxis, ob ein Formular-Tool nach drei Monaten noch passt. Die meisten davon stehen nicht groß auf der Startseite der Anbieter, sondern im Kleingedruckten der Tarifübersicht.

• Antwortlimit: Wie viele Einträge sind kostenlos, und zählt der Anbieter je Formular, je Monat oder über alle Formulare zusammen?
• Datei-Upload: Lebenslauf, Foto, Nachweis. Kostet das extra, und wie groß darf eine Datei sein?
• Termin- und Datumsauswahl: Für Anmeldungen und Terminanfragen spart sie dir Rückfragen per Mail.
• Einbetten in die Website: Ein Formular, das in deiner Seite sitzt, wird häufiger ausgefüllt als ein Link, der in einem neuen Tab aufgeht. Wie das technisch geht, zeigen wir dir im Beitrag zum Einbetten auf der eigenen Website.
• Zahlungen und Unterschriften: Brauchst du sie, fällt ein Teil der Tools sofort raus.
• Datenschutz: Wo liegen die Einträge, und bekommst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Bei Kontaktdaten und Bewerbungen ist das keine Nebensache.

Ein Formular mit drei klaren Feldern schlägt übrigens jedes Formular mit fünfzehn Feldern, egal in welchem Tool. Jedes Feld, das du weglässt, erhöht die Chance, dass jemand bis zum Absenden durchhält.

Die 6 besten Tools für Online-Formulare 2026 im Einzelnen

Sechs Tools decken den deutschsprachigen Markt für Online-Formulare in den allermeisten Fällen ab: empirio.ai, Tally, Google Forms, Jotform, Microsoft Forms und Typeform. Die Reihenfolge ist keine Rangliste, sondern folgt dem Anwendungsfall.

Eine Vorbemerkung in eigener Sache: empirio.ai gehört uns. Deshalb steht unser eigenes Tool zuerst, damit niemand erst im letzten Absatz merkt, dass wir Partei sind. Was empirio.ai nicht kann, steht genauso dabei wie das, was es kann.

empirio.ai: moderne Online-Formulare mit KI erstellen, inkl. 100% EU-Hosting

empirio.ai, ein Tool aus Deutschland für Umfragen, Formulare, Quizze und Live-Abstimmungen, deckt Kontakt-, Anmelde-, Bewerbungs- und Feedbackformulare ab. In einem Satz: Modernes Design, einfache Bedienung, großes kostenloses Angebot, viele KI-Tools, EU-Hosting. Den ersten Entwurf baut die KI aus einer Beschreibung, und ein vorhandenes Formular als PDF- oder Word-Datei lässt sich importieren, statt es abzutippen.

Pflichtfelder, bedingte Folgefragen, Kontaktfelder, Auswahlfragen und Freitext lassen sich frei kombinieren. Neu sind Datei-Uploads und eine Kalender- bzw. Terminauswahl als Antwortmöglichkeit, beides kostenlos. Das fertige Formular teilst du per Link oder bettest es mit einem kopierten Code in deine Website ein. Bei neuen Einträgen gibt es je nach Tarif eine E-Mail-Benachrichtigung an dich und eine Bestätigung an die Person, die das Formular ausgefüllt hat.

Kostenlos sammelst du bis zu 50 Einträge pro Monat über beliebig viele Formulare und Umfragen, alle 100+ Vorlagen sind kostenlos. Die Preise lauten: Kostenlos, Lite 19 €, Plus 39 €, Pro 69 € pro Monat (monatlich kündbar). Die Einträge liegen auf Servern in der EU, und das gilt auch für die KI-Verarbeitung. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gehört schon zum kostenlosen Tarif (Stand: November 2026).

Perfekt für: Anmeldungen, Bewerbungen und Kontaktformulare mit personenbezogenen Daten.

Vorteile

• Die KI hilft vom ersten Entwurf bis zur fertigen Auswertung.
• Datei-Upload und Terminauswahl schon im kostenlosen Tarif.
• Vorhandene PDF- und Word-Formulare lassen sich importieren.
• Server in der EU und Auftragsverarbeitungsvertrag ab dem kostenlosen Tarif.
• Jeder Tarif bleibt monatlich kündbar.

Nachteile

• Kostenlos bis 50 Einträge im Monat.
• Zahlungen lassen sich im Formular nicht abwickeln.
• Komplexe Logik-Sprünge und Export nach Excel oder CSV erst ab Lite.

Tally: der großzügige Gratistarif

Tally ist ein Formular-Tool aus Belgien, das wie ein Textdokument funktioniert: Du schreibst, und aus jeder Zeile wird ein Feld. Der kostenlose Tarif erlaubt unbegrenzt viele Formulare und Antworten im Rahmen der Fair-Use-Regeln. Logik, Berechnungen, Datei-Uploads bis 10 MB pro Datei, Unterschriften und Zahlungen sind schon gratis dabei.

Bezahlt wird erst, wenn das Formular nach dir aussehen soll. Pro kostet bei monatlicher Zahlung 29 € im Monat und entfernt das Tally-Branding, bringt eine eigene Domain, Teamarbeit und die Erfassung von Teilantworten. Business liegt bei 89 € im Monat, die Tarife stehen auf der Preisseite von Tally. Tally hostet in der EU, und der Auftragsverarbeitungsvertrag ist in jedem Tarif dabei, auch im kostenlosen (Stand: November 2026).

Perfekt für: Kontaktformulare, Anmeldungen, Bewerbungen und Bestellungen mit kleinem Budget.

Vorteile

• Unbegrenzt viele Formulare und Antworten im Gratistarif, im Rahmen fairer Nutzung.
• Zahlungen, Unterschriften und Logik schon kostenlos.
• EU-Hosting und Auftragsverarbeitungsvertrag in jedem Tarif.

Nachteile

• Tally-Branding erst ab Pro entfernbar.
• Teilantworten und Teamarbeit erst ab Pro.
• Datei-Uploads gratis auf 10 MB pro Datei begrenzt.

Google Forms: kostenlos und ohne Antwortlimit

Google Forms, das kostenlose Formular-Tool von Google, setzt keine Grenze bei Formularen und Antworten. Die Einträge laufen direkt in Google Sheets oder lassen sich als CSV herunterladen. Wer ohnehin mit einem Google-Konto arbeitet, hat in zwei Minuten ein Formular online.

An Grenzen stößt Google Forms bei allem, was über das Abfragen hinausgeht. Zahlungen und digitale Unterschriften gibt es nicht, das Design lässt sich kaum anpassen, und mehrsprachige Formulare sind nicht vorgesehen. Verzweigungen springen nur zu Abschnitten und funktionieren nur bei Multiple-Choice- und Drop-down-Fragen. Den Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es nur mit einem bezahlten Workspace-Tarif, mit einem privaten Google-Konto nicht (Stand: November 2026).

Perfekt für: einfache Formulare ohne sensible Daten, etwa die Mitbringliste fürs Vereinsfest.

Vorteile

• Komplett kostenlos, ohne Grenze bei den Antworten.
• Antworten landen direkt in Google Sheets.
• In jedem Google-Konto schon dabei.

Nachteile

• Keine Zahlungen, keine digitalen Unterschriften.
• Design kaum anpassbar, keine Mehrsprachigkeit.
• Auftragsverarbeitungsvertrag nur mit bezahltem Workspace-Tarif.

Jotform: viele Vorlagen, Zahlungen und Unterschriften

Jotform ist der Formular-Baukasten mit der größten Vorlagenauswahl in diesem Vergleich und richtet sich an alle, die viele verschiedene Formulare pflegen. Zahlungen und digitale Unterschriften gehen schon im kostenlosen Tarif Starter, jeweils mit Monatslimits. Den Speicherort in der EU stellst du im Konto ein, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist dabei.

Der Gratistarif ist dafür eng: fünf Formulare, 100 Antworten im Monat und insgesamt 500 gespeicherte Antworten, dazu das Jotform-Branding. Bronze kostet 39 € im Monat und bringt 25 Formulare, 1.000 Antworten im Monat und ein Formular ohne Branding. Silber liegt bei 49 €, Gold bei 129 €. Gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen bekommen auf Antrag 50 Prozent Rabatt auf Bronze, Silber und Gold, so steht es auf der Preisseite von Jotform (Stand: November 2026).

Perfekt für: Vereine, Schulen und Unternehmen mit vielen Formularen, Zahlungen oder Unterschriften.

Vorteile

• Sehr große Vorlagenauswahl.
• Zahlungen und Unterschriften auch kostenlos, mit Monatslimits.
• EU-Speicherort im Konto einstellbar, Auftragsverarbeitungsvertrag dabei.

Nachteile

• Gratis nur fünf Formulare und 100 Antworten im Monat.
• Insgesamt nur 500 gespeicherte Antworten im Gratistarif.
• Jotform-Branding im kostenlosen Tarif.

Microsoft Forms: im Microsoft-365-Paket enthalten

Microsoft Forms steckt in den Business- und Education-Tarifen von Microsoft 365, ein eigenes Forms-Abo gibt es nicht. Mit einem kostenlosen Microsoft-Konto nimmt ein Formular bis zu 200 Antworten an, mit einem privaten Microsoft-365-Abo bis zu 1.000. Die Antworten landen direkt in Excel, geteilt wird bequem über Teams.

Für interne Abfragen im Unternehmen ist das oft die einfachste Lösung, weil niemand ein neues Tool einführen muss. Verzweigungen springen allerdings nur vorwärts, das Design lässt wenig Spielraum, und Zahlungen sind nicht vorgesehen. Bei Geschäftskonten in der EU liegen die Daten in der EU, der Auftragsverarbeitungsvertrag hängt am ersten kommerziellen Microsoft-365-Vertrag (Stand: November 2026).

Perfekt für: interne Abfragen und Anmeldungen in Teams, die mit Microsoft 365 arbeiten.

Vorteile

• Kostenlos mit Microsoft-Konto, in Microsoft 365 schon enthalten.
• Antworten direkt in Excel, Teilen über Teams.
• EU-Speicherung bei Geschäftskonten in der EU.

Nachteile

• Gratis maximal 200 Antworten pro Formular.
• Verzweigungen springen nur vorwärts.
• Wenig Spielraum beim Design, keine Zahlungen.

Typeform: eine Frage pro Bildschirm

Typeform ist der moderne Anbieter aus Spanien, stark bei Kontaktanfragen und Leadstrecken. Jede Frage bekommt einen eigenen Bildschirm, das Layout bleibt ruhig, und das wirkt auf Interessierte hochwertiger als eine lange Feldliste. Die KI-Formularerstellung ist schon gratis, Anbindungen an Google Sheets und Slack ebenfalls.

Der Haken ist das Kontingent. Kostenlos sind 10 Antworten im Monat, und die zählen über alle Formulare zusammen. Datei-Uploads gibt es erst im Bezahltarif. Basic kostet 35 € im Monat mit 100 Antworten und lässt sich bis 750 Antworten aufstocken. Ab der 751. Antwort schiebt Typeform das Konto in den Tarif Plus, der ab rund 70 € kostet und fix drei Plätze umfasst. Die Daten liegen trotz des Firmensitzes in Barcelona auf Servern in Virginia in den USA (Stand: November 2026).

Perfekt für: Marketing-Teams, die Leads und Anfragen mit hochwertigem Design sammeln.

Vorteile

• Modernes Design, eine Frage pro Bildschirm.
• KI-Formularerstellung schon im kostenlosen Tarif.
• Viele fertige Integrationen.

Nachteile

• Gratis nur 10 Antworten im Monat über alle Formulare.
• Datei-Uploads erst ab Basic.
• Hauptserver in Virginia, kein belegtes EU-Hosting.

Formular-Tools im Direktvergleich

Für die Vorauswahl reichen zwei Fragen: Wie weit trägt der kostenlose Tarif, und wo ist der Haken? Beides steht in der Tabelle, die Feinheiten entscheidet dein Formular.

Die Zahlen stammen von den Tarif- und Hilfeseiten der Anbieter. Limits ändern sich ohne Ankündigung und weichen teils je Land ab, ein Blick auf die Preisseite vor dem Start lohnt sich deshalb immer.

Stand: November 2026, Änderungen möglich.

Welches Formular-Tool passt zu dir?

Welches Formular-Tool zu dir passt, entscheidet sich an drei Dingen: was im Formular passieren soll, wie viele Einträge du erwartest und wie sensibel die Daten sind. Die Tabelle ordnet die häufigsten Fälle zu.

Such dir die Zeile, die deiner Situation am nächsten kommt. Passen zwei Zeilen, entscheidet die mit den sensibleren Daten.

Fertige Formulare für Kontakt, Anmeldung und Bewerbung findest du in den Formular-Vorlagen von empirio.ai, alle kostenlos. Geht es dir eher um Meinungen als um Angaben, ist eine Umfrage das passendere Format, dann hilft dir unser Vergleich der besten Umfrage-Tools.

Kostenlose Formular-Tools: wo die Grenzen liegen

Kostenlose Formular-Tools unterscheiden sich weniger in den Feldtypen als in drei Grenzen: wie viele Einträge gezählt werden, welche Funktionen hinter dem Bezahltarif liegen und ob das Logo des Anbieters im Formular bleibt. Die Spannweite reicht von 10 Antworten im Monat bei Typeform bis zu gar keiner Grenze bei Google Forms.

Wichtig ist dabei die Bezugsgröße, denn jeder Anbieter zählt anders. Typeform zählt über alle Formulare zusammen, Jotform je Monat und zusätzlich über die gesamte Laufzeit, Microsoft Forms je Formular, empirio.ai je Monat über alle Formulare und Umfragen. Bei einer Anmeldung, die über Wochen offen bleibt, macht das den entscheidenden Unterschied.

Datei-Upload und Terminauswahl

Für Bewerbungen und Nachweise ist der Datei-Upload das wichtigste Feld überhaupt. Bei empirio.ai und Tally ist er kostenlos, Tally begrenzt gratis auf 10 MB pro Datei. Typeform schaltet Uploads erst im Bezahltarif frei. Eine Termin- oder Kalenderauswahl als Antwort spart bei Anmeldungen das Hin und Her per Mail, empirio.ai hat sie seit November 2026 kostenlos im Formular.

Zahlungen und Unterschriften

Wer im Formular Geld einsammeln will, landet bei Tally oder Jotform. Beide wickeln Zahlungen und Unterschriften schon im kostenlosen Tarif ab, Jotform mit Monatslimits. Google Forms, Microsoft Forms und empirio.ai bieten keine Zahlungen im Formular. Für eine Anmeldung mit Teilnahmegebühr heißt das: Entweder du nimmst eines der beiden Tools, oder du verschickst die Zahlungsinformationen in der Bestätigung.

Das Logo des Anbieters

Fast jeder Gratistarif zeigt das Logo des Anbieters im Formular. Bei Tally verschwindet es ab Pro für 29 €, bei Jotform ab Bronze für 39 €, bei Typeform ab Plus für rund 70 €, bei empirio.ai ab Pro für 69 €. Für ein internes Formular ist das egal, auf der eigenen Website fällt es auf. Wäge ab, ob dir das den Aufpreis wert ist, oder ob ein eigenes Logo im Formular schon reicht, das es bei empirio.ai ab Plus gibt.

Typische Fehler bei der Wahl des Formular-Tools

Die meisten Probleme mit einem Formular-Tool entstehen nicht beim Bauen, sondern Wochen später, wenn das Formular schon auf der Website steht. Drei Fehler tauchen dabei immer wieder auf.

Sie haben gemeinsam, dass ein Wechsel dann teuer wird. Einträge lassen sich zwar exportieren, aber Links, Einbettungen und Automatisierungen hängen am alten Tool und müssen neu gebaut werden.

Fehler 1: Das Limit an der falschen Stelle prüfen

Ein Kontaktformular, das zehn Anfragen im Monat bekommt, kommt mit fast jedem Gratistarif aus. Eine Workshop-Anmeldung, die an einem Tag 80 Einträge sammelt, nicht. Rechne vor dem Start aus, wie viele Einträge in der stärksten Woche realistisch sind, und prüfe, ob der Anbieter je Formular, je Monat oder über alle Formulare zählt. Sonst schließt das Formular genau dann, wenn es am meisten gebraucht wird.

Fehler 2: Datenschutz erst nach dem Einbinden klären

Ein Kontaktformular sammelt Namen, Mail-Adressen und oft Telefonnummern, ein Bewerbungsformular sogar Lebensläufe. Das sind personenbezogene Daten, und dafür brauchst du in aller Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und eine passende Datenschutzerklärung. Was dabei genau gilt, steht in unserem Leitfaden zum Datenschutz bei Umfragen und Formularen. Klär das, bevor das Formular online geht, nicht danach.

Fehler 3: Zu viele Pflichtfelder

Jedes Pflichtfeld ist eine Stelle, an der jemand abbricht. Telefonnummer, Firma, Position und Anrede als Pflicht machen aus einer schnellen Anfrage einen Behördengang. Frag im ersten Schritt nur, was du für die Antwort wirklich brauchst, und hol den Rest im Gespräch. Bedingte Folgefragen helfen dabei, weil sie Felder nur dann zeigen, wenn sie für die Person auch gelten.

Fazit

Das beste Tool für Online-Formulare ist das, dessen Grenze du erst nach dem letzten Eintrag erreichst. Wer Datei-Uploads, Terminauswahl und EU-Datenhaltung braucht, kommt mit empirio.ai kostenlos durch. Wer Zahlungen einsammeln will, schaut sich Tally oder Jotform an.

Ein Punkt entscheidet in der Praxis häufiger, als er in Vergleichen vorkommt. Sobald ein Formular nicht rein privat ist, sondern für ein Unternehmen, einen Verein, eine Schule, eine Hochschule oder eine Praxis läuft, werden personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet. Dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter des Tools (Art. 28 DSGVO). In Großbritannien gilt dieselbe Pflicht nach UK GDPR, in der Schweiz verlangt Art. 9 revDSG einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung. Wie so ein Vertrag aussieht, zeigt die Mustervereinbarung des BfDI (Version 2.1, abgerufen am 16. Oktober 2026).

Ausgenommen sind rein private Vorhaben im Familien- und Bekanntenkreis. Ob dein konkreter Fall unter die Pflicht fällt, entscheidet die oder der Datenschutzbeauftragte deiner Organisation, an der Hochschule die Betreuung. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Bei den sechs Tools in diesem Vergleich trennt dieser Vertrag die Anbieter deutlich. empirio.ai, Tally, Jotform und Typeform stellen ihn bereit, empirio.ai, Tally und Typeform schon im kostenlosen Tarif. Bei Google Forms hängt er an einem bezahlten Workspace-Tarif, bei Microsoft Forms am ersten kommerziellen Microsoft-365-Vertrag. Beim Speicherort liegen empirio.ai und Tally in der EU, bei Jotform stellst du die EU im Konto ein, Typeform speichert auf Servern in Virginia.

Wie es weitergeht

• Du willst das Formular in deine Website einbauen? Umfrage und Formular in die Website einbetten
• Du suchst eine Alternative zu Google Forms? Google Forms Alternative im Vergleich
• Typeform ist dir zu teuer? Typeform Alternative
• Du willst Wissen abfragen statt Daten? Die besten Quiz-Tools im Vergleich
• Du willst im Meeting abstimmen lassen? Die besten Live-Abstimmungstools im Vergleich
• Du verteilst das Formular vor Ort? Formular per QR-Code teilen

Willst du dein Formular in den nächsten zehn Minuten online haben?

Beschreib bei empirio.ai in einem Satz, was das Formular abfragen soll, und die KI baut dir den ersten Entwurf, mit Datei-Upload und Terminauswahl.

Online-Formular mit empirio.ai erstellen