Sobald du in einer Umfrage nach Meinungen, Erfahrungen oder Angaben zur Person fragst, geht es schnell um Datenschutz und in vielen Fällen um die DSGVO. In Österreich gilt sie unmittelbar, das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) ergänzt sie nur in einzelnen Punkten. Deine Teilnehmenden vertrauen dir ihre Antworten an und du bist dafür verantwortlich, was mit ihnen passiert. Damit deine Umfrage datenschutzkonform ist, zählt neben dem, was du fragst und wie du mit den Antworten umgehst, auch die Technik im Hintergrund, also das Umfrage-Tool.
empirio.ai ist das passende Umfrage-Tool, wenn du DSGVO-konforme Umfragen erstellen willst. Die Software ist nicht nur modern, sondern legt auch großen Wert auf Datenschutz-Themen wie den Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Hosting und fertige Datenschutzhinweise für deine Umfragen. In den folgenden sechs Punkten zeigen wir dir, warum empirio.ai eine sehr gute Wahl für moderne und zugleich datenschutzkonforme Umfragen ist.
Welche Regeln für Befragungen allgemein gelten und was du persönlich noch beachten musst, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag Datenschutz bei Umfragen.
Kostenlos Umfrage erstellen
Mit empirio.ai erstellst du in wenigen Minuten eine moderne Online-Umfrage – mit Hosting in der EU.
- Umfrage per KI
- Per Drag & Drop anpassen
- Auswertung in Echtzeit
Datenschutz & DSGVO bei empirio.ai auf einen Blick
Umfragen haben immer mit Vertrauen zu tun und ein sorgsamer Umgang mit den Daten war für uns von Anfang an das oberste Gebot. Daher spielt der Datenschutz bei empirio.ai schon immer eine entscheidende Rolle. Das ist auch ein Grund, warum uns seit 2018 mehr als 100.000 Personen ihre Umfragen anvertrauen. Die wichtigsten Datenschutz-Vorteile von empirio.ai im Überblick:
- Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist direkt bei der Registrierung dabei
- Verarbeitung und Speicherung der Daten in der EU
- Auch die KI-Assistenten werden in der EU betrieben
- Teilnehmende können anonym an Umfragen teilnehmen
- Die Datenschutzseite und Einwilligung mit einem Klick
- Sicherheit und volle Kontrolle über deine Daten
Im Folgenden erklären wir dir diese sechs Punkte nacheinander, damit du genau weißt, was hinter jedem Vorteil steckt und wie du ihn für deine Umfragen nutzt.
1. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist direkt bei der Registrierung dabei
Sobald ein Umfrage-Tool Antworten mit Personenbezug in deinem Auftrag verarbeitet, brauchst du nach der DSGVO einen Vertrag mit dem Anbieter. Das ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AVV, in Österreich oft auch Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung genannt. Er muss stehen, bevor die erste Antwort eingeht. Er regelt, dass der Anbieter die Daten nur nach deiner Weisung verarbeitet, sie schützt und nicht für eigene Zwecke nutzt.
Bei vielen Tools musst du den AVV erst anfordern, ein Formular ausfüllen oder einen teureren Tarif buchen. Bei empirio.ai ist er Teil unserer AGB, denen du bei der Registrierung zustimmst. Damit gilt er vom ersten Tag an, auch im kostenlosen Tarif. Du musst nichts unterschreiben und auf nichts warten.
Den vollständigen Vertrag mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste unserer Unterauftragsverarbeiter kannst du jederzeit nachlesen: Auftragsverarbeitungsvertrag von empirio.ai. Für deine eigene Dokumentation, etwa das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, kannst du direkt darauf verweisen oder ihn als PDF herunterladen, wenn du ihn abspeichern möchtest.
Kurz gesagt
Mit empirio.ai hast du vom ersten Tag an einen gültigen Auftragsverarbeitungsvertrag, kostenlos und ohne Papierkram.
2. Verarbeitung und Speicherung der Daten in der EU
Alle Umfragedaten, also auch die Antworten deiner Teilnehmenden, werden auf Servern in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Damit gilt für sie durchgehend das europäische Datenschutzrecht und du musst für die gespeicherten Antworten keine Übermittlung in ein Drittland prüfen oder im Datenschutzhinweis erklären.
Welche Dienstleister wir für den Betrieb von Website und Plattform einsetzen und wo diese sitzen, legen wir offen. Du findest alles in unseren Datenschutzhinweisen und im Anhang des AVV. Gerade wenn du Umfragen für eine Uni oder Hochschule, einen Verein oder dein Unternehmen machst, ist diese Transparenz wichtig, weil du am Ende gegenüber deinen Teilnehmenden in der Verantwortung stehst.
Kurz gesagt
Wer mit empirio.ai Umfragen erstellt, verarbeitet und speichert seine Umfragedaten in der EU und muss keine Übermittlung in die USA begründen.
3. Auch die KI-Assistenten werden in der EU betrieben
Viele Umfrage-Tools bieten inzwischen KI an, etwa um einen Fragebogen zu erstellen oder offene Antworten auszuwerten. Meist steckt dahinter ein Sprachmodell, das bei einem Anbieter in den USA läuft. Für dich bedeutet das: Sobald du Antworten mit Personenbezug durch die KI schickst, verlassen diese Daten die EU.
Bei empirio.ai ist das anders. Die KI-Funktionen, die wir selbst anbieten, verarbeiten Inhalte ausschließlich auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union und selbstverständlich werden deine Eingaben und Umfragedaten dabei nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Dass auch die KI in der EU läuft, ist bei Umfrage-Tools bislang die Ausnahme. Außerdem entscheidest du immer selbst, ob du KI für deine Umfrage einsetzt oder nicht. Eine automatische Übertragung an KI-Modelle findet nicht statt.
Eine Sache solltest du noch beachten: empirio.ai bietet eine Vielzahl an Integrationen an, über die sich das Umfrage-Tool mit anderen IT-Anwendungen, aber auch mit KI-Modellen verbinden lässt. Wenn du empirio.ai zum Beispiel mit Claude, ChatGPT oder einem anderen Assistenten verbindest, entscheidest du dich bewusst für diesen Dienst. Dann gelten dessen Bedingungen und Serverstandorte, nicht unsere. Achte hier darauf, dass der Anbieter deine Eingaben nicht zum Training seiner KI nutzt. Alternativ lässt du dich dort bewusst nur bei der Erstellung des Fragebogens unterstützen.
Wenn du auf Nummer sicher gehen möchtest, nutzt du eine der vielen KI-Funktionen von empirio.ai. Sie unterstützen dich beim Erstellen, Bearbeiten und Auswerten deiner Umfragen und alles wird zu 100 % in der EU verarbeitet.
Warum der Standort EU so viel ausmacht
Ein Umfrage-Tool mit Servern in den USA ist nicht automatisch verboten. Seit Juli 2023 regelt das EU-US Data Privacy Framework, dass zertifizierte US-Unternehmen Daten aus der EU empfangen dürfen. Ob dieser Beschluss hält, ist derzeit noch offen. Bleiben deine Daten und die KI-Verarbeitung in der EU, hängst du davon nicht ab. Das macht den Einsatz im Unternehmen leichter und stärkt nebenbei die digitale Souveränität der EU.
Kurz gesagt
Bei den KI-Tools von empirio.ai bleiben deine Eingaben und Umfragedaten in der EU und werden nicht von KI-Modellen zum Training genutzt. Wenn du empirio.ai über unsere Integrationen mit eigenen IT-Systemen oder externen KI-Modellen verbindest, triff entsprechende Vorkehrungen: kein Training mit deinen Daten und im Zweifel nur die Erstellung des Fragebogens durch KI, nicht die Auswertung der Antworten mit externen Tools, bei denen du nicht sicher bist, wie die Daten verarbeitet werden.
Kostenlos Umfrage erstellen
Mit empirio.ai erstellst du in wenigen Minuten eine moderne Online-Umfrage – mit Hosting in der EU.
- Umfrage per KI
- Per Drag & Drop anpassen
- Auswertung in Echtzeit
4. Teilnehmende können anonym an Umfragen teilnehmen
Wer an deiner Umfrage teilnimmt, braucht bei empirio.ai weder einen Account noch einen Login. Die Teilnehmenden öffnen den Link, beantworten die Fragen und sind fertig. Einen Namen oder eine E-Mail-Adresse erhebst du nur, wenn du selbst danach fragst.
Das ist mehr als eine Komfortfrage. Eine wirklich anonyme Umfrage fällt streng genommen gar nicht unter die Regeln der DSGVO, weil keine personenbezogenen Daten entstehen. Entscheidend ist, dass sich auch indirekt niemand erkennen lässt. Frag deshalb nur, was du wirklich auswertest. Halte demografische Fragen bei kleinen Gruppen grob. Dann bekommst du nebenbei auch ehrlichere Antworten.
Kurz gesagt
Mit empirio.ai kannst du anonyme Umfragen erstellen, bei denen niemand einen Account braucht.
5. Die Datenschutzseite und Einwilligung mit einem Klick
Sobald du personenbezogene Daten erhebst, gehören ein Datenschutzhinweis und meist eine Einwilligung an den Anfang deiner Umfrage. In vielen Tools erstellst du dafür eine Textfrage und ein Häkchen einzeln und musst selbst daran denken, das Häkchen verpflichtend zu machen. Genau dort entstehen die Lücken.
Bei empirio.ai ist die Datenschutzseite ein eigener Seitentyp im Editor. Text und Zustimmung per Häkchen gehören zusammen. Die Zustimmung ist automatisch Pflicht und wird mit der Antwort gespeichert.
- Datenschutzseite hinzufügen. Wähle im Editor die Datenschutzseite aus und setze sie vor alle anderen Fragen.
- Text prüfen und gegebenenfalls anpassen. Es wird automatisch ein passender Text für den Datenschutzhinweis und die Checkbox erstellt, den du optional noch anpassen kannst.
- Fertig. Jetzt kannst du deine datenschutzkonforme Umfrage verschicken.
Achte auf die Reihenfolge. Eine Einwilligung, die erst nach den ersten Fragen kommt, ist zu spät, weil du die Antworten dann schon erhoben hast.
Kurz gesagt
Mit der fertigen Datenschutzseite von empirio.ai holst du die Einwilligung deiner Teilnehmenden mit einem Klick ein, ohne dir über einen passenden Text Gedanken machen zu müssen.
6. Sicherheit und volle Kontrolle über deine Daten
Datenschutz heißt auch, dass niemand Unbefugtes an deine Ergebnisse kommt und dass du selbst bestimmst, wann Daten verschwinden.
- Die Übertragung zwischen Browser und Server ist verschlüsselt.
- Die Zwei-Faktor-Authentifizierung für dein Konto ist in allen Tarifen enthalten.
- Deine Daten werden täglich gesichert, damit nichts verloren geht.
- Antworten und ganze Umfragen kannst du jederzeit selbst exportieren oder löschen.
Gelöschte Umfragedaten entfernen wir nach 14 Tagen endgültig aus unseren Systemen. Damit kannst du die Speicherdauer, die du in deinem Datenschutzhinweis angibst, auch wirklich einhalten.
Kurz gesagt
Mit empirio.ai sind deine Umfragedaten verschlüsselt, gesichert und jederzeit von dir selbst löschbar.
Checkliste für deine DSGVO-konforme Umfrage
empirio.ai sorgt dafür, dass du aus technischer Sicht DSGVO-konforme Umfragen erstellen kannst. Es gibt aber ein paar Dinge, die dir kein Umfrage-Tool abnehmen kann und die du selbst im Blick behalten musst, egal welches Tool du nutzt:
- Privat oder nicht: Fragst du als Privatperson nur im Familien- oder Freundeskreis, gilt die DSGVO in der Regel nicht. Sobald du für einen Verein, eine Uni oder ein Unternehmen fragst oder den Link öffentlich teilst, gilt sie.
- Einwilligung einholen: In den meisten Fällen reicht es, wenn deine Teilnehmenden vor der ersten Frage zustimmen. Bei Umfragen im Job oder an der Uni ist das nicht immer genug, weil die Freiwilligkeit bei einem Abhängigkeitsverhältnis fraglich sein kann.
- Betriebsrat einbeziehen: Planst du eine Mitarbeiterbefragung in einem Betrieb mit Betriebsrat, bezieh ihn früh ein. Je nach Fragen kann nach dem Arbeitsverfassungsgesetz seine Zustimmung nötig sein.
- Nur fragen, was du brauchst: Jede Frage, die du später nicht auswertest, kannst du streichen.
- Vorsicht bei heiklen Fragen und Antwortoptionen: Fragen zu Gesundheit, Religion oder politischer Meinung sind besonders geschützt, auch wenn sie nur indirekt Rückschlüsse zulassen. Auch Antwortoptionen wie Abteilung oder Altersgruppe können in kleinen Gruppen verraten, wer geantwortet hat.
Mehr dazu, auch zur Rechtsgrundlage und zur Speicherdauer, findest du in unserem Beitrag Datenschutz bei Umfragen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Im Zweifel findest du verlässliche Infos bei der österreichischen Datenschutzbehörde oder du fragst die Datenschutzstelle deiner Uni oder den Datenschutzbeauftragten deines Unternehmens.
Wenn du direkt loslegen willst, kannst du hier deine Umfrage erstellen. Alles, was wir hier beschrieben haben, ist bei empirio.ai ab dem kostenlosen Tarif enthalten.