Come creare sondaggi conformi al GDPR con empirio.ai

Appena in un sondaggio chiedi opinioni, esperienze o informazioni sulla persona, entri nel campo della privacy e in molti casi del GDPR. Il motivo è semplice: chi partecipa ti affida le proprie risposte e sei tu a rispondere di ciò che succede a quei dati. Perché il tuo sondaggio sia conforme, conta quello che chiedi e come gestisci le risposte, ma conta anche la tecnologia dietro le quinte, cioè lo strumento per sondaggi.

empirio.ai è lo strumento per sondaggi ideale se vuoi creare sondaggi conformi al GDPR. Il software non è solo moderno, dà anche grande importanza ai temi della privacy come il contratto con il responsabile del trattamento, l’hosting nell’UE e le informative già pronte per i tuoi sondaggi. Nei sei punti che seguono ti mostriamo perché empirio.ai è un’ottima scelta per sondaggi moderni e allo stesso tempo rispettosi della privacy.

Quali regole valgono per i sondaggi in generale, anche alla luce del Codice in materia di protezione dei dati personali, e cosa devi curare tu personalmente lo spieghiamo nel dettaglio nella nostra guida sulla privacy nei sondaggi.

Privacy e GDPR con empirio.ai in sintesi

Un sondaggio ha sempre a che fare con la fiducia e trattare i dati con cura è stata per noi la regola numero uno fin dall’inizio. Per questo la privacy ha sempre avuto un ruolo centrale in empirio.ai. È anche uno dei motivi per cui dal 2018 più di 100.000 persone ci affidano i loro sondaggi. Ecco i principali vantaggi di empirio.ai sul fronte della privacy:

1. Il contratto con il responsabile del trattamento è incluso già alla registrazione
2. Trattamento e conservazione dei dati nell’UE
3. Anche gli assistenti IA lavorano nell’UE
4. Chi partecipa può rispondere in forma anonima
5. Pagina privacy e consenso con un clic
6. Sicurezza e pieno controllo sui tuoi dati

Qui sotto ti spieghiamo i sei punti uno alla volta, così sai esattamente cosa c’è dietro ogni vantaggio e come sfruttarlo nei tuoi sondaggi.

1. Il contratto con il responsabile del trattamento è incluso già alla registrazione

Appena uno strumento per sondaggi tratta per tuo conto risposte riconducibili a una persona, il GDPR richiede un contratto con il responsabile del trattamento. In questo rapporto tu sei il titolare del trattamento e il fornitore dello strumento è il responsabile. Il contratto va messo per iscritto, anche in formato elettronico, e deve esserci prima che arrivi la prima risposta. Stabilisce che il fornitore tratta i dati solo secondo le tue istruzioni, li protegge e non li usa per scopi propri.

Con molti strumenti il contratto va prima richiesto, compilando un modulo, oppure è disponibile solo con un piano più caro. In empirio.ai fa parte delle condizioni generali che accetti al momento della registrazione. Vale quindi dal primo giorno, anche nel piano gratuito. Non devi firmare nulla e non devi aspettare nessuno.

Il testo completo, con le misure tecniche e organizzative e l’elenco dei nostri sub-responsabili, puoi leggerlo quando vuoi: accordo sul trattamento dei dati di empirio.ai. Per la tua documentazione, per esempio il registro delle attività di trattamento, puoi rimandare direttamente a questa pagina oppure scaricarla in PDF se vuoi archiviarla.

2. Trattamento e conservazione dei dati nell’UE

Tutti i dati dei tuoi sondaggi, comprese le risposte di chi partecipa, vengono trattati e conservati su server nell’Unione europea. Così per questi dati vale sempre il diritto europeo sulla protezione dei dati e, per le risposte conservate, non devi valutare un trasferimento verso un Paese terzo né spiegarlo nell’informativa.

Quali fornitori usiamo per far funzionare il sito e la piattaforma, e dove hanno sede, lo rendiamo pubblico. Trovi tutto nella nostra informativa sulla privacy e nell’allegato dell’accordo sul trattamento dei dati. Questa trasparenza conta soprattutto se fai sondaggi per un’università, un’associazione o la tua azienda, perché alla fine sei tu a rispondere nei confronti di chi partecipa.

3. Anche gli assistenti IA lavorano nell’UE

Ormai molti strumenti per sondaggi offrono l’intelligenza artificiale, per esempio per creare un questionario o analizzare le risposte aperte. Di solito dietro c’è un modello linguistico che gira presso un fornitore negli Stati Uniti. Per te significa che, appena fai passare dall’IA risposte riconducibili a una persona, quei dati escono dall’UE.

Con empirio.ai è diverso. Le funzioni di IA che offriamo noi trattano i contenuti esclusivamente su infrastrutture all’interno dell’Unione europea e, ovviamente, i tuoi input e i dati dei tuoi sondaggi non vengono usati per addestrare modelli di IA. Un’IA che lavora nell’UE è ancora un’eccezione tra gli strumenti per sondaggi. In più decidi sempre tu se usare l’IA per il tuo sondaggio oppure no. Nessun dato viene inviato in automatico a modelli di IA.

C’è però una cosa da tenere a mente: empirio.ai offre molte integrazioni con cui puoi collegare lo strumento ad altre applicazioni, ma anche a modelli di IA. Se per esempio colleghi empirio.ai a Claude, ChatGPT o a un altro assistente, scegli consapevolmente quel servizio. In quel caso valgono le sue condizioni e le sue sedi dei server, non le nostre. Controlla che il fornitore non usi i tuoi input per addestrare la sua IA. In alternativa, fatti aiutare lì solo nella creazione del questionario.

Se vuoi andare sul sicuro, usa una delle tante funzioni di IA di empirio.ai. Ti aiutano a creare, modificare e analizzare i tuoi sondaggi e tutto viene trattato al 100 % nell’UE.

Perché la sede nell’UE fa così tanta differenza

Uno strumento per sondaggi con server negli Stati Uniti non è automaticamente vietato. Dal 2023 il Data Privacy Framework UE-USA consente alle aziende statunitensi certificate di ricevere dati dall’UE. Se questa decisione reggerà nel tempo, però, resta ancora aperto. Se i tuoi dati e l’elaborazione con l’IA restano nell’UE, non dipendi da questa incognita. Così è più semplice usare lo strumento in azienda e, già che ci sei, rafforzi la sovranità digitale europea.

4. Chi partecipa può rispondere in forma anonima

Chi partecipa al tuo sondaggio su empirio.ai non ha bisogno né di un account né di un login. Apre il link, risponde alle domande e ha finito. Nome o indirizzo e-mail li raccogli solo se sei tu a chiederli.

Non è solo una questione di comodità. Un sondaggio davvero anonimo, a rigore, non rientra nemmeno nelle regole del GDPR, perché non nascono dati personali. La cosa decisiva è che nessuno sia riconoscibile nemmeno in modo indiretto. Chiedi quindi solo ciò che analizzerai davvero e, nei gruppi piccoli, tieni le domande demografiche ampie. Come effetto collaterale otterrai anche risposte più sincere.

5. Pagina privacy e consenso con un clic

Appena raccogli dati personali, all’inizio del sondaggio servono un’informativa e, nella maggior parte dei casi, un consenso. In molti strumenti crei a parte una domanda di testo e una casella di spunta e devi ricordarti tu di rendere la casella obbligatoria. È proprio lì che si aprono le falle.

In empirio.ai la pagina privacy è un tipo di pagina a sé nell’editor. Testo e consenso tramite spunta vanno insieme. Il consenso è automaticamente obbligatorio e viene salvato insieme alla risposta.

1. Aggiungi la pagina privacy. Selezionala nell’editor e mettila prima di tutte le altre domande.
2. Controlla il testo e adattalo se serve. Viene creato in automatico un testo adatto per l’informativa e per la casella di spunta, che puoi modificare se vuoi.
3. Fatto. Ora puoi inviare il tuo sondaggio conforme alle regole sulla privacy.

Fai attenzione all’ordine. Un consenso che arriva dopo le prime domande arriva tardi, perché a quel punto hai già raccolto le risposte.

6. Sicurezza e pieno controllo sui tuoi dati

Privacy significa anche che nessuna persona non autorizzata arriva ai tuoi risultati e che sei tu a decidere quando i dati spariscono.

• La trasmissione tra browser e server è cifrata.
• L’autenticazione a due fattori per il tuo account è inclusa in tutti i piani.
• I tuoi dati vengono salvati ogni giorno con un backup, così non si perde nulla.
• Risposte e interi sondaggi puoi esportarli o cancellarli da solo in qualsiasi momento.

I dati dei sondaggi che cancelli vengono rimossi definitivamente dai nostri sistemi dopo 14 giorni. Così puoi rispettare davvero il periodo di conservazione che indichi nella tua informativa.

Checklist per il tuo sondaggio conforme al GDPR

empirio.ai fa in modo che, dal punto di vista tecnico, tu possa creare sondaggi conformi al GDPR. Ci sono però alcune cose che nessuno strumento può fare al posto tuo e che devi tenere d’occhio tu, qualunque strumento usi:

• Privato o no: se chiedi solo in famiglia o tra amici, di solito il GDPR non si applica. Appena chiedi per un’associazione, un’università o un’azienda, oppure condividi il link pubblicamente, si applica.
• Raccogli il consenso: nella maggior parte dei casi basta che chi partecipa dia il consenso prima della prima domanda. Nei sondaggi al lavoro o all’università non sempre è sufficiente, perché dove c’è un rapporto di dipendenza, come tra dipendente e datore di lavoro, dire di no in piena libertà è difficile.
• Chiedi solo ciò che ti serve: ogni domanda che poi non analizzi puoi toglierla.
• Attenzione alle domande delicate e alle opzioni di risposta: le domande su salute, religione od opinioni politiche riguardano categorie particolari di dati, protette in modo più rigoroso. Anche opzioni di risposta come reparto o fascia d’età, nei gruppi piccoli, possono rivelare chi ha risposto.

Trovi di più, anche sulla base giuridica e sul periodo di conservazione, nella nostra guida sulla privacy nei sondaggi. Questa pagina non sostituisce una consulenza legale. Nel dubbio puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali, al responsabile della protezione dei dati (RPD) della tua università o a quello della tua azienda, se è stato designato.

Se vuoi partire subito, puoi creare il tuo sondaggio qui. Tutto ciò che abbiamo descritto è incluso in empirio.ai già nel piano gratuito.