Créer des sondages conformes au RGPD avec empirio.ai

Dès que tu demandes dans un sondage des avis, des expériences ou des informations sur les personnes, la protection des données entre vite en jeu, et dans bien des cas le RGPD, complété en France par la loi Informatique et Libertés. Car tes participants te confient leurs réponses et c’est toi qui es responsable de ce qu’il en advient. Pour que ton sondage respecte la protection des données, ce qui compte, ce n’est pas seulement ce que tu demandes et la façon dont tu traites les réponses. C’est aussi la technique en arrière-plan, autrement dit l’outil de sondage.

empirio.ai est l’outil de sondage parfait si tu veux créer des sondages conformes au RGPD. Le logiciel n’est pas seulement moderne, il accorde aussi beaucoup d’importance à la protection des données, avec le contrat de sous-traitance, l’hébergement dans l’UE et des mentions d’information prêtes à l’emploi pour tes sondages. Dans les six points qui suivent, nous te montrons pourquoi empirio.ai est un très bon choix pour des sondages à la fois modernes et respectueux de la protection des données.

Les règles qui s’appliquent aux sondages en général et ce que tu dois encore vérifier de ton côté, nous les expliquons en détail dans notre guide sur la protection des données dans les sondages.

Protection des données et RGPD chez empirio.ai en un coup d’œil

Un sondage, c’est toujours une question de confiance, et prendre soin des données a été notre priorité dès le premier jour. C’est pourquoi la protection des données a toujours joué un rôle central chez empirio.ai. C’est aussi l’une des raisons pour lesquelles plus de 100 000 personnes nous confient leurs sondages depuis 2018. Voici les principaux avantages d’empirio.ai en matière de protection des données :

1. Le contrat de sous-traitance est inclus dès l’inscription
2. Traitement et stockage des données dans l’UE
3. Les assistants IA fonctionnent eux aussi dans l’UE
4. Les participants peuvent répondre aux sondages de façon anonyme
5. La page de confidentialité et le consentement en un clic
6. Sécurité et contrôle total sur tes données

Nous t’expliquons ces six points l’un après l’autre, pour que tu saches exactement ce qui se cache derrière chaque avantage et comment en profiter pour tes sondages.

1. Le contrat de sous-traitance est inclus dès l’inscription

Dès qu’un outil de sondage traite pour ton compte des réponses contenant des données personnelles, le RGPD exige un contrat de sous-traitance entre toi, le responsable de traitement, et l’éditeur de l’outil, le sous-traitant. Et ce contrat doit exister avant l’arrivée de la première réponse. Il prévoit que le prestataire ne traite les données que sur tes instructions, qu’il les protège et qu’il ne les utilise pas à ses propres fins.

Chez beaucoup d’outils, tu dois d’abord demander ce contrat, remplir un formulaire ou passer à une offre plus chère. Chez empirio.ai, il fait partie de nos conditions générales, que tu acceptes lors de l’inscription. Il s’applique donc dès le premier jour, y compris avec l’offre gratuite. Tu n’as rien à signer et rien à attendre.

Tu peux consulter à tout moment le contrat complet, avec les mesures techniques et organisationnelles et la liste de nos sous-traitants ultérieurs : contrat de sous-traitance d’empirio.ai. Pour ta propre documentation, par exemple ton registre des activités de traitement, tu peux y renvoyer directement ou le télécharger en PDF si tu veux le conserver.

2. Traitement et stockage des données dans l’UE

Toutes les données de tes sondages, y compris les réponses de tes participants, sont traitées et stockées sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Le droit européen de la protection des données s’applique donc à elles de bout en bout, et pour les réponses stockées, tu n’as aucun transfert hors de l’UE à vérifier ni à expliquer dans ta mention d’information.

Nous indiquons ouvertement quels prestataires nous utilisons pour faire fonctionner le site et la plateforme, et où ils se trouvent. Tu trouves tout cela dans notre politique de confidentialité et en annexe du contrat de sous-traitance. Cette transparence compte d’autant plus si tu mènes des sondages pour une université, une association ou ton entreprise, car au bout du compte, c’est toi qui es responsable vis-à-vis de tes participants.

3. Les assistants IA fonctionnent eux aussi dans l’UE

De nombreux outils de sondage proposent désormais de l’IA, par exemple pour créer un questionnaire ou analyser les réponses ouvertes. Le plus souvent, il y a derrière un modèle de langage qui tourne chez un fournisseur aux États-Unis. Pour toi, cela veut dire une chose : dès que tu fais passer par l’IA des réponses contenant des données personnelles, ces données quittent l’UE.

Chez empirio.ai, c’est différent. Les fonctions d’IA que nous proposons nous-mêmes traitent les contenus exclusivement sur une infrastructure située dans l’Union européenne, et bien sûr, tes saisies et tes données de sondage ne servent pas à entraîner des modèles d’IA. Une IA qui tourne elle aussi dans l’UE reste pour l’instant l’exception parmi les outils de sondage. Et c’est toujours toi qui décides si tu utilises l’IA pour ton sondage ou non. Aucun transfert automatique vers des modèles d’IA n’a lieu.

Un point mérite encore ton attention : empirio.ai propose de nombreuses intégrations qui permettent de relier l’outil de sondage à d’autres applications, mais aussi à des modèles d’IA. Si tu connectes empirio.ai par exemple à Claude, ChatGPT ou un autre assistant, tu choisis délibérément ce service. Ce sont alors ses conditions et l’emplacement de ses serveurs qui s’appliquent, pas les nôtres. Vérifie dans ce cas que le fournisseur n’utilise pas tes saisies pour entraîner son IA. Tu peux aussi choisir de ne te faire aider là-bas que pour la création du questionnaire.

Si tu veux jouer la carte de la sécurité, utilise l’une des nombreuses fonctions d’IA d’empirio.ai. Elles t’aident à créer, modifier et analyser tes sondages, et tout est traité à 100 % dans l’UE.

Pourquoi l’hébergement dans l’UE fait une telle différence

Un outil de sondage avec des serveurs aux États-Unis n’est pas interdit pour autant. Depuis 2023, le Data Privacy Framework, une décision d’adéquation de la Commission européenne, permet aux entreprises américaines certifiées de recevoir des données depuis l’UE. Savoir si cette décision tiendra reste pour l’instant une question ouverte. Si tes données et le traitement par l’IA restent dans l’UE, tu ne dépends pas de cette incertitude. Cela facilite l’usage en entreprise et renforce au passage la souveraineté numérique de l’UE.

4. Les participants peuvent répondre aux sondages de façon anonyme

Chez empirio.ai, les personnes qui répondent à ton sondage n’ont besoin ni d’un compte ni d’une connexion. Elles ouvrent le lien, répondent aux questions et c’est terminé. Tu ne recueilles un nom ou une adresse e-mail que si tu les demandes toi-même.

C’est bien plus qu’une question de confort. Un sondage anonyme au sens strict ne relève même pas des règles du RGPD, parce qu’aucune donnée personnelle n’est créée. Ce qui compte, c’est que personne ne puisse être reconnu, même indirectement. Ne demande donc que ce que tu analyses vraiment. Et garde des questions démographiques larges quand les groupes sont petits. Tu obtiendras au passage des réponses plus sincères.

5. La page de confidentialité et le consentement en un clic

Dès que tu recueilles des données personnelles, une mention d’information et, le plus souvent, une demande de consentement doivent figurer au début de ton sondage. Dans beaucoup d’outils, tu crées pour cela une question texte et une case à cocher séparément, et tu dois penser toi-même à rendre la case obligatoire. C’est exactement là que naissent les failles.

Chez empirio.ai, la page de confidentialité est un type de page à part entière dans l’éditeur. Le texte et l’accord par case à cocher vont ensemble. L’accord est automatiquement obligatoire et il est enregistré avec la réponse.

1. Ajouter la page de confidentialité. Dans l’éditeur, choisis la page de confidentialité et place-la avant toutes les autres questions.
2. Vérifier le texte et l’adapter si besoin. Un texte adapté pour la mention d’information et pour la case à cocher est créé automatiquement, et tu peux encore le modifier si tu le souhaites.
3. C’est prêt. Tu peux maintenant diffuser ton sondage dans le respect de la protection des données.

Fais attention à l’ordre. Un consentement qui n’arrive qu’après les premières questions arrive trop tard, parce que tu as alors déjà recueilli les réponses.

6. Sécurité et contrôle total sur tes données

Protéger les données, c’est aussi empêcher toute personne non autorisée d’accéder à tes résultats et décider toi-même du moment où les données disparaissent.

• La transmission entre le navigateur et le serveur est chiffrée.
• L’authentification à deux facteurs pour ton compte est incluse dans toutes les offres.
• Tes données sont sauvegardées chaque jour, pour que rien ne se perde.
• Tu peux exporter ou supprimer toi-même à tout moment des réponses ou des sondages entiers.

Les données de sondage que tu supprimes sont définitivement effacées de nos systèmes au bout de 14 jours. Tu peux ainsi réellement respecter la durée de conservation que tu indiques dans ta mention d’information.

Liste de contrôle pour ton sondage conforme au RGPD

empirio.ai fait en sorte que, sur le plan technique, tu puisses créer des sondages conformes au RGPD. Il reste pourtant quelques points qu’aucun outil de sondage ne peut régler à ta place et que tu dois garder en tête toi-même, quel que soit l’outil que tu utilises :

• Privé ou pas : si tu interroges uniquement ta famille ou tes amis, le RGPD ne s’applique en général pas. Dès que tu interroges pour une association, une université ou une entreprise, il s’applique.
• Recueillir le consentement : dans la plupart des cas, il suffit que tes participants donnent leur accord avant la première question. Pour un sondage au travail ou dans ton établissement, ce n’est pas toujours suffisant, car un lien de dépendance peut rendre ce choix moins libre.
• Ne demander que ce dont tu as besoin : chaque question que tu n’analyseras pas ensuite peut être supprimée.
• Prudence avec les questions et les options de réponse délicates : les questions sur la santé, la religion ou les opinions politiques touchent des données sensibles, que le RGPD protège tout particulièrement. Même des options de réponse comme le service ou la tranche d’âge peuvent, dans un petit groupe, révéler qui a répondu.

Pour aller plus loin, notamment sur la base légale et la durée de conservation, consulte notre guide protection des données dans les sondages. Ce texte ne remplace pas un conseil juridique. En cas de doute, tu peux te tourner vers la CNIL, le service chargé de la protection des données de ton université ou le délégué à la protection des données (DPO) de ton entreprise.

Si tu veux te lancer tout de suite, tu peux créer ton sondage ici. Tout ce que nous avons décrit est inclus chez empirio.ai dès l’offre gratuite.