En un equipo de doce personas se van tres en medio año. A la dirección le pilla por sorpresa, al equipo no: una encuesta de empleados habría puesto el tema sobre la mesa mientras quedaba alguien con ganas de hablarlo.
Una encuesta de empleados es una encuesta escrita, normalmente anónima, con la que una organización recoge de forma sistemática las opiniones, las expectativas y las necesidades de su propia plantilla, y cuyos resultados no se presentan respuesta a respuesta sino por grupos enteros, por departamento, por centro o por antigüedad. El término cubre tanto la encuesta completa anual como la ronda pulso de cinco preguntas. Al terminar este artículo sabrás distinguir encuesta de empleados, encuesta de clima laboral, employee survey y entrevista individual.
📌 Lo esencial de un vistazo
- Una encuesta de empleados recoge la opinión de la propia plantilla, casi siempre anónimamente.
- Encuesta de clima laboral y employee survey nombran el mismo instrumento.
- Encuesta completa, encuesta pulso y encuesta de salida son las formas habituales.
- Los resultados describen grupos, nunca personas concretas.
- Anónimo y confidencial son dos promesas distintas.
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¿Qué es una encuesta de empleados?
Una encuesta de empleados es un instrumento de gestión de personas con el que una organización pregunta a su propia plantilla de forma sistemática y escrita, para recoger opiniones sobre el trabajo, la dirección y la colaboración. Los resultados se presentan de forma agregada y no respuesta a respuesta.
Tres rasgos la definen y ninguno es opcional. Mira hacia dentro, es decir, se dirige a la propia plantilla y no a la clientela, a las personas candidatas o al mercado. Está estandarizada, porque todo el mundo recibe las mismas preguntas en el mismo orden y con las mismas opciones de respuesta. Y está agregada: el resultado describe un grupo (= departamento, centro, franja de edad) y no a una persona.
En España el ejemplo mejor documentado es de ámbito nacional. Las Encuestas Nacionales de Condiciones de Trabajo las realiza periódicamente el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo y, según el propio INSST, “la primera edición se realizó en 1987”. Los datos se recogen con entrevistas cara a cara a trabajadores, y a partir de la sexta edición, en 2007, la encuesta a trabajadores y la encuesta a empresarios sobre gestión preventiva se separan. La misma lógica funciona en una empresa de treinta personas, con menos preguntas y un camino más corto hasta los resultados.
En la literatura especializada el instrumento está descrito desde hace décadas. Una revisión de literatura de Birgit Neugebauer, publicada como ZUMA-Methodenbericht 2003/07, reúne las definiciones habituales. Steimer la llama un instrumento de política de personal que la dirección aplica de acuerdo con la representación de los trabajadores. Domsch y Schneble hablan de un instrumento de dirección de empresa acorde con su tiempo, que sirve para preguntar por opiniones, expectativas y necesidades y detectar así los puntos fuertes y débiles de la organización.
Dos cosas que una encuesta de empleados no es. No es una evaluación del desempeño, porque no califica a personas concretas. Y no es una votación: una mayoría en una pregunta produce un hallazgo del que hablar, no una decisión. En general, una encuesta genera conocimiento y las decisiones siguen estando en la organización.
Nuestra recomendación de lectura: quien quiera profundizar encontrará en el Handbuch Mitarbeiterbefragung dirigido por Michel E. Domsch y Désirée Ladwig (3.ª edición 2013, Springer Gabler) un volumen con aportaciones de varios autores y muchos ejemplos concretos de empresas, en alemán.
Encuesta de empleados, encuesta de clima laboral o employee survey: ¿dónde está la diferencia?
Entre encuesta de empleados, encuesta interna y employee survey no hay ninguna diferencia de fondo: los tres términos nombran el mismo instrumento. Lo que cambia es quién usa cada palabra y en qué situación.
Encuesta de empleados es el término general y el que aparece en la literatura. Encuesta interna es la forma corta que se oye en recursos humanos. Encuesta de clima laboral es, en España, la expresión más extendida en las empresas y señala un enfoque concreto, el ambiente y las relaciones de trabajo. Employee survey viene del inglés y circula sobre todo en multinacionales, a menudo como nombre de un programa de todo el grupo.
Hay además nombres que designan una forma y no una cosa distinta. Encuesta pulso es la corta y repetida, encuesta de incorporación va solo a quien acaba de entrar y encuesta de salida solo a quien se marcha. Ninguna de las tres es un instrumento aparte, son variantes del mismo planteamiento.
| Término | Qué designa | Dónde se encuentra |
|---|---|---|
| Encuesta de empleados | el término general del instrumento | literatura, documentos de RR. HH. |
| Encuesta interna | lo mismo, en forma breve | lenguaje corriente de RR. HH. |
| Encuesta de clima laboral | la centrada en ambiente y relaciones | empresas españolas, consultoras |
| Employee survey | lo mismo, en inglés | multinacionales, filiales |
| Encuesta pulso | una forma corta y repetida | intranet, herramientas de pulso |
Bastante más importante que la palabra es la frontera con la entrevista individual. Una entrevista individual ocurre entre dos personas, es oral, personal y sin anonimato. Una encuesta de empleados es escrita, estandarizada y anónima, y da una imagen de la organización en lugar de una devolución a una persona. Una no sustituye a la otra: la encuesta enseña dónde chirría la casa, la entrevista aclara qué significa eso para tu trabajo.
¿Qué objetivos tiene una encuesta de empleados?
Una encuesta de empleados persigue por lo general varios objetivos a la vez: trae información que en el día a día no sube sola, hace visibles los puntos débiles y abre una conversación entre la dirección y la plantilla.
La revisión de literatura para ZUMA (2003) recoge seis objetivos que reaparecen una y otra vez en la literatura especializada. No todos son halagadores y justo eso hace útil la lista: junto a la obtención de información figura también el control de los procesos de trabajo.
Los seis objetivos recogidos en la literatura
- Obtener información
- Acelerar procesos de cambio
- Reforzar el diálogo entre dirección y plantilla
- Detectar puntos débiles y oportunidades
- Controlar y valorar los procesos de trabajo
- Obtener datos de comparación
Para un equipo pequeño esta lista es demasiado amplia. Imaginemos una asociación con quince personas en plantilla que quiere entender por qué el cuadrante de turnos provoca una discusión cada mes. Entonces el objetivo es obtener información y todo lo demás sería adorno. Un objetivo, formulado con claridad, lleva una encuesta más lejos que seis objetivos a la vez.
Consejo
¿Quieres además una sola cifra que puedas comparar de una ronda a la siguiente? Para eso está el eNPS (Employee Net Promoter Score). Pregunta cuánta probabilidad hay de que alguien recomiende a su propia empresa como lugar de trabajo. Con nuestra calculadora puedes calcular el eNPS.
¿Qué tipos de encuestas de empleados existen?
Los tipos de encuesta de empleados se distinguen sobre todo en dos puntos: cuántas personas participan y con qué frecuencia. De ahí salen las formas habituales en la práctica, desde la encuesta completa anual hasta la ronda pulso de cinco preguntas.
La elección de la forma no es cuestión de gusto, sigue al objetivo. Una encuesta completa da una imagen amplia y exige la preparación correspondiente. Una encuesta pulso da una evolución y a cambio solo admite unas pocas preguntas. Quien quiere las dos cosas a la vez suele no acertar con ninguna.
| Tipo | A quién se pregunta | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Encuesta completa | a toda la plantilla | imagen amplia de la organización |
| Encuesta parcial | a un departamento o centro | resolver una cuestión concreta |
| Encuesta pulso | a todos, con pocas preguntas | seguir una evolución en el tiempo |
| Encuesta de incorporación | a quien acaba de entrar | revisar la acogida y las primeras semanas |
| Encuesta de salida | a quien se marcha | conocer los motivos de la baja |
| Evaluación de 360 grados | al entorno de un mando | devolver el estilo de dirección |
La encuesta completa es el caso en el que piensa casi todo el mundo primero. La revisión de literatura para ZUMA lo resume en una frase: una encuesta completa significa siempre la implicación de la plantilla entera. Ahí está a la vez su atractivo y su riesgo, porque preguntar a todos despierta en todos la expectativa de que pase algo. Qué forma encaja con qué motivo y con qué ritmo lo explica el artículo sobre cómo hacer una encuesta de empleados.
Una nota sobre la encuesta pulso
Encuesta pulso, barómetro de clima y barómetro de plantilla significan en la práctica casi lo mismo: pocas preguntas, intervalos cortos, la misma formulación en cada ronda. La comparación en el tiempo solo funciona si el texto de las preguntas no cambia. En cuanto se reformula una pregunta, la serie empieza de cero.
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Tres ejemplos: así es una encuesta de empleados en la práctica
Una encuesta de empleados tiene en la práctica formas muy distintas, según si una organización pregunta a todos una vez al año, envía unas pocas preguntas cada mes o solo pregunta en el momento de la salida. Los tres ejemplos que siguen muestran qué significa eso en concreto.
Los tres casos están planteados como se desarrollan realmente las encuestas en organizaciones pequeñas y medianas. Sirven de ilustración y no son estudios de caso de una empresa identificada. Lo que los une: cada una de las tres encuestas tiene una sola pregunta que debe responder.
La encuesta completa anual en una empresa de 180 personas
Imaginemos una industria de 180 personas en plantilla que pregunta cada otoño a toda la organización. El cuestionario tiene alrededor de 30 preguntas sobre carga de trabajo, dirección, colaboración y formación, más dos campos libres. Los resultados se presentan por centro y por área, nunca por persona. En primavera se exponen a la plantilla y cada área nombra una medida que abordará antes de la siguiente ronda.
La encuesta pulso de cinco preguntas cada mes
Un equipo de software de cuarenta personas envía cinco preguntas el primer lunes de cada mes, siempre las mismas. Una es el eNPS y las otras cuatro tratan de carga, claridad de los objetivos, colaboración y bienestar. Responder lleva dos minutos y las respuestas no se comentan una por una, sino que se enseñan como curva en la reunión de equipo. El valor de una encuesta pulso está en la evolución de un año, no en un mes aislado.
La encuesta de salida al dejar la empresa
Una residencia de mayores envía a cada persona que se marcha un cuestionario corto, dos semanas antes de su último día. Pregunta por el motivo principal de la baja, por el momento en que se tomó la decisión y por lo que el centro podría haber hecho de otra manera. Como el número de salidas es pequeño, el análisis se hace solo una vez al año y de forma agregada. Si no, cada respuesta sería atribuible a una persona.
¿Una encuesta de empleados es anónima o solo confidencial?
Una encuesta de empleados es anónima solo si ninguna respuesta puede atribuirse a una persona, tampoco por parte de la propia empresa. Si la atribución es técnicamente posible y un círculo pequeño simplemente no la usa, la encuesta es solo confidencial. Esa diferencia decide con cuánta franqueza se responde.
En la práctica la frontera se difumina, y casi siempre sin mala intención. Una encuesta anónima se reparte con un enlace abierto, pero la herramienta guarda también la dirección IP. O el cuestionario pregunta departamento, edad y antigüedad, y en un departamento de cuatro personas esa combinación ya identifica a quien respondió. En ninguno de los dos casos queda anonimato.
Para la plantilla este es el punto más importante de todo el proyecto. Quien una vez sospecha que las respuestas son rastreables, responde con cautela la siguiente vez, o no responde. En la invitación hace falta por eso algo más que la palabra “anónima”: hace falta una frase que diga qué se guarda y qué no. A partir de cuántas personas se puede publicar el resultado de un grupo y si tiene que aprobarlo el comité de empresa se explica en el artículo sobre la satisfacción de los empleados.
Atención
Una promesa de anonimato que la herramienta no cumple hace más daño que una encuesta presentada honestamente como confidencial. Comprueba antes del envío que la recogida de dirección de correo, cuenta de usuario y dirección IP está desactivada, e indica en la invitación qué datos se recogen.
Conclusión
Una encuesta de empleados no es un termómetro de ambiente que se cuelga de pasada en la pared. Es un instrumento que lleva una promesa clara a la plantilla: preguntamos, presentamos por grupos y decimos qué se deriva de ello. Quien puede cumplir esa promesa necesita una buena pregunta y un plan para las respuestas, no un cuestionario largo. Quien no puede cumplirla hará mejor en no lanzarla.
Una encuesta sin consecuencias es peor que ninguna encuesta.
Cómo seguir
- ¿Quieres saber cómo se desarrolla paso a paso? Hacer una encuesta de empleados
- ¿Buscas las preguntas adecuadas para el cuestionario? Medir la satisfacción de los empleados
- ¿Necesitas un indicador para seguir la evolución? Employee Net Promoter Score
- ¿Quieres que la encuesta sea de verdad anónima? Crear una encuesta anónima
- ¿Te preguntas para qué más sirven las encuestas? Usos de las encuestas
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