In einem Team von zwölf Leuten kündigen innerhalb eines halben Jahres drei Personen. Die Geschäftsführung ist überrascht, das Team ist es nicht: Eine Mitarbeiterbefragung hätte diese Lücke sichtbar gemacht, bevor die erste Kündigung auf dem Tisch lag.
Eine Mitarbeiterbefragung ist eine meist anonyme, schriftliche Befragung der eigenen Belegschaft, mit der ein Unternehmen Einstellungen, Erwartungen und Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden systematisch erhebt und nicht einzelne Antworten auswertet, sondern das Ergebnis ganzer Gruppen wie Abteilung, Standort oder Betriebszugehörigkeit. Der Begriff deckt dabei die jährliche Vollbefragung genauso ab wie die kurze Pulsbefragung mit fünf Fragen. Am Ende dieses Artikels kannst du Mitarbeiterbefragung, Mitarbeiterumfrage, Employee Survey und Mitarbeitergespräch sauber voneinander trennen.
📌 Das Wichtigste im Überblick
- Eine Mitarbeiterbefragung erhebt Meinungen der eigenen Belegschaft, meist anonym.
- Mitarbeiterumfrage und Employee Survey bezeichnen dasselbe Instrument.
- Vollbefragung, Pulsbefragung und Exit-Befragung sind die gängigen Formen.
- Ausgewertet werden Gruppen, nie einzelne Personen.
- Anonym und vertraulich sind zwei verschiedene Zusagen.
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Was ist eine Mitarbeiterbefragung?
Eine Mitarbeiterbefragung ist ein Instrument der Personalarbeit, mit dem ein Unternehmen seine eigene Belegschaft systematisch und schriftlich befragt, um Einstellungen zu Arbeit, Führung und Zusammenarbeit zu erheben. Ausgewertet werden zusammengefasste Ergebnisse, nicht einzelne Antworten.
Drei Merkmale machen eine Mitarbeiterbefragung aus und alle drei müssen zusammenkommen. Sie richtet sich nach innen, wendet sich also an die eigenen Mitarbeitenden und nicht an Kundschaft, Bewerbende oder den Markt. Sie ist standardisiert, weil alle dieselben Fragen in derselben Reihenfolge und mit denselben Antwortmöglichkeiten bekommen. Und sie wird zusammengefasst ausgewertet, das Ergebnis beschreibt also eine Gruppe (= Abteilung, Standort, Altersgruppe) und nicht eine Person.
In der Fachliteratur wird dieses Instrument seit Jahrzehnten beschrieben. Ein Literaturbericht von Birgit Neugebauer im ZUMA-Methodenbericht 2003/07 trägt die gängigen Definitionen zusammen. Steimer nennt die Mitarbeiterbefragung dort ein „personal-politisches Instrument, das von der Geschäftsleitung in Abstimmung mit der Arbeitnehmervertretung eingesetzt wird“. Domsch und Schneble beschreiben sie als „Instrument der zeitgemäßen Unternehmensführung“, mit dem Einstellungen, Erwartungen und Bedürfnisse erfragt werden, um betriebliche Stärken und Schwächen zu erkennen.
Zwei Dinge gehören ausdrücklich nicht dazu. Eine Mitarbeiterbefragung ist keine Leistungsbeurteilung, sie bewertet keine einzelnen Personen. Und sie ist keine Abstimmung: Aus einer Mehrheit in einer Frage folgt keine Entscheidung, sondern ein Befund, über den anschließend gesprochen wird. Generell gilt: Eine Befragung erzeugt Wissen, Entscheidungen trifft weiterhin die Organisation.
Unser Literaturtipp: Wer tiefer einsteigen will, findet im Handbuch Mitarbeiterbefragung von Michel E. Domsch und Désirée Ladwig (3. Auflage 2013, Springer Gabler) einen Sammelband mehrerer Autorinnen und Autoren mit vielen konkreten Unternehmensbeispielen.
Mitarbeiterbefragung, Mitarbeiterumfrage oder Employee Survey: wo liegt der Unterschied?
Zwischen Mitarbeiterbefragung, Mitarbeiterumfrage und Employee Survey gibt es keinen fachlichen Unterschied: Alle drei Begriffe bezeichnen dasselbe Instrument. Unterschiedlich ist nur, wer welches Wort benutzt und in welcher Situation.
Befragung ist der Begriff aus der empirischen Sozialforschung und der Personalarbeit. Er wirkt förmlicher und steht deshalb eher in Betriebsvereinbarungen und in Fachbüchern. Umfrage ist das Alltagswort und taucht häufiger in der Einladung an die Belegschaft auf, weil es niemanden abschreckt. Employee Survey kommt aus dem englischsprachigen Raum und wird vor allem in Konzernen und international aufgestellten Unternehmen verwendet, oft als Name eines konzernweiten Programms.
Daneben gibt es Begriffe, die einen Teilaspekt betonen. Personalbefragung ist ein Synonym aus der Verwaltungssprache. Mitarbeitendenbefragung ist die geschlechtsneutrale Variante. Und Stimmungsbarometer oder Mitarbeiterbarometer bezeichnen keine eigene Sache, sondern eine bestimmte Form, nämlich die kurze, wiederkehrende Befragung.
| Begriff | Was damit gemeint ist | Wo er meist auftaucht |
|---|---|---|
| Mitarbeiterbefragung | der Fachbegriff für das Instrument | Fachliteratur, Betriebsvereinbarung |
| Mitarbeiterumfrage | dasselbe, umgangssprachlich | Einladung an die Belegschaft |
| Employee Survey | dasselbe, englisch | Konzerne, internationale Teams |
| Personalbefragung | dasselbe, Verwaltungssprache | Behörden, öffentlicher Dienst |
| Stimmungsbarometer | eine kurze, wiederkehrende Form | Intranet, Puls-Werkzeuge |
Deutlich wichtiger als die Wortwahl ist die Abgrenzung zum Mitarbeitergespräch. Ein Mitarbeitergespräch findet zwischen zwei Personen statt, es ist mündlich, individuell und nicht anonym. Eine Mitarbeiterbefragung ist schriftlich, standardisiert und anonym und liefert ein Bild der Organisation statt einer Rückmeldung an eine einzelne Person. Das eine ersetzt das andere nicht: Die Befragung zeigt, wo es im Haus knirscht, das Gespräch klärt, was daraus für die eigene Arbeit folgt.
Welche Ziele verfolgt eine Mitarbeiterbefragung?
Eine Mitarbeiterbefragung verfolgt in der Regel mehrere Ziele gleichzeitig: Sie beschafft Informationen, die im Alltag nicht nach oben durchdringen, sie macht Schwachstellen sichtbar und sie eröffnet ein Gespräch zwischen Führung und Belegschaft.
Der Literaturbericht von Birgit Neugebauer für ZUMA (2003) nennt sechs Ziele, die in der Fachliteratur immer wieder auftauchen. Sie sind unterschiedlich schmeichelhaft und genau das macht die Liste brauchbar: Neben dem Informationsgewinn steht dort auch die Kontrolle von Arbeitsabläufen.
Die sechs Ziele aus der Fachliteratur
- Informationsgewinnung
- Veränderungsprozesse beschleunigen
- Dialog zwischen Führungskräften und Belegschaft verstärken
- Schwachstellen und Handlungschancen erkennen
- Arbeitsabläufe kontrollieren und beurteilen
- Vergleichsdaten erheben, also Benchmarking
Für ein kleines Team ist diese Liste zu groß. Nehmen wir an, ein Verein mit 15 Angestellten will wissen, warum die Dienstplanung regelmäßig Streit auslöst. Dann ist das Ziel die Informationsgewinnung und alles andere wäre an dieser Stelle Beiwerk. Ein Ziel, klar formuliert, trägt eine Befragung weiter als sechs Ziele auf einmal.
Tipp
Du willst die Stimmung zusätzlich in einer einzigen Zahl festhalten, die du von Befragung zu Befragung vergleichen kannst? Dafür gibt es den eNPS (Employee Net Promoter Score). Er fragt, wie wahrscheinlich es ist, dass jemand das eigene Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfiehlt. Mit unserem Rechner kannst du den eNPS berechnen.
Welche Arten von Mitarbeiterbefragungen gibt es?
Die Arten einer Mitarbeiterbefragung unterscheiden sich vor allem in zwei Punkten: wie viele Personen befragt werden und wie oft. Daraus ergeben sich die Formen, die in der Praxis gängig sind, von der jährlichen Vollbefragung bis zur Pulsbefragung mit fünf Fragen.
Die Wahl der Form ist keine Geschmacksfrage, sondern folgt dem Ziel. Eine Vollbefragung liefert ein breites Bild und kostet entsprechend Vorbereitung. Eine Pulsbefragung liefert einen Verlauf und verträgt dafür nur wenige Fragen. Wer beides gleichzeitig will, bekommt meist keines von beidem richtig.
| Art | Wer befragt wird | Wofür sie gedacht ist |
|---|---|---|
| Vollbefragung | alle Mitarbeitenden | breites Bild der ganzen Organisation |
| Teilbefragung | eine Abteilung oder ein Standort | ein eingegrenztes Thema klären |
| Pulsbefragung | alle, mit wenigen Fragen | Verlauf über die Zeit beobachten |
| Onboarding-Befragung | neue Mitarbeitende | Einarbeitung und erste Wochen prüfen |
| Exit-Befragung | Mitarbeitende beim Austritt | Kündigungsgründe erfahren |
| 360-Grad-Feedback | Umfeld einer Führungskraft | Führungsverhalten zurückmelden |
Die Vollbefragung ist der Fall, an den die meisten zuerst denken. Im Literaturbericht für ZUMA heißt es dazu knapp, Vollbefragungen bedeuteten „immer eine vollständige Einbindung aller Mitarbeiter“. Darin liegt ihr Reiz und ihr Risiko zugleich: Wer alle fragt, weckt bei allen die Erwartung, dass etwas passiert. Welche Form zu welchem Anlass passt und in welchem Takt sie sinnvoll ist, steht im Beitrag zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung.
Hinweis zur Pulsbefragung
Pulsbefragung, Stimmungsbarometer und Mitarbeiterbarometer meinen in der Praxis meist dasselbe: wenige Fragen, kurze Abstände, dieselbe Formulierung bei jeder Runde. Der Vergleich über die Zeit funktioniert nur, wenn der Fragetext unverändert bleibt. Wird er umformuliert, beginnt die Messreihe von vorn.
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Drei Beispiele: so sieht eine Mitarbeiterbefragung in der Praxis aus
Eine Mitarbeiterbefragung sieht in der Praxis sehr unterschiedlich aus, je nachdem ob ein Unternehmen einmal im Jahr alle befragt, im Monatstakt wenige Fragen stellt oder nur beim Austritt nachfragt. Die drei folgenden Beispiele zeigen, was das konkret bedeutet.
Alle drei Fälle sind so gebaut, wie Befragungen in kleinen und mittleren Organisationen tatsächlich ablaufen. Sie sind Anschauungsmaterial, keine Fallstudien aus einem bestimmten Haus. Was sie verbindet: Jede der drei Befragungen hat genau eine Frage, die sie beantworten soll.
Die jährliche Vollbefragung bei einem Mittelständler mit 180 Mitarbeitenden
Nehmen wir an, ein Maschinenbauer mit 180 Mitarbeitenden befragt jedes Jahr im Herbst die ganze Belegschaft. Der Fragebogen umfasst rund 30 Fragen zu Arbeitsbelastung, Führung, Zusammenarbeit und Weiterbildung, dazu zwei offene Felder. Ausgewertet wird nach Standort und Bereich, nicht nach Person. Im Frühjahr darauf stehen die Ergebnisse in der Betriebsversammlung und jeder Bereich benennt eine Maßnahme, die er bis zur nächsten Runde angeht.
Die Pulsbefragung mit fünf Fragen im Monatstakt
Ein Softwareteam mit 40 Leuten verschickt am ersten Montag im Monat fünf Fragen, immer dieselben. Eine davon ist der eNPS, die anderen vier betreffen Arbeitslast, Klarheit der Ziele, Zusammenarbeit und Wohlbefinden. Das Ausfüllen dauert zwei Minuten und die Antworten werden nicht einzeln kommentiert, sondern als Kurve im Teammeeting gezeigt. Der Wert einer Pulsbefragung liegt nicht im einzelnen Monat, sondern im Verlauf über ein Jahr.
Die Exit-Befragung beim Austritt aus dem Unternehmen
Eine Pflegeeinrichtung schickt jeder Person, die kündigt, zwei Wochen vor dem letzten Arbeitstag einen kurzen Fragebogen. Gefragt wird nach dem Hauptgrund für die Kündigung, nach dem Zeitpunkt, an dem die Entscheidung fiel, und danach, was die Einrichtung anders hätte machen können. Weil die Zahl der Austritte klein ist, wird nur einmal im Jahr ausgewertet, und zwar zusammengefasst. Sonst wäre jede Antwort einer Person zuzuordnen.
Ist eine Mitarbeiterbefragung anonym oder nur vertraulich?
Eine Mitarbeiterbefragung ist nur dann anonym, wenn sich keine Antwort einer Person zuordnen lässt, auch nicht vom Unternehmen selbst. Ist die Zuordnung technisch möglich und wird sie von einem kleinen Kreis nur nicht genutzt, ist die Befragung lediglich vertraulich. Der Unterschied entscheidet darüber, wie offen geantwortet wird.
In der Praxis verschwimmt die Grenze, und zwar meist unabsichtlich. Eine anonyme Umfrage wird per offenem Link verteilt, das Tool speichert aber die IP-Adresse mit. Oder der Fragebogen fragt Abteilung, Alter und Betriebszugehörigkeit ab, und in einer Abteilung mit vier Personen ist damit klar, wer geantwortet hat. Anonym ist beides nicht mehr.
Für die Belegschaft ist dieser Punkt der wichtigste im ganzen Vorhaben. Wer einmal den Verdacht hat, dass Antworten zurückverfolgt werden können, antwortet beim nächsten Mal vorsichtig oder gar nicht. In die Einladung gehört deshalb nicht das Wort „anonym“ allein, sondern der Satz, was gespeichert wird und was nicht. Welche Gruppengröße für eine Auswertung nötig ist und was der Betriebsrat mitzureden hat, steht im Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit.
Achtung
Eine Zusage von Anonymität, die das Tool nicht einhält, richtet mehr Schaden an als eine ehrlich als vertraulich bezeichnete Befragung. Prüfe vor dem Versand, ob Erfassung von E-Mail-Adresse, Benutzerkonto und IP-Adresse abgeschaltet sind, und schreibe in die Einladung, welche Angaben erhoben werden.
Fazit
Eine Mitarbeiterbefragung ist kein Stimmungsthermometer, das man nebenbei aufhängt, sondern ein Instrument mit einer klaren Zusage an die Belegschaft: Wir fragen, wir werten in Gruppen aus und wir sagen, was daraus folgt. Wer diese Zusage halten kann, braucht keinen langen Fragebogen, sondern eine gute Frage und einen Plan für die Antworten. Wer sie nicht halten kann, lässt die Befragung besser aus.
Eine Befragung, auf die nichts folgt, ist schlimmer als keine Befragung.
Wie es weitergeht
- Du willst wissen, wie eine Befragung Schritt für Schritt abläuft? Mitarbeiterbefragung durchführen
- Du suchst die passenden Fragen für den Bogen? Mitarbeiterzufriedenheit messen
- Du brauchst eine Kennzahl für den Verlauf? Employee Net Promoter Score
- Du willst die Befragung wirklich anonym halten? Anonyme Umfrage erstellen
- Du überlegst, wofür Umfragen sonst taugen? Einsatzmöglichkeiten von Umfragen
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