In einem Team von zwölf Personen kündigen innerhalb eines halben Jahres drei. Die Geschäftsleitung ist überrascht, das Team ist es nicht: Eine Mitarbeiterbefragung hätte das Thema sichtbar gemacht, solange noch jemand da war, der darüber reden wollte.
Eine Mitarbeiterbefragung, in der Schweiz meist Mitarbeitendenbefragung genannt, ist eine in der Regel anonyme schriftliche Befragung der eigenen Belegschaft, mit der ein Unternehmen Einstellungen, Erwartungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden systematisch erhebt und dabei nicht einzelne Antworten auswertet, sondern das Ergebnis ganzer Gruppen wie Abteilung, Standort oder Dienstalter. Gemeint sein kann damit die jährliche Vollbefragung ebenso wie die kurze Pulsbefragung mit fünf Fragen. Am Ende dieses Artikels kannst du Mitarbeitendenbefragung, Mitarbeiterumfrage, Employee Survey und Mitarbeitergespräch klar auseinanderhalten.
📌 Das Wichtigste im Überblick
- Eine Mitarbeitendenbefragung erhebt die Sicht der eigenen Belegschaft, meist anonym.
- Mitarbeiterumfrage und Employee Survey meinen dasselbe Instrument.
- Vollbefragung, Pulsbefragung und Exit-Befragung sind die üblichen Formen.
- Ausgewertet werden Gruppen, niemals einzelne Personen.
- Art. 328b OR begrenzt, welche Daten der Arbeitgeber bearbeiten darf.
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Was ist eine Mitarbeiterbefragung?
Eine Mitarbeitendenbefragung ist ein Instrument der Personalarbeit, mit dem ein Unternehmen seine eigene Belegschaft systematisch und schriftlich befragt, um Einstellungen zu Arbeit, Führung und Zusammenarbeit zu erheben. Ausgewertet wird zusammengefasst und nicht nach einzelnen Antworten.
Drei Merkmale gehören dazu und keines davon ist verzichtbar. Die Befragung richtet sich nach innen, wendet sich also an die eigenen Mitarbeitenden und nicht an Kundschaft, Bewerbende oder den Markt. Sie ist standardisiert, weil alle dieselben Fragen in derselben Reihenfolge und mit denselben Antwortmöglichkeiten erhalten. Und sie wird zusammengefasst ausgewertet, das Ergebnis beschreibt also eine Gruppe (= Abteilung, Standort, Altersgruppe) und keine Person.
In der Schweiz zieht das Arbeitsvertragsrecht dabei eine klare Grenze. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte hält zu Art. 328b OR fest, dass nur die Bearbeitung von Personendaten zulässig ist, die die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Und er hält fest, dass von dieser Bestimmung „in keinem Fall zum Nachteil der Angestellten abgewichen werden“ darf, selbst wenn diese einwilligen. Für eine Befragung bedeutet das: Eine Einwilligung im Einladungstext macht eine Datenerhebung nicht zulässig, die ohne sie unzulässig wäre.
In der Fachliteratur ist das Instrument seit Jahrzehnten beschrieben. Ein Literaturbericht von Birgit Neugebauer im ZUMA-Methodenbericht 2003/07 sammelt die geläufigen Definitionen. Steimer bezeichnet die Mitarbeiterbefragung dort als „personal-politisches Instrument, das von der Geschäftsleitung in Abstimmung mit der Arbeitnehmervertretung eingesetzt wird“. Domsch und Schneble nennen sie ein Instrument zeitgemässer Unternehmensführung.
Zwei Dinge ist sie ausdrücklich nicht. Eine Mitarbeitendenbefragung ist keine Leistungsbeurteilung, sie bewertet keine einzelnen Personen. Und sie ist keine Abstimmung: Aus einer Mehrheit folgt kein Beschluss, sondern ein Befund, über den anschliessend geredet wird. Generell gilt: Eine Befragung schafft Wissen, entschieden wird weiterhin im Unternehmen.
Unser Literaturtipp: Wer es genauer wissen will, findet im Handbuch Mitarbeiterbefragung von Michel E. Domsch und Désirée Ladwig (3. Auflage 2013, Springer Gabler) einen Sammelband mehrerer Autorinnen und Autoren mit vielen konkreten Unternehmensbeispielen.
Mitarbeitendenbefragung, Mitarbeiterumfrage oder Employee Survey: wo liegt der Unterschied?
Zwischen Mitarbeitendenbefragung, Mitarbeiterumfrage und Employee Survey besteht kein fachlicher Unterschied: Alle drei Wörter bezeichnen dasselbe Instrument. Verschieden ist nur, wer welches Wort verwendet und in welcher Lage.
Mitarbeitendenbefragung ist in der Schweiz die gebräuchlichere Form, vor allem in der Verwaltung und in grösseren Unternehmen. Befragung stammt aus der empirischen Sozialforschung und der Personalarbeit und klingt formeller. Umfrage ist das Alltagswort und steht häufiger in der Einladung an die Belegschaft, weil es niemanden abschreckt. Employee Survey kommt aus dem englischsprachigen Raum und läuft vor allem in international tätigen Unternehmen, oft als Name eines gruppenweiten Programms.
Daneben stehen Begriffe, die einen Teilaspekt betonen. Personalbefragung ist ein Synonym aus der Verwaltungssprache. Und Stimmungsbarometer oder Mitarbeiterbarometer sind keine eigene Sache, sondern Namen für eine bestimmte Form, nämlich die kurze, wiederkehrende Befragung. In einem mehrsprachigen Unternehmen kommt eine weitere Ebene dazu: Derselbe Fragebogen trägt auf Französisch den Namen enquête auprès du personnel und auf Italienisch indagine sul personale.
| Begriff | Was damit gemeint ist | Wo er meist auftaucht |
|---|---|---|
| Mitarbeitendenbefragung | die in der Schweiz übliche Form | Verwaltung, grössere Unternehmen |
| Mitarbeiterbefragung | dasselbe, ältere Schreibweise | Fachliteratur |
| Mitarbeiterumfrage | dasselbe, umgangssprachlich | Einladung an die Belegschaft |
| Employee Survey | dasselbe, englisch | Konzerne, internationale Teams |
| Stimmungsbarometer | eine kurze, wiederkehrende Form | Intranet, Puls-Werkzeuge |
Wichtiger als die Wortwahl ist die Abgrenzung zum Mitarbeitergespräch. Ein Mitarbeitergespräch läuft zwischen zwei Personen, mündlich, individuell und nicht anonym. Eine Mitarbeitendenbefragung ist schriftlich, standardisiert und anonym und zeigt ein Bild des Unternehmens statt einer Rückmeldung an eine einzelne Person. Das eine ersetzt das andere nicht: Die Befragung zeigt, wo es im Haus knirscht, das Gespräch klärt, was daraus für die eigene Arbeit folgt.
Welche Ziele verfolgt eine Mitarbeitendenbefragung?
Eine Mitarbeitendenbefragung verfolgt in der Regel mehrere Ziele gleichzeitig: Sie holt Informationen herein, die im Alltag nicht nach oben dringen, sie macht Schwachstellen sichtbar und sie eröffnet ein Gespräch zwischen Führung und Belegschaft.
Der Literaturbericht für ZUMA (2003) zählt sechs Ziele auf, die in der Fachliteratur immer wieder vorkommen. Nicht alle sechs sind schmeichelhaft und genau deshalb ist die Liste brauchbar: Neben dem Informationsgewinn steht dort auch die Kontrolle von Arbeitsabläufen.
Die sechs Ziele aus der Fachliteratur
- Informationsgewinnung
- Veränderungsprozesse beschleunigen
- Dialog zwischen Führungskräften und Belegschaft stärken
- Schwachstellen und Handlungschancen erkennen
- Arbeitsabläufe kontrollieren und beurteilen
- Vergleichsdaten erheben, also Benchmarking
Für ein kleines Unternehmen ist diese Liste zu gross. Nehmen wir an, ein Verein mit 15 Angestellten will herausfinden, warum die Einsatzplanung regelmässig Streit auslöst. Dann lautet das Ziel Informationsgewinnung und alles Weitere wäre an dieser Stelle Beiwerk. Ein Ziel, klar formuliert, trägt eine Befragung weiter als sechs Ziele gleichzeitig.
Tipp
Du willst die Stimmung zusätzlich in einer einzigen Zahl festhalten, die du von Runde zu Runde vergleichen kannst? Dafür gibt es den eNPS (Employee Net Promoter Score). Er fragt, wie wahrscheinlich es ist, dass jemand das eigene Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfiehlt. Mit unserem Rechner kannst du den eNPS berechnen.
Welche Arten von Mitarbeitendenbefragungen gibt es?
Die Arten einer Mitarbeitendenbefragung unterscheiden sich vor allem in zwei Punkten: wie viele Personen befragt werden und in welchem Abstand. Daraus ergeben sich die Formen, die in der Praxis üblich sind, von der jährlichen Vollbefragung bis zur Pulsbefragung mit fünf Fragen.
Die Form ist keine Geschmacksfrage, sie folgt dem Ziel. Eine Vollbefragung liefert ein breites Bild und verlangt entsprechend Vorbereitung. Eine Pulsbefragung liefert einen Verlauf und verträgt dafür nur wenige Fragen. Wer beides auf einmal will, bekommt meist keines von beidem richtig.
| Art | Wer befragt wird | Wofür sie gedacht ist |
|---|---|---|
| Vollbefragung | die ganze Belegschaft | breites Bild des ganzen Unternehmens |
| Teilbefragung | eine Abteilung oder ein Standort | ein eingegrenztes Thema klären |
| Pulsbefragung | alle, mit wenigen Fragen | Verlauf über die Zeit beobachten |
| Onboarding-Befragung | neu eingetretene Personen | Einarbeitung und erste Wochen prüfen |
| Exit-Befragung | Personen beim Austritt | Kündigungsgründe erfahren |
| 360-Grad-Feedback | Umfeld einer Führungskraft | Führungsverhalten zurückmelden |
Die Vollbefragung ist der Fall, an den die meisten zuerst denken. Im Literaturbericht für ZUMA heisst es dazu knapp, Vollbefragungen bedeuteten „immer eine vollständige Einbindung aller Mitarbeiter“. Darin liegt ihr Reiz und ihr Risiko zugleich: Wer alle fragt, weckt bei allen die Erwartung, dass etwas passiert. In einem mehrsprachigen Unternehmen kommt dazu, dass eine Vollbefragung in jeder Betriebssprache vorliegen muss. Welche Form zu welchem Anlass passt und in welchem Takt sie sinnvoll ist, steht im Beitrag zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung.
Hinweis zur Pulsbefragung
Pulsbefragung, Stimmungsbarometer und Mitarbeiterbarometer meinen in der Praxis meist dasselbe: wenige Fragen, kurze Abstände, dieselbe Formulierung in jeder Runde. Der Vergleich über die Zeit funktioniert nur bei unverändertem Fragetext. Wird umformuliert, beginnt die Messreihe von vorn.
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Drei Beispiele: so sieht eine Mitarbeitendenbefragung in der Praxis aus
Eine Mitarbeitendenbefragung sieht in der Praxis sehr verschieden aus, je nachdem ob ein Unternehmen einmal im Jahr alle befragt, im Monatstakt wenige Fragen stellt oder nur beim Austritt nachfragt. Die drei folgenden Beispiele zeigen, was das konkret heisst.
Alle drei Fälle sind so gebaut, wie Befragungen in kleinen und mittleren Schweizer Unternehmen tatsächlich ablaufen. Sie sind Anschauungsmaterial, keine Fallstudien aus einem bestimmten Haus. Was sie verbindet: Jede der drei Befragungen hat genau eine Frage, die sie beantworten soll.
Die jährliche Vollbefragung in einem Unternehmen mit 180 Mitarbeitenden
Nehmen wir an, ein Industrieunternehmen mit 180 Mitarbeitenden an zwei Standorten befragt jedes Jahr im Herbst die ganze Belegschaft, auf Deutsch und auf Französisch. Der Fragebogen umfasst rund 30 Fragen zu Arbeitsbelastung, Führung, Zusammenarbeit und Weiterbildung, dazu zwei offene Felder. Ausgewertet wird nach Standort und Bereich, nicht nach Person. Im Frühjahr darauf werden die Ergebnisse vorgestellt und jeder Bereich benennt eine Massnahme bis zur nächsten Runde.
Die Pulsbefragung mit fünf Fragen im Monatstakt
Ein Softwareteam mit 40 Leuten verschickt am ersten Montag im Monat fünf Fragen, immer dieselben. Eine davon ist der eNPS, die anderen vier betreffen Arbeitslast, Klarheit der Ziele, Zusammenarbeit und Wohlbefinden. Das Ausfüllen dauert zwei Minuten und die Antworten werden nicht einzeln kommentiert, sondern als Kurve im Teammeeting gezeigt. Der Wert einer Pulsbefragung liegt nicht im einzelnen Monat, sondern im Verlauf über ein Jahr.
Die Exit-Befragung beim Austritt aus dem Unternehmen
Eine Pflegeinstitution schickt jeder Person, die kündigt, zwei Wochen vor dem letzten Arbeitstag einen kurzen Fragebogen. Gefragt wird nach dem Hauptgrund für die Kündigung, nach dem Zeitpunkt der Entscheidung und danach, was das Haus anders hätte machen können. Weil die Zahl der Austritte klein ist, wird nur einmal im Jahr ausgewertet, und zwar zusammengefasst. Sonst wäre jede Antwort einer Person zuzuordnen.
Ist eine Mitarbeitendenbefragung anonym oder nur vertraulich?
Eine Mitarbeitendenbefragung ist nur dann anonym, wenn sich keine Antwort einer Person zuordnen lässt, auch nicht vom Unternehmen selbst. Ist die Zuordnung technisch möglich und wird sie von einem kleinen Kreis nur nicht genutzt, ist die Befragung lediglich vertraulich. Der Unterschied entscheidet darüber, wie offen geantwortet wird.
In der Praxis verschwimmt die Grenze, und zwar meist unabsichtlich. Eine anonyme Umfrage wird per offenem Link verteilt, das Werkzeug speichert aber die IP-Adresse mit. Oder der Fragebogen fragt Abteilung, Alter und Dienstalter ab, und in einer Abteilung mit vier Personen ist damit klar, wer geantwortet hat. Anonym ist beides nicht mehr.
Für die Belegschaft ist das der wichtigste Punkt im ganzen Vorhaben. Wer einmal den Verdacht hat, dass Antworten zurückverfolgbar sind, antwortet beim nächsten Mal vorsichtig oder gar nicht. In die Einladung gehört deshalb nicht das Wort „anonym“ allein, sondern der Satz, was gespeichert wird und was nicht. Welche Daten der Arbeitgeber überhaupt erheben darf und welche Gruppengrösse eine Auswertung braucht, steht im Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit.
Achtung
Eine Zusage von Anonymität, die das Werkzeug nicht einhält, schadet mehr als eine ehrlich als vertraulich bezeichnete Befragung. Prüfe vor dem Versand, ob die Erfassung von E-Mail-Adresse, Benutzerkonto und IP-Adresse abgeschaltet ist, und schreibe in die Einladung, welche Angaben erhoben werden.
Fazit
Eine Mitarbeitendenbefragung ist kein Stimmungsthermometer, das man nebenbei aufhängt, sondern ein Instrument mit einer klaren Zusage an die Belegschaft: Wir fragen, wir werten in Gruppen aus und wir sagen, was daraus folgt. Wer diese Zusage halten kann, braucht keinen langen Fragebogen, sondern eine gute Frage und einen Plan für die Antworten. Wer sie nicht halten kann, lässt die Befragung besser aus.
Eine Befragung, auf die nichts folgt, ist schlimmer als keine Befragung.
Wie es weitergeht
- Du willst wissen, wie eine Befragung Schritt für Schritt abläuft? Mitarbeiterbefragung durchführen
- Du suchst die passenden Fragen für den Bogen? Mitarbeiterzufriedenheit messen
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