Microsoft Outlook
Einladung und Antwort laufen über das Postfach, das alle Beteiligten kennen. So lassen sich Umfrage-Links von der eigenen Adresse senden, Mails für Feedback erhalten und nach Terminen im Kalender nachfassen.
Workflows, die sich damit bauen lassen
Jedes Beispiel lässt sich mit einem Automatisierungsdienst, einem KI-Assistenten oder einer eigenen Anbindung einrichten.
Umfrage-Link von der eigenen Adresse senden
Der Umfrage-Link geht in einer Mail hinaus, die Outlook aus dem verbundenen Postfach verschickt. Für interne Befragungen, bei denen die Teilnahme davon abhängt, welcher Absender im Posteingang steht.
Mails für Feedback erhalten
Eine Mail erreicht das gemeinsame Postfach, sobald eine Bewertung unter dem festgelegten Wert liegt oder jemand einen Kommentar geschrieben hat. Für Teams, die sich um solche Rückmeldungen kümmern, ohne täglich die Auswertung zu öffnen.
Nach dem Termin den Umfrage-Link schicken
Ein geplanter Abruf sucht im Kalender die beendeten Termine mit der vereinbarten Markierung und schickt den Umfrage-Link an die eingetragenen Teilnehmenden. Für Schulungen, Workshops und Servicetermine, an deren Nachfassen sonst niemand denkt.
Mail-Entwurf als Antwort auf Kritik anlegen
Hat die Umfrage nach einer E-Mail-Adresse gefragt, liegt bei einem kritischen Kommentar eine fertig adressierte Antwort bei den Entwürfen im Postfach. Für Servicebereiche, in denen eine Person den Text vor dem Versand noch einmal liest.
Was die Integration überträgt
Jeder Punkt ist ein eigenes Beispiel und steht für sich. Eingerichtet wird jede Verbindung einzeln, und wo etwas an einer bestehenden Umfrage passiert, wird diese Umfrage in der Automatisierung ausgewählt.
empirio.ai → Microsoft Outlook
- Der Umfrage-Link, verschickt von der Adresse des verbundenen Postfachs
- Mail an eine bestimmte Person oder an das gemeinsame Postfach des Teams, sobald eine Antwort eingeht
- Fertig adressierter Antwortentwurf bei den Entwürfen im Postfach, wenn ein Kommentar eine persönliche Antwort verlangt
Microsoft Outlook → empirio.ai
- Neuer Termin mit der vereinbarten Kategorie, also der farbigen Markierung in Outlook: eine vorbereitete Umfrage für diesen Termin kopieren
- Neue Endzeit bei einem Termin, zu dem eine Umfrage läuft: das Enddatum der Umfrage auf den neuen Zeitpunkt setzen
- Termin abgesagt: die Umfrage zu diesem Termin beenden
So wird es eingerichtet
Die Verbindung braucht die Erlaubnis, Mails über dieses Postfach zu verschicken. Bei einem Postfach, das mehrere Personen gemeinsam nutzen, reicht dafür das Recht „Senden als“, also das Versenden unter der Adresse des Postfachs, nicht immer aus. Wer Termine als Auslöser nutzt, braucht zusätzlich Leserechte für den Kalender. Beim Versand an sehr viele Adressen auf einmal bremst der Mailserver, deshalb die Einladungen lieber in Etappen verschicken.
