Datenschutz & DSGVO bei Umfragen: Leitfaden & Muster

Würdest du einer wildfremden Person auf der Straße persönliche Daten wie Name, Alter, Beruf oder etwa Informationen zu deinem Gesundheitszustand preisgeben? Lass uns raten: Vermutlich nicht ohne einen guten Grund und nur, wenn du genau weißt, was mit deinen Daten passiert. Vollkommen zurecht ist der Datenschutz in Deutschland und insbesondere in der Wissenschaft schon immer ein großes Thema gewesen.

Spätestens seitdem die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, müssen sich nun auch alle Unternehmen, Organisationen und Webseiten-Betreiber ernsthaft damit beschäftigen, wie sie die personenbezogene Daten ihrer Nutzer verarbeiten. Möchtest du eine Umfrage für deine Forschungsarbeit erstellen, ist die Auseinandersetzung mit den aktuellen DSGVO-Vorgaben daher unausweichlich.

 

Kurzer Überblick: Personenbezogene Daten & Datenschutz

In Online-Umfragen wird typischerweise anhand der persönlichen bzw. personenbezogenen Daten der Befragten geforscht. Laut dem Bundesdatenschutzgesetz sind damit Informationen gemeint, die sich auf jede natürliche Person beziehen und Rückschlüsse auf ihre physische, physiologische, genetische, psychische, wirtschaftliche, kulturelle oder soziale Identität erlauben.

Die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung solcher Daten unterliegen den datenschutzrechtlichen Bestimmungen, um die betroffenen Personen vor Datenmissbrauch zu schützen.

Folgende Angaben gehören laut dem Gesetz zu personenbezogenen Daten:

• Allgemeine Personendaten: Name, Alter, Anschrift, Beruf, Bildungsstand, Geburtsort, E-Mail-Adresse
• Physische Merkmale: Geschlecht, Hautfarbe, Gewicht, Körpergröße, Haar- und Augenfarbe
• Verschiedene Identifikationsnummern: Personalausweis-, Krankenversicherungs-, Konto-, Sozialversicherungs- oder Steueridentifikationsnummer
• Kunden- und Profildaten: App-Daten, Suchmaschinenverlauf, Bestellhistorie, IP-Adressen, Standortdaten und Datenbankeinträge

 

Rechtlich möglich ist die Forschung mit personenbezogenen Daten grundsätzlich nur dann, wenn solche Daten entweder anonymisiert gesammelt werden oder wenn eine explizite Einwilligung der betroffenen Personen vorliegt.

Darüber hinaus gibt es eine weitere Gruppe von personenbezogenen Daten, die besonders sensibel sind und daher noch strengeren gesetzlichen Vorschriften unterliegen. Zu den so genannten besonderen Kategorien personenbezogener Daten gehören:

• Informationen über ethnische, religiöse oder politische Zugehörigkeit
• Angaben zur sexuellen Orientierung
• Genetische, gesundheitliche und biometrische Daten

 

In diesem Fall ist das Erheben, Sammeln und Verarbeiten ausschließlich mit der Einwilligung der Befragten möglich!

In beiden Fällen gilt: Wer sich beim Umgang mit personenbezogenen Daten nicht an die gesetzlich vorgeschriebenen Bestimmungen des Datenschutzes hält, kann mit hohen Geldstrafen oder anderen Sanktionen rechnen. Dabei greifen die gesetzlichen Vorschriften auch dann, wenn die personenbezogenen Daten nicht als Text, sondern als Foto-, Audio- oder Videomaterial vorliegen.

Datenschutz in einer Umfrage: Umgang mit personenbezogenen Daten

Bei Befragungen werden Personen entweder in offenen Interviews (= qualitative Umfragen) oder mit standardisierten Fragebögen (= quantitative Umfragen) zu ihren Ansichten, Einstellungen oder Lebensbedingungen befragt. Diese Personen dürfen aufgrund der Umfrage nicht geschädigt werden, weswegen hier das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung gilt.

Damit deine Umfrage den gesetzlichen Regelungen des Datenschutzes entspricht, musst du folgende Regeln beachten:

• Personenbezogene Daten dürfen nur zweckgebunden erhoben werden – und zwar müssen die betroffenen Personen diesem Zweck eindeutig zustimmen.
• Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, wenn sie nicht mehr zu Forschungszwecken benötigt werden oder sobald die Befragten es verlangen.
• Personenbezogene Daten unterliegen dem Datengeheimnis und dürfen nicht ohne Zustimmung der Befragten an Dritte weitergegeben werden.

 

Die europäischen DSGVO-Bestimmungen basieren auf einem Rechtsprinzip, nach dem eine bestimmte Handlung grundsätzlich verboten ist, wenn nicht ausdrücklich eine Erlaubnis erteilt wird (= Verbot mit Erlaubnisvorbehalt). In den meisten Fällen benötigst du daher eine schriftliche Einwilligungserklärung der Betroffenen, um mit personenbezogenen Daten in Umfragen zu arbeiten.

Bei der Nutzung von Umfrage-Tools musst du ebenfalls darauf achten, dass diese sich an die europäischen Regelungen des Datenschutzes halten und nicht etwa die Daten deiner Teilnehmer unerlaubterweise an Dritte verkaufen. Gerade bei Diensten mit Servern außerhalb der EU musst du aufpassen: Je nachdem, wo der Server eines Software-Anbieters ist, gilt auch die dortige Datenschutzverordnung.

 

Einwilligungserklärung bei Umfragen: Eine Checkliste

Eine Einwilligungserklärung wird bei den meisten Befragungen direkt am Anfang vorgelegt. Damit bist du nicht nur rechtlich abgesichert, sondern signalisierst deinen Teilnehmern, dass du ihre Privatsphäre ernst nimmst.

Eine gute Einwilligungserklärung sollten diese Angaben enthalten:

• Identität und Kontaktdaten der Forschenden
• Konkrete Zweck der Sammlung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten (z.B. konkretes Forschungsprojekt)
• Art der Verarbeitung (z.B. eine Befragung)
• Hinweis auf vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten
• Anmerkung zur Freiwilligkeit des Angaben und zur Möglichkeit des Widerrufs der Einwilligung

 

Dabei muss eine Einwilligungserklärung auch gar nicht kompliziert sein. Am wichtigsten ist, dass deinen Teilnehmer bewusst ist, welche Daten von ihnen gesammelt werden und wofür.

Achtung: Einige wissenschaftliche Zweige, z.B. in der medizinischen oder psychologischen Forschung, dürfen unter besonderen Umständen die personenbezogene Daten auch ohne Einwilligung verwenden. Gesetzliche Ausnahmen für solche Fälle werden durch das Grundgesetz zur Forschungsfreiheit geregelt.

Generell kannst du aber immer davon ausgehen, dass für die meisten Forschungsvorhaben das persönliche Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung bei der Verarbeitung von Daten weiterhin gilt. Eine Einwilligungserklärung ist daher häufig der einzige rechtlich sichere Weg, wenn du mit personenbezogenen Daten arbeiten möchtest!

 

Anonyme Umfrage: Überhaupt möglich?

Die DSGVO greift im Allgemeinen nur dann, wenn du personenbezogene Daten überhaupt sammelst. Gleichzeitig ist im Datenschutzgesetz ein Konzept der Anonymisierung vorgesehen, mit dem personenbezogene Daten in der Forschung ohne Einwilligungserklärung erhoben werden dürfen. Dabei wird nur dann von absoluter Anonymisierung gesprochen, wenn in jeglicher Hinsicht ausgeschlossen ist, dass die gesammelten Daten auf eine identifizierbare Person zurückgeführt werden können.

Allerdings ist in der Forschung umstritten, ob eine solche absolute Anonymisierung überhaupt möglich sei. Zwar gibt es verschiedene Verfahren, mit denen Identifikationsmerkmale anonymisiert werden können, dennoch sind sie sowohl zeit- als auch kostenintensiv – und meistens nicht zu 100 Prozent zuverlässig. Daher sind komplett anonyme Befragungen, vor allem bei kleineren Studien etwa im Rahmen einer Abschlussarbeit, eher unwahrscheinlich.

In den meisten Fällen wird in der Forschung mit der Pseudonymisierung bzw. Verschlüsselung der Daten gearbeitet, was wiederum den oben beschriebenen Datenschutzbestimmungen unterliegt. Zudem ist gerade die Untersuchung von personenbezogenen Daten für viele Forschungszwecke essentiell, wenn etwa demografische Angaben der Befragten zum Vergleich der Antworten benötigt werden.

 

DSGVO in der Wissenschaft: Sinnvoller Schutz der Privatsphäre?

Im Zuge der Digitalisierung werden in den meisten gesellschaftlich relevanten Bereichen personenbezogene Daten gespeichert. In vielen Forschungsfeldern sind dadurch so schnelle und präzise Abläufe bei der Erhebung, Speicherung, Auswertung und Analyse von großen Datenmengen möglich wie noch nie zuvor.

Die europäischen Gesetze sorgen unterdessen dafür, dass eine einheitliche und verbindliche Grundlage geschaffen wird, damit die gesammelten Daten nicht missbraucht werden können. Wenngleich die Beschäftigung mit dem Datenschutz und der Einwilligungserklärung im Rahmen einer wissenschaftlichen Umfrage lästig erscheinen kann, sind diese gesetzlichen Maßnahmen am Ende für alle Beteiligten von Vorteil.

Letztendlich wird dadurch sichergestellt, dass die Forschung sicher und fair bleibt, ohne dass die Befragten sich um Daten- und Adresshandel sowie Identitätsdiebstahl sorgen müssen. In der Wissenschaft, wo der Mensch und seine Bedürfnisse im Vordergrund stehen, waren Forschende ohnehin schon immer daran interessiert gewesen, die Privatsphäre ihrer Teilnehmer zu schützen!

 

Weiterführende Literatur

Scharler, Thomas (2019). Datenschutz kompakt: DSGVO für Webseitenbetreiber inkl. Checklisten. Norderstedt: Books on Demand.

Solmecke, Christian/Sibel Kocatepe (2018). DSGVO für Webseite-Betreiber: Ihr Leitfaden für die sichere Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung. 2. erweit. Auflage. Bonn: Rheinwerk Verlag.

Voigt, Paul/Axel von dem Bussche (2018). EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Praktikerhandbuch. Berlin: Springer.

Watteler, Oliver/Thomas Ebel (2019). “Datenschutz im Forschungsmanagement.” Forschungsmanagement sozialwissenschaftlicher Umfragedaten. Hrsg. Jensen, Uwe et al. Opladen/Berlin/Toronto: Verlag Barbara Budrich.