Mitarbeiterzufriedenheit messen mit Umfragen: So geht's

In Deutschland arbeiten rund 4,5 Millionen Menschen pro Woche mindestens 33 Prozent mehr als in ihrem Arbeitsvertrag vereinbart – und das teilweise unbezahlt. Betrachten wir die ersten Ergebnisse des aktuellen Datenreports 2021 des Statistischen Bundesamts zur Qualität der Arbeit, so ist es wohl kaum verwunderlich, dass das heiß diskutierte Phänomen des Quiet Quitting oder der “inneren Kündigung” auch in Deutschland in kürzester Zeit viral gegangen ist.

Immerhin hängt die Mitarbeiterzufriedenheit unmittelbar mit dem Erfolg eines Unternehmens zusammen. Nur wer sich von den Führungskräften wahrgenommen fühlt und eine angemessene Bezahlung bekommt, wird sich langfristig und motiviert für die Ziele des Unternehmens einsetzen. Dabei merken viele Unternehmen erst dann, dass ihre Mitarbeiter mit den Arbeitsbedingungen unzufrieden sind, wenn diese sich bereits eine andere Stelle gesucht haben.

Kontinuierliche Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit können diesem Problem entgegenwirken und sind daher bei einer modernen Geschäftspraxis unverzichtbar.

 

Wir zeigen in diesem Beitrag, wie die Mitarbeiterzufriedenheit ganz einfach gemessen werden kann und welche Vorteile oder mögliche Risiken hinter einer solchen Befragung stecken.

Mitarbeiter zu ihrer Zufriedenheit befragen: So werden beste Ergebnisse erzielt

Um die Meinung ihrer Mitarbeiter zu erfahren, werden in vielen Unternehmen vordergründig persönliche Feedbackgespräche mit dem jeweiligen Teamleiter eingesetzt. Wenngleich solche qualitativen Einzel- oder Gruppeninterviews durchaus wichtig sind, um individuelle Beurteilungen oder mögliche Probleme im Team zu besprechen, sind diese in Bezug auf die Mitarbeiterzufriedenheit nicht aussagekräftig.

Aufgrund der fehlenden Anonymität und aus Angst vor Sanktionen trauen sich nur die wenigsten Mitarbeiter, ihre Meinung zu möglichen Problemen ehrlich zu äußern.

Zur Beurteilung der Mitarbeiterzufriedenheit sind daher systematische, schriftliche und quantitative Mitarbeiterbefragungen mit einem standardisierten Fragebogen (bspw. mit einer Online-Umfrage) besser geeignet. Eine solche Befragung kann nicht nur den Grad der generellen Zufriedenheit im Unternehmen zeigen, sondern ist gleichzeitig ein Diagnoseinstrument für notwendige Veränderungen.

Allein mit einer Mitarbeiterumfrage können Unternehmen natürlich keine Zufriedenheit steigern, sie müssen die entdeckten Probleme auch tatsächlich angehen!

 

Inhalt einer Umfrage: Mit welchen Fragen wird die Mitarbeiterzufriedenheit ermittelt?

Der konkrete Inhalt einer Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit kann variieren. Meistens bilden diese thematischen Felder, ob gemeinsam oder auch einzeln betrachtet, den inhaltlichen Schwerpunkt der Mitarbeiterbefragung:

• Kommunikation im Unternehmen
  Beispielfrage: Über wichtige Entscheidungen in unserer Abteilung werden wir ausreichend und zeitnah informiert.
• Zusammenarbeit im Team
  Beispielfrage: Ich habe keine Angst, gegenüber meinem Vorgesetzten meine Meinung frei zu äußern.
• Berufliche Entwicklung
  Beispielfrage: In der Zukunft sehe ich gute Aufstiegsmöglichkeiten für mich.
• Arbeitsbedingungen
  Beispielfrage: Ich finde Arbeitsabläufe in meiner Abteilung effektiv.

 

In der Praxis liefern dabei vor allem solche geschlossene Einschätzungsfragen, die auf einer 5- oder 6-teiligen Skala beantwortet werden können, die eindeutigsten Ergebnisse ab.

Beispiel 1:
Meine Führungskraft bleibt in Konfliktsituationen immer sachlich. (Bitte wählen Sie, wie stark Sie dieser Aussage zustimmen.)
1) sehr stark
2) stark
3) teilweise
4) wenig
5) sehr wenig
6) kann ich nicht beurteilen
 

Beispiel 2:
Unsere Arbeitsbesprechungen sind effektiv und zielorientiert. (Bitte wählen Sie die zutreffende Antwort.)
a) stimme voll zu
b) stimme zu
c) stimme teilweise zu
d) stimme nicht zu
e) stimme überhaupt nicht zu

 

Einige thematische Bereiche können jedoch auch durch einige offene bzw. qualitative Fragen ergänzt werden. Sinnvoll ist es vor allem dann, wenn neue Impulse oder Vorschläge der Mitarbeiter gesucht werden. In diesem Fall muss jedoch damit gerechnet werden, dass offene Fragen nicht immer eindeutig auszuwerten sind.

Beispiel:
Ich schlage folgende konkrete Maßnahmen zur Verbesserung meines Arbeitsplatzes vor: __________

Sinnvolle Ziele & mögliche Risiken verstehen: Eine Mitarbeiterumfrage ohne Enttäuschung

Durchdachte Mitarbeiterumfragen können nicht nur die Motivation und Zufriedenheit des ganzen Teams fördern, sondern auch viele Prozesse im Arbeitsalltag verbessern. Bei der Planung müssen Unternehmen jedoch auch mögliche Risiken bzw. Nachteile berücksichtigen, damit sie von Ergebnissen der durchgeführten Umfrage nicht enttäuscht sind.

 

Vorteile einer Mitarbeiterbefragung: Was können Unternehmen damit überhaupt erreichen?

Neben der Ermittlung der allgemeinen Arbeitszufriedenheit von Mitarbeitern können mit den Ergebnissen einer Mitarbeiterbefragung noch einige weitere Ziele verfolgt werden:

• Probleme identifizieren:
  Vor allem kann rechtzeitig erkannt werden, inwieweit die Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, zwischen verschiedenen Fachbereichen oder zwischen Mitarbeitern und Kunden tatsächlich funktioniert.
• Offene Kommunikation zwischen allen Hierarchien innerhalb des Unternehmens fördern:
  Die Mitarbeiter werden an den Prozessen im Unternehmen beteiligt und haben das Gefühl, dass sie von ihren Vorgesetzten gehört werden, was generell zum besseren Arbeitsklima führt.
• Notwendige Neuerungen im Unternehmen erkennen:
  Nicht nur benötigte technische bzw. digitale Updates können dadurch schneller erkannt werden, sondern auch erforderliche Maßnahmen zur Arbeitsstrukturierung, etwa bei der anstehenden Projektplanung.
• Unternehmensprozesse auf Effizienz und Zuverlässigkeit prüfen:
  Meistens sind Mitarbeiter viel näher an den Arbeitsprozessen dran als ihre Vorgesetzten und können besser einschätzen, wenn spezifische Prozesse oder Vorgänge noch nicht ausgereift sind.

 

Nachteile einer Mitarbeiterbefragung: Wobei müssen Unternehmen aufpassen?

Vor der Durchführung einer Mitarbeiterumfrage müssen Führungskräfte sich jedoch bewusst sein, dass die Ergebnisse auch kleine Schwächen aufweisen können:

• Schwierigkeit der Messung, weil zu wenig Mitarbeiter an der Umfrage teilnehmen:
  Vor allem besteht das Problem, wenn Mitarbeiter nicht daran glauben, dass ihre Teilnahme tatsächlich etwas verändern kann. Daher ist es besonders wichtig, dass im Anschluss an jede Befragung auch tatsächliche Maßnahmen folgen.
• Motivation oder Engagement von Mitarbeitern ist nicht einfach zu messen:
  Daher können allgemeine Fragen zur eigenen Zufriedenheit (z.B. “Wie gefällt Ihnen die ausgeübte Tätigkeit?”) zwar verwendet werden, geben aber nicht unbedingt ein klares Bild ab. Stattdessen sind konkrete Fragen besser geeignet (z.B. “Sind Sie mit Ihrem Gehalt zufrieden?” oder “Wie effektiv schätzen Sie die verwendete Software zum Verschicken der E-Mails ein?”).
• Zusammenhang zwischen Zufriedenheit und Leistung:
  Der Mitarbeiter kann laut dem Wissenschaftler William Kahn, der das Konzept des “work engagement” bzw. der Mitarbeiterzufriedenheit in den 90ern maßgeblich geprägt hat, nur bis zu einem gewissen Grad gemessen werden. Die Befragung wird nach vorher festgelegten Kriterien ausgewertet und anschließend mit den Beteiligten aus allen Ebenen (Führungskräfte, Teamleiter und Mitarbeiter) entweder gemeinsam oder gestaffelt diskutiert. Dennoch zeigt aktuelle kognitive Forschung z.B. von Basinska/Daderman, dass Mitarbeiter häufiger an Burn-Outs leiden, wenn sie sich durch ihre Arbeit psychisch und emotional bedrückt fühlen. Zum Einschätzen der mentalen Gesundheit der Mitarbeiter eignen sich Mitarbeiterumfragen nachweislich sehr gut.

 

Fazit: Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit – und was dann?

Insgesamt können wir festhalten, dass es noch nie so wichtig war, dass die Unternehmen sich mit den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter auseinandersetzen. Gerade in wirtschaftlich instabilen Zeiten sind interne Rückmeldungen zu Abläufen und Prozessen äußerst wertvoll, damit die benötigten Verbesserungen schnellstmöglich erkannt werden können. Eine Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit ist jedoch nur der erste Ausgangspunkt zur Leistungs- und Arbeitsoptimierung und kann nur dann als erfolgreich betrachtet werden, wenn sie im Anschluss auch tatsächliche Veränderungen bewirkt!